많은 사용자가 자료를 제출하거나 시스템을 도킹하거나 오랫동안 제출할 때 "호환되지 않는 PDF 버전" 문제가 발생합니다. 예를 들어 상대방은 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0 만 허용합니다. 수동 절약은 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 기사는 사무실 소프트웨어를 결합합니다." HeSoft Doc Batch Tool "실제 인터페이스는 PDF 파일을 일괄 가져 와서 대상 버전을 선택하고 균일하게 변환을 완료하는 방법을 명확하게 설명합니다. 읽은 후에는 PDF 파일 버전을 1.5, 1.6, 2.0 및 기타 버전 번호로 일괄 변환하여 반복 작업을 줄이고 문서 처리 효율성을 향상시키는 방법을 빠르게 마스터 할 수 있습니다.
매일 사무실에서 PDF 파일 버전이 균일하지 않은 것은 매우 일반적인 문제입니다. 예를 들어 일부 비즈니스 시스템은 하위 버전의 PDF 만 지원하며 일부 파트너는 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0 을 제출해야하며 일부 보관 시나리오에는 특정 PDF/A 표준이 필요합니다. 파일 수가 적 으면 수동 처리를 거의 완료 할 수 없습니다. 그러나 일단 일괄 변환이 필요하면 하나씩 저장하는 것은 비효율적 일뿐만 아니라 파일을 누설하고 잘못된 버전을 선택하기 쉽습니다.
이 기사는 해결하는 것입니다.일괄 변환 PDF 파일 버전 1.5, 1.6, 2.0 또는 기타 버전 번호문제의. 사무실 소프트웨어로 HeSoft Doc Batch Tool , 한 번에 여러 PDF를 가져올 수 있으며, 대상 버전을 균일하게 설정 한 다음 중앙 처리, 특히 일괄 파일 정렬 및 표준화 된 출력에 적합합니다.
적용 가능한 시나리오
이 기사는 다음과 같은 상황을 겪고있는 경우 도움이 될 것입니다.
- 다른 시스템은 PDF 버전이 너무 높거나 너무 낮아서 업로드 할 수 없다는 메시지를 표시합니다.
- PDF의 배치를 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0 으로 변환해야합니다.
- 파일 사양에 따라 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-4 및 기타 표준 버전으로 변환해야합니다.
- 회사는 작업 중복을 줄이기 위해 계약, 보고서, 지침, 스캔 사본 등과 같은 PDF 문서를 매일 일괄 처리해야합니다.
- 문서의 출처는 복잡하고 버전이 일치하지 않습니다. 균일하게 출력되고 고객 또는 내부 시스템에 배포되어야합니다.
많은 수의 문서를 자주 다루는 관리, 법률, 재무, 파일, 프로젝트, 운영 및 기타 직책의 경우 PDF 버전의 일괄 변환은 매우 일반적인 사무실 요구 사항입니다.
효과 미리보기
치료 전
소프트웨어 홈페이지에서 PDF 도구를 입력 한 후"PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"기능 입구. 이 항목은 소프트웨어가 PDF를 다른 형식으로 변환하는 대신 PDF 파일 버전을 직접 조정할 수 있음을 보여줍니다.
함수를 입력 한 후 첫 번째 단계는 처리 할 파일을 추가하는 것입니다. 인터페이스에 가시적"파일 추가"폴더에서 파일 가져오기"빈"및 기타 버튼은 파일 이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간 및 기타 정보를 목록 형식으로 표시하여 가져오기가 올바른지 확인할 수 있습니다.
치료 후
처리 옵션을 설정할 때 소프트웨어는 공통점을 포함하여 몇 가지 옵션 버전을 제공합니다.PDF 1.0, PDF 1.1, PDF 1.2, PDF 1.3, PDF 1.4, PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7, PDF 2.0또한 PDF/A, PDF/X 및 PDF/UA와 같은 다양한 표준을 지원합니다. 대상 버전을 선택한 후 저장 위치를 계속 설정하고 일괄 처리를 시작할 수 있습니다.
처리가 완료되면 시스템 업로드, 문서 교환 및 장기 보관에 더 적합한 통합 버전의 PDF 파일을 얻을 수 있습니다.
운영 단계
1 단계: "PDF의 다른 버전에 PDF" 기능 입력
오픈 HeSoft Doc Batch Tool , 왼쪽에서 선택PDF 도구그런 다음 함수 목록에서 "를 찾아 클릭하십시오.PDF를 PDF의 다른 버전으로 변환".
이 단계의 목적:올바른 배치 처리 모듈을 입력하고 "PDF에서 Word로", "PDF에서 Excel로" 및 "PDF에서 TXT로" 와 같은 다른 형식 변환 기능을 선택하지 마십시오.
예상 결과:이 기능의 처리 페이지를 입력하고 "처리 할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정" 및 "처리 시작" 과 같은 단계별 프로세스를 표시하십시오.
2 단계: 일괄 변환해야하는 PDF 파일 추가
처리 페이지를 입력 한 후 "처리 할 레코드 선택" 단계에서 파일을 가져옵니다. 실제 상황에 따라 선택할 수 있습니다.
- 파일 추가: 다른 위치에서 여러 PDF를 선택하기에 적합합니다.
- 폴더에서 파일 가져오기한 번에 동일한 폴더에 많은 수의 PDF를 가져 오는 데 적합합니다.
가져오기가 완료되면 파일이 목록에 표시되고 다음을 볼 수 있습니다.
- 파일 이름
- 파일 경로
- 확장
- 창조 시간
- 수정 시간
수입품이 잘못되면 사용할 수도 있습니다."빈목록의 오른쪽에서 파일을 삭제하여 개별 파일을 다시 추가하거나 제거하십시오.
이 단계의 목적:파일의 통합 PDF 버전을 일회성 컬렉션을 작업 목록으로 변환해야합니다.
예상 결과:처리 할 모든 PDF는 실제 파일 수와 일치하는 레코드 수로 목록에 정확하게 표시되고"다음 단계버전 설정 페이지로 이동하십시오.
3 단계: 1.5, 1.6, 2.0 과 같은 대상 PDF 버전을 선택
처리 옵션 설정 페이지에서 여러 버전 옵션을 볼 수 있습니다.
일반적인 요구 사항은 일반적으로:
- PDF 1.5
- PDF 1.6
- PDF 1.7
- PDF 2.0
스크린 샷의 예가 확인됩니다.PDF 2.0. PDF를 1.5 또는 1.6 으로 일괄 변환하는 것이 목표라면 여기에서 해당 버전을 선택하십시오.
정사이즈 PDF 버전 외에도 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-4, PDF/X-1a, PDF/X-3, PDF/UA-1 같은 표준 버전도 페이지에서 볼 수 있습니다. 이러한 옵션은 파일링, 인쇄, 접근성 또는 산업별 규제 요구 사항이있는 사용자에게도 유용합니다.
이 단계의 목적:변환된 PDF가 시스템 호환성 또는 보관 요구 사항을 충족하는지 확인하기 위해 출력 파일의 대상 기준을 지정합니다.
예상 결과:대상 버전이 PDF 1.5, PDF 1.6 또는 PDF 2.0 과 같이 올바르게 선택한 다음 클릭하십시오.다음 단계"계속.
4 단계: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 시작
인터페이스 프로세스에서 볼 수 있듯이 버전 설정 후"설정 저장 위치"와"시작 처리"두 단계. 즉, PDF 버전을 선택한 후 프로세스에 따라 출력 위치를 계속 설정 한 다음 일괄 처리를 수행합니다.
이 단계의 목적:후속 검색, 업로드 또는 보관을 위해 변환된 PDF 파일에 대해 균일 한 출력 디렉토리를 지정합니다.
예상 결과:선택한 대상 PDF 버전, 일괄 출력 처리 파일에 따라 소프트웨어.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. PDF 1.5, 1.6 또는 2.0 을 선택해야합니까?
원칙은 간단합니다.받는 당사자의 요구 사항에 따라. 상대방이 PDF 1.5 를 명확하게 규정 한 경우 1.6 또는 2.0 을 선택하지 마십시오. 특별한 요구 사항이없는 경우 일반적으로 비즈니스 시스템의 호환성에 따라 결정할 수 있습니다. 오래된 시스템은 PDF 1.4, 1.5 또는 1.6 을 선호하는 반면, 새로운 환경은 PDF 1.7 또는 PDF 2.0 을 사용할 수 있습니다.
2. 일괄 적으로 가져올 때 "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용하는 것이 적합합니까?
파일이 여러 위치에 흩어져있는 경우 "파일 추가" 를 사용하는 것이 좋습니다. 파일이 동일한 디렉토리에 구성된 경우 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용하는 것이 더 효율적입니다. 이것은 또한 사무실 소프트웨어 배치 처리의 핵심 가치입니다: 반복 된 클릭을 줄입니다.
3. 변환하기 전에 파일 목록을 확인하고 싶습니까?
확인하는 것이 좋습니다. 특히 수십 또는 수백 개의 PDF를 일괄 처리 할 때 관련없는 파일을 잘못 처리하지 않도록 먼저 이름, 경로 및 레코드 수를 확인해야합니다.
4. PDF/A, PDF/X 및 일반 PDF 버전의 차이점은 무엇입니까?
일반 PDF 1.5, 1.6 및 2.0 은 버전 호환성 요구 사항을 선호합니다. PDF/A는 장기 보존 및 보관을 선호합니다. PDF/X는 인쇄 관련 장면에서 자주 사용됩니다. PDF/UA는 장벽없는 독서와 관련이 있습니다. "시스템이 특정 PDF 버전 만 인식합니다" 라는 문제 만 해결하면 일반적으로 일반 PDF 버전을 선택할 수 있습니다.
5. 왜 수동 저장 대신 일괄 처리 소프트웨어를 사용하는 것이 권장됩니까?
파일을 수동으로 처리하는 것이 어렵지 않기 때문에 많은 반복 작업이 어려워집니다. 사무실 소프트웨어의 가치는 다음과 같습니다.일괄 수입, 통합 설정, 일회성 처리. 이것은 시간을 절약 할뿐만 아니라 수동 조작의 오류율을 감소시킵니다.
요약
필요할 때일괄 변환 PDF 파일 버전 1.5, 1.6, 2.0 또는 기타 버전 번호사용할 때 HeSoft Doc Batch Tool 수동으로 하나씩 처리하는 것보다 훨씬 효율적입니다. 전체 프로세스는 매우 명확합니다. 먼저 "PDF를 다른 버전의 PDF로" 기능을 입력 한 다음 일괄 적으로 파일을 추가 한 다음 대상 버전을 선택하고 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오.
계약, 보고서, 파일, 스캔 등과 같은 문서를 자주 처리하는 사무실 시나리오의 경우이 일괄 처리 방법은 작업 중복을 크게 줄이고 문서 표준화 및 전달 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
현재 호환되지 않는 PDF 버전, 시스템 업로드 실패 또는 일괄 보관 요구 사항에 문제가있는 경우이 문서의 단계를 직접 수행하는 것이 좋습니다. 먼저 작은 파일 배치로 대상 버전을 테스트 한 다음 대량으로 변환하면 더 안전하고 효율적입니다.