Lorsque les entreprises doivent convertir un grand nombre de factures PDF, de contrats ou de documents archivés au format standard ZUGFeRD, il est très long et facile de les omettre d'ouvrir les fichiers un par un. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, il explique comment sélectionner "Convertir PDF vers d'autres versions de PDF" dans l'outil PDF, importer plusieurs fichiers PDF par lots et sélectionner ZUGFeRD dans les options de version pour aider les utilisateurs à effectuer rapidement des tâches de conversion par lots, réduire les opérations répétées et améliorer l'efficacité du traitement des documents.
Dans des scénarios tels que l'archivage financier, la circulation des factures électroniques et l'échange de documents entre les systèmes, les entreprises rencontrent souvent un problème: elles ont beaucoup de fichiers PDF ordinaires en main et doivent être convertis au format standard ZUGFeRD. Si vous ouvrez un fichier, stockez ou convertissez un par un, cela prendra non seulement du temps, mais il est également sujet à des problèmes tels que le traitement des omissions et les incohérences de version. HeSoft Doc Batch Tool Il s'agit d'un logiciel de traitement de fichiers par lots pour les scènes de bureau, adapté pour le traitement centralisé d'un grand nombre de fichiers PDF, Word, Excel, images et autres. Cet article combinera les opérations de l'interface pour expliquer comment convertir plusieurs fichiers PDF en format standard ZUGFeRD par lots.
Scènes applicables
Le lot PDF en ZUGFeRD convient aux besoins de bureau suivants:
- Archivage des factures électroniques:Plusieurs fichiers de factures PDF doivent être unifiés dans un format conforme aux exigences relatives à ZUGFeRD.
- Normalisation des documents d'entreprise:L'entreprise doit convertir des fichiers PDF de différentes sources en une version unifiée pour faciliter la sauvegarde à long terme et l'identification du système.
- Livraison de fichiers en vrac:Lors de la soumission de documents au monde extérieur, l'autre partie a demandé d'utiliser le format standard ZUGFeRD, ce qui a une faible efficacité de conversion manuelle.
- Gestion centralisée financière ou administrative:Il y a des dizaines et des centaines de PDF dans un dossier, et la conversion de format doit être effectuée en une seule fois.
Grâce au traitement par lots, les utilisateurs n'ont qu'à importer des fichiers, sélectionner la version cible et définir l'emplacement d'enregistrement, afin que le logiciel puisse effectuer automatiquement la conversion ultérieure et réduire la duplication du travail.
Aperçu des effets: avant et après traitement
Avant le traitement
Avant le traitement, les fichiers sont généralement des PDF ordinaires dispersés, tels que les human-exploration.pdf, les learning-tips.pdf, les SampleContract-Shuttle.pdf, etc. importés dans les captures d'écran. Ils peuvent avoir des sources et des noms de fichiers différents, mais les extensions sont toutes des PDF.
Après le traitement
Une fois traités, ces fichiers PDF sont uniformément convertis en ZUGFeRD en fonction de la version cible sélectionnée. Les utilisateurs n'ont pas besoin de les définir manuellement fichier par fichier, ce qui convient à la génération par lots de fichiers PDF standard uniformes. Il convient de noter que ZUGFeRD est lié à des spécifications commerciales telles que les factures électroniques et les données intégrées. En utilisation réelle, il est toujours recommandé de vérifier en combinaison avec les exigences internes de l'entreprise ou les exigences du destinataire.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à l'outil PDF et sélectionnez "Convertir PDF vers une autre version de PDF"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez dans la catégorie de fonction de gaucheOutils PDF. Trouvez dans la liste des outils PDF et cliquez sur12. Convertir PDF en d'autres versions de PDF.
Cette fonction est utilisée pour convertir par lots des fichiers PDF en d'autres versions ou en PDF standard. Vous pouvez voir dans la capture d'écran que la description de la carte de fonction est "Convertir des fichiers PDF en d'autres versions de PDF par lots", il convient donc pour sélectionner par lots ZUGFeRD comme format cible.
Opérations But:Entrez dans la fonction de conversion de version PDF.
Résultats attendus:Le logiciel ouvre la page de l'assistant de traitement «Convertir PDF vers une autre version de PDF».
Étape 2: Ajouter les fichiers PDF qui doivent être convertis
Après être entré dans la page des fonctionnalités, le haut de l'interface fournitAjouter un fichierEtImporter des fichiers à partir d'un dossierDeux entrées. Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner un par un; si un dossier contient beaucoup de fichiers PDF, il est recommandé d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", qui peut être importé plus rapidement.
Une fois le fichier importé, des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification sont affichées dans la liste. 4 fichiers PDF ont été importés dans la capture d'écran et le nombre d'enregistrements indiqué en bas est de 4. Sur la droite, vous pouvez également voir l'entrée de l'opération de suppression et fournir des boutons de filtrage et de tri pour faciliter la vérification et l'organisation des enregistrements en attente lorsqu'il y a plus de fichiers.
Opérations But:Ajoutez tous les fichiers PDF que vous devez convertir en ZUGFeRD à la liste en attente.
Résultats attendus:Tous les fichiers PDF cibles sont affichés dans la liste en attente, après avoir confirmé qu'ils sont corrects, cliquez sur le basProchaine étape.
Étape 3: Choisissez ZUGFeRD dans les options de version
Lorsque vous entrez dans «Définir les options de traitement», l'interface répertorie plusieurs versions ou normes PDF convertibles, telles que PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3a, PDF/X, PDF 1.7, etc. Trouvez et cochez parmi ces optionsZUGFeRD.
L'option ZUGFeRD dans la capture d'écran a été sélectionnée, indiquant que la version cible de cette conversion par lots a été définie sur ZUGFeRD.
Opérations But:Spécifie que la norme cible pour la conversion par lots est ZUGFeRD.
Résultats attendus:L'option unique ZUGFeRD est sélectionnée, puis cliquez surProchaine étapeEntrez les paramètres de l'emplacement de sauvegarde.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
À partir de la barre d'étape de l'interface, vous pouvez voir que l'ensemble du processus comprend quatre étapes: "Sélectionner l'enregistrement à traiter", "Définir les options de traitement", "Définir l'emplacement d'enregistrement" et "Démarrer le traitement". Après avoir sélectionné ZUGFeRD, continuez à cliquer sur Suivant et suivez les instructions du logiciel pour définir l'emplacement d'enregistrement du fichier converti.
Il est recommandé d'enregistrer le fichier de sortie dans un nouveau dossier, tel que "Sortie ZUGFeRD" ou "PDF converti", afin d'éviter de se mélanger avec le PDF d'origine et de vérifier plus clairement. Une fois la configuration terminée, entrez dans la dernière étape et commencez le traitement, le logiciel convertit les fichiers par lots par liste.
Opérations But:Déterminer où enregistrer les résultats de la conversion et démarrer la tâche de conversion par lots.
Résultats attendus:Plusieurs fichiers PDF sont uniformément convertis au format standard ZUGFeRD et les utilisateurs peuvent voir les résultats du traitement dans le répertoire de sortie.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Combien de PDF peuvent être traités à la fois?
Du point de vue opérationnel, le logiciel prend en charge l'ajout de fichiers par lots, ainsi que l'importation de fichiers à partir de dossiers, il convient donc au traitement de plusieurs PDF. La quantité réelle de traitement est recommandée en combinaison avec les performances de l'ordinateur, la taille du fichier et l'urgence de la tâche; lorsque les fichiers sont particulièrement nombreux, ils peuvent être traités par dossier ou par lots pour faciliter la vérification des résultats.
2. Que faut-il faire après avoir choisi ZUGFeRD?
Sélectionnez ZUGFeRD pour définir simplement la version de conversion cible. Le suivi doit également continuer à terminer la configuration de l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement à la dernière étape. Ne fermez pas le logiciel directement après la sélection de la version à la deuxième étape, sinon la tâche ne sera pas exécutée.
3. Le fichier PDF original sera-t-il couvert?
La capture d'écran montre que le processus contient une étape «Définir l'emplacement de sauvegarde». Pour des raisons de sécurité, il est recommandé d'enregistrer les fichiers convertis dans un répertoire séparé, sans remplacer directement les fichiers d'origine. De cette manière, le PDF d'origine peut être conservé même s'il doit être reconverti ou vérifié ultérieurement.
4. Est-il nécessaire de répondre aux exigences du destinataire après la conversion?
ZUGFeRD est un format standard couramment utilisé dans des scénarios tels que les factures électroniques. Différentes entreprises, plates-formes ou pays peuvent avoir des exigences supplémentaires en matière de contenu de fichier, de données intégrées et de règles de contrôle. Une fois la conversion par lots terminée, il est recommandé d'échantillonner pour ouvrir la vérification du fichier et de la vérifier selon les exigences du destinataire.
5. Un nom de fichier long ou un chemin profond affecte-t-il le traitement?
Il est recommandé d'utiliser des chemins de dossier clairs et courts pour le traitement par lots et d'éviter trop de symboles spéciaux. Cela peut réduire les problèmes de reconnaissance de chemin et faciliter la recherche ultérieure des résultats de conversion.
Résumé
Pour convertir des fichiers PDF en format standard ZUGFeRD par lots, le processus de base n'est pas compliqué: HeSoft Doc Batch Tool Entrez dans l'outil PDF, sélectionnez "Convertir PDF en d'autres versions de PDF", ajoutez ou importez plusieurs fichiers PDF, cochez ZUGFeRD dans la liste de versions, et enfin définissez l'emplacement d'enregistrement et commencez le traitement.
Par rapport à la conversion manuelle de fichier par fichier, le traitement par lots peut réduire considérablement les opérations répétées, en particulier pour les scénarios financiers, administratifs, de gestion de fichiers et de livraison de documents d'entreprise. Si vous devez traiter un grand nombre de fichiers PDF à la fois, il est recommandé de suivre les étapes de cet article pour tester le processus avec un petit nombre de fichiers, confirmer que le résultat de sortie répond aux exigences, puis convertir le fichier PDF dans le dossier complet par lots.