기업이 대량의 PDF 청구서, 계약서 또는 보관 문서를 ZUGFeRD 표준 형식으로 일괄 변환해야 할 때, 파일을 하나씩 열어 처리하는 것은 매우 시간이 많이 걸리고 누락되기 쉽습니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로 PDF 도구에서 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택하고, 여러 PDF 파일을 일괄 가져오며, 버전 옵션에서 ZUGFeRD를 선택하여 사용자가 일괄 변환 작업을 빠르게 완료하고 반복적인 작업을 줄이며 문서 처리 효율성을 높이는 방법을 소개합니다.
재무 보관, 전자 송장 유통, 시스템 간 문서 교환 등의 시나리오에서 기업들은 흔히 다음과 같은 문제에 직면합니다. 다수의 일반 PDF 파일을 ZUGFeRD 표준 형식으로 일괄 변환해야 하는 상황입니다. 파일을 하나씩 열어서 다른 이름으로 저장하거나 변환하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라, 처리 누락이나 버전 불일치 문제가 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 오피스 환경에 맞춰 설계된 일괄 파일 처리 소프트웨어로, 대량의 PDF, Word, Excel, 이미지 파일 등을 집중 처리하는 데 적합합니다. 본 문서는 인터페이스 조작과 함께 여러 PDF 파일을 ZUGFeRD 표준 형식으로 일괄 변환하는 방법을 설명합니다.
적용 시나리오
PDF를 ZUGFeRD로 일괄 변환하는 것은 다음의 오피스 요구에 적합합니다.
- 전자 송장 보관: 여러 PDF 송장 파일을 ZUGFeRD 관련 요건에 맞게 통일된 형식으로 정리해야 합니다.
- 기업 문서 표준화: 회사 내부에서 다양한 출처의 PDF 파일을 통일된 버전으로 변환하여 장기 보존 및 시스템 인식이 용이하도록 해야 합니다.
- 일괄 파일 전달: 외부 제출 시 상대측이 ZUGFeRD 표준 형식을 요구하여 수동 변환 효율이 떨어집니다.
- 재무 또는 행정 집중 처리: 하나의 폴더에 수십, 수백 개의 PDF가 있어 한 번에 형식 변환을 완료해야 합니다.
일괄 처리 방식을 통해 사용자는 파일을 가져오고 대상 버전을 선택한 후 저장 위치를 설정하기만 하면, 소프트웨어가 자동으로 후속 변환을 완료하여 반복 작업을 줄일 수 있습니다.
효과 미리 보기: 처리 전과 처리 후
처리 전
처리 전 파일은 보통 분산된 일반 PDF입니다. 예를 들어 스크린샷에서 가져온 human-exploration.pdf, Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf, learning-tips.pdf, SampleContract-Shuttle.pdf 등이 있습니다. 이 파일들은 출처와 파일명이 다를 수 있지만 확장자는 모두 pdf입니다.
처리 후
처리 후 이 PDF들은 선택한 대상 버전에 따라 통일된 ZUGFeRD로 변환됩니다. 사용자가 파일별로 수동 설정할 필요 없이 통일된 표준의 PDF 파일을 일괄 생성하는 데 적합합니다. ZUGFeRD는 전자 송장, 임베디드 데이터 등 비즈니스 규격과 관련되므로, 실제 사용 시에는 기업 내부 요건이나 수신 측 요건에 따라 검증하는 것이 좋습니다.
조작 절차
1단계: PDF 도구로 이동하여 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후 왼쪽 기능 분류에서 PDF 도구를 선택합니다. PDF 도구 목록에서 12. PDF를 다른 버전의 PDF로 변환을 찾아 클릭합니다.
이 기능은 PDF 파일을 다른 버전이나 표준의 PDF로 일괄 변환하는 데 사용됩니다. 스크린샷에서 이 기능 카드의 설명이 "PDF 파일을 다른 버전의 PDF로 일괄 변환합니다"로 되어 있어, ZUGFeRD를 대상 형식으로 일괄 선택하는 데 정확히 적합함을 알 수 있습니다.
조작 목적: PDF 버전 변환 기능으로 진입합니다.
예상 결과: 소프트웨어가 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 처리 마법사 페이지를 엽니다.
2단계: 변환할 PDF 파일 추가
기능 페이지 진입 후, 화면 상단에 파일 추가 및 폴더에서 파일 가져오기 두 가지 진입점이 제공됩니다. 파일 수가 적다면 "파일 추가"를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있고, 한 폴더에 대량의 PDF가 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 더 빠르게 일괄 가져오기할 수 있습니다.
파일 가져오기 후, 목록에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 스크린샷에는 이미 4개의 PDF 파일이 가져와져 있으며, 하단에 레코드 수가 4개로 표시됩니다. 오른쪽에는 삭제 조작 진입점과 함께 필터, 정렬 버튼이 있어 파일이 많을 때 처리 대기 레코드를 쉽게 확인하고 정리할 수 있습니다.
조작 목적: ZUGFeRD로 변환할 모든 PDF 파일을 처리 대기 목록에 추가합니다.
예상 결과: 처리 대기 목록에 모든 대상 PDF 파일이 표시되며, 내용을 확인한 후 하단의 다음을 클릭합니다.
3단계: 버전 옵션에서 ZUGFeRD 선택
"처리 옵션 설정" 진입 후, 화면에는 변환 가능한 여러 PDF 버전 또는 표준이 나열됩니다. 예를 들어 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3a, PDF/X, PDF 1.7 등이 있습니다. 이러한 옵션 중에서 ZUGFeRD를 찾아 선택합니다.
스크린샷에서 ZUGFeRD 옵션이 선택되어 있으며, 이는 이번 일괄 변환의 대상 버전이 ZUGFeRD로 설정되었음을 나타냅니다.
조작 목적: 일괄 변환의 대상 표준을 ZUGFeRD로 지정합니다.
예상 결과: ZUGFeRD 단일 선택 항목이 선택된 상태가 되면 다음을 클릭하여 저장 위치 설정으로 진입합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
화면 단계 표시줄을 통해 전체 프로세스가 "처리할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정", "처리 시작"의 네 단계로 구성됨을 알 수 있습니다. ZUGFeRD 선택 후 계속해서 다음을 클릭하여 소프트웨어 안내에 따라 변환된 파일의 저장 위치를 설정합니다.
출력 파일은 "ZUGFeRD출력" 또는 "변환된PDF"와 같은 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 PDF와 섞이는 것을 방지하고 후속 확인도 더 명확해집니다. 설정 완료 후 마지막 단계로 진입하여 처리를 시작하면, 소프트웨어가 목록에 따라 파일을 일괄 변환합니다.
조작 목적: 변환 결과의 저장 위치를 결정하고 일괄 변환 작업을 시작합니다.
예상 결과: 여러 PDF 파일이 ZUGFeRD 표준 형식으로 통일 변환되며, 사용자는 출력 디렉토리에서 처리 결과를 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 한 번에 몇 개의 PDF를 처리할 수 있나요?
조작 방식을 보면 소프트웨어가 일괄 파일 추가 및 폴더에서 파일 가져오기를 지원하므로 여러 PDF 처리에 적합합니다. 실제 처리 수량은 컴퓨터 성능, 파일 크기 및 작업의 긴급도에 따라 조정하는 것이 좋습니다. 파일이 특히 많다면 폴더별 또는 배치별로 처리하여 결과 확인을 용이하게 할 수 있습니다.
2. ZUGFeRD 선택 후 또 무엇을 해야 하나요?
ZUGFeRD 선택은 대상 변환 버전을 설정하는 것일 뿐입니다. 이후 저장 위치 설정을 계속 완료하고 마지막 단계에서 처리를 시작해야 합니다. 두 번째 단계에서 버전 선택 후 바로 소프트웨어를 닫으면 작업이 실행되지 않습니다.
3. 원본 PDF 파일이 덮어쓰기 되나요?
스크린샷은 프로세스에 "저장 위치 설정" 단계가 포함되어 있음을 보여줍니다. 안전을 위해 변환된 파일을 별도 디렉토리에 저장하고 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 이후 재변환이나 검사가 필요하더라도 원본 PDF를 보존할 수 있습니다.
4. 변환 후 수신 측 요건을 반드시 충족하나요?
ZUGFeRD는 전자 송장 등 시나리오에서 흔히 사용되는 표준 형식입니다. 기업, 플랫폼, 국가/지역에 따라 파일 내용, 임베디드 데이터, 검증 규칙에 대한 추가 요구 사항이 있을 수 있습니다. 일괄 변환 완료 후 샘플 파일을 열어 확인하고 수신 측 요건에 따라 검증하는 것이 좋습니다.
5. 파일명이 길거나 경로가 깊으면 처리에 영향을 주나요?
일괄 처리 시 명확하고 간결한 폴더 경로를 사용하고 특수 기호가 너무 많지 않도록 하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 경로 인식 문제를 줄이고 나중에 변환 결과를 찾기도 편리합니다.
요약
PDF 파일을 ZUGFeRD 표준 형식으로 일괄 변환하는 핵심 프로세스는 복잡하지 않습니다. HeSoft Doc Batch Tool 에서 PDF 도구로 이동하여 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택하고, 여러 PDF 파일을 추가 또는 가져오기한 후 버전 목록에서 ZUGFeRD를 선택하고, 마지막으로 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작하면 됩니다.
파일을 하나씩 수동 변환하는 것에 비해, 일괄 처리는 반복 작업을 크게 줄일 수 있어 재무, 행정, 기록 관리 및 기업 문서 전달 등의 시나리오에 특히 적합합니다. 대량의 PDF 파일을 한 번에 처리해야 한다면, 본 문서의 단계에 따라 먼저 소량의 파일로 프로세스를 테스트하고 출력 결과가 요건에 부합하는지 확인한 후, 전체 폴더의 PDF를 일괄 변환할 것을 권장합니다.