Lors du traitement des bordereaux d'expédition, des bons de livraison, des factures internationales, des factures ou des relevés d'inventaire, des codes-barres standardisés sont inclus dans les documents Word. Ces codes-barres contiennent généralement des numéros de code d'identification clés. Alors, pour faciliter la recherche et la consultation, comment pouvons-nous renommer directement le document Word contenant le code-barres avec le numéro de code-barres figurant dans le document ? Bien que ces codes jouent un rôle dans le document, extraire manuellement ces numéros pour renommer un fichier Word est un processus extrêmement fastidieux et sujet aux erreurs. S'il y a des dizaines, voire des centaines de fichiers de ce type, ouvrir chaque fichier pour vérifier puis modifier le nom du fichier engendre une fatigue due à la répétitivité, ce qui réduit l'efficacité du travail ultérieur.
Si l'on pouvait identifier automatiquement les codes-barres dans un grand nombre de documents Doc et Docx, et renommer directement les fichiers originaux avec le numéro correspondant, ne serait-il pas alors très intuitif de consulter les fichiers ? Voici une méthode pour extraire avec précision le contenu des codes-barres par lot et l'utiliser comme nom de fichier, afin d'améliorer significativement notre efficacité de travail avec les documents Word, en permettant de voir le numéro du code-barres dans le fichier sans avoir à l'ouvrir.
Quand faut-il renommer le fichier original d'après le code-barres dans un document Word ?
Lorsque le code-barres sert d'identifiant
Lors du traitement d'un grand nombre de documents Word contenant des codes-barres, si les noms de fichiers ne sont pas réguliers, la recherche ultérieure devient très fastidieuse. Pour faciliter la gestion des fichiers, nous pouvons identifier le code-barres dans le document Word et utiliser son numéro pour renommer le fichier original. Ainsi, chaque nom de fichier Word possède un numéro unique, et il n'est plus nécessaire d'ouvrir le fichier pour le vérifier lors de la recherche, ce qui augmente considérablement l'efficacité.
Le numéro génère un nom de fichier précis
Dans les travaux de comptabilité, d'entreposage et de gestion d'archives, le code-barres dans les fichiers Word représente généralement un numéro officiel qui ne doit comporter aucune erreur. Si le nom de fichier est saisi manuellement, cela est non seulement lent, mais aussi très sujet aux erreurs de saisie et aux omissions, entraînant une discordance entre le fichier et le numéro. Ici, nous pouvons renommer automatiquement d'après le code-barres du document Word, garantissant ainsi que le nom de fichier est parfaitement identique au numéro dans le contenu, et évitant les erreurs potentielles d'une saisie manuelle.
Faire correspondre le numéro aux documents numérisés
Les entreprises et les institutions numérisent souvent les documents papier en fichiers Word, lesquels contiennent un code-barres représentant l'identité unique du document. Ouvrir manuellement des dizaines, voire des centaines de fichiers pour trouver le numéro puis les renommer prend beaucoup trop de temps. L'identification automatique du code-barres dans les fichiers Word et le renommage permettent d'attribuer rapidement le bon nom de fichier à chaque Word. Pour les personnes ayant besoin d'un archivage rapide, c'est la méthode la plus simple et la moins sujette aux erreurs.
Aperçu du résultat du renommage d'un fichier Word avec le code-barres trouvé dans le texte comme nom de fichier
Avant le traitement :
Après le traitement :
Étapes pour renommer par lot les fichiers d'après le numéro de code-barres dans le Word
1、Ouvrez【 HeSoft Doc Batch Tool 】, sélectionnez【Nom de fichier】-【Renommer les fichiers Word en utilisant leur contenu】.
2、Dans【Ajouter des fichiers】ou【Importer des fichiers depuis un dossier】, choisissez une méthode pour ajouter les fichiers Word dont le code-barres doit être identifié. Vous pouvez également faire glisser les fichiers directement dans la zone d'importation ci-dessous, puis cliquez sur Suivant.
3、Après être entré dans la page des paramètres, pour la zone de recherche, sélectionnez【Première image de code-barres】, et pour la position, sélectionnez【Remplacer tout le nom de fichier】. Si vous avez besoin de conserver le nom de fichier original et d'y ajouter le numéro, vous pouvez choisir l'option à gauche ou à droite du nom de fichier. Enfin, cliquez sur Suivant, puis sur Parcourir pour choisir l'emplacement de sauvegarde des nouveaux fichiers.
4、Une fois le traitement terminé, cliquez sur le chemin d'accès en rouge pour ouvrir le dossier. Tous les fichiers Word ont été renommés avec le numéro du premier code-barres trouvé dans le contenu du fichier.
