전자 송장을 수신 할 때 많은 기업은 종종 OFD 파일이 미리 보거나, 인쇄, 보내기 및 보관하기에 편리하지 않다는 문제에 직면합니다. 특히 일괄 송장을 마주 할 때 하나씩 변환하면 시간이 많이 걸립니다. 이 기사는 "많은 OFD 전자 송장 파일을 일괄 적으로 PDF 형식으로 변환" 하는 실제 사무실 요구 사항에 초점을 맞추고 사무실 소프트웨어를 사용하여 처리를 신속하게 완료하는 방법을 소개합니다. 적용 가능한 시나리오, 처리 전후의 효과, 특정 운영 단계 및 일반적인 예방 조치를 통해 수동 작업이 적은 OFD를 PDF로 완료하고 재무 조정, 상환 흐름 및 데이터 보관의 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
매일 사무실에서 금융, 관리, 조달, 상환 전문가는 종종 많은 수를받습니다.OFD 전자 송장. 이러한 문서는 전자 청구서 유통 요구 사항을 충족하지만 실제 사용시 PDF만큼 편리하지는 않습니다. 일부 동료는 OFD를 열지 않고 일부 시스템은 PDF를 더 많이 업로드하며 인쇄, 유통 및 통합 제출하기 전에 형식 변환이 종종 필요합니다. 특히 하나 또는 두 개의 OFD 송장이 없지만 수십 또는 수백 개의 OFD 송장이 있으면 하나씩 처리가 느릴뿐만 아니라 놓치기 쉽습니다.
이 기사는 해결하는 것입니다.많은 OFD 전자 송장을 대량으로 PDF 형식으로 변환문제의. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 사용하십시오. HeSoft Doc Batch Tool 이러한 종류의 사무실 소프트웨어는 해당 기능 페이지를 직접 입력하고 OFD 파일을 일괄 처리 한 다음 후속 처리 프로세스를 계속 실행하여 노동의 중복을 줄이고 기업의 실제 사무실 장면에 더 적합합니다.
적용 가능한 시나리오
이 기사는 다음과 같은 상황을 겪고있는 경우 도움이 될 것입니다.
- 전자 송장 일괄 처리: 월, 프로젝트 또는 고객별로 정렬을 용이하게하기 위해 OFD 송장을 PDF로 균일하게 변환해야합니다.
- 상환 데이터 제출: 상환 시스템, 승인 프로세스 또는 외부 파트너는 PDF 송장 첨부 파일을 수신하는 데 더 익숙합니다.
- 문서 순환 및 인쇄: PDF 호환성이 더 높으며 동료, 고객 또는 리더에게 보낼 때 직접 열고 보는 것이 더 쉽습니다.
- 금융 보유 백업: 일괄 변환 후 OFD 송장을 균일하게 저장하여 후속 검색 및 참조를보다 편리하게 만듭니다.
청구서 파일을 자주 처리해야하는 위치의 경우 지원을 선택하십시오.일괄 처리 파일사무실 소프트웨어는 반복 클릭 및 수동 마무리 비용을 크게 줄일 수 있습니다.
효과 미리보기
치료 전
여러 원본 파일. Ofd일반적으로 로컬 폴더에 흩어져있는 전자 송장 형식. 수동으로 열거나 절약하거나 변환하는 것은 비효율적입니다.
치료 후
OFD 송장의 동일한 배치를 균일하게 변환 할 수 있습니다.PDF더 편리한 파일:
- 일반적인 사무실 환경에서 직접 미리보기;
- 동료, 고객 또는 감사인에게 대량으로 보내십시오.
- PDF 첨부 파일이 필요한 비즈니스 시스템에 업로드;
- 청구서, 바우처, 상환 첨부 파일 장기 제출로.
운영 단계
1 단계: "OFD에서 PDF로" 기능 입력
스크린 샷에서 볼 수 있듯이 HeSoft Doc Batch Tool 메인 인터페이스에서"더 많은 도구"이후에 포함 된 여러 형식 처리 항목을 볼 수 있습니다."1. OFD를 PDF로 변환".
운영 목적:올바른 변환 도구를 입력하고 OFD 전자 송장의 일괄 처리를 준비하십시오.
예상 결과:특수 OFD를 PDF 페이지로 열고 공식 처리 프로세스를 입력하십시오.
2 단계: 일괄 변환 할 OFD 송장 파일 추가
기능 페이지를 입력 한 후 인터페이스의 상단이 제공합니다."파일 추가"과"폴더에서 파일 가져오기"수입하는 두 가지 방법.
- 송장 파일이 흩어져있는 경우 클릭 할 수 있습니다."파일 추가"수동으로 여러 OFD 파일을 선택합니다.
- 많은 전자 송장이 동일한 디렉토리에 중앙 집중식 된 경우 직접 사용하는 것이 좋습니다."폴더에서 파일 가져오기"배치 변환 시나리오에 더 적합합니다.
스크린 샷에서 볼 수 있듯이 가져온 후 목록에 파일이 표시됩니다.이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간현재 보류중인 파일을 완전히 가져 오는지 확인하기 위해 레코드 수를 계산합니다.
운영 목적:작업을 하나씩 반복하지 않도록 한 번에 변환해야하는 모든 OFD 송장을 가져옵니다.
예상 결과:처리 할 모든 송장이 작업에 추가되었는지 확인하기 위해 파일 목록에 여러 개의 OFD 레코드가 나타납니다.
3 단계: 파일 목록을 확인하고 관련없는 파일을 정리하십시오.
파일을 가져온 후에는 먼저 목록 내용을 간단히 확인하는 것이 좋습니다.
- 확장이Ofd;
- 잘못된 폴더를 가져 오지 않도록 경로가 올바른지 확인하십시오.
- 레코드를 처리 할 필요가없는 경우 목록의 오른쪽에있는 삭제 버튼을 사용하여 제거 할 수 있습니다.
- 이 가져오기가 잘못되면 사용할 수도 있습니다."빈"다시 가져옵니다.
운영 목적:다음 단계로 진행하기 전에 변환 할 문서가 정확한지 확인하십시오.
예상 결과:이번에는 일괄 적으로 PDF로 변환해야하는 OFD 전자 송장 만 목록에 유지됩니다.
4 단계: "다음" 을 클릭하여 후속 처리 흐름을 입력하십시오.
스크린 샷 하단에 표시"다음 단계"버튼. 페이지 상단의 프로세스는 현재 단계가 "처리 할 레코드 선택" 이며 나중에 입력 될 것임을 보여줍니다."저장 위치 설정"과"시작 처리".
따라서 파일 가져오기 및 검사를 완료 한 후 직접 클릭하십시오."다음 단계", 출력 위치를 계속 설정하고 변환을 수행하십시오.
운영 목적:저장 경로 설정 및 공식 변환 단계를 입력합니다.
예상 결과:소프트웨어는 OFD-to-PDF 프로세스를 계속하여 저장하고 사용할 수있는 PDF 파일을 생성합니다.
5 단계: 저장 위치 설정 및 배치 변환 시작
페이지 프로세스 프롬프트에 따라 다음이 입력됩니다."저장 위치 설정"과"시작 처리"두 단계. 여기서 핵심 아이디어는 매우 분명합니다. 먼저 변환 된 PDF 저장소 디렉토리를 지정한 다음 작업을 시작하십시오.
운영 목적:변환 된 PDF 파일을 지정된 폴더로 통합 된 출력을 보관하고 후속 검색을 쉽게 할 수 있습니다.
예상 결과:원래 OFD 송장에 해당하는 PDF 파일을 일괄 처리하여 전자 송장 형식의 변환을 완료합니다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. 일괄 적으로 가져올 때 "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기" 를 선택하십시오.
OFD 전자 송장이 이미 같은 폴더에 있는 경우"폴더에서 파일 가져오기", 더 효율적인; 파일이 다른 위치에 흩어져있는 경우, 사용"파일 추가"더 유연한.
2. 변환하기 전에 왜 파일 목록을 확인해야합니까?
실제 사무실에서 폴더는 테스트 문서, 중복 송장 또는 처리 할 필요가없는 자료와 혼합 될 수 있습니다. 파일 이름, 경로 및 번호를 먼저 살펴보고 잘못된 처리를 줄입니다.
3. 많은 송장을 처리하는 것이 적합합니까?
인터페이스 설계 관점에서, 이것은 지향적이다.일괄 파일 처리사무실 소프트웨어 프로세스는 OFD 송장을 PDF로 통합 변환하는 데 특히 적합하며 수동 작업보다 시간이 많이 절약됩니다.
4. PDF로 변환하는 실제 값은 무엇입니까?
PDF는 미리보기, 인쇄, 전송, 업로드 및 보관을 위해 더 다양합니다. 재무 정보, 전자 송장 및 바우처 첨부 파일과 같은 문서 관리 시나리오의 경우 PDF가 더 쉽게 흐를 수 있습니다.
5. 취급하기 전에 권장 준비는 무엇입니까?
월, 프로젝트 및 고객 이름과 같이 일괄 적으로 동일한 폴더로 변환 할 OFD 송장을 배치하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 가져오기가 더 빠르고 변환된 PDF를 쉽게 관리할 수 있습니다.
요약
For"많은 OFD 전자 송장을 대량으로 PDF 형식으로 변환이 고주파 사무실 수요, 올바른 사무실 소프트웨어는 표준화 된 배치 프로세스로 원래의 반복적이고 지루하며 오류가 발생하기 쉬운 수동 작동과 같은 가치를 실제로 재생할 수 있습니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 그냥 입력하면됩니다.OFD를 PDF로 변환기능, 일괄 가져오기 파일, 목록을 확인하고 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하는 다음 단계로 계속하면 전자 송장 변환 작업을보다 효율적으로 완료 할 수 있습니다.
송장, 계약서, 청구서 또는 다양한 유형의 사무실 문서를 자주 처리해야하는 경우 가능한 한 많이 사용하는 것이 좋습니다.일괄 처리 파일이렇게하면 시간이 절약되고 후속 보관, 공유 및 검색에 더 도움이됩니다. 이제 OFD 송장 배치를 먼저 분류하고이 기사의 단계에 따라 한 번 수행하여 배치 사무소에서 가져온 효율성 향상을 느낄 수 있습니다.