폴더에 숫자로 시작하거나 번호가 포함된 PDF, Word, Excel 등의 파일이 많이 쌓여 있을 때, 첫 번째 숫자에 따라 수동으로 분류하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 누락되거나 잘못 분류되기 쉽습니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로 들어, "파일을 파일명 기준으로 분류" 기능을 사용하여 파일명의 첫 번째 숫자를 대량으로 식별하고 해당 숫자 폴더에 자동으로 정리하는 방법을 소개합니다. 이는 전표, 문서, 주문서, 보고서 등의 파일 정리 상황에 적합합니다.
일상 업무에서 많은 파일이 번호, 주문 번호, 고객 번호, 문서 번호 또는 일련 번호로 명명됩니다. 예를 들어 폴더에 많은 PDF 파일이 있고, 파일 이름이 019121173839164.pdf, 366984326281532.pdf, 742341573880269.pdf 와 같은 형식일 수 있습니다. 파일 이름에 나타나는 첫 번째 숫자에 따라 분류해야 하는 경우, 수동으로 0, 1, 2, 3, 4 등의 폴더를 만든 다음 파일을 하나씩 드래그하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 파일 수가 많아 실수하기 쉽습니다.
이 글에서 해결하려는 문제는 바로 여러 파일을 파일 이름의 첫 번째 숫자에 따라 일괄 분류하여 모으는 것입니다. 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "의 파일 정리 기능을 사용하면 많은 파일을 한 번에 가져와서 "첫 번째 숫자로 분류" 규칙을 선택하여 소프트웨어가 자동으로 분류 폴더 생성 및 파일 분류를 완료하도록 할 수 있습니다. PDF, doc, docx, xls, xlsx 등 일반적인 사무 문서뿐만 아니라 파일 이름에 숫자가 포함되어 있다면 유사한 방식으로 정리할 수 있습니다.
적용 시나리오: 파일 이름의 첫 숫자로 분류하기에 적합한 파일
파일 이름의 첫 번째 숫자로 분류하는 것은 파일 이름 자체에 번호 부여 규칙이 있는 사무 환경에 적합합니다. 예를 들어, 재무 부서에서 많은 전표 스캔본을 받는데 파일 이름이 인보이스 번호 또는 일련 번호인 경우, 행정 부서에서 사원 번호나 부서 번호로 시작하는 파일 이름으로 직원 기록을 정리하는 경우, 영업 부서에서 고객 번호나 주문 번호가 포함된 파일 이름으로 계약, 주문, 회신 등을 처리하는 경우, 교육, 훈련, 프로젝트 관리에서도 번호별로 자료를 보관해야 하는 경우가 자주 있습니다.
파일 이름의 첫 번째 숫자가 분류 의미를 가지는 경우, 예를 들어 0으로 시작하는 파일은 "0" 폴더에, 3으로 시작하는 파일은 "3" 폴더에, 9로 시작하는 파일은 "9" 폴더에 넣는다면 이러한 일괄 정리 방법을 사용하기에 매우 적합합니다. 수동 선별과 비교하여 사무용 소프트웨어는 통일된 규칙에 따라 일괄 실행할 수 있어 반복 작업을 피하고 정리 정확도를 높입니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이 처리 전 파일은 모두 PDF이며, 파일 이름은 주로 일련의 숫자로 구성됩니다. 본 예시는 PDF를 사용하여 설명하지만, 실제 작업에서는 Word 문서인 doc, docx, Excel 스프레드시트인 xls, xlsx 및 기타 분류가 필요한 파일로 확장할 수 있습니다. 핵심은 파일 확장자가 아니라 파일 이름에 인식 가능한 첫 번째 숫자가 있는지 여부입니다.
결과 미리보기: 처리 전에는 파일이 같은 폴더에 섞여 있음
처리 전에는 모든 파일이 동일한 디렉터리에 쌓여 있고, 파일 이름은 일련의 숫자에 .pdf 확장자가 붙은 형태입니다. Windows 파일 관리자가 이름순으로 정렬할 수는 있지만 첫 번째 숫자에 따라 분류 폴더를 자동으로 생성하지는 않습니다. 사용자가 0으로 시작하는 파일, 3으로 시작하는 파일, 4로 시작하는 파일을 다른 디렉터리에 넣으려면 수동으로 판단하여 이동시켜야 합니다.
처리 전 스크린샷에서 볼 수 있듯이 폴더에는 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 등 다양한 숫자로 시작하는 여러 PDF 파일이 포함되어 있습니다. 파일 수가 많을수록 수동 분류 비용이 높아집니다. 수십 개 정도라면 그나마 처리할 수 있지만 수백, 수천 개에 달하면 일일이 드래그하는 것이 업무 효율을 현저히 떨어뜨립니다.
결과 미리보기: 처리 후 자동으로 숫자 폴더 생성 및 분류
처리가 완료되면 원래 섞여 있던 파일이 다른 숫자로 명명된 폴더에 정리됩니다. 스크린샷에서 대상 디렉터리에 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 등의 폴더가 나타난 것을 볼 수 있습니다. "0" 폴더를 열면 파일 이름의 첫 번째 숫자가 0인 PDF 파일이 들어 있습니다.
이 결과는 매우 직관적입니다. 폴더 이름이 분류 기준 자체이므로 사용자가 각 파일이 어느 분류에 속하는지 더 이상 일일이 확인할 필요가 없습니다. 첫 번째 숫자로 보관해야 하는 사무 자료의 경우, 이러한 방식은 후속 검색을 용이하게 할 뿐만 아니라 추가 복사, 백업, 압축 또는 다른 사람에게 전달하는 데에도 편리합니다.
조작 단계: 사무용 소프트웨어로 첫 번째 숫자에 따라 파일 일괄 분류
1단계: "파일 정리"로 이동하여 "파일 이름으로 파일 분류" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 열면 왼쪽 탐색 메뉴에서 파일명, 폴더명, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PDF 도구 등 여러 사무 처리 분류를 볼 수 있습니다. 여기서 처리해야 할 것은 파일 분류 문제이므로 왼쪽의 파일 정리 모듈로 이동합니다.
파일 정리 페이지에서 기능 카드 "파일 이름으로 파일 분류"를 선택합니다. 인터페이스 설명을 보면 이 기능은 "모든 파일을 파일 이름별로 일괄 분류"하는 데 사용되므로, 파일 이름의 문자, 숫자 또는 규칙에 따라 파일을 그룹화하여 정리하는 데 적합합니다.
이 단계의 목적은 올바른 일괄 정리 기능으로 먼저 들어가는 것입니다. 예상 결과는 단계별 처리 인터페이스가 열려 이후 파일 가져오기, 분류 규칙 설정, 저장 위치 설정 및 실행을 할 수 있게 되는 것입니다.
2단계: 처리할 파일 추가 또는 폴더에서 가져오기
"파일 이름으로 파일 분류" 기능에 들어가면, 인터페이스 상단에 현재 작업 이름이 표시되고 프로세스는 "처리할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정", "처리 시작"의 네 단계로 나뉩니다. 첫 번째 단계에서는 정리할 파일을 작업 목록에 추가해야 합니다.
스크린샷에서 인터페이스 상단에 "파일 추가" 버튼과 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼이 있는 것을 볼 수 있습니다. 일부 파일만 처리해야 한다면 "파일 추가"를 클릭하여 지정된 파일을 선택할 수 있습니다. 디렉터리 내의 모든 파일을 분류 대상으로 해야 한다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 한 번에 디렉터리의 파일을 목록에 추가하는 것이 더 적합합니다.
파일을 가져온 후 소프트웨어는 목록에 파일의 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보를 표시합니다. 사용자는 목록을 통해 올바른 파일을 가져왔는지 확인할 수 있으며, 인터페이스의 삭제 작업을 이용하여 처리할 필요가 없는 레코드를 제거할 수도 있습니다. 파일이 올바른지 확인한 후 하단의 "다음 단계"를 클릭하여 규칙 설정으로 들어갑니다.
3단계: 분류 방식을 "첫 번째 숫자로 분류"로 설정
두 번째 단계는 전체 작업의 핵심입니다. 소프트웨어는 첫 번째 문자로 분류, 첫 번째 한자로 분류, 마지막 몇 글자로 분류, 첫 번째 영문자로 분류, 첫 번째 영문자 또는 한자로 분류, 처음 몇 글자로 분류, 사용자 지정 위치 범위의 문자로 분류, 사용자 지정 정규 표현식으로 분류 등 여러 분류 방식을 제공합니다.
이 예시에서 구현하려는 것은 "파일 이름의 첫 번째 숫자로 분류"이므로, 분류 방식 영역에서 "첫 번째 숫자로 분류"를 선택합니다. 스크린샷에서 해당 옵션이 선택되어 있으며, 이는 소프트웨어가 파일 이름에서 처음 나타나는 숫자를 식별하여 해당 숫자를 분류 폴더 이름으로 사용함을 의미합니다.
예를 들어, 파일 이름이 019121173839164.pdf인 경우 첫 번째 숫자는 0이므로 처리 후 "0" 폴더로 들어갑니다. 파일 이름이 366984326281532.pdf인 경우 첫 번째 숫자는 3이므로 처리 후 "3" 폴더로 들어갑니다. 파일 이름이 988654734623453.pdf인 경우 첫 번째 숫자는 9이므로 처리 후 "9" 폴더로 들어갑니다. 이렇게 하면 소프트웨어가 파일 이름의 첫 숫자에 따라 자동으로 그룹화를 완료합니다.
인터페이스 하단에는 문자 대소문자 변환 옵션(기본값, 대문자로 변환, 소문자로 변환)이 있습니다. 이번 분류 기준은 숫자이며 숫자에는 대소문자 문제가 없으므로 기본값을 유지하면 됩니다. 설정을 마친 후 하단의 "다음 단계"를 클릭하여 계속 진행합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
인터페이스 프로세스에 따라 처리 옵션을 완료하면 "저장 위치 설정" 단계로 들어갑니다. 이때 분류된 파일을 어디에 저장할지 선택해야 합니다. 실제 사용 시, 원본 파일과 혼동되지 않도록 전용 "분류 결과" 폴더를 새로 만드는 등 명확한 출력 디렉터리를 선택하는 것이 좋습니다.
다음 단계를 계속하면 "처리 시작" 단계로 들어갑니다. 가져온 파일, 분류 방식 및 저장 위치가 모두 올바른지 확인한 후 처리를 시작합니다. 소프트웨어는 "첫 번째 숫자" 규칙에 따라 해당 폴더를 만들고 파일을 해당 디렉터리에 넣습니다. 처리 종료 후 출력 디렉터리를 열면 결과 미리보기와 유사한 결과를 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 파일 이름에 숫자가 없으면 어떻게 되나요?
본 문서에서 설명하는 파일 이름은 모두 숫자를 포함하고 있으며 첫 번째 숫자를 쉽게 식별할 수 있습니다. 실제 파일 이름에 숫자가 전혀 없다면 소프트웨어는 "첫 번째 숫자"에 따라 해당 분류를 형성할 수 없습니다. 처리하기 전에 파일 이름을 확인하여 분류가 필요한 파일에 숫자가 포함되어 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
2. PDF 파일만 처리할 수 있나요?
스크린샷은 PDF 파일을 예로 들었지만, "파일 이름으로 분류"의 핵심 기준은 파일 내용이 아니라 파일 이름입니다. 따라서 사무 정리 시 Word 문서인 doc, docx, Excel 스프레드시트인 xls, xlsx 및 기타 번호가 지정된 파일도 동일한 논리로 일괄 정리할 수 있습니다. 구체적으로는 소프트웨어 가져오기 목록에서 지원하는 파일을 기준으로 합니다.
3. 왜 원본 파일을 먼저 백업하는 것이 좋을까요?
일괄 파일 처리는 한 번에 여러 파일에 영향을 미칩니다. 안전을 위해 정식 처리 전에 원본 폴더를 보존하거나 결과를 새로운 저장 위치로 출력하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 분류 규칙을 잘못 선택하더라도 원본 파일로 돌아가 다시 실행할 수 있습니다.
4. 분류 규칙을 올바르게 선택해야 함
목표가 첫 번째 숫자로 분류하는 것이라면 "첫 번째 문자로 분류"를 잘못 선택해서는 안 됩니다. 파일 이름의 첫 번째 문자가 한자, 영문 또는 기호일 수 있지만, "첫 번째 숫자로 분류"는 파일 이름에서 가장 먼저 나타나는 숫자를 찾으므로 본 예시의 요구 사항에 더 적합합니다.
요약: 일괄 파일 정리로 반복적인 드래그 작업 줄이기
파일 이름의 첫 번째 숫자로 분류하는 것은 단순한 정리 작업처럼 보이지만 파일 수가 많을 경우 수동 조작에 많은 시간이 소요됩니다. HeSoft Doc Batch Tool 와 같은 사무용 소프트웨어를 사용하면 "파일 이름 식별, 폴더 생성, 분류 이동"과 같은 반복 작업을 소프트웨어가 처리하도록 맡길 수 있습니다.
대량의 PDF, Word, Excel 또는 기타 번호가 매겨진 사무 파일을 정리하고 있다면 본 문서의 단계를 따르세요. 파일 정리로 이동하여 "파일 이름으로 파일 분류" 선택, 파일 가져오기, "첫 번째 숫자로 분류" 선택, 저장 위치 설정 및 처리를 시작하세요. 그렇게 하면 0, 1, 2, 3 등의 숫자로 분류된 폴더 구조를 빠르게 얻을 수 있어 후속 검색 및 보관 효율을 높일 수 있습니다.