PDFのアーカイブ、印刷、審査時には、各ファイルのページ数を事前に把握する必要がよくあります。手動で開いてページ数を確認し、ファイル名を変更する方法は非効率でミスも発生しがちです。本記事では、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、PDFの総ページ数をファイル名に一括で書き込む方法を紹介します。「ファイル名にドキュメントの総ページ数を追加」機能により、複数のPDFをインポートし、ページ数を先頭または末尾に表示する位置を選択し、「Pages -」などのカスタムテキストを設定することで、標準化されたファイル名を迅速に生成できます。
ファイルのアーカイブや印刷準備において、PDFのページ数は非常に重要な情報です。しかし、ほとんどのPDFファイルはエクスプローラー上ではファイル名、更新日時、ファイルの種類しか表示されず、総ページ数を直接確認することはできません。各PDFのページ数を知るには、通常、ファイルを開き、ページ数を確認し、ファイルを閉じる必要があります。ページ数をファイル名に含める必要がある場合は、さらに手動で名前を変更する必要があります。数十、数百ものPDFファイルがある場合、このプロセスには非常に時間がかかります。
この記事では、よりオフィスシーンに適した処理方法を紹介します。それは、PDFのページ数を一括取得し、総ページ数をファイル名の前または後ろに自動的に書き込む方法です。スクリーンショットで使用されているソフトウェアは「 HeSoft Doc Batch Tool 」です。これは、ファイルの一括処理向けに設計されたオフィスソフトウェアであり、ユーザーの反復作業の削減を支援します。この記事では、処理前、処理後、および操作手順のスクリーンショットを交えながら、PDFの読み込みからページ数入りファイル名の生成までの全プロセスを説明します。
利用シーン：ファイルのアーカイブ、印刷、審査に必要なPDFページ数情報
日常業務において、PDFのページ数情報は頻繁に利用されますが、直感的ではない場合がよくあります。例えば、管理部門の担当者が制度文書を整理する際、短い通知と長い文書を区別する必要があります。法務担当者が契約書のスキャンファイルを管理する際、各ファイルにページの欠落がないか確認する必要があります。研修部門が教材を準備する際、印刷ページ数を見積もる必要があります。プロジェクトチームが報告書をアーカイブする際、資料の規模を素早く判断する必要があります。これらのシナリオでは、ユーザーはPDFの総ページ数をすぐに把握できることが求められます。
ページ数がPDF内部にしか存在しない場合、確認のたびにファイルを開く必要があります。ページ数をファイル名に書き込むことで、ファイルリストは簡易的なページ数一覧へと変わります。例えば、「2 Pages - ファイル名.pdf」はそのPDFが2ページであることを示し、「180 Pages - ファイル名.pdf」はそのPDFが180ページであることを示します。これにより、閲覧、並べ替え、チェック、連絡時のいずれにおいても、より便利になります。
この処理方法は、特に資料を集中的に整理するシーンに適しています。例えば、プロジェクトディレクトリ内のすべてのPDFの名前を統一して変更したり、印刷待ちフォルダ内のPDFすべてにページ数を付与したりする場合です。手動で一つずつ修正するのに比べて、一括処理ツールはフォーマットの一貫性を保証し、修正漏れや誤った修正の確率を大幅に低減します。
処理前の状態：PDFファイル名からはタイトルしか分からない
処理前のスクリーンショットから分かるように、フォルダには複数のPDFファイルが含まれており、名前は様々です。英語のタイトル、アンダースコアを含むファイル名、スペースを含むファイル名、ハイフンを含むファイル名などがあります。これらのファイル名から文書の内容を説明することはできても、総ページ数を表示することはできません。
例えば、ユーザーは「human-exploration.pdf」だけでは、それが何ページあるのか判断できません。また、「Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf」から、それが長い資料であるかどうかを見分けることもできません。ページ数に応じて印刷タスクを割り振ったり、資料の完全性を確認したり、アーカイブの並べ替えを行ったりする必要があるユーザーにとって、このようなファイル名の情報量は不十分です。
処理後の状態：ファイル名の先頭にPDFの総ページ数が表示される
処理後、ファイル名は明らかに変化します。各PDFの先頭にページ数情報が追加され、統一して「Pages -」のフォーマットが付与されます。例えば、「2 Pages - The Safety of Mars Sample Return.pdf」「6 Pages - Voyager-Grand-Tour.pdf」「10 Pages - SampleContract-Shuttle.pdf」「77 Pages - human-exploration.pdf」のようになります。
この結果は、ソフトウェアが二つのアクションを完了したことを示しています。一つは、各PDFファイルのページ総数を読み取ること。もう一つは、ユーザーが設定したルールに従って、ページ数と追加テキストをファイル名に書き込むことです。PDFによってページ数が異なるため、処理後のファイル名の先頭部分も異なり、これにより真の一括集計と一括リネームが実現されます。
操作手順：PDFの総ページ数をファイル名に一括追加する
手順1：ソフトウェアを開き「ファイル名にドキュメントの総ページ数を追加」を選択
HeSoft Doc Batch Tool を起動したら、左側のナビゲーションバーから「ファイル名」を選択します。このカテゴリには、ファイル名の一括処理に関連する機能（ファイル名のキーワード置換、ファイル名へのテキスト挿入、プレフィックス・サフィックスの追加、ファイル名内のテキスト削除など）が集中して配置されています。今回追加したいのは「ドキュメントの総ページ数」であるため、「ファイル名にドキュメントの総ページ数を追加」をクリックする必要があります。
この手順で重要なのは、正しい機能を選択することです。通常のプレフィックス・サフィックス機能では固定テキストしか追加できませんが、「ファイル名にドキュメントの総ページ数を追加」は、各ドキュメントの実際のページ数に基づいて異なる内容を生成できるため、PDFのページ数集計と命名に適しています。
手順2：処理したいPDFをタスクリストに追加する
機能ページに入ると、最初の段階は「処理するレコードの選択」です。画面上には「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」という二つの主要な入り口が表示されます。対象PDFが異なるフォルダに分散している場合は「ファイルを追加」を使用し、一つのディレクトリに集中している場合は「フォルダからインポート」を使用する方が効率的です。
インポートが完了すると、ソフトウェアは処理待ちファイルを表形式で表示します。スクリーンショットには、ファイル名、パス、拡張子、作成日時、更新日時などの情報がリストされており、拡張子はpdfと表示されています。ここで、ファイルリストを一行ずつ確認し、処理が必要なすべてのPDFが含まれていることを確認するとともに、処理が不要なレコードを削除することを推奨します。これにより、一括タスク実行後に不必要なファイル名の変更が発生するのを防ぐことができます。
確認が完了したら、下部の「次へ」をクリックして、処理ルールの設定に進みます。この時点での期待される結果は、すべてのPDFファイルが同一の一括タスクに組み込まれ、後続の設定がこれらのファイルに一律に適用される状態になっていることです。
手順3：ページ数を書き込むファイル名内の位置を選択
「処理オプションの設定」ページでは、「位置」エリアを確認できます。ソフトウェアは「開始位置」と「終了位置」の二つのオプションを提供しています。「開始位置」を選択すると、ページ数は元のファイル名の先頭に追加されます。「終了位置」を選択すると、ページ数は元のファイル名の末尾に追加されます。
スクリーンショットでは「開始位置」が選択されています。そのため、処理結果ではページ数がファイル名の最前面に表示されています。この方法は、フォルダを開いたときに最初にページ数を目にしたいユーザーに適しています。もしアーカイブルールで元のファイルタイトルを先頭に保つ必要がある場合は、「終了位置」を選択することもできます。どちらの方法にも絶対的な優劣はなく、重要なのはチームのファイル命名規則に合致しているかどうかです。
手順4：ページ数の左右に配置するカスタムテキストを設定
同じページには、「左側に追加するカスタムテキスト」と「右側に追加するカスタムテキスト」も含まれています。スクリーンショットでは、「左側に追加するカスタムテキスト」は空欄で、「右側に追加するカスタムテキスト」には「Pages -」と入力されています。これは、ソフトウェアが最初にPDFの総ページ数を書き込み、次に「Pages -」を書き込み、最後に元のファイル名を続けることを意味します。
処理後に表示される「2 Pages - The Safety of Mars Sample Return.pdf」は、まさにこのルールの結果です。ここでの「2」はPDFの実際の総ページ数、「Pages -」はユーザーが入力した右側のカスタムテキスト、その後ろの部分は元のファイル名です。この設定により、ユーザーは元のファイルタイトルを保持しつつ、ページ数情報を追加することができます。
日本語で命名する必要がある場合は、カスタムテキストを社内基準に合ったフォーマット、例えばページ数の後に「ページ -」を追加するように調整できます。ただし、日本語でも英語でも、後からの検索や管理を容易にするために、同一バッチのファイル内では一貫性を保つことを推奨します。
手順5：保存場所を設定し、一括処理を開始する
プロセスバーから確認できるように、ソフトウェアには続いて「保存場所の設定」と「処理開始」の二つの手順があります。位置とカスタムテキストの設定が完了したら、「次へ」をクリックして処理結果の保存場所を選択します。一括での名前変更は複数のファイルに影響を与えるため、正式なファイルを処理する前に、テスト用フォルダで操作し、結果が期待通りであることを確認することを強く推奨します。
処理開始の手順に進むと、ソフトウェアは自動的にページ数の読み取り、新しいファイル名の生成、結果の出力を完了します。処理が完了したら、保存先ディレクトリを開くと、ページ数のプレフィックスまたはサフィックスが付与されたPDFファイルを確認できます。処理前後のスクリーンショットを比較すると、ファイル名の本体は保持されたまま、指定された位置に総ページ数とカスタムテキストが追加されているだけであることがわかります。
よくある質問と注意事項
1. ページ数をファイル名の先頭に配置することを推奨する理由は？
ページ数をファイル名の先頭に配置することで、ユーザーはファイルリスト上で素早くページ数を確認でき、特に印刷準備や資料審査に適しています。処理後のスクリーンショット内の赤枠も、ファイル名先頭のページ数情報を強調しており、閲覧時に非常に直感的です。
2. 元のファイル名の並び順を維持したい場合はどうすれば良いですか？
元のファイル名自体が既にプロジェクト、日付、番号などでソートされている場合、ページ数を先頭に配置すると視覚的なソートの慣習が変わる可能性があります。その場合は、設定で「終了位置」を選択し、ページ数情報をファイル名の末尾に追加することで、元のファイル名の先頭部分を可能な限り維持できます。
3. 一括処理の前に確認すべき内容は？
以下の三点を確認することを推奨します。ファイルがすべてPDFであるか、すべて処理対象の資料であるか、命名規則が期待通りか。特に正式なアーカイブファイルの場合は、最初にコピーを取ってテストすることを強く推奨します。一度の修正で後から手戻りが発生するのを避けるためです。
4. ファイル名の元のタイトルは失われますか？
処理後の状態から見ると、元のファイル名の本体は保持されており、ソフトウェアはページ数と「Pages -」というテキストを追加しているだけです。つまり、この処理方法はページ数でファイル名を置き換えるのではなく、元のファイル名をベースに情報を追加するものです。
5. この方法はWord, docx, docなどのドキュメントにも使えますか？
この記事では、主にPDFのページ数を一括で集計し、ファイル名に書き込む方法について説明しています。オフィスでは、docx, docなどのWord文書でもページ数を付与する必要が生じることがあります。スクリーンショットの機能名は「ファイル名にドキュメントの総ページ数を追加」ですが、具体的にどのフォーマットをサポートしているかは、ソフトウェアの実際の機能と処理結果に準じます。処理前に、少量のサンプルでテストすることを推奨します。
まとめ：繰り返しのPDFページ数集計は一括処理ツールに任せる
PDFのページ数を一括で集計してファイル名に書き込むことで、ファイルリスト上で直接ドキュメントのボリュームを把握できるようになり、PDFを開いてページ数を確認するという繰り返しの操作を削減できます。アーカイブ、印刷、審査、資料配布、ナレッジベース管理にとって、これはシンプルながら非常に効果的な効率化手法です。
HeSoft Doc Batch Tool を使用する場合の全体的な流れは複雑ではありません。「ファイル名」カテゴリに入り、「ファイル名にドキュメントの総ページ数を追加」を選択し、PDFファイルをインポートし、ページ数を追加する位置を開始位置か終了位置に設定し、カスタムテキストを入力し、保存場所を設定して処理を開始します。まずは少数のPDFで命名規則をテストし、フォーマットに満足したら、フォルダ全体を一括処理することを推奨します。これにより、安全性を確保しつつ、オフィスソフトウェアによるファイルの一括処理と反復作業の削減という価値を最大限に活用できます。