파일명이 이름으로 시작할 때 첫 한자로 성씨를 빠르게 분류할 수 있습니다. 본문은 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 陈杰, 陈静, 李娜, 王芳, 赵敏 등 서로 다른 형식의 파일을 陈, 李, 王, 赵 등의 폴더에 일괄 정리하는 방법을 설명합니다. 글에는 처리 전후 효과, 소프트웨어 조작 단계 및 주의 사항이 포함되어 인사, 교무, 행정 및 자료 보관 담당자에게 참고가 됩니다.
인사 기록, 학생 자료, 신청서, 증명서 스캔본, 계약서 첨부, 면접 자료 등은 종종 이름으로 파일명을 지정합니다. 예를 들어 陈静.pdf, 李娜.pdf, 李洋洋.docx, 王芳.docx, 赵敏.csv 등입니다. 파일 수가 적을 때는 수동으로 성씨별로 새 폴더를 만들어 드래그하면 되지만, 디렉토리에 수십, 수백, 심지어 수천 개의 파일이 있다면 성씨별로 수동 분류하는 것은 높은 빈도의 반복 작업이 되어 시간이 오래 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다.
이 글은 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 파일명의 첫 번째 한자를 기준으로 대량의 파일을 일괄 분류하는 것입니다. 중국어 이름의 첫 글자는 일반적으로 성씨이므로, 이 방법으로 성씨별 보관을 빠르게 구현할 수 있습니다. PDF, Word 문서(docx 또는 doc), Excel 표(xlsx 또는 xls), CSV 파일, 압축 파일(zip), Markdown 문서 등의 혼합 자료도 동일한 작업에서 통합 처리할 수 있습니다.
적용 시나리오: 성씨, 첫 글자 기준 이름류 파일 정리
파일명의 첫 번째 한자 기준 분류의 가장 일반적인 용도는 이름 관련 파일 정리입니다. 예를 들어 행정 담당자가 직원 자료를 받았는데 파일명에 이름과 형식이 포함된 경우, 교무 선생님이 학생 과제를 받았는데 파일명이 학생 이름으로 시작하는 경우, 채용 담당자가 후보자 이력서를 다운로드했는데 파일명이 후보자 이름과 직무 정보인 경우 등이 있습니다. 파일명의 첫 번째 한자가 분류 기준을 대표할 수 있다면, 본문의 방법으로 일괄 보관할 수 있습니다.
이 방법의 장점은 파일 내용을 열 필요가 없고 파일 형식의 일관성을 요구하지 않는다는 점입니다. 파일은 PDF 이력서, Word 신청서, Excel 통계표, CSV 데이터, zip 첨부 파일 등이 될 수 있으며, 파일명이 규칙에 부합하기만 하면 동일한 분류 논리로 처리할 수 있습니다. 이 방법은 파일 관리 수준의 반복 작업을 해결하며, 핵심 가치는 파일 일괄 처리, 수동 드래그 감소, 사무 효율 향상입니다.
물론 첫 번째 한자 기준 분류는 완전한 이름 분류와 동일하지 않습니다. 성씨별 또는 첫 글자별 그룹화에 더 적합합니다. 완전한 이름, 부서, 프로젝트 번호 등 더 복잡한 규칙으로 보관하려면 파일 명명 방식에 따라 다른 분류 규칙을 선택해야 합니다. 이 글에서는 스크린샷에 이미 나타난 첫 번째 한자 기준 분류에 초점을 맞춥니다.
효과 미리보기: 혼합 파일 목록에서 성씨 폴더로
처리 전: 모든 파일이 동일 폴더에 흩어져 있음
처리 전 디렉토리에서는 파일이 목록 형태로 섞여 있습니다. zip, pdf, docx, md, csv 등 동일한 자료 묶음에 다양한 확장자가 포함된 것을 볼 수 있습니다. 파일명 시작은 모두 중국어 이름이지만 성씨별로 폴더가 나뉘어 있지 않아 특정 유형의 파일을 찾으려면 목록을 반복적으로 살펴봐야 합니다.
스크린샷을 예로 들면, 陈杰.zip과 陈静.pdf는 모두 陈으로 시작하고, 李娜.pdf와 李洋洋.docx는 모두 李로 시작하며, 王芳.docx와 王昊.pdf는 모두 王으로 시작합니다. 수동 정리 시에는 이러한 첫 글자를 하나씩 판단하여 파일을 적절한 위치에 넣어야 합니다. 오랫동안 자료를 처리하는 사람에게 이러한 유형의 작업은 반복성이 높지만 가치는 낮아, 사무용 소프트웨어에 일괄 처리하도록 맡기는 것이 적합합니다.
처리 후: 첫 번째 한자 기준으로 폴더 형성
처리 후, 원래 섞여 있던 파일들이 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵 등의 여러 폴더로 정리됩니다. 각 폴더는 파일명의 첫 번째 한자에 해당하며, 동일한 첫 글자의 파일들이 함께 배치됩니다.
이러한 디렉토리 구조는 후속 재검토 및 배포에 더 적합합니다. 예를 들어, 陈씨의 자료를 보려면 陈 폴더만 열면 되고, 赵씨의 CSV 파일을 취합하려면 赵 폴더로 바로 이동할 수 있습니다. 파일이 많을수록 일괄 분류로 인한 효율성 향상이 더욱 두드러집니다.
조작 단계: 파일명 첫 번째 한자 기준 일괄 분류
1단계: 소프트웨어에서 파일 정리 기능 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을 엽니다. 소프트웨어 좌측 상단에 제품명이 표시되고, 인터페이스 왼쪽에는 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등의 기능 탐색이 있습니다. 이번 목표는 파일을 이동하고 분류하는 것이므로 파일 정리로 진입해야 합니다.
파일 정리 페이지에서 파일명으로 파일 분류를 선택합니다. 이 기능은 파일명의 문자 규칙에 따라 일괄 분류 결과를 생성하는 데 사용됩니다. 확장자별 파일 분류는 선택하지 마십시오. 이 글의 목표는 pdf, docx, csv를 각각 다른 폴더에 넣는 것이 아니라, 파일을 성씨나 첫 글자인 이름의 첫 번째 한자로 함께 분류하는 것이기 때문입니다.
2단계: 분류할 이름 파일 가져오기
파일명으로 파일 분류에 진입하면 첫 번째 단계는 처리할 기록을 선택하는 인터페이스입니다. 페이지 상단에 파일 추가, 폴더에서 파일 가져오기, 비우기, 더 보기 등의 진입점이 있습니다. 소수의 지정된 파일만 처리하는 경우 파일 추가를 사용할 수 있고, 디렉토리 전체에 자료 묶음이 포함된 경우 폴더에서 파일 가져오기를 사용하는 것이 일반적으로 더 편리합니다.
가져오기가 완료되면 소프트웨어는 파일 정보를 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간을 포함한 표에 표시합니다. 스크린샷에는 zip, pdf, docx, md, csv 확장자를 포함한 총 10개의 레코드가 가져와졌습니다. 이 목록은 매우 중요하며, 일괄 처리 전 확인 페이지에 해당합니다. 파일을 누락했는지, 관련 없는 파일이 추가되었는지 확인할 수 있습니다.
이 단계에서 파일명 형식을 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 이후 첫 번째 한자로 분류할 예정이므로, 만약 파일명이 001-陈静.pdf라면 소프트웨어는 파일명에서 첫 번째 한자를 찾습니다. 파일명에 한자가 전혀 없다면 현재 규칙에 적합하지 않을 수 있습니다. 결과를 더 안정적으로 만들려면, 이름을 앞에 쓰고 뒤에 자료 유형이나 날짜를 붙이는 등 파일명 형식을 통일하는 것이 가장 좋습니다.
3단계: 첫 번째 한자 기준 분류 선택
처리할 기록을 확인한 후, 다음을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다. 이때 페이지에 분류 방식이 표시되며, 여기에는 여러 개의 단일 선택 규칙이 포함됩니다. 성씨별 분류를 구현하려면 첫 번째 한자 기준 분류를 선택해야 합니다. 스크린샷의 빨간색 화살표가 이 옵션을 표시하고 있습니다.
첫 번째 한자 기준 분류를 선택하면 소프트웨어는 파일명의 첫 번째 한자를 폴더 이름으로 사용합니다. 예를 들어, 陈杰.zip에서 식별된 첫 번째 한자는 陈이고, 陈静.pdf도 陈이므로 둘 다 陈 폴더로 이동합니다. 李娜.pdf와 李洋洋.docx는 李 폴더로, 王芳.docx와 王昊.pdf는 王 폴더로 이동합니다. 확장자가 다르더라도 첫 번째 한자가 동일하기만 하면 같은 그룹으로 분류됩니다.
같은 페이지에서 대소문자 변환 옵션도 볼 수 있습니다. 이번 처리 대상은 한자이므로 대문자나 소문자로 변환할 필요 없이 기본값을 유지하면 됩니다. 이렇게 하면 분류명이 한자 첫 글자와 일관성을 유지하고 파일명의 의미를 추가로 변경하지 않습니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 시작
처리 옵션을 완료한 후, 계속해서 다음을 진행합니다. 마법사의 후속 단계는 저장 위치 설정 및 처리 시작입니다. 저장 위치를 설정할 때는 원래 디렉토리와 확실히 구분되는 위치, 예를 들어 '정리 후 자료' 폴더를 새로 만드는 것을 권장합니다. 이렇게 하면 처리 전후 효과를 더 쉽게 비교할 수 있고, 이상 없음을 확인한 후 후속 보관을 진행하기에도 편리합니다.
처리를 시작하기 전에 작업 레코드 수와 분류 규칙을 다시 한번 검토할 수 있습니다. 중요한 자료의 경우, 생성된 陈, 李, 王 등의 폴더가 예상과 일치하는지 소량의 파일로 먼저 테스트한 후 전체 디렉토리를 처리하는 것이 좋습니다. 처리가 시작되면 소프트웨어는 설정에 따라 자동으로 폴더 생성 및 파일 분류 작업을 완료합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 이 방법으로 완전한 이름별로 분류됩니까?
아니요. 첫 번째 한자 기준 분류 결과는 陈, 李, 王과 같은 첫 글자 또는 성씨 폴더이며, 陈静, 李娜, 王芳와 같은 완전한 이름 폴더가 아닙니다. 완전한 이름별로 폴더를 만드는 것이 필요하다면, 완전한 이름 규칙에 더 부합하는 다른 처리 방식을 선택해야 합니다. 이 글의 방법은 빠른 첫 글자 그룹화에 중점을 둡니다.
2. 파일명 앞에 숫자나 기호가 있어도 처리할 수 있습니까?
첫 번째 한자 기준 분류는 파일명에서 나타나는 첫 번째 한자에 주목합니다. 파일명에 번호, 대시, 괄호 등의 문자가 포함되어 있어도 뒤에 한자가 있다면 해당 한자로 분류될 수 있습니다. 그러나 혼동을 줄이기 위해, 특히 여러 사람이 협업하여 수집한 파일은 일괄 처리 전에 명명 형식을 통일하는 것이 좋습니다.
3. 같은 성씨 아래에서 파일 형식이 다르면 분리됩니까?
확장자가 다르다고 자동으로 분리되지 않습니다. 예시에서 陈杰.zip과 陈静.pdf는 동일한 陈 폴더에 들어가고, 李娜.pdf와 李洋洋.docx는 동일한 李 폴더에 들어갑니다. 이것이 바로 파일명별 분류와 확장자별 분류의 차이점입니다. 확장자별로 먼저 분류하려면 소프트웨어의 다른 파일 정리 기능을 선택할 수 있습니다.
4. 일괄 정리 후 원본 파일을 찾지 못하는 것을 방지하려면 어떻게 해야 합니까?
저장 위치를 명확하게 설정하고 처리 전에 출력 디렉토리를 확인하는 것이 좋습니다. 중요한 자료의 경우 원본 폴더를 보존하거나 먼저 복사본으로 테스트할 수 있습니다. 일괄 처리 도구는 효율을 높일 수 있지만, 그 전제는 규칙과 저장 위치를 확실히 확인하는 것입니다.
요약: 이름 파일 보관은 일일이 드래그할 필요 없이, 첫 글자별 일괄 정리가 더 시간을 절약합니다
대량의 파일이 이름으로 시작할 때, 첫 번째 한자 기준 분류는 효율적이고 직관적인 정리 방식입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 파일 정리로 진입하여 파일명으로 파일 분류를 선택하고, 파일을 가져온 후 첫 번째 한자 기준 분류를 설정한 다음, 마법사에 따라 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하기만 하면, 다양한 형식의 자료를 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵 등의 폴더에 자동으로 분류할 수 있습니다.
이 방법은 특히 인사, 교무, 행정, 재무 및 프로젝트 자료 관리자에게 적합합니다. 새 폴더를 수동으로 많이 만들고 파일을 이동해야 했던 작업을, 반복 실행 가능한 일괄 처리 프로세스로 바꿔줍니다. 현재 이름으로 시작하는 PDF, Word docx, Excel, CSV 또는 zip 자료를 처리 중이라면, 이 글의 단계에 따라 먼저 소량의 샘플을 처리한 후 전체 폴더에 대해 일괄 분류를 실행할 수 있습니다.