이 문서는 폴더 내 PDF를 처리해야 하는 사무직 사용자를 위해 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 여러 PDF를 PDF/A 형식으로 일괄 변환하는 방법을 소개합니다. 적용 시나리오, 처리 전후 효과, 인터페이스 진입점, 폴더 가져오기, PDF/A 버전 선택, 저장 위치 설정 및 처리 결과 확인 측면에서 설명하여 사용자가 파일을 하나씩 열지 않고도 아카이브 형식 변환을 완료할 수 있도록 도와주며, 계약서, 보고서, 규정 문서, 프로젝트 자료 및 전자 기록 정리 등의 시나리오에 적합합니다.
많은 사람들이 PDF/A 변환 요구에 직면할 때, 파일은 단 한두 개가 아니라 전체 폴더 단위인 경우가 많습니다. 폴더 안에는 연례 보고서, 감사 파일, 계약서, 재무제표, 인증 자료, 법률 문서, 연구 논문 등 대량의 PDF가 있을 수 있습니다. 보관 전에 PDF/A로 통일 변환해야 하는 경우, 기존 방식은 PDF를 하나씩 열어서 다른 이름으로 저장하거나 변환하는 것이었습니다. 파일 수가 적을 때는 참을 수 있지만, 파일이 많아지면 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 특정 파일을 빠뜨리기 쉽습니다.
더 효율적인 방법은 사무 문서 일괄 처리 소프트웨어를 사용하여 폴더 전체의 PDF를 한 번에 가져온 후, PDF/A 버전을 통일하여 선택하고 일괄 처리하는 것입니다. 이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로, 폴더 안의 PDF를 어떻게 일괄적으로 PDF/A로 변환하는지 소개합니다. 이 글을 다 읽으면 이 글이 어떤 문제를 해결하는지 명확히 알 수 있고, 단계에 따라 실제 작업을 완료할 수 있습니다.
적용 시나리오: 폴더 전체 PDF의 보관 형식 변환 필요
폴더 일괄 가져오기는 특히 '파일이 이미 프로젝트 또는 업무별로 정리된' 상황에 적합합니다. 예를 들면:
- 프로젝트 종료 자료: 한 프로젝트 폴더에 계약서, 검수 보고서, 회의록, 성과물 파일이 포함되어 있어 PDF/A로 통일 변환 후 보관해야 합니다.
- 재무 연간 자료: 연간 보고서, 송장 스캔본, 감사 설명, 재무 제도 파일이 이미 한곳에 보관되어 있어 형식을 일괄적으로 규격화해야 합니다.
- 법무 계약 보관: 고객 계약서, 추가 약정서, 위임장, 증빙 자료 등을 장기 보존해야 합니다.
- 기업 제도 파일 보존: 직원 핸드북, 관리 제도, 프로세스 파일 등 장기 열람이 가능한 PDF/A 버전으로 생성해야 합니다.
- 과거 자료 정리: 오래된 폴더에 다양한 출처의 일반 PDF가 포함되어 있어 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2b 등 지정된 형식으로 통일 변환해야 합니다.
이러한 시나리오는 파일이 많고, 경로가 집중되어 있으며, 처리 규칙이 동일하다는 공통된 특징을 가집니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 장점은 바로 파일을 일괄 처리하여 반복되는 클릭, 반복 선택 및 반복 저장을 줄일 수 있다는 점입니다.
효과 미리보기: 일반 PDF 폴더에서 PDF/A 보관 폴더로
처리 전: 원본 폴더에는 Word, docx, doc, Excel, PPT, 스캐너 또는 업무 시스템에서 생성된 여러 일반 PDF 파일이 있습니다. 확장자는 모두 .pdf로 표시되지만, 파일별 내부 PDF 버전과 생성 방식이 다를 수 있어 보관 시 PDF/A 요구 사항을 항상 충족하는 것은 아닙니다.
처리 후: 설정된 저장 위치에서 변환된 PDF 파일 여러 개를 얻을 수 있습니다. 파일은 여전히 PDF 형식이지만 내부 표준은 선택한 버전에 따라 PDF/A-1a, PDF/A-2a, PDF/A-3b 또는 PDF/A-4 등 PDF/A 관련 형식으로 변환됩니다. 이는 제출, 보관, 백업 또는 기록 관리 시스템 가져오기용 보관 버전 폴더로 사용할 수 있습니다.
처리 전후의 핵심적인 차이점은 파일 확장자 변경이 아니라 파일 표준 변경입니다. 따라서 처리 완료 후 '원본 폴더'와 '출력 폴더' 방식으로 관리하여 혼동을 피하는 것이 좋습니다.
작업 단계: 폴더에서 가져와 PDF/A 일괄 변환
1단계: PDF 도구 분류 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 먼저 왼쪽 네비게이션 바에서 "PDF 도구"로 이동합니다. 스크린샷 왼쪽 상단에서 소프트웨어 이름이 " HeSoft Doc Batch Tool "임을 확인할 수 있습니다. 현재 버전 인터페이스 왼쪽에는 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구 및 이미지 도구 등 여러 사무 처리 분류가 있습니다.
PDF 도구 페이지에서 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 기능 카드를 찾습니다. 이에 대한 설명은 "PDF 파일을 다른 버전의 PDF로 일괄 변환"입니다. PDF/A는 PDF의 보관 표준 버전에 속하므로, 이번 일괄 변환은 이 기능으로 들어가야 합니다.
본 단계 목적: PDF 버전 변환 기능 진입점 찾기.
예상 결과: PDF를 Docx, PDF를 TXT, PDF를 Excel 등 다른 형식 변환 기능이 아닌 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 처리 흐름으로 진입합니다.
2단계: "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 PDF 일괄 추가
기능에 진입하면 페이지 상단에 처리할 기록 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작 등의 처리 마법사가 표시됩니다. 현재는 첫 번째 단계인 "처리할 기록 선택"입니다. PDF가 모두 동일한 폴더에 있다면 오른쪽 상단의 "폴더에서 파일 가져오기"를 클릭하는 것이 좋습니다.
가져오기를 하면 소프트웨어가 파일을 표에 표시합니다. 각 파일의 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간을 볼 수 있습니다. 스크린샷의 예시 파일에는 Annual_Report_2024.pdf, Audit_Report_Company_Y_2024.pdf, Contract_Agreement_Client_X.pdf, Financial_Statements_FY2024.pdf 등이 포함되어 있으며, 하단에는 "기록 수: 8"이라고 표시됩니다. 이 정보를 통해 대상 폴더의 PDF를 올바르게 가져왔는지 확인할 수 있습니다.
본 단계 목적: 폴더 안의 여러 PDF를 한 번에 가져와 개별 파일 선택 방지.
예상 결과: 처리 대기 목록에 변환해야 할 모든 PDF 파일이 나타나며, 기록 수가 원본 폴더의 대상 파일 수와 일치합니다.
소수의 분산된 파일만 추가해야 한다면 "파일 추가"를 사용할 수도 있습니다. 가져온 후 목록이 올바르지 않다면, 행 끝의 삭제 아이콘을 통해 개별 파일을 제거하거나 "비우기"를 사용하여 다시 시작할 수 있습니다.
3단계: "다음"을 클릭하여 버전 설정 진입
파일 목록을 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭합니다. 이제 마법사는 2단계 "처리 옵션 설정"으로 이동합니다. 이 페이지의 주요 설정은 "버전"이며, 여기에서 변환하려는 PDF 버전을 선택할 수 있습니다.
스크린샷에는 여러 선택 가능한 옵션이 나열되어 있으며, 이 글의 주제와 관련된 것은 PDF/A로 시작하는 버전입니다. 여기에는 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f가 포함됩니다. 인터페이스는 PDF/UA-1, PDF/X, ZUGFeRD 및 PDF 1.0에서 PDF 2.0까지의 옵션도 제공합니다.
본 단계 목적: 전체 PDF 일괄 처리에 대해 통일된 대상 버전 지정.
예상 결과: 선택된 버전이 이번 일괄 처리의 모든 대상 PDF에 적용됩니다.
보관 목적이라면 일반적으로 PDF/A 관련 옵션을 선택해야 합니다. 스크린샷에서 기본 선택된 것은 PDF/A-1a입니다. 실제 사용 시에는 소속 기관의 기록 보관 요구 사항, 고객 납품 요구 사항 또는 시스템 수신 요구 사항을 기준으로 삼아야 합니다.
4단계: 저장 위치 설정, 별도 출력 폴더 생성 권장
버전 선택을 완료한 후 "저장 위치 설정"으로 계속 진행합니다. 일괄 변환은 결과 파일을 여러 개 생성하므로, 원본 파일과 직접 섞어 놓지 말고 별도의 출력 폴더를 만드는 것이 좋습니다. 예를 들어 "프로젝트명_PDF_A 보관판" 또는 "2025보관PDFA"와 같이 이름을 지정할 수 있습니다.
본 단계 목적: 변환된 PDF/A 파일이 명확한 저장 위치를 갖도록 하여 후속 대조 및 제출을 용이하게 함.
예상 결과: 원본 폴더와 결과 폴더가 명확히 구분되어 실수로 삭제하거나 잘못 전달하는 일이 없습니다.
5단계: 처리 시작 및 수량 확인
마법사의 마지막 단계는 "처리 시작"입니다. 정식 처리 전에 세 가지 핵심 사항을 다시 확인할 것을 권장합니다. 첫째, 파일 목록이 모두 변환해야 할 PDF인지; 둘째, 버전이 올바른 PDF/A 유형으로 선택되었는지; 셋째, 저장 위치가 준비한 출력 폴더인지. 확인 후 처리를 시작합니다.
처리가 완료되면 출력 디렉터리를 열어 파일 수량이 가져오기 시 기록 수와 일치하는지 확인합니다. 8개의 파일을 가져왔다면 출력 결과도 8개 파일에 해당하는지 중점적으로 확인해야 합니다. 그 후 몇 개의 PDF를 무작위로 열어 정상적으로 열리는지 확인한 다음, 보관 요구 사항에 따라 다음 제출 또는 검사를 진행할 수 있습니다.
본 단계 목적: 폴더 전체 PDF의 PDF/A 변환을 한 번에 완료.
예상 결과: 출력 폴더에 보관용 PDF/A 파일이 생성됩니다.
자주 묻는 질문 또는 주의사항
1. 폴더에서 가져오기가 파일 추가보다 일괄 작업에 더 적합한가요?
네. 파일이 이미 동일한 디렉터리에 집중되어 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 효율적이고 누락될 가능성도 적습니다. 수십 개 이상의 PDF의 경우, 폴더 가져오기는 "파일 추가"를 하나씩 클릭하는 것보다 더 적합합니다.
2. PDF/A로 변환했는데 파일 이름이 여전히 PDF로 보이는 이유는 무엇인가요?
PDF/A는 PDF의 표준 유형이며, 확장자는 일반적으로 여전히 .pdf입니다. 처리 결과가 PDF/A를 충족하는지 여부는 확장자만 보고 판단할 수 없으며, 파일 내부 표준 또는 기록 관리 시스템 검사를 함께 확인해야 합니다.
3. 목록에 필요 없는 PDF가 나타나면 어떻게 하나요?
표 오른쪽의 "작업" 열에서 삭제 아이콘을 클릭하여 개별 파일을 제거할 수 있습니다. 가져온 범위 자체가 잘못되었다면 "비우기"를 사용한 후 올바른 폴더를 다시 가져올 수 있습니다.
4. PDF를 Word, docx 또는 Excel로 변환할 수 있나요?
스크린샷의 PDF 도구에는 실제로 PDF를 Docx로 변환, PDF를 Excel로 변환, PDF를 TXT로 변환 등의 기능도 있지만, 이 글의 목표는 PDF/A로 변환하는 것이므로 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택해야 합니다. PDF를 docx, doc, xlsx 또는 텍스트로 변환해야 한다면 그것은 또 다른 처리 시나리오에 속합니다.
5. 처리 전에 원본 폴더를 정리해야 하나요?
정리하는 것이 좋습니다. 일괄 처리 전에 임시 파일, 중복 파일 및 관련 없는 파일을 삭제하고, 파일 이름이 내용을 반영하는지 확인하는 것이 최선입니다. 이렇게 하면 변환 후 출력 폴더도 더욱 명확해져 보관 담당자가 검사하기 쉽습니다.
6. 어떤 PDF/A 버전을 선택하는 것이 더 확실한가요?
통일된 답은 없으며, 수신 측의 요구 사항에 따라야 합니다. 소프트웨어가 여러 PDF/A 버전을 제공한다는 것은 다양한 보관 요구 사항에 적응할 수 있음을 의미합니다. 정식 제출 전에 담당 기관 규격에서 요구하는 것이 PDF/A-1a인지, PDF/A-1b인지, 아니면 다른 버전인지 먼저 확인하는 것이 가장 좋습니다.
요약: 폴더 전체 일괄 변환으로 PDF/A 보관 효율 향상
폴더 안의 PDF를 일괄적으로 PDF/A로 변환할 때 가장 두려운 것은 기술적 복잡함이 아니라 너무 많은 반복 작업, 손쉬운 파일 누락, 그리고 버전 선택 오류입니다. HeSoft Doc Batch Tool 는 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 기능을 통해 파일 전체 가져오기, 버전 선택, 저장 위치 및 처리 시작을 하나의 마법사 프로세스로 통합하여, 일상 사무에서의 기록 보관, 계약 관리, 재무 감사 자료 정리 및 프로젝트 파일 제출에 매우 적합합니다.
지금 PDF/A로 변환해야 할 폴더가 있다면, 먼저 원본 폴더를 정리한 후 소프트웨어를 열고 PDF 도구로 이동하여 "폴더에서 파일 가져오기"로 일괄 추가하고, 요구 사항에 맞는 PDF/A 버전을 선택한 다음, 마지막으로 별도의 출력 디렉터리를 설정하고 처리를 시작하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원래 반복 작업이 필요했던 일을 한 번에 일괄 처리하여 사무 효율을 크게 향상시킬 수 있습니다.