여러 개의 PDF 파일을 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 2.0 또는 PDF/A 등으로 일괄 변환해야 할 때, 파일을 하나씩 열어 다른 이름으로 저장하는 방식은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로, 오피스 소프트웨어를 통해 여러 PDF를 일괄 가져오고, 원하는 대상 버전을 선택한 후 처리된 파일을 통일된 형식으로 출력하는 방법을 안내합니다. 또한 처리 전후의 스크린샷을 통해 원본 PDF 버전 확인 방법, 변환 기능 선택 방법, 버전 옵션 설정 방법 및 변환 후 Adobe Acrobat의 문서 속성에서 결과를 검증하는 방법을 설명하므로, 계약서, 스캔 파일, 자료 패키지, 보관 문서 및 플랫폼 제출용 파일을 일괄 처리해야 하는 사용자에게 적합합니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 다양한 시스템, 리더 또는 아카이브 플랫폼 간에 자주 유통됩니다. 일부 플랫폼은 업로드되는 PDF가 특정 버전(예: PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7, PDF 2.0)이거나 PDF/A, PDF/X 등의 표준을 준수해야 한다고 명시적으로 요구하기도 하고, 오래된 시스템은 낮은 버전의 PDF만 안정적으로 인식하는 경우도 있습니다. 파일이 한두 개뿐이라면 수동으로 열고 속성을 확인한 후 다시 내보내는 방식을 감수할 수 있지만, 파일 수가 수십, 수백 개에 달하면 일일이 처리하는 것은 단순 반복 작업이 되어 시간을 낭비할 뿐만 아니라 누락이나 잘못된 선택으로 인해 재작업이 발생하기 쉽습니다.
이 글에서 해결하려는 문제는 명확합니다. 바로 많은 PDF 파일의 버전 번호를 지정된 버전(예: 기존 PDF 1.7을 PDF 2.0으로 통일하거나 필요에 따라 PDF 1.5, PDF 1.6 등으로 변환)으로 일괄 변환하는 방법입니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 예로 들어, 처리 전 상태 확인부터 기능 선택, 파일 일괄 가져오기, 대상 PDF 버전 설정, 처리 후 결과 확인에 이르는 전체 과정을 설명하겠습니다.
적용 시나리오: 어떤 경우에 PDF 버전 번호를 일괄 변환해야 하나요?
PDF 버전 번호를 일괄 변환하는 것은 일반적으로 파일 내용을 변경하기 위한 것이 아니라, 파일이 특정 환경에서 더 안정적으로 열리거나, 제출되거나, 아카이브되거나, 장기 보존되도록 하기 위함입니다. 일반적인 시나리오는 다음과 같습니다:
- 시스템 업로드 시 고정 버전 요구: 일부 업무 시스템, 기록 보관 시스템, 입찰 플랫폼, 전자 자료 제출 플랫폼에서는 PDF 버전을 제한합니다. 파일 버전이 요구 사항에 맞지 않으면 업로드할 수 없거나, 미리보기에 이상이 생기거나, 검증을 통과하지 못할 수 있습니다.
- 구버전 리더와의 호환성: 일부 내부 네트워크 컴퓨터나 업무 단말기에서 여전히 구버전 PDF 리더를 사용하고 있으며, 너무 높은 버전의 PDF는 정상적으로 인식되지 않을 수 있습니다. 이때 PDF 2.0 또는 PDF 1.7을 PDF 1.5, PDF 1.6과 같은 낮은 버전으로 변환할 수 있습니다.
- 자료 패키지 사양 통일: 기업에서 계약서, 스캔본, 제품 자료, 보고서, 설명서 등을 정리할 때, 추후 아카이브 및 전달을 용이하게 하기 위해 모든 PDF의 버전을 일관되게 유지하려는 경우가 많습니다.
- 타사 파일 일괄 수정: 다양한 출처에서 다운로드하거나 수신한 PDF 파일의 버전이 제각각이어서 수동으로 일일이 확인하기에는 효율이 떨어집니다. 일괄 처리 도구를 사용하면 한 번에 통일된 변환을 완료할 수 있습니다.
- 보관 또는 표준화 처리: 일반 PDF 1.0부터 PDF 2.0 외에도 스크린샷에서 PDF/A, PDF/X, PDF/UA, ZUGFeRD 등의 옵션을 볼 수 있으며, 이는 다양한 규격 요구 사항에 따른 파일 버전 처리에 적합합니다.
보시다시피 PDF 버전 변환은 단일 파일 편집 문제가 아니라 전형적인 일괄 업무 처리 시나리오입니다. 파일 일괄 처리용 오피스 소프트웨어를 사용하면 반복 작업을 줄여, "파일을 하나씩 열고, 다른 이름으로 저장하고, 확인하는" 과정을 한 번 설정으로 중앙 집중식 처리하는 방식으로 바꿀 수 있습니다.
결과 미리 보기: 처리 전후 PDF 버전에 어떤 변화가 있나요?
작업을 시작하기 전에 먼저 이번 예시의 처리 대상이 무엇인지 살펴보겠습니다. 폴더에는 services.pdf, The Safety of Mars Sample Return.pdf, the-crowdsourced-guide-to-learning.pdf, Voyager-Grand-Tour.pdf 등 여러 PDF 파일이 있습니다. 이러한 파일들을 하나씩 처리하려면 각각 열어서 변환해야 하므로 시간이 매우 많이 소요됩니다.
아래 그림은 Adobe Acrobat Pro DC에서 services.pdf 파일 중 하나의 "문서 속성"을 확인하는 상태를 보여줍니다. 빨간색 상자로 표시된 "PDF 버전"이 1.7(Acrobat 8.x)로 나타나 처리 전 이 파일의 버전이 PDF 1.7임을 알 수 있습니다. 실제 업무에서는 파일마다 버전이 완전히 일치하지 않을 수 있으므로 통일된 제출 또는 보관을 위해서는 일괄 변환이 필요합니다.
처리가 완료된 후, 출력 파일을 다시 열어 문서 속성을 확인하면 동일한 services.pdf의 "PDF 버전"이 2.0로 변경된 것을 알 수 있습니다. 또한 스크린샷에서 파일 위치가 출력 디렉터리로 되어 있어 변환된 파일이 원본 파일과 구분하기 쉽도록 새로운 저장 위치에 생성되었음을 확인할 수 있습니다.
처리 전후 비교를 통해 이번 작업의 핵심 결과는 파일 내용은 여전히 PDF로 사용되지만, 기본 PDF 버전 번호가 원래의 1.7에서 대상 버전 2.0으로 변환되었다는 점을 알 수 있습니다. 만약 PDF 1.5, PDF 1.6 또는 인터페이스에 나열된 다른 버전으로 변환해야 하는 경우에도 해당 단계에서 상응하는 옵션을 선택하면 됩니다.
조작 단계: 오피스 소프트웨어를 사용하여 PDF를 지정된 버전으로 일괄 변환하기
1단계: PDF 도구로 이동하여 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 메인 영역에는 PDF 키워드 찾기 및 바꾸기, 파일 병합, 워터마크 추가, 페이지 삭제, PDF를 Word로 변환, PDF를 Excel로 변환 등 여러 PDF 일괄 처리 기능이 표시됩니다. 이번 요구 사항에 따라 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택해야 합니다. 스크린샷에서 이 기능은 PDF 도구 목록에 있으며 "PDF 파일을 다른 버전의 PDF로 일괄 변환합니다"라는 설명이 있습니다.
이 단계의 목적은 PDF 버전 변환 전용 처리 흐름으로 진입하는 것입니다. PDF를 Word, PDF를 JPG 이미지로 변환하는 등의 형식 변환과 달리, 이 기능의 출력물은 여전히 PDF이며, 단지 PDF 파일을 다른 버전이나 표준 유형으로 변환할 뿐입니다. 따라서 파일의 주요 용도를 변경하지 않으면서 호환성, 제출 또는 아카이브 요구 사항을 충족시키는 데 특히 적합합니다.
2단계: 처리할 PDF 파일 일괄 추가
"PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 기능에 진입하면 인터페이스는 마법사 스타일의 흐름으로 진행됩니다. 상단에서 현재 처리 기능 이름을 볼 수 있으며, 흐름에는 "처리할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정", "처리 시작"이 포함됩니다. 첫 번째 단계에서 "파일 추가"를 클릭하여 여러 PDF를 수동으로 선택할 수 있으며, 파일이 동일한 폴더에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 클릭할 수도 있습니다.
예시에서는 이미 4개의 PDF 파일을 가져왔으며, 목록에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 여기서 파일 목록이 완전한지 확인하여 누락이나 잘못된 선택이 없는지 점검하는 것이 좋습니다. 처리할 필요가 없는 파일을 발견하면 목록에서 삭제 작업을 사용하여 제거할 수 있으며, 다시 선택해야 하는 경우 인터페이스의 "비우기" 버튼을 사용하여 현재 목록을 지운 후 다시 가져올 수도 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 버전 번호를 변환해야 하는 모든 PDF 파일이 처리 목록에 나타나는 것입니다. 일괄 업무 처리에 있어 이 목록은 매우 중요하며, 이번 작업의 처리 명세서와 같습니다. 내용을 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하여 버전 설정으로 넘어갑니다.
3단계: 대상 PDF 버전 선택 (예: PDF 2.0, PDF 1.6 또는 PDF 1.5)
"처리 옵션 설정"으로 들어가면 인터페이스에 선택 가능한 버전 유형이 표시됩니다. 스크린샷에서 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-4, PDF/X-1a, PDF/X-3, PDF/UA-1, ZUGFeRD 및 일반 PDF 1.0, PDF 1.1, PDF 1.2, PDF 1.3, PDF 1.4, PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7, PDF 2.0 등 여러 버전 옵션을 볼 수 있습니다.
본 예시에서는 "PDF 2.0"을 선택했으므로 처리 완료 후 문서 속성에 표시되는 버전도 2.0으로 변경됩니다. 목표가 오래된 시스템과의 호환성이라면 요구 사항에 따라 PDF 1.5 또는 PDF 1.6을 선택할 수 있으며, 장기 보관 또는 특정 표준 요구 사항인 경우 플랫폼이나 기관의 요구 사항에 따라 해당 PDF/A, PDF/X 등의 옵션을 선택해야 합니다.
이 단계의 핵심은 감에 의존하여 버전을 선택하는 것이 아니라, 실제 제출 요건, 시스템 호환성 요건 또는 아카이브 규범을 기준으로 삼아야 한다는 것입니다. 대상 버전을 선택한 후 "다음"을 클릭하여 저장 위치 설정을 계속 진행합니다.
4단계: 출력 위치를 설정하여 원본 PDF 덮어쓰기 방지
스크린샷의 흐름 표시줄은 세 번째 단계가 "저장 위치 설정"임을 보여줍니다. 이 스크린샷 그룹에는 해당 페이지가 펼쳐져 있지 않지만, 처리 후 문서 속성을 보면 변환된 파일이 출력 디렉터리(예: C:\Users\hello\Desktop\hesoft-output\)에 위치해 있음을 알 수 있습니다. 이는 소프트웨어가 처리 결과를 지정된 위치에 저장하여 사용자가 원본 파일과 쉽게 구분할 수 있도록 한다는 것을 의미합니다.
PDF 버전을 일괄 변환할 때는 출력 파일을 "PDF 버전 변환 결과", "PDF_2.0 출력", "제출 예정 PDF" 등과 같이 별도의 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 두 가지 장점이 있습니다. 첫째, 원본 파일을 보존할 수 있어 버전 선택이 잘못된 경우에도 다시 처리할 수 있습니다. 둘째, 변환된 파일을 통일하여 쉽게 검사하고 제출할 수 있으며, 원본 파일과 뒤섞이지 않습니다.
이 단계의 예상 결과는 변환된 PDF를 어디에 저장할지 명확히 하는 것입니다. 설정이 완료되면 계속 진행하여 "처리 시작"으로 들어갑니다.
5단계: 일괄 처리를 시작하고 변환 결과 확인
흐름 표시줄의 네 번째 단계는 "처리 시작"입니다. 파일 목록, 대상 버전, 저장 위치가 모두 올바른지 확인한 후 일괄 변환 실행을 시작할 수 있습니다. 처리가 완료되면 출력 폴더로 이동하여 생성된 PDF 파일을 확인합니다. 버전 변환이 성공했는지 확인하려면 출력 PDF 중 하나를 선택하여 Adobe Acrobat 또는 문서 속성 보기를 지원하는 기타 소프트웨어로 열고, "문서 속성"에서 "PDF 버전"을 확인합니다.
본 예시에서는 처리 전 services.pdf의 버전이 1.7이었고 처리 후 2.0으로 변경되어 변환이 성공했음을 나타냅니다. 일괄 파일의 경우, 특히 스캔본, 이미지가 많은 PDF, 양식이나 특수 요소가 포함된 PDF 등 출처와 페이지 수가 다른 여러 파일을 무작위로 추출하여 검사하고, 파일이 정상적으로 열리고, 페이지 수가 정상이며, 내용 표시에 이상이 없는지 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF 버전 변환 시 파일 내용이 변경됩니까?
이러한 기능의 목표는 PDF의 버전이나 표준 유형을 변환하는 것이며, 일반적으로 PDF를 Word, Excel, PPT 등 다른 형식으로 변환하거나 텍스트 내용을 편집하는 것이 아닙니다. 다만, PDF 버전마다 지원하는 기능이 다르기 때문에 파일에 특수 상호작용 요소, 양식, 서명, 멀티미디어 포함 또는 고급 투명 효과가 포함된 경우, 변환 후 표시 효과와 사용성을 중점적으로 확인해야 합니다.
2. PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 2.0 중 어떤 것을 선택해야 합니까?
실제 요구 사항을 기준으로 삼는 것이 좋습니다. 플랫폼에서 명시적으로 PDF 2.0을 요구하면 PDF 2.0을 선택하고, 오래된 시스템에서 낮은 버전과의 호환성을 요구하면 PDF 1.5 또는 PDF 1.6을 선택하며, 기관의 기록 보관 규범에서 PDF/A를 요구하면 해당 PDF/A 버전을 선택해야 합니다. 무턱대고 더 높은 버전을 추구해서는 안 됩니다. 버전이 높을수록 호환성이 더 좋은 것은 아니기 때문입니다.
3. 일괄 처리 전에 백업이 필요합니까?
백업을 권장합니다. 처리 후 스크린샷에서 출력 파일이 별도의 디렉터리에 저장된 것을 볼 수 있지만, 모든 일괄 파일 처리 작업에서는 원본 파일을 보존하는 것이 더 안전한 방법입니다. 특히 계약서, 인보이스, 감사 자료, 아카이브 파일 등 중요한 PDF는 먼저 복사본을 만들거나 독립적인 출력 디렉터리를 지정해야 합니다.
4. 암호화되었거나 보호된 PDF를 변환할 수 있습니까?
PDF에 열기 암호, 권한 제한 또는 특별한 보호가 설정된 경우, 변환 시 제한을 받을 수 있습니다. 처리 전에 해당 파일에 대해 작업할 권한이 있는지 확인하고, 필요한 경우 먼저 합법적인 권한 범위 내에서 제한을 해제해야 합니다. 열거나 읽을 수 없는 파일은 일괄 처리 목록에 성공적으로 가져왔더라도 실행 시 실패할 수 있습니다.
5. 변환 후 결과를 어떻게 빠르게 확인합니까?
가장 직접적인 방법은 출력 PDF를 열어 문서 속성에서 "PDF 버전"을 확인하는 것입니다. 이 글의 결과 이미지에서도 Adobe Acrobat의 문서 속성을 통해 확인했습니다. 처리 전에는 PDF 버전 1.7이 표시되었고, 처리 후에는 PDF 버전 2.0이 표시되었습니다. 파일 수가 많은 경우 먼저 무작위로 추출하여 검사하고, 제출 요건에 따라 최종 점검을 수행할 수 있습니다.
요약: PDF 버전 일괄 변환은 반복 작업을 현저히 줄여줍니다
많은 PDF를 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 2.0 또는 기타 표준 버전으로 통일하여 변환해야 할 때, 수동으로 일일이 처리하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 와 같은 오피스 소프트웨어를 활용하면 여러 PDF를 한 번에 가져와 대상 버전을 통일하여 선택하고, 출력 디렉터리를 설정한 후 중앙에서 처리함으로써 반복 작업을 대폭 줄일 수 있습니다.
만약 PDF 버전이 플랫폼 요구 사항에 맞지 않거나, 파일 호환성이 불안정하거나, 아카이브 규격이 일치하지 않아 반복적으로 재작업하고 있다면, 이 글의 단계에 따라 먼저 테스트 파일 한 묶음을 준비하고 적절한 대상 버전을 선택하여 변환한 후 문서 속성을 통해 결과를 확인해 볼 수 있습니다. 흐름이 안정적임을 확인한 후 정식 파일에 대해 일괄 처리를 적용하면 더 효율적이고 안정적일 것입니다.