Wenn Unternehmen eine große Anzahl von PDF-Rechnungen,-verträgen oder-archivierten Dokumenten einheitlich in das ZUGFeRD-Standardformat konvertieren müssen, ist es sehr zeit aufwändig und leicht, die Datei verarbeitung einzeln zu öffnen. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Stellen Sie beispiels weise vor, wie Sie im PDF-Tool "PDF in eine andere Version von PDF konvertieren" auswählen, mehrere PDF-Dateien stapel weise importieren und ZUGFeRD in den Versions optionen auswählen, um Benutzern dabei zu helfen, Batch-Konvertierungs aufgaben schnell abzuschließen, Doppel vorgänge zu reduzieren und die Dokument verarbeitung zu verbessern Effizienz.
In Szenarien wie Finanz archivierung, elektronischer Rechnungs umlauf und system übergreifen dem Dokumenten austausch stoßen Unternehmen häufig auf ein Problem: Sie haben viele normale PDF-Dateien in der Hand, die einheitlich in das ZUGFeRD-Standardformat konvertiert werden müssen. Wenn Sie Datei für Datei öffnen, speichern oder konvertieren, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch anfällig für Auslassungen und Versions inkonsistenzen. HeSoft Doc Batch Tool Es handelt sich um eine Batch-Datei verarbeitung software für Office-Szenen, die für die zentrale Verarbeitung einer großen Anzahl von PDF-, Word-, Excel-, Bild-und anderen Dateien geeignet ist. In diesem Artikel werden Schnitts telle vorgänge kombiniert und erläutert, wie Sie mehrere PDF-Dateien stapel weise in das ZUGFeRD-Standardformat konvertieren.
Anwendbare Szenarien
Batch PDF zu ZUGFeRD ist für folgende Büro anforderungen geeignet:
- Elektronische Rechnungs archivierung:Mehrere PDF-Rechnungs dateien müssen in einem Format zusammen gefasst werden, das den ZUGFeRD-Anforderungen entspricht.
- Standard isierung von Unternehmens dokumenten:Das Unternehmen muss PDF-Dateien aus verschiedenen Quellen in einheitliche Versionen konvertieren, um die langfristige Speicherung und System identifikation zu erleichtern.
- Lieferung von Massen dateien:Bei der externen Einreichung von Dokumenten verlangt die andere Partei die Verwendung des ZUGFeRD-Standardformats, und die Effizienz der manuellen Konvertierung ist gering.
- Finanzielle oder admini strat ive zentrale Verarbeitung:In einem Ordner befinden sich Dutzende oder Hunderte von PDF-Dateien, und die Format konvertierung muss gleichzeitig abgeschlossen werden.
Durch die Stapel verarbeitung methode müssen Benutzer nur Dateien importieren, die Ziel version auswählen und den Speicherort festlegen, damit die Software die nachfolgenden Konvertie rungen automatisch abschließen und Doppel arbeit reduzieren kann.
Effekt vorschau: Vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung handelt es sich bei den Dateien normaler weise um verstreute normale PDF-Dateien, z. B. human-exploration.pdf, Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf, learning-tips.pdf, SampleContract-Shuttle.pdf usw., die in Screenshots importiert wurden. Sie können unterschied liche Quellen und Dateinamen haben, aber alle haben PDF-Erweiterungen.
Nach der Verarbeitung
Nach der Verarbeitung werden diese PDF-Dateien gemäß der ausgewählten Ziel version einheitlich in ZUGFeRD konvertiert. Benutzer müssen Datei für Datei nicht manuell einstellen, was zum Batch-Generieren von PDF-Dateien mit einheitlichem Standard geeignet ist. Es ist zu beachten, dass ZUGFeRD mit Geschäfts spezifikationen wie elektronischen Rechnungen und eingebetteten Daten zusammen hängt. Bei der tatsächlichen Verwendung wird weiterhin empfohlen, die Überprüfung gemäß den internen Anforderungen des Unternehmens oder den Anforderungen des Empfängers durch zuführen.
Betriebs schritte
Schritt 1: Gehen Sie zum PDF-Tool und wählen Sie "PDF in eine andere PDF-Version konvertieren"
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie danach in der Funktions kategorie links ausPDF-Tools. Suchen und klicken Sie in der Liste der PDF-Tools12. Konvertieren Sie PDF in andere Versionen von PDF.
Diese Funktion wird verwendet, um PDF-Dateien in andere Versionen oder Standard-PDF-Dateien zu konvertieren. Wie Sie im Screenshot sehen können, lautet die Beschreibung der Funktions karte "Konvertieren von PDF-Dateien in andere Versionen von PDF in Stapeln", sodass sie für die Stapel auswahl von ZUGFeRD als Zielformat geeignet ist.
Zweck des Betriebs:Geben Sie die PDF-Versions konvertierung funktion ein.
Erwartete Ergebnisse:Die Software öffnet die Seite „ PDF in eine andere Version von PDF konvertieren “.
Schritt 2: Hinzufügen von PDF-Dateien, die konvertiert werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite befindet sich oben auf der Benutzer oberflächeDateien hinzufügenUndDateien aus Ordnern importierenZwei Arten von Eingängen. Für eine kleine Anzahl von Dateien können Sie nacheinander auf "Dateien hinzufügen" klicken. Wenn in einem Ordner viele PDF-Dateien gespeichert sind, wird empfohlen, "Dateien aus Ordnern importieren" zu verwenden, um den Stapel import schneller abzuschließen.
Nach dem Import der Datei werden Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit in der Liste angezeigt. Im Screenshot wurden 4 PDF-Dateien importiert, und unten wird die Anzahl der Datensätze als 4 angezeigt. Auf der rechten Seite sehen Sie auch den Eintrag zum Löschen, und es werden Filter-und Sortier schaltflächen bereit gestellt, mit denen Sie ausstehende Datensätze bei vielen Dateien überprüfen und organisieren können.
Zweck des Betriebs:Fügen Sie alle PDF-Dateien, die in ZUGFeRD konvertiert werden müssen, der Liste der Verarbeitung hinzu.
Erwartete Ergebnisse:Alle Ziel-PDF-Dateien werden in der ausstehenden Liste angezeigt. Klicken Sie nach Bestätigung aufWeiter.
Schritt 3: Wählen Sie ZUGFeRD in den Versions optionen
In der Benutzer oberfläche werden mehrere konvertierbare PDF-Versionen oder-Standards aufgelistet, z. B. PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3a, PDF/X, PDF 1.7 usw. Suchen und aktivieren Sie diese OptionenZUGFeRD.
Die ZUGFeRD-Option im Screenshot wurde ausgewählt, was darauf hinweist, dass die Ziel version dieser Stapel konvertierung auf ZUGFeRD festgelegt wurde.
Zweck des Betriebs:Das Ziel kriterium für die angegebene Stapel konvertierung ist ZUGFeRD.
Erwartete Ergebnisse:ZUGFeRD Einzel option ist ausgewählt, und klicken Sie aufWeiterGehen Sie zu den Einstellungen für den Speicherort.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Aus der Schnitts telle schritt leiste geht hervor, dass der gesamte Prozess vier Phasen umfasst: "Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus", "Legen Sie die Verarbeitung optionen fest", "Legen Sie den Speicherort fest" und "Starten Sie die Verarbeitung". Nachdem Sie ZUGFeRD ausgewählt haben, klicken Sie weiter auf Weiter und befolgen Sie die Anweisungen der Software, um den Speicherort für die konvertierten Dateien festzulegen.
Es wird empfohlen, die Ausgabe datei in einem neuen Ordner wie "ZUGFeRD-Ausgabe" oder "Konvertierte PDF" zu speichern, um eine Vermischung mit der Original-PDF-Datei zu vermeiden und die nachfolgende Überprüfung klarer zu machen. Wenn die Einrichtung abgeschlossen ist, gehen Sie zum letzten Schritt und beginnen Sie mit der Verarbeitung. Die Software konvertiert die Dateien stapel weise nach Liste.
Zweck des Betriebs:Bestimmen Sie, wo die Konvertierungs ergebnisse gespeichert werden, und starten Sie die Stapel konvertierungs aufgabe.
Erwartete Ergebnisse:Mehrere PDF-Dateien werden einheitlich in das ZUGFeRD-Standardformat konvertiert, und der Benutzer kann die Verarbeitung sergeb nisse im Ausgabe verzeichnis anzeigen.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Wie viele PDF-Dateien können gleichzeitig verarbeitet werden?
Aus Sicht der Betriebs methoden unterstützt die Software das Hinzufügen von Dateien in Stapeln und das Importieren von Dateien aus Ordnern, sodass sie für die Verarbeitung mehrerer PDF-Dateien geeignet ist. Es wird empfohlen, die tatsächliche Verarbeitung menge mit der Computer leistung, der Dateigröße und der Drin glich keit der Aufgabe zu kombinieren. Wenn die Datei besonders groß ist, kann sie in Ordnern oder Chargen verarbeitet werden, um die Überprüfung der Ergebnisse zu erleichtern.
2. Was muss nach der Auswahl von ZUGFeRD noch getan werden?
Wählen Sie ZUGFeRD, um die Ziel konvertierung version festzulegen. In Zukunft müssen Sie die Einstellungen für den Speicherort abschließen und im letzten Schritt mit der Verarbeitung beginnen. Schließen Sie die Software nicht direkt nach der Auswahl der Version im zweiten Schritt, da sonst die Aufgabe nicht ausgeführt wird.
3. Wird die ursprüngliche PDF-Datei übers chrieben werden?
Der Screenshot zeigt, dass der Prozess den Schritt "Speicherort festlegen" enthält. Aus Sicherheits gründen wird empfohlen, die konvertierte Datei in einem separaten Verzeichnis zu speichern und die Original datei nicht direkt zu überschreiben. Dadurch bleibt die ursprüngliche PDF-Datei erhalten, auch wenn eine spätere erneute Konvertierung oder Überprüfung erforderlich ist.
4. Erfüllen Sie nach der Konvertierung die Anforderungen des Empfängers?
ZUGFeRD ist ein Standardformat, das üblicher weise in Szenarien wie elektronischen Rechnungen verwendet wird. Verschiedene Unternehmen, Plattformen oder Länder stellen möglicher weise weitere Anforderungen an Datei inhalte, eingebettete Daten und Überprüfung regeln. Nach Abschluss der Stapel konvertierung wird empfohlen, die Datei prüfung zu öffnen und gemäß den Anforderungen des Empfängers zu überprüfen.
5. Beeinflusst ein langer Dateiname oder ein tiefer Pfad die Verarbeitung?
Es wird empfohlen, bei der Stapel verarbeitung einen klaren und kurzen Ordner pfad zu verwenden und zu viele spezielle Symbole zu vermeiden. Dies kann das Problem der Pfad identifikation verringern und die spätere Suche nach Konvertierungs ergebnissen erleichtern.
Zusammenfassung
Konvertieren von PDF-Dateien im Batch in das ZUGFeRD-Standardformat, der Kernprozess ist nicht kompliziert: HeSoft Doc Batch Tool Geben Sie das PDF-Tool ein, wählen Sie "PDF in eine andere Version von PDF konvertieren", fügen Sie mehrere PDF-Dateien hinzu oder importieren Sie sie, aktivieren Sie ZUGFeRD in der Versions liste, legen Sie schließlich den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Im Vergleich zur manuellen Konvertierung von Datei zu Datei kann die Stapel verarbeitung Doppel vorgänge erheblich reduzieren, insbesondere für Szenarien wie Finanzen, Verwaltung, Datei verwaltung und Bereitstellung von Unternehmens dokumenten. Wenn Sie eine große Anzahl von PDF-Dateien gleichzeitig verarbeiten müssen, wird empfohlen, den Prozess mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen, um sicher zustellen, dass das Ausgabe ergebnis den Anforderungen entspricht, und dann die PDF-Dateien im gesamten Ordner stapel weise zu konvertieren.