PDF 버전이 업로드, 보관 또는 호환 요구 사항에 맞지 않을 때 파일을 하나씩 열어 다시 내보낼 필요가 없습니다. 이 문서는 PDF 버전을 일괄 수정하는 사무 처리 방법을 소개합니다: HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 PDF 도구에 접속하여 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택하고, 파일을 일괄 추가한 후 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 2.0 또는 PDF/A 등 원하는 대상 버전을 선택한 다음 일괄 출력하면 됩니다. 문서에서는 처리 전 PDF 1.7과 처리 후 PDF 2.0의 스크린샷을 비교하여 실제 효과를 설명하고, 버전 선택, 출력 저장, 결과 확인 및 보호된 파일 처리 시 주의사항을 정리했습니다.
많은 사용자가 PDF 자료를 제출할 때 사소해 보이지만 효율에 큰 영향을 주는 문제를 겪습니다. 파일 내용에는 문제가 없고 페이지도 열리지만, 시스템에서 PDF 버전이 요구 사항에 맞지 않는다고 표시되거나, 상대방이 특정 파일을 정상적으로 미리 볼 수 없다고 피드백하는 경우입니다. 특히 계약서, 입찰 자료, 스캔 자료, 논문 첨부 파일, 제품 설명서 등은 한 번에 여러 개의 PDF를 제출해야 할 수 있습니다. 파일을 하나씩 열어 속성을 확인하고 지정된 버전으로 일일이 처리한다면 작업량이 매우 커집니다.
이 문서에서 소개하는 방법은 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 여러 PDF 파일을 지정된 PDF 버전으로 일괄 변환하는 것입니다. PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7, PDF 2.0뿐만 아니라 인터페이스에서 제공하는 PDF/A, PDF/X, PDF/UA 등 버전 유형이 필요한 경우에도 동일한 마법사 방식의 절차를 통해 완료할 수 있습니다. 본문은 캡처 화면 순서대로 설명하고, 처리 전후에 버전 변화를 확인하는 방법을 설명합니다.
적용 시나리오: PDF 버전 번호가 요구사항에 맞지 않을 때 이렇게 처리하세요
PDF 파일의 버전 번호는 보통 문서 속성에 숨겨져 있어 평소에는 거의 신경 쓰지 않습니다. 하지만 일부 공식적인 업무 시나리오에서는 파일 제출, 보관 또는 정상적인 열람 가능 여부에 직접적인 영향을 미칩니다. 특히 다음과 같은 상황이 흔합니다.
- 업로드 플랫폼 오류: 플랫폼에서 파일이 특정 PDF 버전 또는 표준이어야 하는데, 사용자가 업로드하면 형식이 부적합하다고 표시됩니다.
- 고객 또는 기관의 통일된 규정 요구: 상대방이 모든 PDF 자료에 PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0을 사용하도록 요구하여 추후 시스템 처리 오류를 방지합니다.
- 구형 소프트웨어에서 상위 버전 PDF를 열 수 없음: 일부 컴퓨터 환경이 오래되어 비교적 최신 버전의 PDF를 열 때 미리 보기 실패, 비정상적인 표시 또는 인쇄 오류가 발생할 수 있습니다.
- 다양한 출처의 파일 통일 필요: 이메일, 웹 드라이브, 스캐너, 온라인 변환 도구에서 얻은 PDF 버전이 일치하지 않아 제출 전에 통일된 처리가 필요합니다.
- 보관 및 장기 보존: 일부 기록 보관 시나리오에서는 장기 보존 및 크로스 플랫폼 읽기를 위해 PDF/A와 같은 표준 유형을 요구합니다.
이러한 문제의 공통점은 파일 하나만 수정하는 것이 아니라 여러 파일을 수정해야 한다는 점입니다. 이때는 파일 일괄 처리 능력이 단일 PDF 편집 기능보다 더 중요합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 포지셔닝은 바로 문서 일괄 처리와 반복 작업 감소이므로, 이러한 PDF 버전 통일 작업을 완료하는 데 적합합니다.
효과 미리 보기: PDF 1.7에서 PDF 2.0으로 일괄 변환
먼저 처리 전 파일 상태를 살펴보겠습니다. 예제 폴더에는 services.pdf, The Safety of Mars Sample Return.pdf, the-crowdsourced-guide-to-learning.pdf, Voyager-Grand-Tour.pdf 등 4개의 PDF가 있습니다. 이 파일들은 개별적으로 처리하는 것이 아니라 동일한 배치 작업으로 처리해야 합니다.
그중 services.pdf를 열어 Adobe Acrobat Pro DC의 문서 속성에서 보면 현재 PDF 버전이 1.7(Acrobat 8.x)임을 알 수 있습니다. 이것이 처리 전 상태입니다. 목표 시스템에서 PDF 2.0을 요구한다면 이 파일을 변환해야 하며, 여러 파일의 버전이 서로 다른 경우에도 일괄 변환을 통해 동일한 버전으로 통일할 수 있습니다.
처리를 완료한 후 출력 파일의 문서 속성을 다시 확인하면 'PDF 버전'이 2.0으로 변경된 것을 볼 수 있습니다. 캡처 화면에는 출력 위치도 함께 표시되어 있어, 변환된 파일이 새 디렉터리에 저장되어 원본 파일과 분리하여 관리하기 쉽다는 것을 알 수 있습니다.
이 결과를 통해 확인할 수 있는 점은, 일괄 변환은 단순히 파일 이름을 바꾸거나 PDF를 Word, docx, Excel 또는 이미지로 변환하는 것이 아니라 PDF 파일 자체를 다른 PDF 버전으로 변환한다는 것입니다. 시스템 검증이나 호환성 요구 사항을 충족해야 하는 업무 시나리오에서 이 점은 매우 중요합니다.
작업 단계: PDF 버전 번호 일괄 수정 전체 절차
1단계: PDF 도구에서 버전 변환 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 를 열면 왼쪽에 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등의 기능 분류 탐색 메뉴가 있습니다. 이번에 처리할 것은 PDF 버전 번호이므로 먼저 왼쪽의 'PDF 도구'를 클릭합니다.
오른쪽 기능 목록에서 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환'을 찾습니다. 캡처 화면에서 이 기능 카드의 설명이 'PDF 파일을 다른 버전의 PDF로 일괄 변환'인 것을 확인할 수 있습니다. 이 기능을 선택하면 전용 일괄 변환 페이지로 이동합니다.
이 단계의 목적은 잘못된 기능을 선택하는 것을 피하는 것입니다. 예를 들어 'PDF를 Word로 변환'은 PDF를 Word 문서로 변환하여 docx 또는 doc 파일을 생성할 수 있고, 'PDF를 JPG 이미지로 변환'은 페이지를 이미지로 바꾸는 데 적합합니다. 반면 이번 작업은 결과물이 여전히 PDF이면서 대상 PDF 버전만 변경하는 것이므로 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환'을 선택해야 합니다.
2단계: 변환할 PDF 파일 가져오기
기능 페이지에 진입하면 첫 번째 단계는 '처리할 레코드 선택'입니다. 인터페이스 상단에는 '파일 추가'와 '폴더에서 파일 가져오기' 두 가지 주요 진입점이 있습니다. 파일이 여러 위치에 흩어져 있다면 '파일 추가'를 여러 번 클릭하여 선택할 수 있고, 파일이 모두 같은 폴더 안에 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'로 일괄 가져올 수 있습니다.
예제에는 이미 4개의 레코드를 가져왔으며, 목록에 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 가져온 후 바로 다음 단계로 넘어가지 말고, 세 가지 내용을 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 레코드 수가 예상과 일치하는지, 둘째, 확장자가 모두 pdf인지, 셋째, 경로가 올바른 폴더를 가리키는지입니다. 이렇게 하면 잘못된 파일이나 이전 버전 파일이 처리 작업에 포함되는 것을 방지할 수 있습니다.
특정 파일을 변환할 필요가 없다면 목록의 삭제 아이콘을 사용하여 제거할 수 있고, 가져오기가 잘못되었다면 '모두 지우기'를 클릭한 후 다시 추가할 수 있습니다. 확인이 끝나면 하단의 '다음'을 클릭합니다.
3단계: 버전 목록에서 대상 버전 선택하기
두 번째 단계는 '처리 옵션 설정'입니다. 인터페이스에는 PDF 1.0, PDF 1.1, PDF 1.2, PDF 1.3, PDF 1.4, PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7, PDF 2.0과 같은 일반 PDF 버전과 PDF/A, PDF/X, PDF/UA, ZUGFeRD와 같은 표준 유형을 포함한 여러 대상 버전이 라디오 버튼 형태로 나열되어 있습니다.
예제에서는 PDF 2.0을 선택했으므로 변환 후 문서 속성에 PDF 버전 2.0으로 표시됩니다. 요구 사항이 'PDF를 1.5로 변경'이라면 여기서 PDF 1.5를 선택하고, 'PDF 1.6으로 통일 변환'이 요구 사항이라면 PDF 1.6을 선택합니다. 이 단계는 최종 출력 파일의 버전 번호를 결정하므로 전체 과정에서 가장 중요한 설정입니다.
주의할 점은 PDF 버전이 무조건 높다고 좋은 것은 아니라는 점입니다. 높은 버전은 더 많은 기능을 지원할 수 있지만 구형 시스템과 호환되지 않을 수 있고, 낮은 버전은 호환성은 더 넓을 수 있지만 변환 시 특정 새 기능이 처리되어야 할 수 있습니다. 따라서 플랫폼 설명, 고객 요구 또는 내부 규정에 따라 선택하는 것이 가장 좋습니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 원본 파일 보존
절차의 세 번째 단계는 '저장 위치 설정'입니다. 캡처 화면에는 이 페이지의 구체적인 내용이 나와 있지 않지만, 처리 후 속성 캡처 화면을 보면 출력 파일이 C:\Users\hello\Desktop\hesoft-output\ 과 같은 출력 디렉터리에 위치한 것을 알 수 있습니다. 즉, 처리된 PDF는 지정된 위치에 저장되므로 사용자가 결과를 모아서 확인하기 편리합니다.
실제 작업 시에는 변환 결과를 원본 파일과 섞어 두지 않는 것이 좋습니다. 'PDF_2.0_출력', 'PDF_1.6_제출용', 'PDF버전변환결과' 등과 같이 새 폴더를 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 확인이 쉬울 뿐만 아니라 설정이 적절하지 않음을 발견했을 때 원본 파일을 다시 사용하여 처리할 수 있습니다.
5단계: 처리 시작 및 PDF 버전 검증
저장 위치 설정을 완료하면 '처리 시작' 단계로 진입합니다. 파일 목록, 버전 옵션 및 저장 위치를 확인한 후 일괄 변환을 실행합니다. 처리가 완료되면 출력 디렉터리를 열어 해당 PDF 파일이 생성되었는지 확인합니다.
버전이 실제로 성공적으로 수정되었는지 확인하려면 임의의 출력 파일을 열어 Adobe Acrobat에서 문서 속성으로 들어가 'PDF 버전'을 확인합니다. 예제에서는 처리 전 services.pdf가 PDF 1.7이었지만 처리 후 PDF 2.0으로 변경되었습니다. 이는 버전 변환이 적용되었음을 의미합니다. 공식적인 자료 제출의 경우, 여러 파일을 무작위로 추출하여 페이지 수, 내용, 이미지, 글꼴 표시가 모두 정상인지 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 확장자만 변경하면 PDF 버전 문제를 해결할 수 있나요?
아니요. PDF 버전 번호는 파일 확장자에 의해 결정되는 것도 아니고, 파일 이름을 특정 형식으로 바꾼다고 변경되는 것도 아닙니다. 실제 버전 정보는 PDF 파일 구조 내에 있으며, 변환 도구를 통해 다시 처리해야 합니다. 이 문서의 방법은 이름을 바꾸는 것이 아니라 PDF 자체를 일괄 변환하는 것입니다.
2. PDF 1.7을 PDF 2.0으로 변환하면 파일 크기가 변경되나요?
가능합니다. 예제 캡처 화면에서는 처리 전후 파일 크기가 매우 유사하지만, PDF의 콘텐츠 구조에 따라 변환 후 크기가 약간 달라질 수 있습니다. 파일이 정상적으로 열리고 내용이 완전하며 버전이 요구 사항을 충족한다면, 약간의 크기 변화는 일반적으로 정상적인 현상입니다.
3. 모든 파일을 한 번에 처리해야 하나요?
파일이 매우 중요하다면 먼저 소량의 샘플로 테스트하는 것이 좋습니다. 대상 버전이 정확하고 출력 파일이 정상임을 확인한 후, 전체 파일을 가져와 일괄 처리하십시오. 이렇게 하면 대량 재작업의 위험을 줄일 수 있습니다.
4. PDF/A, PDF/X로 변환하는 것과 일반 PDF 버전 간에는 어떤 차이가 있나요?
일반 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 2.0은 버전 호환성에 더 중점을 두고, PDF/A, PDF/X, PDF/UA 등은 각각 보관, 인쇄 교환 또는 접근성 등 특정 표준을 위한 유형입니다. 선택 시 명확한 요구 사항을 따라야 하며, 표준 버전을 임의로 선택하는 것은 권장하지 않습니다.
5. 일괄 변환 후 출력 파일을 어떻게 관리하나요?
대상 버전별로 폴더를 만들고 폴더 이름에 용도를 명확히 적는 것이 좋습니다(예: '제출용_PDF2.0' 또는 '보관용_PDF_A'). 이후 압축, 암호화, 워터마크 추가, 페이지 삭제 등의 처리가 더 필요하다면, 버전 변환을 완료한 후 다음 단계의 일괄 오피스 작업을 진행할 수 있습니다.
요약: 일괄 처리 방식으로 PDF 버전 요구 사항 불일치 문제 해결
PDF 버전 번호가 요구 사항에 맞지 않을 때 가장 비효율적인 방법은 파일을 하나씩 수동으로 처리하는 것입니다. 여러 개의 PDF를 처리할 때 올바른 방식은 먼저 대상 버전을 정하고, 파일을 일괄 가져와 변환 옵션을 통일되게 설정한 다음, 마지막으로 출력을 집중하여 결과를 무작위로 확인하는 것입니다. 오피스 소프트웨어인 HeSoft Doc Batch Tool 는 일괄 파일 처리에 특화된 절차를 제공하여 사용자가 반복적인 클릭과 수동 확인을 줄일 수 있도록 도와줍니다.
현재 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 2.0 또는 다른 버전으로 변환해야 할 파일들을 처리하고 있다면, 본문의 단계에 따라 작업할 수 있습니다. 먼저 몇 개의 파일로 효과를 검증한 후, 정식 자료를 일괄 처리하면 PDF를 하나씩 열어 다시 내보내는 것보다 더 효율적이며, 일상적인 업무에서의 대량 파일 처리 요구에도 더 적합합니다.