많은 PDF를 고객, 수강생 또는 동료에게 보낸 후, 상대방이 보기 쉽고 인쇄하기 쉽도록 하면서도 내용이 직접 수정되는 것을 원하지 않는 경우가 있습니다. 이 문서에서는 일괄 처리 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 PDF 암호 보호 기능을 사용하여 여러 PDF에 대해 파일 내용 읽기 전용 암호를 일괄 설정하고, 열기 암호는 설정하지 않으며, 인쇄 허용 및 텍스트 복사 허용을 활성화합니다. 처리 후 PDF는 정상적으로 읽을 수 있지만, 편집 시 허용 암호를 입력해야 하므로 공식 자료를 일괄 배포하기 전에 사용하기에 적합합니다.
PDF는 사무 환경에서 매우 흔히 사용되는 전달 형식입니다. 기업 계약서, 교육 자료, 학습 문서, 제품 소개, 고객 서비스 안내 등 많은 사람이 Word, doc, docx, PPT 또는 기타 문서를 PDF로 내보낸 후 전송합니다. 하지만 실제 업무에서 PDF가 항상 '본래 읽기 전용'인 것은 아닙니다. 수신자가 전문 PDF 편집 소프트웨어를 사용하면 편집 모드로 들어가 페이지의 텍스트, 제목, 링크 또는 레이아웃 요소를 수정할 수 있습니다.
외부에 배포해야 하는 PDF 묶음에 가장 이상적인 상태는 '전혀 열 수 없는 것'이 아니라, '정상적으로 보거나 인쇄하거나 텍스트를 복사할 수 있지만, 마음대로 편집할 수는 없는 것'입니다. 이렇게 하면 열람 및 사용에는 지장이 없으면서도 파일 내용의 안정성을 보호할 수 있습니다. 본문에서는 스크린샷과 함께 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 여러 PDF에 읽기 전용 보호를 일괄 적용하는 방법을 설명합니다.
적용 시나리오: 편리한 열람은 유지하되 PDF 수정은 제한해야 할 때
많은 팀이 자료를 공개하기 전에 권한 제어 문제에 직면합니다. 예를 들어 교육 기관이 학습 자료를 배포할 때, 수강생은 읽고 인쇄하고 발췌할 수 있어야 하지만 원본 자료를 마음대로 변경해서는 안 됩니다. 영업 팀이 제품 설명서나 견적 안내를 보낼 때 고객이 보고 인쇄할 수 있지만 파일 내용은 일관되게 유지되어야 합니다. 법무 또는 행정 부서에서 계약서 샘플, 규정 문서, 공지 PDF를 발송할 때도 버전이 임의로 수정되는 것을 피하고자 합니다.
PDF에 열기 암호만 설정하면 새로운 문제가 발생합니다. 수신자마다 파일을 열 때마다 암호를 입력해야 하므로 전파 및 열람 효율이 떨어집니다. 특히 공개 자료, 내부 지식창고, 강의 자료 패키지 등은 여러 사람이 열람해야 하므로 열람 문턱을 설정하는 것은 적합하지 않습니다. 따라서 더 적절한 방법은 '파일 내용 읽기 전용 암호'를 설정하는 것, 즉 편집 권한을 제한하고 열람은 제한하지 않는 것입니다.
파일 수가 적을 때는 수동 처리가 가능하지만, 하나의 폴더에 수십 개의 PDF가 있다면 파일마다 암호를 설정하고 저장하고 확인하는 작업은 매우 번거롭습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 가치는 이러한 반복 작업을 일회성 일괄 작업으로 바꿔주는 데 있습니다.
효과 미리보기: 편집 가능한 PDF에서 보호된 PDF로
처리 전: 폴더 안의 여러 PDF에 일괄 보호 적용 필요
처리 전에는 여러 PDF 파일이 한곳에 모여 있습니다. 스크린샷 폴더 안에는 human-exploration.pdf, Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf, learning-tips.pdf, SampleContract-Shuttle.pdf, services.pdf 등의 파일이 있습니다. 이렇게 일괄적으로 동일한 권한을 설정해야 하는 PDF는 일괄 처리 도구 사용에 매우 적합합니다.
그중 하나의 PDF를 열어 보면 Adobe Acrobat Pro DC에서 'PDF 편집' 상태에 있으며, 페이지 텍스트 오브젝트가 이미 선택되어 있고 오른쪽에 글꼴, 글자 크기, 정렬 등 서식 설정이 표시됩니다. 이는 해당 PDF 내용이 현재 편집 가능하며 텍스트 내용과 페이지 요소가 변경될 가능성이 있음을 나타냅니다.
처리 후: 편집 시도 시 사용 권한 암호 요구
일괄 보호 적용 후, PDF 편집 도구로 같은 파일을 열면 페이지 내용은 여전히 표시되지만 편집 작업 시 암호 입력 창이 나타납니다. 이 창은 파일이 보호되어 있으며 사용 권한 암호를 입력해야 한다고 알리고, 암호가 없으면 문서 작성자에게 연락해야 한다고 안내합니다. 동시에 인터페이스에는 '편집 제한'이 선택되어 있어 내용 편집이 이미 권한 제어를 받고 있음을 보여줍니다.
이것이 바로 이 글에서 구현하려는 효과입니다. PDF가 열리지 않는 것이 아니라, 보기, 인쇄하기, 텍스트 복사하기는 가능하지만 편집 행위가 제한되는 상태를 말이죠. 자료 배포, 파일 아카이빙 및 외부 전달 측면에서 이러한 권한 설정은 실제 업무 요구에 더 부합합니다.
작업 단계: PDF를 보기 가능하되 편집 불가능하게 일괄 설정하기
1단계: PDF 도구에서 'PDF 암호 보호 추가' 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 를 실행한 후, 왼쪽 분류에서 'PDF 도구'를 선택합니다. 이 소프트웨어는 문서 일괄 처리를 위한 오피스 도구로, 인터페이스에서 다양한 PDF 일괄 기능을 제공합니다. 스크린샷에 따르면, 'PDF 암호 보호 추가'는 PDF 도구 목록에서 세 번째 항목이며, 파일 열기 암호 및 읽기 전용 암호 등의 보호 조치를 PDF에 일괄 추가할 수 있다고 설명되어 있습니다.
여기서 'PDF 암호 보호 제거'를 선택해서는 안 되며, 워터마크, 변환 또는 병합 기능도 선택하지 마십시오. 여기서 목표는 PDF에 권한 보호를 추가하는 것이므로 'PDF 암호 보호 추가'를 클릭하여 작업 절차로 진입합니다.
2단계: 일괄 처리할 PDF 레코드 가져오기
기능 페이지로 들어서면 페이지 제목이 'PDF 암호 보호 추가'로 표시됩니다. 상단에는 프로세스 단계가 있으며, 현재 1단계 '처리할 레코드 선택'에 있습니다. 오른쪽 상단에는 '파일 추가', '폴더에서 파일 가져오기', '비우기', '더 보기' 등의 조작 입구가 제공됩니다.
PDF가 여러 디렉터리에 분산되어 있다면 '파일 추가'를 사용하여 나누어 선택할 수 있고, PDF가 이미 같은 폴더에 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하여 디렉터리 전체의 PDF를 한꺼번에 목록에 추가하는 것이 좋습니다. 가져온 후에는 표에 각 파일의 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간이 나열되어 처리 범위를 확인하기 쉽습니다.
스크린샷 예시에는 5개의 레코드가 추가되었으며 하단에 레코드 수가 5로 표시됩니다. 이 PDF들이 모두 읽기 전용 권한을 설정해야 하는 파일임을 확인한 후 하단의 '다음'을 클릭합니다. 목록에 처리할 필요가 없는 파일이 있다면 먼저 작업 열을 통해 삭제하여 실수로 보호를 추가하는 것을 피하십시오.
3단계: 열기 암호 대신 파일 내용 읽기 전용 암호 설정하기
2단계 '처리 옵션 설정'으로 진입하면 먼저 '파일 열기 암호'와 '파일 내용 읽기 전용 암호'라는 두 암호 옵션을 구분해야 합니다. 파일 열기 암호를 활성화하면 사용자가 PDF를 열 때마다 암호를 입력해야 하고, 파일 내용 읽기 전용 암호를 활성화하면 주로 내용 편집 등의 작업을 제한하는 데 사용됩니다.
이 글의 목표는 상대방이 PDF 내용을 볼 수 있게 하는 것이므로 '파일 열기 암호'는 비활성화된 상태를 유지해야 합니다. 스크린샷에서 해당 스위치가 비활성화되어 있어, 바로 열어서 볼 수 있는 요구에 부합합니다.
이어서 '파일 내용 읽기 전용 암호'를 활성화합니다. 스크린샷에서 해당 옵션이 활성화되어 있고 암호 '123456'이 입력되어 있습니다. 실제 업무에서는 내부 규정에 따라 더 복잡한 암호를 기입할 수 있습니다. 이 암호는 편집이나 제한 해제가 필요할 때 권한 부여를 위해 사용되며, 문서 담당자가 보관하는 것이 좋습니다.
이 단계를 마치면 PDF의 핵심 보호 로직이 구축됩니다. 일반 수신자는 열람할 수 있지만 마음대로 편집할 수 없으며, 사용 권한 암호를 가진 사람은 인증이 필요한 작업을 수행할 수 있습니다.
4단계: 인쇄 및 텍스트 복사 권한 유지하기
같은 페이지에서 계속해서 권한을 설정합니다. 'PDF 파일 인쇄 허용' 및 'PDF 내 텍스트 복사 허용'이라는 두 개의 스위치가 보입니다. 스크린샷에서 이 두 스위치는 모두 활성화된 상태이며, 빨간색 화살표는 인쇄 허용 관련 설정 영역을 가리킵니다.
목표가 '보기만 가능하고 어떤 작업도 할 수 없는 것'이라면 관련 권한을 비활성화할 수 있지만, 이 글의 요구사항은 '내용만 볼 수 있고 인쇄하거나 텍스트를 복사할 수 있는 것'이므로 이 두 옵션을 활성화해야 합니다. 활성화하면 수신자는 PDF를 인쇄할 수 있고, 문서의 텍스트 내용을 복사하여 인용하거나 검색하거나 노트를 만드는 데 용이하게 사용할 수 있습니다.
명심해야 할 점은, 텍스트 복사 허용이 원본 PDF 편집 허용을 의미하지는 않는다는 것입니다. 복사 권한은 주로 PDF에서 텍스트를 선택하여 다른 위치로 복사하는 행위에 영향을 미칩니다. 편집 권한은 여전히 파일 내용 읽기 전용 암호에 의해 제어됩니다.
5단계: 저장 위치 선택 후 일괄 처리 실행하기
처리 옵션에 잘못된 점이 없는지 확인한 후, 페이지 하단의 '다음'을 클릭합니다. 인터페이스 상단의 절차에 따라 이후 '저장 위치 설정' 및 '처리 시작' 단계로 진입합니다. 처리된 PDF를 원본 파일을 직접 덮어쓰지 말고 새 폴더에 출력하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원래 편집 가능한 버전과 외부 배포용 읽기 전용 버전을 동시에 보존할 수 있습니다.
저장 위치 설정을 마치면 처리 시작 단계로 들어갑니다. 소프트웨어는 가져온 파일 목록에 따라 순차적으로 보호 작업을 완료합니다. 수동으로 각 PDF를 열어 권한을 설정하는 것과 비교하여, 일괄 처리는 시간을 크게 절약하고 누락되거나 잘못 설정될 위험을 줄여줍니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
파일 열기 암호를 활성화하지 않는 것이 권장되는 이유는 무엇인가요?
이 글의 요구사항은 수신자가 PDF 내용을 열람할 수 있게 하는 것이기 때문입니다. 열기 암호를 활성화하면 상대방이 파일을 열 때 암호를 입력해야 하므로 열람 장벽이 높아져, 널리 배포해야 하는 자료에는 적합하지 않습니다.
읽기 전용 암호를 설정한 후에도 PDF를 검색할 수 있나요?
일반적으로 검색 가능 여부는 PDF 자체에 인식 가능한 문자가 포함되어 있는지 여부에 달려 있습니다. 여기서 설정한 것은 편집 권한 보호이지 텍스트를 이미지로 변환하는 것이 아니므로 정상적인 보기에는 영향이 없습니다. 복사 권한 사용 가능 여부는 'PDF 내 텍스트 복사 허용'을 활성화했는지에 따라 달라집니다.
처리 후에도 PDF가 왜 열리나요?
이는 예상된 효과입니다. 여기서 설정한 것은 파일 내용 읽기 전용 암호이지 열기 암호가 아닙니다. 사용자는 정상적으로 파일을 열어 볼 수 있지만, 편집을 시도할 때 사용 권한 암호 입력 창이 나타납니다.
모든 PDF 리더가 권한을 완전히 동일하게 실행하나요?
PDF 소프트웨어마다 권한 표시 방식이 다를 수 있지만, 주요 PDF 도구에서는 보호된 파일이 일반적으로 암호화 또는 편집 제한 알림을 표시합니다. 공식적인 파일의 경우, 처리 후에 일반적으로 사용하는 리더와 편집기로 파일을 하나씩 추출하여 확인하고 효과가 예상에 부합하는지 점검하는 것이 좋습니다.
일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장합니다. 특히 계약서, 견적서, 강의 자료 등 중요한 PDF는 원본 버전을 보존하고, 처리된 읽기 전용 버전을 별도의 디렉터리에 출력하여 후속 수정 및 재발행에 용이하게 하는 것이 좋습니다.
요약: PDF 읽기 전용 권한을 일괄 설정하여 더 안전하고 효율적인 배포 실현
HeSoft Doc Batch Tool 의 'PDF 암호 보호 추가' 기능을 통해 여러 PDF를 보기, 인쇄, 텍스트 복사는 가능하지만 마음대로 편집할 수 없는 상태로 일관되게 설정할 수 있습니다. 전체 과정은 PDF 파일 가져오기, 파일 열기 암호 비활성화, 파일 내용 읽기 전용 암호 활성화, 인쇄 및 복사 권한 활성화라는 네 가지 핵심을 중심으로 전개됩니다.
대량의 PDF를 자주 다루는 사무직 종사자에게 이러한 일괄 처리 방식은 반복적인 작업을 현저히 줄여줍니다. 다음에 교육 자료, 계약서 샘플, 제품 설명서 또는 내부 규정 파일을 보내기 전에, 먼저 이 기능을 사용하여 읽기 전용 보호 버전을 생성한 후 고객, 동료 또는 수강생에게 일괄 배포하면 효율성을 높일 뿐만 아니라 파일 권한 관리를 더욱 체계화할 수 있습니다.