이 문서는 PDF 버전 번호를 통일해야 하는 사무직 사용자를 대상으로, HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF 파일을 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0과 같은 지정된 버전으로 일괄 변환하는 방법을 소개합니다. 문서는 처리 전후 효과 스크린샷과 소프트웨어 작동 스크린샷을 결합하여 PDF 도구 진입, 파일 추가, 대상 버전 선택, 저장 위치 설정 및 처리 시작까지의 전체 과정을 설명하며, 문서 보관, 시스템 호환성, 자료 제출 및 일괄 표준화 시나리오에 적합합니다.
일상적인 사무 작업에서 PDF 파일은 겉보기에는 모두 ".pdf" 형식이지만 내부 버전 번호가 일치하지 않을 수 있습니다. 어떤 파일은 PDF 1.4이고, 어떤 파일은 PDF 1.7이며, 새로 생성된 일부 파일은 PDF 2.0으로 통일해야 할 수 있습니다. 기업 기록 보관, 시스템 업로드, 전자 자료 교환 또는 타사 플랫폼 검증 시 PDF 버전이 일관되지 않으면 호환성, 구문 분석 규칙 또는 승인 기준에서 차이가 발생할 수 있습니다. 파일이 하나뿐이라면 수동으로 소프트웨어를 열어 다시 저장할 수 있지만, 폴더에 수십, 수백 개의 PDF가 있다면 하나씩 확인하고 변환하는 데 많은 시간이 소요됩니다.
이 글에서 해결하려는 문제는 바로, 많은 PDF 파일의 버전 번호를 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0과 같은 지정된 버전으로 일괄 변환하는 방법입니다. 아래에서는 " HeSoft Doc Batch Tool "을 예시로, 오피스 소프트웨어의 PDF 일괄 처리 기능을 사용하여 여러 PDF를 PDF 2.0 버전으로 통일 변환하는 방법을 보여줍니다. 이 절차는 다른 사용 가능한 버전 옵션을 선택하는 일괄 변환 작업에도 동일하게 적용됩니다.
적용 시나리오: PDF 버전 번호를 일괄 변환해야 하는 경우
PDF 버전 번호는 일반적으로 문서 속성에 표시되며, 파일명의 일부가 아니라 PDF 파일 내부 구조 표준의 한 항목입니다. 많은 사용자가 시스템 업로드 오류가 발생하거나, 고객이 특정 버전을 요청하거나, 다른 리더로 파일을 열 때 호환성 문제가 발생할 때 처음으로 이 항목을 인지하게 됩니다.
일반적인 적용 시나리오는 다음과 같습니다:
- 자료 보관 전 표준 통일: 기업 계약서, 보고서, 설명서, 스캔 파일 등 PDF 출처가 다양하여 버전 번호가 일관되지 않을 수 있습니다. 보관 전에 특정 PDF 버전으로 통일하면 후속 관리에 도움이 됩니다.
- 플랫폼 업로드 버전 요구 사항: 일부 업무 시스템, 기록 보관 시스템, 심사 시스템에서 PDF 버전을 요구할 수 있어, 파일을 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0 등 지정된 버전으로 변환해야 합니다.
- 소프트웨어 간 호환성 확보: PDF 리더, 편집기 또는 오피스 시스템에 따라 PDF 버전 지원 정도가 다르므로, 일괄적으로 버전을 조정하면 버전 차이로 인한 읽기 문제를 줄일 수 있습니다.
- 오래된 파일 일괄 처리: 과거 프로젝트 파일, 오래된 스캔 파일, 외부에서 수집한 PDF 파일이 많을 경우, 하나씩 다시 저장하는 것은 비효율적이므로 일괄 처리 도구를 사용하여 한 번에 완료하는 것이 좋습니다.
- 자료 제출 전 규격화: 입찰 파일, 프로젝트 자료, 논문 첨부 자료, 교육 자료 등을 통일된 형식으로 제출해야 할 때, 먼저 버전을 일괄 변환한 후 통일 검사를 진행할 수 있습니다.
HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 파일 일괄 처리 소프트웨어에 속하며, 핵심 가치는 반복 작업을 줄이는 것입니다. PDF 버전 변환과 같은 표준화 작업의 경우, "파일 열기—다른 이름으로 저장 선택—버전 확인"의 반복적인 절차를 하나의 배치 작업으로 통합하여 완료할 수 있습니다.
결과 미리 보기: 처리 전 PDF 버전과 처리 후 PDF 버전 비교
처리 전: 여러 PDF 파일 버전이 요구 사항에 부합하지 않을 수 있음
처리 전 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 폴더에 services.pdf, The Safety of Mars Sample Return.pdf, the-crowdsourced-guide-to-learning.pdf, Voyager-Grand-Tour.pdf 등 여러 PDF 파일이 준비되어 있습니다. 이 파일들은 개별적으로 수동 조작하는 대신 모두 동일한 일괄 변환 절차를 거쳐야 합니다.
그중 services.pdf를 열어 Adobe Acrobat Pro DC의 "문서 속성"을 확인하면, 해당 파일의 현재 PDF 버전이 1.7 (Acrobat 8.x)임을 알 수 있습니다. 이는 변환 전에는 PDF 2.0 버전이 아님을 의미합니다. 업무 요구사항이 PDF 2.0으로 통일하는 것이라면, 버전 변환이 필요합니다.
처리 후: PDF 버전이 2.0으로 변경됨
일괄 처리가 완료된 후, 출력 파일의 문서 속성을 다시 확인하면 PDF 버전이 2.0으로 표시된 것을 볼 수 있습니다. 또한 속성 창의 위치가 출력 디렉터리로 표시되어, 처리된 파일이 원본 파일과 구분하기 쉽도록 새 위치에 저장되었음을 알 수 있습니다.
이 결과는 일괄 변환을 통해 파일의 PDF 버전 번호가 설정된 목표에 따라 업데이트되었음을 보여줍니다. PDF 1.5, PDF 1.6 또는 PDF 1.7로 변환해야 하는 경우에도 버전 선택 단계에서 해당 옵션을 선택할 수 있습니다.
작업 단계: 오피스 소프트웨어를 사용하여 PDF를 지정된 버전으로 일괄 변환하기
1단계: PDF 도구로 이동하여 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 도구 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 소프트웨어 메인 인터페이스에는 PDF 워터마크 추가, PDF 페이지 삭제, PDF를 Word로 변환, PDF를 Excel로 변환 등 여러 PDF 관련 기능이 표시됩니다. 여기서 선택해야 할 기능은 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"입니다.
스크린샷에서 이 기능은 PDF 도구 목록에 있으며, 기능 설명은 PDF 파일을 다른 버전의 PDF로 일괄 변환하는 것입니다. 이 기능을 선택하는 목적은 PDF 버전 번호를 수정하기 위한 전용 일괄 처리 절차로 진입하는 것입니다.
이 기능에 진입하면 소프트웨어가 전체 작업을 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작 등 여러 단계로 나눕니다. 이를 통해 사용자는 마법사 안내에 따라 단계적으로 완료할 수 있어, 여러 메뉴를 반복해서 찾아 헤맬 필요가 없습니다.
2단계: 버전 변환이 필요한 PDF 파일 추가하기
"PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 기능에 진입하면 첫 번째 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 인터페이스 오른쪽 상단에서 "파일 추가" 버튼과 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼을 확인할 수 있습니다. 소수의 지정된 파일만 처리해야 한다면 "파일 추가"를 클릭하고, 폴더에 PDF가 많다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 적합합니다.
스크린샷에는 이미 4개의 PDF 파일을 가져왔으며, 목록에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 사용자는 이 목록을 통해 파일이 올바르게 추가되었는지 확인할 수 있습니다. 만약 특정 파일을 처리할 필요가 없다면, 오른쪽 작업 열의 삭제 아이콘을 사용하여 제거할 수 있습니다. 다시 선택해야 한다면 인터페이스의 "비우기" 버튼을 사용하여 다시 추가할 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는, 버전을 일괄 변환할 모든 PDF 파일이 목록에 나타나고 레코드 수가 실제 처리할 파일 수와 일치하는 것입니다. 확인 후 하단의 "다음"을 클릭하여 버전 설정으로 넘어갑니다.
3단계: 대상 PDF 버전 선택하기 (예: PDF 2.0)
두 번째 단계는 처리 옵션을 설정하는 것입니다. 인터페이스에는 PDF/A 관련 버전, PDF/X 관련 버전, PDF 1.0, PDF 1.1, PDF 1.2, PDF 1.3, PDF 1.4, PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 및 PDF 2.0 등 여러 선택 가능한 버전이 라디오 버튼 방식으로 나열되어 있습니다. 사용자는 실제 제출 요구 사항 또는 호환성 요구 사항에 따라 대상 버전을 선택해야 합니다.
스크린샷에서는 PDF 2.0이 선택되어 있습니다. 사용자의 요구가 "PDF를 1.5 버전으로 일괄 변환"이라면 여기서 PDF 1.5를 선택하고, "PDF를 1.6 버전으로 일괄 변환"해야 한다면 PDF 1.6을 선택합니다. 소프트웨어 인터페이스는 버전 옵션을 제공하며, 사용자는 대상 버전 하나만 선택하면 후속 일괄 처리가 추가된 파일에 대해 이 버전으로 변환을 진행합니다.
버전 선택 시 수신 측 또는 시스템의 요구 사항을 먼저 확인하는 것이 좋습니다. PDF 버전이 높다고 해서 모든 시나리오에 적합한 것은 아닙니다. 상대 시스템이 PDF 1.5 또는 PDF 1.6을 명시적으로 요구한다면 PDF 2.0을 직접 선택해서는 안 됩니다. 최신 표준을 사용하고 읽기 환경이 지원되는 경우 PDF 2.0을 선택할 수 있습니다.
4단계: 저장 위치 설정하여 원본 PDF 덮어쓰기 방지
버전 선택을 완료한 후 "다음"을 클릭하면 저장 위치 설정으로 이동합니다. 스크린샷에는 이 페이지의 구체적인 세부 정보가 표시되지 않았지만, 절차 탐색을 통해 소프트웨어에 "저장 위치 설정" 단계가 포함되어 있음을 알 수 있습니다. 처리 후 결과 이미지에서도 출력 파일이 새로운 출력 디렉터리에 저장된 것을 볼 수 있습니다. 저장 위치를 설정하는 목적은 변환된 PDF 파일을 한 곳에 모아 저장하여 확인과 전달을 용이하게 하고, 동시에 원본 파일에 직접 영향을 미치는 것을 방지하는 것입니다.
실제 사무 처리에서는 출력 파일을 "PDF 버전 변환 결과", "PDF 2.0 출력 파일" 또는 프로젝트 전용 출력 디렉터리와 같은 새로운 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 두 가지 장점이 있습니다. 첫째, 원본 파일을 백업으로 보존할 수 있습니다. 둘째, 처리가 완료된 후 일괄적으로 열어 무작위 검사하거나 통합 전송하기가 더 쉽습니다.
5단계: 처리 시작 및 결과 확인
저장 위치를 설정한 후 마지막 "처리 시작" 단계로 이동하여 일괄 변환 작업을 실행합니다. 처리가 완료되면 출력 디렉터리를 열고, 그중 하나의 PDF 파일을 선택하여 속성을 확인하고 PDF 버전이 대상 버전으로 변경되었는지 확인합니다. 이 문서의 예시에서는 변환된 services.pdf의 문서 속성에 PDF 버전 2.0이 표시되어 변환이 성공했음을 알 수 있습니다.
처리된 파일 수가 많다면, 출처와 페이지 수가 다른 몇 개의 PDF를 무작위로 추출하여 정상적으로 열리는지, 페이지 수가 정상인지, 내용이 정상적으로 표시되는지 확인하고 버전 번호가 요구 사항에 부합하는지 보는 것이 좋습니다. 공식 기록 보관 또는 제출 시나리오의 경우 무작위 검사 단계를 통해 일괄 처리 후 전달 위험을 줄일 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. PDF 버전 변환 시 파일 내용이 변경되나요?
PDF 버전 변환의 주요 목표는 PDF 파일의 버전 표준을 조정하는 것입니다. 일반적으로 사용자가 주목하는 것은 변환 후 파일이 정상적으로 열리는지, 페이지 내용이 일관되게 유지되는지, 버전 번호가 요구 사항에 부합하는지입니다. PDF마다 글꼴, 이미지, 양식, 주석 등의 요소를 포함할 수 있으므로 처리 후 특히 계약서, 티켓, 스캔 파일 및 복잡한 레이아웃이 있는 파일을 무작위로 검사하는 것이 좋습니다.
2. PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 2.0 중 어떤 것을 선택해야 하나요?
어떤 버전을 선택할지는 사용 시나리오에 따라 결정해야 합니다. 수신 시스템이 PDF 1.5를 명시적으로 요구한다면 PDF 1.5를 선택하고, PDF 1.6 또는 PDF 1.7을 요구한다면 해당 버전을 선택합니다. 최신 표준으로 변환하고 읽기 환경이 PDF 2.0을 지원한다면 PDF 2.0을 선택할 수 있습니다. 버전 번호의 높고 낮음만으로 적합성을 판단해서는 안 되며, 업무 시스템과 수신 측의 요구 사항을 충족하는 것이 중요합니다.
3. 새 폴더로 출력하는 것을 권장하는 이유는 무엇인가요?
일괄 처리의 가장 큰 특징은 한 번에 많은 파일을 처리한다는 점입니다. 원본 파일을 직접 덮어쓰면 선택한 버전이 요구 사항에 맞지 않는다는 것을 발견했을 때 복구가 번거로워집니다. 새 디렉터리에 저장하면 원본 PDF를 보존할 수 있고 변환 결과를 재검토하기도 편리합니다. 처리 후 스크린샷에 파일 위치가 출력 디렉터리로 표시되는 것도 일괄 사무 처리에서 권장되는 습관입니다.
4. 전체 폴더를 한 번에 가져올 수 있나요?
조작 인터페이스에서 볼 수 있듯이, 소프트웨어는 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼을 제공하여 하나의 폴더 내에 있는 대량의 PDF 파일을 처리하는 데 적합합니다. "파일 추가"를 하나씩 클릭하는 것과 비교하여 폴더 가져오기는 일괄 변환 작업에 더 적합하며, 파일을 반복적으로 선택하는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
5. 변환 전에 PDF 리더를 닫아야 하나요?
파일을 일괄 처리하기 전에 이러한 PDF를 열고 있는 리더나 편집기를 닫는 것이 좋습니다. 파일이 다른 프로그램에 의해 잠겨 있어 처리가 실패하는 것을 방지하기 위함입니다. 특히 Windows 환경에서 특정 PDF가 다른 프로그램에 의해 잠겨 있으면 일괄 처리 과정에서 출력 파일을 정상적으로 쓸 수 없을 수 있습니다.
요약: 일괄 처리 방식으로 PDF 버전을 통일하여 반복 작업 줄이기
PDF 파일을 지정된 버전으로 일괄 변환하는 것은 전형적인 오피스 효율화 시나리오입니다. 과거에는 PDF를 하나씩 열고 문서 속성을 확인하고 다른 이름으로 저장하거나 변환해야 했지만, 이제는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 하나의 절차로 완료할 수 있습니다. PDF 도구로 이동하여 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택하고, 파일을 추가하거나 폴더를 가져오고, 대상 버전을 선택하고, 저장 위치를 설정한 다음, 처리를 시작하면 됩니다.
많은 PDF를 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0으로 통일 변환해야 하는 사용자에게 이러한 일괄 처리 방식은 반복 작업을 크게 줄이고 수동 조작 시 파일을 누락할 확률을 낮출 수 있습니다. 공식 제출 전에 소량의 파일로 대상 버전을 먼저 테스트하여 요구 사항에 부합하는지 확인한 후, 전체 PDF를 일괄 처리하고 결과를 독립된 출력 폴더에 저장하는 것이 좋습니다.