기업이 많은 수의 PDF 송장, 계약 또는 보관 된 문서를 ZUGFeRD 표준 형식으로 변환해야하는 경우 파일을 하나씩 열면 시간이 많이 걸리고 놓치기 쉽습니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어, 이 백서에서는 PDF 도구에서 "PDF에서 다른 버전의 PDF로" 를 선택하고, 일괄 적으로 여러 PDF 파일을 가져오고, 버전 옵션에서 ZUGFeRD를 선택하여 사용자가 일괄 변환 작업을 신속하게 완료하고, 반복 작업을 줄이며, 문서 처리 효율성을 향상시키는 방법을 소개합니다.
금융 보관, 전자 송장 유통 및 시스템 간 문서 교환과 같은 시나리오에서 기업은 종종 문제가 발생합니다. ZUGFeRD 표준 형식으로 균일하게 변환해야하는 일반 PDF 파일이 많이 있습니다. 파일을 열거나 저장하거나 하나씩 변환하면 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 누락 된 처리 및 일관되지 않은 버전과 같은 문제가 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 그것은 많은 PDF, Word, Excel, 사진 및 기타 파일의 중앙 집중식 처리에 적합한 사무실 장면을위한 배치 파일 처리 소프트웨어입니다. 이 기사에서는 인터페이스 작업을 결합하여 여러 PDF 파일을 ZUGFeRD 표준 형식으로 일괄 변환하는 방법을 설명합니다.
적용 가능한 시나리오
ZUGFeRD에 배치 PDF는 다음 사무실 요구에 적합합니다.
- 전자 송장 제출:여러 PDF 송장 파일을 ZUGFeRD 관련 요구 사항을 충족하는 형식으로 구성해야합니다.
- 기업 문서 표준화:회사는 장기 저장 및 시스템 식별을 용이하게하기 위해 다른 소스의 PDF 파일을 통합 버전으로 변환해야합니다.
- 배치 문서 배달:외부 문서를 제출할 때 상대방은 ZUGFeRD 표준 형식을 사용해야하며 이는 수동 변환에 비효율적입니다.
- 재무 또는 행정 중앙 처리:폴더에 수십 또는 수백 개의 PDF가 있으며 한 번에 형식 변환을 완료해야합니다.
일괄 처리를 통해 사용자는 파일을 가져오고 대상 버전을 선택하고 저장 위치를 설정하면 소프트웨어가 자동으로 후속 변환을 완료하여 노동의 중복을 줄일 수 있습니다.
효과 미리보기: 사전 및 사후 처리
치료 전
처리하기 전에 파일은 일반적으로 스크린 샷에서 가져온 human-exploration.pdf, learning-tips.pdf, SampleContract-Shuttle.pdf 등과 같은 흩어져있는 일반 PDF입니다. 소스와 파일 이름이 다를 수 있지만 모두 pdf 확장자가 있습니다.
치료 후
처리 후에, 이들 PDF는 선택된 타겟 버전에 따라 ZUGFeRD로 변환될 것이다. 사용자는 통합 표준 PDF 파일의 배치 생성에 적합한 각 파일을 수동으로 설정할 필요가 없습니다. ZUGFeRD는 전자 송장 및 임베디드 데이터와 같은 비즈니스 사양과 관련이 있습니다. 실제 사용시 기업의 내부 요구 사항 또는 수신기의 요구 사항을 확인하는 것이 좋습니다.
운영 단계
1 단계: PDF 도구를 입력하고 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽 기능 범주에서 선택하십시오.PDF 도구. PDF 도구 목록을 찾아 클릭하십시오.12. PDF를 다른 버전의 PDF로 변환.
이 기능은 PDF 파일을 다른 버전 또는 표준 PDF로 일괄 변환하는 데 사용됩니다. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 기능 카드에 대한 설명은 "PDF 파일을 다른 버전의 PDF로 일괄 변환" 이므로 ZUGFeRD를 대상 형식으로 일괄 선택하는 데 적합합니다.
운영 목적:PDF 버전 변환 함수를 입력합니다.
예상 결과:이 소프트웨어는 "PDF에서 다른 버전의 PDF로 처리 마법사 페이지를 엽니 다.
2 단계: 변환해야하는 PDF 파일 추가
기능 페이지를 입력 한 후 인터페이스의 상단이 제공합니다.파일 추가과폴더에서 파일 가져오기두 종류의 입구. 소수의 파일의 경우 "파일 추가" 를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 많은 수의 PDF가 폴더에 저장된 경우 "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용하여 일괄 가져오기를 더 빠르게 완료하는 것이 좋습니다.
파일을 가져온 후 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보가 목록에 표시됩니다. 스크린 샷에서 4 개의 PDF 파일을 가져 왔고 하단에 표시된 레코드 수는 4 입니다. 오른쪽에는 삭제 작업 항목을 볼 수 있으며 필터링 및 정렬 버튼을 제공하여 보류중인 레코드를 쉽게 확인하고 정렬 할 수 있습니다.
운영 목적:ZUGFeRD로 변환해야하는 모든 PDF 파일을 보류중인 목록에 추가하십시오.
예상 결과:모든 대상 PDF 파일은 보류중인 목록에 표시되고 올바른 것을 확인한 후 하단을 클릭하십시오.다음 단계.
3 단계: 버전 옵션에서 ZUGFeRD 선택
"처리 옵션 설정" 을 입력 한 후 인터페이스는 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3a, PDF/X, PDF 1.7 등과 같은 여러 변환 가능한 PDF 버전 또는 표준을 나열합니다.ZUGFeRD.
이 배치 변환의 대상 버전이 ZUGFeRD로 설정되었음을 나타내는 스크린 샷의 ZUGFeRD 옵션이 선택됩니다.
운영 목적:배치 변환의 대상 표준이 ZUGFeRD임을 지정합니다.
예상 결과:ZUGFeRD 단일 옵션이 선택되고 클릭다음 단계위치 설정을 저장하십시오.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작
인터페이스 단계 바에서 알 수 있듯이 전체 프로세스에는 "처리 할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정" 및 "시작 처리 시작" 의 네 단계가 포함됩니다. ZUGFeRD를 선택한 후 다음 을 계속 클릭하고 소프트웨어 프롬프트에 따라 변환 된 파일의 저장 위치를 설정합니다.
출력 파일을 "ZUGFeRD 출력" 또는 "변환 된 PDF" 와 같은 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이 폴더는 원래 PDF와 혼합하지 않고 후속 검사를 더 명확하게 할 수 있습니다. 설정이 완료되면 마지막 단계로 이동하여 처리를 시작하면 소프트웨어가 목록별로 파일을 일괄 변환합니다.
운영 목적:변환 결과가 저장되는 위치를 결정하고 일괄 변환 작업을 시작합니다.
예상 결과:여러 PDF 파일이 ZUGFeRD 표준 형식으로 변환되며 사용자는 출력 디렉토리에서 처리 결과를 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 얼마나 많은 PDF를 한 번에 처리 할 수 있습니까?
작동 모드의 관점에서, 소프트웨어는 파일의 배치 추가와 폴더에서 파일의 가져오기를 지원하므로 여러 PDF를 처리하는 데 적합합니다. 실제 처리 수량은 컴퓨터 성능, 파일 크기 및 작업 긴급성과 함께 배치하는 것이 좋습니다. 많은 수의 파일이있는 경우 폴더 또는 일괄 처리하여 결과를 쉽게 확인할 수 있습니다.
2. ZUGFeRD를 선택한 후 무엇을해야합니까?
선택 ZUGFeRD 그냥 대상 변환 버전을 설정합니다. 앞으로는 저장 위치 설정을 계속 완료하고 마지막 단계에서 처리를 시작해야합니다. 두 번째 단계에서 버전을 선택한 후 직접 소프트웨어를 닫지 마십시오. 그렇지 않으면 작업이 실행되지 않습니다.
3. 원본 PDF 파일을 덮어 쓰게됩니까?
스크린 샷은 프로세스에 위치 저장 설정 단계가 포함되어 있음을 보여줍니다. 보안을 위해 원본 파일을 직접 덮어 쓰는 대신 변환 된 파일을 별도의 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 나중에 다시 변환하거나 확인해야하는 경우에도 원본 PDF를 보존합니다.
4. 변환 후 수신기의 요구 사항을 충족합니까?
ZUGFeRD는 전자 송장과 같은 시나리오에서 일반적으로 사용되는 표준 형식입니다. 다른 기업, 플랫폼 또는 국가는 파일 콘텐츠, 임베디드 데이터 및 검증 규칙에 대한 추가 요구 사항을 가질 수 있습니다. 배치 변환이 완료되면 검사를 위해 파일을 열고 수신기에서 필요에 따라 확인하는 것이 좋습니다.
5. 긴 파일 이름이나 깊은 경로가 처리에 영향을 줍니까?
일괄 처리를 위해 명확하고 짧은 폴더 경로를 사용하고 너무 많은 특수 기호를 피하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로, 경로 식별 문제가 감소될 수 있고, 그 후에 변환 결과를 찾는 것이 또한 편리하다.
요약
PDF 파일을 ZUGFeRD 표준 형식으로 일괄 변환하는 핵심 프로세스는 복잡하지 않습니다. HeSoft Doc Batch Tool PDF 도구를 입력하고 "PDF에서 다른 버전의 PDF로" 를 선택하고 여러 PDF 파일을 추가하거나 가져오고 버전 목록에서 ZUGFeRD를 확인하고 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오.
파일 별 수동 변환과 비교하여 일괄 처리는 특히 재무, 관리, 파일 관리 및 엔터프라이즈 문서 전달과 같은 시나리오에 적합한 반복적 인 작업을 크게 줄일 수 있습니다. 한 번에 많은 수의 PDF 파일을 처리해야하는 경우이 기사의 단계에 따라 적은 수의 파일로 프로세스를 테스트하고 출력 결과가 요구 사항을 충족하는지 확인한 다음 전체 폴더의 PDF 파일을 일괄 변환하는 것이 좋습니다.