여러 PDF 보고서, 계약서, 매뉴얼 또는 인증서 파일을 일괄적으로 XPS 형식으로 변환해야 할 경우, 수동으로 하나씩 변환하면 많은 시간이 낭비됩니다. 이 글에서는 여러 PDF 파일을 한 번에 XPS로 변환해야 하는 실제 요구 사항을 중심으로, HeSoft Doc Batch Tool 에서 PDF 도구에 접속하여 PDF를 XPS로 변환 기능을 선택하고, 파일을 가져와 처리 목록을 확인한 후 저장 위치를 설정하고 변환을 시작하는 전체 과정을 시연하여, 사용자가 효율적으로 형식을 통일할 수 있도록 도와드립니다.
많은 사무직 종사자들이 비슷한 문제를 겪습니다. 하나의 폴더에 연간 보고서, 계약서, 엔지니어링 자료, 품질 관리 파일, 세금 서류, 감사 결과, 직원 핸드북, 교육 수료증 등 방대한 PDF 파일이 쌓여 있는 경우입니다. 이제 이러한 PDF 파일들을 XPS 형식으로 일괄 변환하여 고정된 레이아웃으로 보관, 시스템 업로드, 내부 유통 또는 후속 인쇄를 진행해야 합니다. 파일을 하나씩 열고, 하나씩 다른 이름으로 저장하고, 하나씩 출력 위치를 확인하는 기존 방식을 사용하면 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 파일 수가 많을 경우 누락이 발생하기 쉽습니다.
본 문서는 사무 환경에 더욱 적합한 처리 방식을 소개합니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 여러 PDF 파일을 한 번에 XPS로 변환하는 것입니다. 이 소프트웨어는 오피스 문서 일괄 처리 도구로 설계되어 반복적이고 파일 수량이 많은 작업을 처리하는 데 적합합니다. 사용자는 복잡한 기술을 습득할 필요 없이 인터페이스의 단계에 따라 가져오기와 처리만 완료하면 XPS 파일을 대량으로 생성할 수 있습니다.
적용 시나리오: PDF를 XPS로 일괄 변환하는 이유
PDF와 XPS는 모두 일반적인 고정 레이아웃 문서 형식입니다. PDF는 플랫폼 간 공유에 적합한 반면, XPS는 일부 Windows 사무 환경, 아카이빙 시스템 또는 인쇄 프로세스에서 사용됩니다. 회사에서 특정 유형의 파일을 XPS 형식으로 보관하도록 요구하거나 프로젝트 자료에 통일된 형식이 필요할 때 PDF를 XPS로 일괄 변환해야 하는 수요가 발생합니다.
예를 들어 행정 부서에서는 직원 핸드북과 교육 수료증을 XPS로 변환해야 할 수 있고, 품질 부서에서는 SOP 파일과 감사 결과를 변환 후 보관해야 할 수 있으며, 엔지니어링 팀에서는 사양서를 XPS로 변환하여 전달 과정에서 레이아웃의 일관성을 최대한 유지해야 할 수 있고, 재무 담당자도 세금 서류를 XPS로 통일되게 출력하여 후속 정리를 용이하게 해야 할 수 있습니다.
이러한 시나리오의 공통적인 특징은 파일 수가 많고, 형식 요구 사항이 일관적이며, 파일명 추적이 가능해야 한다는 점입니다. 수동으로 변환하면 작업량이 많을수록 오류 발생 확률이 높아지지만, 일괄 처리 도구를 사용하면 변환 작업을 집중적으로 실행할 수 있습니다.
효과 미리보기: 변환 전 PDF 파일 목록
처리 전 스크린샷은 전형적인 사무 자료 폴더를 보여주며, 그 안에는 8개의 PDF 파일이 있습니다. 파일명은 Annual_Report.pdf, Contract_Agreement_Final.pdf, Engineering_Specs_v2.1.pdf, SOP_Quality_Control.pdf, Tax_Filing.pdf, ISO_Audit_Results.pdf, Employee_Handbook.pdf, Training_Certificate.pdf입니다. 이 파일들은 주제는 다르지만 형식이 동일하며 모두 XPS로 변환해야 합니다.
이 8개의 파일을 수동으로 처리하려면 최소 8번의 변환 과정을 반복해야 합니다. 파일 수가 수십 개로 늘어나면 반복 작업은 더욱 과중해집니다. 일괄 변환의 의미는 이 파일들을 하나의 작업으로 통합하여 처리하는 데 있습니다.
효과 미리보기: 변환 후 생성된 XPS 파일
처리 후 스크린샷에서는 파일 아이콘이 XPS 관련 아이콘으로 바뀌고, 확장자도 .pdf에서 .xps로 변경되었습니다. Annual_Report.xps, Contract_Agreement_Final.xps, Employee_Handbook.xps, Engineering_Specs_v2.1.xps, ISO_Audit_Results.xps, SOP_Quality_Control.xps, Tax_Filing.xps, Training_Certificate.xps 등의 결과 파일을 확인할 수 있습니다.
이러한 출력 방식은 점검에 용이합니다. 사용자는 처리 전후의 파일명을 직접 비교하여 각 PDF가 대응하는 XPS를 생성했는지 확인할 수 있습니다. 파일명의 주요 부분이 동일하게 유지되므로 프로젝트, 부서 또는 날짜별로 후속 보관하기에도 편리합니다.
조작 단계 1: PDF 도구 분류 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후 왼쪽 탐색 모음을 먼저 살펴봅니다. 스크린샷에 따르면 소프트웨어 왼쪽은 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 여러 도구 분류를 제공합니다.
이번 작업은 PDF 형식과 관련되므로 왼쪽의 "PDF 도구"를 클릭해야 합니다. 진입하면 중앙 영역에 여러 PDF 처리 기능 카드가 표시됩니다. 스크린샷에서는 "PDF 홀수 페이지를 짝수 페이지로 변환", "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환", "PDF를 Docx로 변환", "PDF를 Pptx로 변환", "PDF를 TXT로 변환", "PDF를 JPG 이미지로 변환", "PDF를 Excel로 변환" 등 기능을 볼 수 있습니다.
이러한 기능 중에서 5번째 항목인 "PDF를 XPS로 변환"을 선택합니다. 카드 설명은 "PDF 파일을 XPS 형식으로 일괄 변환합니다"로, 이번 요구 사항과 완전히 일치합니다.
이 단계의 핵심은 기능 선택을 잘못하지 않는 것입니다. 목표가 XPS라면 PDF를 Word로 변환, PDF를 이미지로 변환, PDF를 Excel로 변환 등의 항목으로 진입해서는 안 됩니다. 기능을 올바르게 선택해야 후속 인터페이스가 PDF를 XPS로 변환하는 프로세스에 따라 처리됩니다.
조작 단계 2: 변환할 PDF 파일 가져오기
"PDF를 XPS로 변환" 페이지에 진입하면 페이지 상단에 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등 몇 가지 주요 버튼이 제공됩니다. 이 단계의 작업은 변환할 PDF를 처리 대기 목록에 추가하는 것입니다.
파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 "파일 추가"를 클릭하여 필요한 PDF를 선택할 수 있습니다. 모든 PDF가 이미 같은 폴더에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 좋으며, 이 방식이 일괄 처리에 더 적합합니다. 스크린샷의 예에서는 8개의 PDF 파일이 동일 테스트 폴더에 있으므로, 가져오기 후 목록에 바로 8개의 레코드가 표시됩니다.
가져오기가 완료되면 목록에 각 파일의 순번, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 조작 정보가 표시됩니다. 사용자는 이 정보를 통해 파일이 올바른지 확인할 수 있습니다. 예를 들어 확장자 열에 pdf가 표시되어 있다면 가져온 파일이 PDF임을 의미합니다. 경로 열은 파일이 있는 위치를 보여주므로 대상 폴더에서 온 것인지 확인하기 쉽습니다.
조작 단계 3: 처리 대기 목록 확인 및 불필요한 파일 제거
일괄 처리 전에 목록을 확인하는 것은 매우 중요합니다. 스크린샷 하단에는 "레코드 수: 8"으로 표시되어 현재 작업에 총 8개의 파일이 처리 대기 중임을 알 수 있습니다. 사용자는 이 수량이 실제 변환해야 할 PDF 수량과 일치하는지 확인해야 합니다. 8개여야 하고 목록에도 8개라면 가져오기가 기본적으로 완료된 것입니다. 수량이 맞지 않다면 다시 확인하여 선택이 누락되거나 과도하게 추가되었는지 점검해야 합니다.
목록 오른쪽에는 조작 열이 있으며, 각 레코드 옆에 삭제 스타일의 버튼이 표시됩니다. 특정 파일을 변환할 필요가 없다면 목록에서 제거할 수 있습니다. 상단의 "비우기" 버튼은 가져오기 오류 시 모든 레코드를 한 번에 지우고 다시 가져오기에 적합합니다.
이 단계의 예상 결과는 처리 대기 목록에 정말 변환해야 할 PDF 파일만 남겨두는 것입니다. 일괄 변환 전에 수십 초 투자하여 확인하면 후속 재작업을 피할 수 있는 경우가 많습니다.
조작 단계 4: 다음 클릭 및 저장 위치 설정
처리 대기 파일이 확실히 확인되면 인터페이스 하단의 "다음"을 클릭합니다. 프로세스 바에서 볼 수 있듯이 현재 프로세스는 처리할 레코드 선택, 저장 위치 설정, 처리 시작의 3단계로 구성되어 있습니다. 다음을 클릭하면 사용자는 저장 위치 설정 단계로 진입합니다.
저장 위치는 작업 습관에 따라 설정하는 것이 좋습니다. 원본 PDF를 보관해야 한다면 XPS 출력물을 "XPS 결과", "PDF to XPS 출력" 또는 프로젝트 아카이빙 디렉토리와 같은 새 폴더에 보관하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 명확하고 안전하다는 장점이 있습니다. 즉, 원본 PDF에 영향을 주지 않으면서 변환 결과를 집중적으로 보기 쉽습니다.
제출 또는 보관해야 하는 자료의 경우, 변환 전에 출력 디렉토리를 계획하고 디스크 공간이 충분한지 확인하는 것이 좋습니다. 일반적으로 개별 XPS 파일 관리가 어렵지는 않지만, 일괄 파일 수가 과도하게 많으면 통합된 디렉토리가 검색 비용을 크게 낮출 수 있습니다.
조작 단계 5: 처리 시작 및 결과 대조 확인
저장 위치 설정을 완료한 후 소프트웨어 프로세스에 따라 "처리 시작" 단계로 진입합니다. 이때 HeSoft Doc Batch Tool 은 처리 대기 목록의 파일에 따라 PDF를 XPS로 변환하는 작업을 항목별로 실행합니다. 수동 변환과 비교하면 사용자는 매번 파일을 열거나 반복적으로 출력 형식을 선택할 필요가 없습니다.
처리가 완료되면 저장 디렉토리를 열어 결과 파일을 확인합니다. 처리 후 스크린샷에 따르면 변환 결과는 .xps 확장자로 제공되며, 파일명의 주요 부분은 원본 PDF와 동일하게 유지됩니다. 사용자는 파일 수량, 파일명, 확장자 세 가지 차원에서 대조 확인할 수 있습니다. 즉, 수량이 일치하는지, 파일명이 대응되는지, 확장자가 .xps인지 확인합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기" 중 어떻게 선택하나요? 소수의 분산된 PDF만 변환한다면 "파일 추가"가 더 유연하고, 한 폴더 안이 모두 변환할 PDF라면 "폴더에서 파일 가져오기"가 더 효율적입니다.
2. 중간에 파일을 다시 선택할 수 있나요? 인터페이스에서 "비우기" 및 개별 삭제 조작을 볼 수 있습니다. 가져온 후 파일이 잘못된 것을 발견하면 먼저 목록을 비우고 다시 추가할 수 있습니다.
3. 변환 후 파일명이 변경되나요? 결과 스크린샷으로 볼 때 결과 파일은 기본적으로 원본 파일명의 주요 부분을 유지하며 확장자만 pdf에서 xps로 변경됩니다. 실제 대조 시에도 출력 디렉토리를 열어 확인하는 것이 좋습니다.
4. 일괄 변환 전에 PDF를 백업해야 하나요? 원본 PDF 파일을 유지하고 XPS를 독립 디렉토리에 저장하는 것이 권장됩니다. 이렇게 하면 추후 다시 변환하거나 원본 파일과 대조해야 할 경우 더 편리합니다.
5. PDF를 doc, docx, xlsx 또는 이미지로 변환할 수 있나요? PDF 도구 페이지에는 실제로 PDF를 Docx로 변환, PDF를 Excel로 변환, PDF를 JPG 이미지로 변환 등의 기능 항목이 표시되어 있습니다. 하지만 이번 목표가 XPS라면 "PDF를 XPS로 변환"을 선택해야 합니다.
요약: 여러 PDF를 XPS로 변환 시 일괄 처리 프로세스를 우선 사용해야 합니다
여러 PDF 파일을 한 번에 XPS로 변환할 때 가장 중요한 것은 반복 작업을 줄이고 결과를 대조 확인할 수 있도록 보장하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 사용자는 PDF 도구에서 "PDF를 XPS로 변환"을 선택하고, 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기를 통해 처리 대기 목록을 생성한 후, 저장 위치를 설정하고 처리를 시작할 수 있습니다.
이 방식은 특히 계약서, 보고서, 재무 자료, 감사 파일, 교육 수료증, 직원 핸드북 등 일괄 문서 변환 시나리오에 적합합니다. 개별 처리와 비교하여 일괄 변환은 많은 시간을 절약하고 누락 변환 및 파일명 혼동 위험을 낮출 수 있습니다. PDF 자료를 정리하고 XPS 형식으로 출력해야 하는 경우가 잦다면, 변환할 파일을 먼저 한 폴더에 모은 후 일괄 PDF to XPS 기능을 사용하여 통합 완료하는 것이 좋습니다.