Al gestionar albaranes de mensajería, logística, envíos internacionales, facturas o registros de inventario, los códigos de barras estandarizados en documentos de Word suelen tener un número de identificación clave. Para facilitar la búsqueda y localización, ¿cómo podemos renombrar directamente un archivo Word con el código de barras contenido en el documento? Aunque estos códigos cumplen su función dentro del documento, extraer manualmente estos números para renombrar los archivos es un proceso extremadamente tedioso y propenso a errores. Si además hay decenas o cientos de estos archivos, abrirlos uno por uno para ver y modificar el nombre nos provocará fatiga repetitiva y reducirá la eficiencia en el trabajo posterior.
¿No sería mucho más intuitivo consultar archivos si se pudieran reconocer automáticamente los códigos de barras dentro de una gran cantidad de documentos Doc y Docx, y cambiar directamente el nombre del archivo original por el número correspondiente? Aquí presentamos este método, que puede extraer con precisión el contenido del código de barras por lotes como nombre de archivo, para mejorar significativamente la eficiencia de nuestro trabajo con documentos Word, permitiendo consultar el número del código de barras dentro del archivo sin necesidad de abrirlo.
¿Cuándo se debe renombrar el nombre del archivo original según el código de barras en el documento Word?
Cuando se necesita el código de barras como identificador
Al procesar una gran cantidad de documentos Word con códigos de barras, si el nombre del archivo no sigue un patrón, la búsqueda posterior resulta muy complicada. Para facilitar la gestión de archivos, podemos reconocer el código de barras del documento Word y usar su número para renombrar el archivo original. De esta manera, cada nombre de archivo Word tendrá un número único, y ya no será necesario abrir el archivo para confirmarlo al buscarlo, mejorando enormemente la eficiencia.
Generación de nombres de archivo precisos mediante el número
En trabajos de finanzas, almacén y gestión de archivos, el código de barras en los archivos Word suele representar un número oficial que no puede contener errores. Si se introduce el nombre del archivo manualmente, no solo es lento, sino que es muy fácil cometer errores u omisiones, lo que provoca que el archivo y el número no coincidan. Aquí podemos renombrar automáticamente según el código de barras del documento Word, lo que garantiza que el nombre del archivo sea completamente idéntico al número del contenido, evitando los posibles errores humanos.
Coincidencia de documentos escaneados con el número
Las empresas e instituciones suelen escanear documentos en papel a archivos Word, los cuales contienen un código de barras que representa la identidad única del archivo. Abrir manualmente decenas o cientos de archivos para buscar el número y luego renombrarlos consume demasiado tiempo. Reconocer automáticamente el código de barras en los archivos Word y renombrarlos puede asignar rápidamente a cada Word el nombre de archivo correcto. Para el personal que necesita archivar rápidamente, este es el método que menos trabajo requiere y menos propenso a errores.
Vista previa del efecto de renombrar archivos Word usando el código de barras que aparece en el contenido como nombre de archivo
Antes del procesamiento:
Después del procesamiento:
Pasos para renombrar por lotes archivos Word usando el número de código de barras interno como nombre de archivo
1、Abra【 HeSoft Doc Batch Tool 】, seleccione【Nombre de archivo】-【Usar contenido del archivo para renombrar archivo Word】.
2、En【Agregar archivo】o【Importar archivos desde carpeta】, elija un método para agregar los archivos Word cuyos códigos de barras necesitan ser reconocidos. También puede arrastrar los archivos directamente a la importación inferior y luego hacer clic en Siguiente.
3、Después de ingresar a la página de configuración, seleccione【Primera imagen de código de barras】en el área de búsqueda y【Sobrescribir todo el nombre de archivo】en la posición. Si necesita conservar el nombre de archivo original más el número, puede elegir la opción de ubicarlo a la izquierda o a la derecha del nombre de archivo. Finalmente, haga clic en Siguiente, luego en Examinar y seleccione la ubicación para guardar los nuevos archivos.
4、Una vez finalizado el procesamiento, haga clic en la ruta de acceso roja para abrir la carpeta. Todos los archivos Word se habrán renombrado según el número del primer código de barras en el contenido del archivo.
