Wenn Unternehmen eine große Anzahl von PDF-Rechnungen, Verträgen oder archivierten Dokumenten einheitlich in das ZUGFeRD-Standardformat konvertieren müssen, ist das Öffnen und Bearbeiten jeder Datei einzeln sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie man in einem PDF-Tool die Option „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ auswählt, mehrere PDF-Dateien stapelweise importiert und in den Versionsoptionen ZUGFeRD auswählt, um den Benutzern zu helfen, Stapelkonvertierungsaufgaben schnell abzuschließen, Wiederholungsarbeiten zu reduzieren und die Effizienz der Dokumentenverarbeitung zu erhöhen.
In den Bereichen Finanzarchivierung, elektronischer Rechnungsaustausch und systemübergreifender Dokumentenaustausch stoßen Unternehmen häufig auf ein Problem: Sie haben viele gewöhnliche PDF-Dateien, die einheitlich in das ZUGFeRD-Standardformat konvertiert werden müssen. Wenn jede Datei einzeln geöffnet, gespeichert oder konvertiert wird, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch leicht zu Problemen wie fehlender Verarbeitung und inkonsistenten Versionen. HeSoft Doc Batch Tool ist eine für Büroszenarien entwickelte Software zur Stapelverarbeitung von Dateien, die sich für die zentrale Verarbeitung großer Mengen von PDF-, Word-, Excel- und Bilddateien eignet. Dieser Artikel erläutert anhand der Benutzeroberfläche, wie Sie mehrere PDF-Dateien stapelweise in das ZUGFeRD-Standardformat konvertieren.
Geeignete Szenarien
Die stapelweise Konvertierung von PDF in ZUGFeRD eignet sich für folgende Büroanforderungen:
- Archivierung elektronischer Rechnungen: Es müssen mehrere PDF-Rechnungsdateien einheitlich in ein Format konvertiert werden, das den ZUGFeRD-Anforderungen entspricht.
- Standardisierung von Unternehmensdokumenten: Intern müssen PDF-Dateien aus verschiedenen Quellen in eine einheitliche Version konvertiert werden, um eine langfristige Archivierung und Systemerkennung zu ermöglichen.
- Stapelweise Dokumentenauslieferung: Bei der externen Einreichung von Dokumenten verlangt der Empfänger das ZUGFeRD-Standardformat; die manuelle Konvertierung ist ineffizient.
- Zentrale Bearbeitung in Finanz- oder Verwaltungsabteilungen: In einem Ordner befinden sich Dutzende oder Hunderte von PDFs, die in einem Durchgang konvertiert werden müssen.
Durch die Stapelverarbeitung muss der Benutzer nur die Dateien importieren, die Zielversion auswählen und den Speicherort festlegen, damit die Software die nachfolgende Konvertierung automatisch durchführt und Wiederholungsarbeiten reduziert.
Ergebnisvorschau: Vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung handelt es sich bei den Dateien in der Regel um verstreute gewöhnliche PDFs, wie z. B. die im Screenshot importierten Dateien human-exploration.pdf, Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf, learning-tips.pdf, SampleContract-Shuttle.pdf usw. Sie können aus unterschiedlichen Quellen stammen und unterschiedliche Dateinamen haben, aber die Erweiterung ist immer pdf.
Nach der Verarbeitung
Nach der Verarbeitung werden diese PDFs gemäß der gewählten Zielversion einheitlich in ZUGFeRD konvertiert. Der Benutzer muss keine manuellen Einstellungen für jede einzelne Datei vornehmen, was für die stapelweise Erstellung einheitlicher Standard-PDF-Dateien geeignet ist. Es ist zu beachten, dass ZUGFeRD mit Geschäftsstandards wie elektronischen Rechnungen und eingebetteten Daten zusammenhängt. Bei der tatsächlichen Verwendung wird dennoch empfohlen, eine Validierung gemäß interner Unternehmensanforderungen oder Empfängeranforderungen durchzuführen.
Vorgehensschritte
Schritt 1: Zum PDF-Werkzeug gehen und „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ auswählen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie in der linken Funktionskategorie PDF-Werkzeug aus. Suchen und klicken Sie in der Liste der PDF-Werkzeuge auf 12. PDF in andere PDF-Versionen konvertieren.
Diese Funktion dient dazu, PDF-Dateien stapelweise in andere Versionen oder Standards von PDF zu konvertieren. Im Screenshot ist zu sehen, dass die Beschreibung dieser Funktionskarte lautet: „Konvertiert PDF-Dateien stapelweise in andere PDF-Versionen“, daher eignet sie sich genau dafür, ZUGFeRD als Zielformat für die Stapelverarbeitung auszuwählen.
Ziel der Aktion: Aufrufen der Funktion zur Konvertierung von PDF-Versionen.
Erwartetes Ergebnis: Die Software öffnet die Assistentenseite zur „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“-Verarbeitung.
Schritt 2: Die zu konvertierenden PDF-Dateien hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Funktionsseite bietet der obere Bereich des Bildschirms zwei Einstiegsmöglichkeiten: Dateien hinzufügen und Dateien aus Ordner importieren. Bei wenigen Dateien können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken und sie einzeln auswählen; befinden sich viele PDFs in einem Ordner, empfiehlt sich die Option „Dateien aus Ordner importieren“, um den Batch-Import schneller durchzuführen.
Nach dem Import der Dateien zeigt die Liste Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an. Im Screenshot wurden bereits 4 PDF-Dateien importiert, unten wird die Datensatzanzahl mit 4 angezeigt. Rechts sind auch Optionen zum Löschen sowie Schaltflächen zum Filtern und Sortieren sichtbar, die die Überprüfung und Organisation der zu verarbeitenden Datensätze bei einer größeren Dateianzahl erleichtern.
Ziel der Aktion: Alle PDF-Dateien, die in ZUGFeRD konvertiert werden sollen, in die Warteliste aufnehmen.
Erwartetes Ergebnis: Alle Ziel-PDF-Dateien werden in der Warteliste angezeigt. Nachdem die Liste überprüft und für korrekt befunden wurde, klicken Sie unten auf Weiter.
Schritt 3: In den Versionsoptionen ZUGFeRD auswählen
Wenn Sie den Bereich „Verarbeitungsoptionen einstellen“ aufrufen, listet die Benutzeroberfläche mehrere konvertierbare PDF-Versionen oder -Standards auf, z. B. PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3a, PDF/X, PDF 1.7 usw. Suchen und markieren Sie in diesen Optionen ZUGFeRD.
Im Screenshot ist die Option ZUGFeRD bereits ausgewählt, was bedeutet, dass die Zielversion für diese Batch-Konvertierung auf ZUGFeRD gesetzt wurde.
Ziel der Aktion: Festlegen des Zielstandards für die Batch-Konvertierung auf ZUGFeRD.
Erwartetes Ergebnis: Die Einzeloption ZUGFeRD ist ausgewählt. Klicken Sie dann auf Weiter, um zur Einstellung des Speicherorts zu gelangen.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Am Fortschrittsbalken der Benutzeroberfläche ist zu erkennen, dass der gesamte Prozess die vier Phasen „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen einstellen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ umfasst. Nach der Auswahl von ZUGFeRD klicken Sie weiter auf Weiter und legen den Speicherort für die konvertierten Dateien gemäß den Anweisungen der Software fest.
Es wird empfohlen, die Ausgabedateien in einem neuen Ordner zu speichern, z. B. „ZUGFeRD_Ausgabe“ oder „Konvertierte_PDFs“. So vermeiden Sie eine Vermischung mit den ursprünglichen PDFs und die spätere Überprüfung wird übersichtlicher. Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, rufen Sie den letzten Schritt auf und starten Sie die Verarbeitung. Die Software konvertiert die Dateien nun gemäß der Liste im Stapel.
Ziel der Aktion: Bestimmen, wo die Konvertierungsergebnisse gespeichert werden, und Starten des Batch-Konvertierungsauftrags.
Erwartetes Ergebnis: Mehrere PDF-Dateien werden einheitlich in das ZUGFeRD-Standardformat konvertiert. Der Benutzer kann die Verarbeitungsergebnisse im Ausgabeverzeichnis einsehen.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Wie viele PDFs können auf einmal verarbeitet werden?
Aus Sicht der Bedienweise unterstützt die Software das Hinzufügen von Stapeldateien sowie den Import von Dateien aus Ordnern und eignet sich daher für die Verarbeitung mehrerer PDFs. Es wird empfohlen, die tatsächliche Verarbeitungsmenge abhängig von der Computerleistung, Dateigröße und Dringlichkeit der Aufgabe zu planen; bei besonders vielen Dateien kann die Verarbeitung nach Ordnern oder Stapeln erfolgen, um die Ergebnisüberprüfung zu erleichtern.
2. Was muss nach der Auswahl von ZUGFeRD noch getan werden?
Die Auswahl von ZUGFeRD legt lediglich die Zielversion für die Konvertierung fest. Anschließend muss noch der Speicherort festgelegt und im letzten Schritt die Verarbeitung gestartet werden. Schließen Sie die Software nicht direkt nach der Versionsauswahl im zweiten Schritt, da der Auftrag sonst nicht ausgeführt wird.
3. Werden die ursprünglichen PDF-Dateien überschrieben?
Der Screenshot zeigt, dass der Prozess einen Schritt „Speicherort festlegen“ enthält. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, die konvertierten Dateien in einem separaten Verzeichnis zu speichern und die Originaldateien nicht direkt zu überschreiben. So bleiben die ursprünglichen PDFs erhalten, selbst wenn später eine erneute Konvertierung oder Überprüfung erforderlich ist.
4. Erfüllt das Konvertierungsergebnis garantiert die Anforderungen des Empfängers?
ZUGFeRD ist ein Standardformat, das häufig in Szenarien wie elektronischen Rechnungen verwendet wird. Verschiedene Unternehmen, Plattformen oder Länder/Regionen können weitere Anforderungen an Dateiinhalte, eingebettete Daten und Validierungsregeln stellen. Nach Abschluss der Batch-Konvertierung wird empfohlen, einige Dateien stichprobenartig zu öffnen und zu überprüfen sowie gemäß den Empfängeranforderungen zu validieren.
5. Beeinträchtigen sehr lange Dateinamen oder tiefe Pfade die Verarbeitung?
Bei der Stapelverarbeitung wird die Verwendung klarer, kurzer Ordnerpfade empfohlen und die Verwendung zu vieler Sonderzeichen sollte vermieden werden. Dies verringert Probleme bei der Pfaderkennung und erleichtert das spätere Auffinden der Konvertierungsergebnisse.
Zusammenfassung
Der Kernprozess der stapelweisen Konvertierung von PDF-Dateien in das ZUGFeRD-Standardformat ist nicht kompliziert: Öffnen Sie in HeSoft Doc Batch Tool das PDF-Werkzeug, wählen Sie „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“, fügen Sie mehrere PDF-Dateien hinzu oder importieren Sie sie, markieren Sie ZUGFeRD in der Versionsliste, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung.
Im Vergleich zur manuellen Einzeldateikonvertierung kann die Batch-Verarbeitung sich wiederholende Vorgänge erheblich reduzieren und eignet sich besonders für Szenarien in den Bereichen Finanzen, Verwaltung, Archivmanagement und Unternehmensdokumentenbereitstellung. Wenn Sie eine große Anzahl von PDF-Dateien auf einmal verarbeiten müssen, empfiehlt es sich, den Prozess gemäß den Schritten in diesem Artikel zunächst mit wenigen Dateien zu testen, zu bestätigen, dass die Ausgabeergebnisse den Anforderungen entsprechen, und dann alle PDFs im Ordner stapelweise zu konvertieren.