Lors de la réception de factures électroniques, de nombreuses entreprises rencontrent souvent le problème de la prévisualisation, de l'impression, de l'envoi et de l'archivage des fichiers OFD, en particulier face à des lots de factures, il faut beaucoup de temps pour convertir un par un. Cet article se concentre sur les besoins réels de bureau de "conversion par lots de nombreux fichiers de factures électroniques OFD au format PDF", et explique comment effectuer rapidement le traitement avec un logiciel bureautique. Vous verrez les scénarios applicables, les effets avant et après le traitement, les étapes opérationnelles spécifiques et les précautions courantes pour vous aider à terminer OFD en PDF avec moins d'opérations manuelles et à améliorer l'efficacité de la consolidation financière, du transfert de remboursement et de l'archivage des données.
Dans le bureau quotidien, les commissaires aux finances, à l'administration, aux achats et au remboursement reçoivent souvent un grand nombreOFD facture électronique. Bien que ce type de fichier réponde aux exigences de circulation des factures électroniques, il n'est souvent pas aussi pratique que le PDF lorsqu'il est utilisé dans la pratique: certains collègues n'ouvrent pas l'OFD, et certains systèmes sont plus orientés vers le PDF pour le téléchargement, et la conversion de format est souvent nécessaire lors de l'impression, de la diffusion et de l'archivage unifié. Surtout quand il n'y a pas une ou deux, mais des dizaines ou des centaines de factures OFD en main, le traitement une par une est non seulement lent, mais aussi facile à manquer.
Ce que cet article veut résoudre, c'estConvertir de nombreuses factures électroniques OFD au format PDF en vracLe problème. Combiner les captures d'écran peut être vu, en utilisant HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau peut accéder directement à la page de fonction correspondante, importer des fichiers OFD par lots, puis continuer à exécuter le processus de traitement de suivi, ce qui réduit considérablement le travail répétitif et convient mieux à la scène de bureau réelle de l'entreprise.
Scènes applicables
Cet article sera plus utile si vous rencontrez les situations suivantes:
- Archivage en vrac de factures électroniques: Il est nécessaire de convertir un lot de factures OFD en PDF pour faciliter le tri par mois, projet ou client.
- Soumission des informations de remboursementLe système de remboursement, le processus d'approbation ou les partenaires externes sont plus habitués à recevoir des pièces jointes de factures PDF.
- Transfert et impression de fichiersLa compatibilité PDF est plus élevée et il est plus facile de l'ouvrir directement à vos collègues, clients ou dirigeants.
- Sauvegarde des fichiers financiers: Les factures OFD sont converties par lots et sauvegardées de manière unifiée, et il est plus pratique de les récupérer et de les consulter.
Pour les postes nécessitant un traitement fréquent des documents de facturation, choisissez un supportTraitement des fichiers par lotsLe logiciel de bureau peut réduire considérablement les clics répétés et les coûts de finition manuelle.
Aperçu des effets
Avant le traitement
Les fichiers d'origine sont multiples. OfdLes factures électroniques au format sont généralement stockées de manière décentralisée dans un dossier local. Il est moins efficace d'ouvrir, de stocker ou de convertir manuellement un par un.
Après le traitement
Le même lot de factures OFD peut être converti uniformément enPDFFichier, plus pratique:
- Aperçu direct dans les environnements de bureau courants;
- Envoyer par lots à des collègues, des clients ou des auditeurs;
- Télécharger sur un système d'entreprise qui nécessite des pièces jointes PDF;
- Archivage à long terme en tant que factures, bons et pièces jointes de remboursement.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à la fonction "Convertir OFD en PDF"
Visible de la capture d'écran, dans HeSoft Doc Batch Tool Dans l'interface principale, cliquez sur“Plus d'outils”Après cela, vous pouvez voir plusieurs entrées de traitement de format, qui contiennent"1. Convertir OFD en PDF".
Opérations But:Entrez le bon outil de conversion et préparez-vous à traiter les factures électroniques OFD par lots.
Résultats attendus:Ouvrez une page dédiée OFD en PDF et passez au processus officiel.
Étape 2: Ajouter en masse les fichiers de facture OFD qui doivent être convertis
Après être entré dans la page des fonctionnalités, le haut de l'interface fournit"Ajouter des fichiers"Et"Importer des fichiers à partir d'un dossier"Deux façons d'importer.
- Si vos fichiers de facture sont dispersés, vous pouvez cliquer sur"Ajouter des fichiers"Sélectionnez manuellement plusieurs fichiers OFD.
- Si de nombreuses factures électroniques sont déjà concentrées dans le même catalogue, il est recommandé d'utiliser directement"Importer des fichiers à partir d'un dossier", Il est plus approprié pour les scènes de conversion par lots.
La capture d'écran peut voir que la liste après l'importation affichera le fichierNom, chemin, extension, heure de création, heure de modification, Et comptez le nombre d'enregistrements pour confirmer si le fichier en cours de traitement est importé.
Opérations But:Importez toutes les factures OFD qui doivent être converties en une seule fois pour éviter de répéter les opérations une par une.
Résultats attendus:Plusieurs enregistrements OFD apparaissent dans la liste des fichiers, confirmant que les factures qui doivent être traitées cette fois ont été ajoutées à la tâche.
Étape 3: Vérifiez la liste des fichiers, nettoyez les fichiers non pertinents
Une fois l'importation du fichier terminée, il est recommandé de vérifier simplement le contenu de la liste:
- Confirmer l'extension pourOfd;
- Vérifiez que le chemin est correct et évitez d'importer le mauvais dossier;
- Si un enregistrement n'a pas besoin d'être traité, il peut être supprimé à l'aide du bouton Supprimer à droite de la liste;
- Si cette importation est incorrecte, vous pouvez également utiliser le haut de la page“Vider”Re-importation.
Opérations But:Assurez-vous que les fichiers à convertir sont exacts avant de passer à l'étape suivante.
Résultats attendus:Seules les factures électroniques OFD qui doivent être converties en PDF par lots sont conservées dans la liste cette fois.
Étape 4: Cliquez sur "Suivant" pour entrer dans le processus de traitement de suivi
Les captures d'écran sont visibles en bas“Suivant”Bouton. Le processus en haut de la page indique également qu'il s'agit actuellement de l'étape 1 "Sélectionner les enregistrements à traiter", qui sera suivie"Définir l'emplacement de sauvegarde"Et“Commencer à traiter”.
Par conséquent, après avoir terminé l'importation de fichiers et vérifier, cliquez directement sur“Suivant”Continuez à définir l'emplacement de sortie et effectuez la conversion.
Opérations But:Entrez dans la phase d'enregistrement des paramètres de chemin et de conversion formelle.
Résultats attendus:Le logiciel poursuit le processus de suivi de OFD en PDF pour générer des fichiers PDF qui peuvent être enregistrés et utilisés.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer la conversion par lots
Selon l'invite du processus de page, le suivi entrera"Définir l'emplacement de sauvegarde"Et“Commencer à traiter”Deux étapes. L'idée de base ici est très claire: spécifiez d'abord le répertoire de stockage PDF converti, puis démarrez la tâche.
Opérations But:Laissez les fichiers PDF convertis sortir uniformément dans le dossier spécifié pour faciliter l'archivage et la recherche ultérieure.
Résultats attendus:Générez par lots des fichiers PDF correspondant à la facture OFD d'origine et terminez la conversion du format de facture électronique.
Questions fréquentes ou considérations
1. Lors de l'importation par lots, sélectionnez "Ajouter un fichier" ou "Importer un fichier à partir d'un dossier"?
Si votre facture électronique OFD a été placée dans le même dossier, la préférence est"Importer des fichiers à partir d'un dossier"Plus efficace; si les fichiers sont dispersés à différents endroits, utilisez"Ajouter des fichiers"Plus flexible.
2. Pourquoi vérifier la liste des fichiers avant de convertir?
Parce que dans le bureau réel, le dossier peut être mélangé avec des documents de test, des factures en double ou des données qui n'ont pas besoin d'être traitées. Regardez d'abord le nom du fichier, le chemin et le nombre pour réduire le traitement des erreurs.
3. est-il approprié pour traiter beaucoup de factures?
Du point de vue de la conception de l'interface, ceci est orientéTraitement des fichiers par lotsLe processus logiciel de bureau est particulièrement adapté à la tâche de transférer un lot de factures OFD au PDF, ce qui permet de faire plus de temps que de fonctionner manuellement une par une.
4. Quelle est la valeur réelle après la conversion en PDF?
Les PDF sont plus polyvalents pour la prévisualisation, l'impression, l'envoi, le téléchargement et l'archivage. Pour les scénarios de gestion de documents tels que les informations financières, les factures électroniques et les pièces jointes, les PDF sont souvent plus faciles à diffuser.
5. Quelles sont les préparations suggérées avant le traitement?
Il est recommandé de placer les factures OFD à convertir dans le même dossier par lots, par exemple par mois, projet et nom du client. De cette façon, l'importation est plus rapide et le PDF converti est plus facile à gérer.
Résumé
Pour"Convertir de nombreuses factures électroniques OFD au format PDF en vrac«Pour cette demande de bureau à haute fréquence, un logiciel de bureau approprié peut vraiment faire jouer sa valeur: transformer l'opération manuelle répétitive, ennuyeuse et sujette aux erreurs en un processus par lots standardisé. Par HeSoft Doc Batch Tool Il vous suffit d'entrerConvertir OFD en PDFFonction, importer des fichiers par lots, confirmer la liste, continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement à l'étape suivante, vous pouvez effectuer la tâche de conversion de facture électronique plus efficacement.
Si vous devez souvent traiter des factures, des contrats, des factures ou divers documents de bureau, il est recommandé d'utiliser ce typeTraitement des fichiers par lotsLa méthode permet non seulement de gagner du temps, mais est également plus propice à l'archivage, au partage et à la recherche ultérieurs. Maintenant, vous pouvez d'abord organiser un lot de factures OFD, suivre les étapes de cet article et procéder une fois pour ressentir l'amélioration de l'efficacité apportée par le bureau par lots.