계약서, 보고서, 감사 자료, 교육 수료증 등 방대한 PDF 파일을 일괄적으로 XPS 형식으로 변환해야 할 경우, 파일을 하나씩 열어 다른 이름으로 저장하거나 인쇄하는 작업은 시간이 오래 걸리고 누락될 가능성도 높습니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로, PDF 도구의 "PDF를 XPS로 변환" 기능을 통해 여러 PDF 파일을 한 번에 가져와 절차에 따라 일괄 변환을 완료하는 방법을 소개합니다. 이를 통해 사용자는 동일한 이름의 XPS 파일을 신속하게 획득하고 반복 작업을 줄여 문서 정리 효율성을 높일 수 있습니다.
일상 업무에서 PDF는 매우 일반적인 문서 형식입니다. 예를 들어 연례 보고서, 계약서, 엔지니어링 사양서, SOP 품질 관리 문서, 세무 자료, 감사 결과, 직원 핸드북 및 교육 수료증 등이 PDF 형식으로 저장될 수 있습니다. 그러나 특정 보관, 미리보기, 인쇄 또는 시스템 호환성 시나리오에서는 사용자가 PDF 파일을 XPS 형식으로 변환해야 할 수 있습니다. 파일이 한두 개뿐이라면 수동으로 처리해도 괜찮지만, 한 폴더에 수십, 수백 개의 PDF가 있다면 개별 변환은 비효율적일 뿐만 아니라 누락, 이름 혼동 또는 출력 위치 불일치 문제가 발생하기 쉽습니다.
본 문서는 '대량의 PDF 파일을 XPS 형식으로 일괄 변환'하는 문제를 해결합니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 HeSoft Doc Batch Tool 과 같은 오피스 소프트웨어를 사용하여 PDF를 XPS로 일괄 변환하는 방법을 보여드립니다. 이 소프트웨어의 핵심 가치는 사용자가 반복 클릭을 하지 않고, 일괄 파일 처리 과정을 하나의 작업에 집중하여 완료하는 것입니다. 도구 선택, PDF 가져오기, 목록 확인, 저장 위치 설정, 처리를 시작하면 최종적으로 XPS 파일 묶음을 얻게 됩니다.
적용 시나리오: 어떤 경우에 PDF를 XPS로 일괄 변환해야 하는가
PDF를 XPS로 일괄 변환하는 것은 많은 사무실 시나리오에 적합합니다. 예를 들어 행정 직원이 직원 핸드북, 교육 수료증, 규정 문서를 XPS로 통일하여 보관하기 쉽게 변환해야 하는 경우, 재무 직원이 세금 신고, 감사 결과 등 PDF 자료를 고정 레이아웃 형식으로 변환해야 하는 경우, 프로젝트팀이 엔지니어링 사양서, 계약서, 품질 관리 문서 등을 XPS로 통일 출력하여 추후 배포 또는 버전 보존을 용이하게 해야 하는 경우 등이 있습니다.
XPS 형식도 고정 레이아웃 문서에 속하며, 페이지 레이아웃, 글꼴 배치 및 그래픽 위치를 비교적 잘 유지할 수 있습니다. 일부 Windows 오피스 환경에서는 XPS 파일을 보기, 인쇄 또는 보관용으로 사용할 수 있습니다. 통일된 형식 관리가 필요한 기업 문서의 경우, PDF를 XPS로 일괄 변환하면 반복 작업을 크게 줄일 수 있습니다.
특히 파일명이 이미 정리된 상태일 경우, 일괄 변환의 가치가 더욱 높아집니다. 변환 후 일반적으로 원래 파일명을 그대로 유지하며 확장자만 .pdf에서 .xps로 변경되므로 사용자가 원본 파일과 결과 파일을 쉽게 대조할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전에는 여러 개의 PDF 파일이 있습니다
처리 전 스크린샷을 보면, 폴더 안에 Annual_Report.pdf, Contract_Agreement_Final.pdf, Engineering_Specs_v2.1.pdf, SOP_Quality_Control.pdf, Tax_Filing.pdf, ISO_Audit_Results.pdf, Employee_Handbook.pdf, Training_Certificate.pdf 등 여러 PDF 문서가 있습니다. 이러한 파일을 개별 변환하려면 반복적으로 파일을 열고, 출력 형식을 선택하고, 저장해야 하므로 작업 과정이 매우 번거롭습니다.
여기서 핵심은 원본 파일 수가 많고, 파일 유형이 PDF로 동일하다는 점입니다. 이와 같은 파일 집합은 오피스 소프트웨어의 일괄 변환 기능을 사용하여 통일 처리하기에 매우 적합합니다. 사용자는 각 파일을 각각 어떻게 여는지 신경 쓸 필요 없이, 이 PDF들을 작업 목록에 한 번에 가져오기만 하면 됩니다.
효과 미리보기: 처리 후 같은 이름의 XPS 파일 생성
처리가 완료되면 폴더에 여러 XPS 파일이 생성됩니다. 처리 후 스크린샷을 보면, 원래의 Annual_Report.pdf에 대응하여 Annual_Report.xps가, ISO_Audit_Results.pdf에 대응하여 ISO_Audit_Results.xps가, Tax_Filing.pdf에 대응하여 Tax_Filing.xps가, Training_Certificate.pdf에 대응하여 Training_Certificate.xps가 생성되었습니다. 파일명의 주요 부분은 동일하게 유지되며, 확장자는 .xps로 변경되어 사용자가 변환 결과를 빠르게 확인하기 편리합니다.
이러한 결과는 대량 보관에 매우 유용합니다. 사용자는 각 출력 파일의 이름을 다시 지정하거나 수동으로 대응표를 만들 필요가 없습니다. 개수와 파일명만 확인하면 이번 PDF 일괄 변환 작업의 완료 여부를 판단할 수 있습니다.
조작 단계: PDF 도구에서 "PDF를 XPS로 변환" 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 를 열면 왼쪽 내비게이션 바에서 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 다양한 유형의 도구 분류를 볼 수 있습니다. 이번 작업은 PDF 파일을 XPS 형식으로 변환하는 것이므로, 먼저 왼쪽의 "PDF 도구"로 들어가야 합니다.
PDF 도구 페이지에서, 인터페이스는 PDF를 Docx로 변환, PDF를 Pptx로 변환, PDF를 TXT로 변환, PDF를 Excel로 변환, PDF를 JPG 이미지로 변환, PDF를 HTML 웹페이지로 변환 등 여러 PDF 관련 기능을 카드 형태로 보여줍니다. 스크린샷에는 "PDF를 XPS로 변환"이라는 5번째 항목이 표시되어 있으며, 이 기능이 "PDF 파일을 XPS 형식으로 일괄 변환"하는 데 사용됨을 설명하고 있습니다. 해당 기능 카드를 클릭하면 대응하는 일괄 처리 페이지로 진입합니다.
이 단계의 조작 목적은 올바른 변환 작업을 선택하는 것입니다. 많은 사용자가 PDF 처리 시 '이미지로 변환', 'Word/docx로 변환', 'Excel로 변환' 등의 기능을 혼동하기 쉬우므로, 이번 목표 형식이 XPS이며 다른 형식 변환 진입점이 아닌 "PDF를 XPS로 변환"을 선택해야 한다는 점에 유의해야 합니다.
조작 단계: PDF 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기
"PDF를 XPS로 변환" 페이지에 들어가면, 페이지 상단에 현재 작업 이름이 표시되고, 왼쪽에는 "메인 패널로 돌아가기"가 있으며, 오른쪽에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더보기" 등의 버튼이 보입니다. 인터페이스 아래쪽은 처리 대기 중인 기록 목록으로, 테이블 열은 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 작업으로 구성됩니다.
변환해야 할 PDF 수가 많지 않다면, 사용자는 "파일 추가"를 클릭하여 하나 이상의 PDF 파일을 수동으로 선택하여 목록에 추가할 수 있습니다. 파일이 모두 같은 폴더에 있다면, "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 권장됩니다. 이렇게 하면 폴더 안의 PDF를 한 번에 가져와 반복 선택 시간을 줄일 수 있습니다. 스크린샷 목록에는 이미 8개의 기록이 표시되어 있고 확장자가 모두 pdf이므로, 이 원본 파일들이 성공적으로 이번 처리 작업에 추가되었음을 알 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 처리할 파일이 테이블에 완전하게 표시되는 것입니다. 사용자는 "이름"과 "경로"를 통해 파일 선택이 맞는지 확인할 수 있고, "확장자"를 통해 가져온 것이 확실히 PDF인지 확인할 수 있습니다. 각 행의 오른쪽에는 작업 열이 있어, 특정 파일을 처리할 필요가 없는 것을 발견하면 인터페이스가 제공하는 삭제 작업을 통해 해당 기록을 제거할 수 있습니다. 잘못 가져왔을 경우 "비우기"를 사용하여 다시 선택할 수도 있습니다.
조작 단계: 기록 수를 확인하고 다음 단계로 진행
파일을 가져온 후, 목록 하단의 요약 정보를 확인하는 것이 좋습니다. 스크린샷에서 기록 수가 8로 표시된 것을 볼 수 있으며, 이는 이번 PDF 일괄 변환 작업이 8개의 파일을 처리할 것을 의미합니다. 대량 처리에 있어 수량 확인은 매우 중요하며, 사용자가 파일 누락이나 잘못된 파일 선택을 피하는 데 도움이 됩니다.
확인이 끝나면 페이지 하단의 "다음 단계"를 클릭합니다. 인터페이스 흐름은 현재 1단계 "처리할 기록 선택"에 있으며, 이후에 2단계 "저장 위치 설정"과 3단계 "처리 시작"이 있음을 보여줍니다. 이는 소프트웨어가 단계별 프로세스를 사용하며, 먼저 입력 파일을 확인한 후 출력 위치를 설정하고 마지막으로 변환을 실행하는 것을 나타냅니다.
이 단계의 목적은 선택된 PDF 파일을 다음 단계로 제출하는 것입니다. 예상 결과는 저장 위치 설정 페이지로 진입하여, 사용자가 계속해서 XPS 파일의 저장 위치를 지정할 수 있는 것입니다.
조작 단계: 저장 위치를 설정하고 일괄 변환 시작
"저장 위치 설정"에 들어가면, 사용자는 실제 업무 습관에 따라 출력 디렉토리를 선택해야 합니다. 변환된 XPS 파일을 "PDF to XPS 결과"와 같은 별도 폴더나 프로젝트 보관 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 PDF와 결과 파일이 섞이는 것을 피할 수 있습니다. 소프트웨어가 원래 디렉토리로의 저장을 허용하더라도, .pdf와 .xps 확장자를 구분하는 데 주의해야 합니다.
저장 위치 설정을 완료한 후, 인터페이스 흐름에 따라 "처리 시작"으로 들어갑니다. 이때 소프트웨어는 목록의 PDF 파일에 따라 순차적으로 변환을 실행하고, 대응하는 XPS 파일을 일괄 생성합니다. 사용자는 작업이 완료될 때까지 기다리면 되며, 각 PDF를 수동으로 열 필요가 없습니다.
변환이 끝나면 출력 디렉토리를 열어 생성된 XPS 파일을 확인할 수 있습니다. 처리 후 스크린샷과 비교하면, 여러 PDF가 .xps 형식으로 통일 변환되었고 파일명 주요 부분이 동일하게 유지되어 대조 및 보관에 용이함을 알 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF를 XPS로 일괄 변환하면 원본 PDF가 변경됩니까? 일반적으로 일괄 변환의 목표는 새로운 XPS 파일을 생성하는 것이며, 원본 PDF는 읽기 및 변환에 사용됩니다. 안전을 위해 원본 파일을 보존하고 출력 결과를 별도의 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다.
2. 왜 먼저 기록 수를 확인하는 것이 권장됩니까? 대량 처리에서 가장 두려운 것은 파일 누락입니다. 가져온 후 기록 수, 파일명, 경로를 확인하면 처리 시작 전에 문제를 발견하여, 변환 완료 후 특정 계약서나 보고서가 빠진 것을 뒤늦게 발견하는 일을 피할 수 있습니다.
3. 파일명이 매우 길면 변환에 영향이 있습니까? 스크린샷으로 보아 소프트웨어 목록은 긴 파일명과 경로를 표시할 수 있습니다. 실제 사용 시에는 여전히 파일명을 명확하고 규칙적으로 유지하고 특수 기호를 너무 많이 사용하지 않아야 추후 찾기가 용이합니다.
4. PDF를 다른 형식으로 일괄 변환할 수 있습니까? PDF 도구 페이지에서 볼 수 있듯이, 이 소프트웨어는 PDF를 Docx, Pptx, TXT, Excel, JPG 이미지, HTML 웹페이지 등으로 변환하는 진입점도 제공합니다. 하지만 본 튜토리얼은 PDF를 XPS로 변환하는 데 초점을 맞추고 있으며, 다른 형식은 해당 기능으로 들어가야 합니다.
5. 변환 전에 PDF를 같은 폴더에 넣어야 합니까? 반드시 그럴 필요는 없지만, 파일이 이미 한 곳에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 효율적입니다. 파일이 여러 위치에 분산되어 있는 경우 "파일 추가"를 사용하여 나누어 선택할 수 있습니다.
요약: 일괄 처리를 통해 PDF를 XPS로 변환하는 반복 작업 줄이기
PDF 파일을 XPS 형식으로 일괄 변환하는 것은, 본질적으로 원래 반복적이고 기계적인 파일 변환 동작을 오피스 소프트웨어가 자동으로 처리하도록 맡기는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 사용자는 PDF 도구로 들어가 "PDF를 XPS로 변환"을 선택하고, 처리할 PDF 파일을 가져와 목록과 저장 위치를 확인한 후 처리를 시작하기만 하면, 한 번에 여러 XPS 파일을 얻을 수 있습니다.
계약서, 보고서, 감사 자료, 규정 문서, 증빙서류 등을 자주 처리하는 사무직 종사자에게 이러한 일괄 변환 방식은 시간을 크게 절약하고 인적 누락을 줄이며 출력 파일을 보다 표준화할 수 있습니다. 실제 작업에서는 유사한 PDF를 먼저 같은 폴더에 정리한 후, PDF를 XPS로 일괄 변환하는 기능을 사용하여 통일 변환하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 효율이 더 높고 후속 보관 및 점검에도 용이합니다.