여러 Excel 표에 동일한 유형의 번호, 코드 또는 키워드 정리가 필요한 경우, 파일을 하나씩 열어 찾아 바꾸는 것은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 030\d{3}, 46\d{3}과 같은 와일드카드 정규식을 사용하여 여러 xlsx 표 셀에서 일치하는 내용을 일괄 삭제하고 나머지 데이터는 그대로 유지하는 방법을 보여줍니다. 번호 마스킹, 지역 코드 정리, 보고서 민감 필드 삭제 등과 같은 사무 작업에 적합합니다.
일상 업무에서 Excel 표에는 제품 목록, 고객 명단, 병원 번호, 지역 코드, 재무 내역, 통계 보고서 등과 같은 대량의 구조화된 데이터가 포함되는 경우가 많습니다. 특정 고정 텍스트를 삭제하는 것이 아니라 030으로 시작하는 6자리 번호나 46으로 시작하는 5자리 지역 코드와 같이 동일한 규칙을 가진 유형의 콘텐츠를 삭제해야 하는 경우가 많습니다. 파일이 하나뿐이라면 Excel의 기본 찾기 및 바꾸기 기능으로 겨우 처리할 수 있지만, 수십, 수백 개의 xlsx, xls 파일을 처리해야 한다면 파일을 하나씩 열고 찾고 바꾸는 작업은 매우 반복적이고 실수하기 쉬운 작업이 됩니다.
이 문서에서 소개하는 방법은 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 와일드카드나 정규 표현식 규칙을 이용해 여러 Excel 파일에서 일치하는 키워드를 한 번에 일괄 삭제하는 것입니다. 여기서 말하는 "삭제"는 행이나 열 전체를 삭제하는 것이 아니라, 일치하는 셀의 텍스트를 빈 값으로 바꾸어 지정된 번호나 키워드를 비우는 것입니다. 이 과정에서 표 구조, 다른 열의 내용, 일치하지 않는 데이터는 그대로 유지됩니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이, 예제 데이터에서 삭제해야 할 대상은 두 가지 유형입니다. 하나는 Hospital CCN 열에 있는 030006, 030010, 030011과 같은 번호이고, 다른 하나는 CBSA 열에 있는 46060과 같은 코드입니다. 030\d{3} 및 46\d{3} 표현식을 설정하면 소프트웨어가 이러한 규칙에 맞는 텍스트를 자동으로 식별하고 일괄적으로 정리할 수 있습니다.
적용 시나리오: 어떤 Excel 키워드 일괄 삭제 작업에 적합한가
와일드카드 정규 표현식을 사용하여 Excel 표의 키워드를 일괄 삭제하는 것은 "콘텐츠에 규칙은 있지만 수량이 많은" 업무 문제를 해결하는 데 적합합니다. 수동 필터링 및 수동 바꾸기에 비해 이 방법의 가장 큰 가치는 구체적인 값의 개수를 신경 쓸 필요 없이 규칙만 정확하면 소프트웨어가 여러 파일에서 자동으로 찾아 처리한다는 점입니다.
일반적인 적용 시나리오는 다음과 같습니다.
- 번호 접두사가 동일한 데이터 일괄 삭제: 예를 들어 030으로 시작하고 뒤에 숫자 3자리가 오는 모든 번호를 삭제하려면 030\d{3}과 같은 표현식을 사용할 수 있습니다.
- 지역 코드, 부서 코드, 프로젝트 코드 일괄 정리: 예를 들어 46으로 시작하는 5자리 코드를 모두 삭제하려면 46\d{3}과 같은 규칙을 사용할 수 있습니다.
- 민감한 필드 일괄 삭제: 휴대폰 번호 일부, 주민등록번호 일부, 고객 코드, 내부 사번 등이 해당됩니다. 필드에 고정된 형식만 있다면 표현식을 통해 찾을 수 있습니다.
- 여러 Excel 파일 일괄 처리: xlsx, xls 등 일반적인 Excel 표 파일을 포함합니다. 스크린샷에서는 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx 세 파일을 한 번에 가져왔습니다.
- 보고서 발행 전 데이터 비식별화: 외부로 표를 발송하기 전에 공개해서는 안 되는 번호나 코드를 삭제하고 이름, 분류, 지역 등 표시 가능한 정보는 유지합니다.
"특정 일치 콘텐츠를 빈칸으로 바꾸는" 작업이 행이나 열 전체를 수동으로 삭제하는 것이 아니라면, 이러한 유형의 일괄 찾기 및 바꾸기 도구가 매우 적합할 수 있습니다. 반복 작업을 줄이고 누락 처리 확률을 낮추며, 표준화된 일괄 업무 프로세스에 더 적합합니다.
결과 미리보기: 처리 전후의 Excel 표 변화
처리 전: 표에 일괄 삭제해야 할 번호와 코드가 존재함
처리 전 Excel 파일에서 Hospital CCN 열에는 030006, 030010, 030011, 030064, 030074 등 030으로 시작하는 여러 번호가 나타났고, CBSA 열에도 46060이 여러 개 나타났습니다. 스크린샷에서 빨간색 화살표로 처리해야 할 영역이 표시되어 있습니다. 이 콘텐츠들은 뚜렷한 규칙을 가지고 있어 와일드카드나 정규 표현식을 사용하여 일괄적으로 찾기에 매우 적합합니다.
수동으로 처리하려면 먼저 030으로 시작하는 번호를 필터링하거나 검색하고, 다시 46으로 시작하는 코드를 검색해야 하며, 여러 파일에서 모두 처리가 완료되었는지 확인해야 합니다. 파일 수가 많아지면 작업 속도가 느릴 뿐만 아니라 각 통합 문서, 각 워크시트에 누락이 없는지 보장하기 매우 어렵습니다.
처리 후: 표현식과 일치하는 내용이 비워지고 다른 데이터는 유지됨
처리가 완료되면 원래 규칙에 맞던 번호와 코드가 삭제되고 관련 셀이 빈칸이 됩니다. 스크린샷에서 Hospital CCN 열의 030으로 시작하는 번호가 정리되었고, CBSA 열의 46060도 비워진 것을 볼 수 있습니다. 반면 Hospital Name, CBSA Name 등 다른 열 데이터는 그대로 유지됩니다. 이는 이번 처리가 셀의 텍스트 내용을 대상으로 하며, 전체 표의 행과 열 구조를 손상시키지 않는다는 것을 보여줍니다.
일괄 비식별화, 코드 일괄 정리, 키워드 일괄 삭제가 필요한 Excel 파일의 경우, 이러한 결과는 일반적으로 우리가 원하는 바입니다. 즉, 규칙과 일치하는 텍스트만 삭제하고 다른 필드에는 영향을 주지 않으므로, 처리 후에도 계속 필터링, 통계 또는 배포가 가능합니다.
작업 단계: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 Excel 키워드 일괄 삭제
아래에서는 스크린샷 순서에 따라 실제 작업 흐름을 설명합니다. 전체 흐름은 도구 선택, Excel 파일 가져오기, 찾기 및 바꾸기 규칙 설정, 저장 위치 선택 및 처리 시작의 네 단계로 이해할 수 있습니다. 소프트웨어는 마법사 인터페이스를 채택하여 여러 파일을 일괄 처리하는 데 적합합니다.
1단계: Excel 도구에 접근하여 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 Excel 도구를 선택합니다. 기능 목록에서 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 찾아 클릭합니다. 스크린샷에서 이 기능은 Excel 도구 목록의 첫 번째 항목으로, Excel 파일 내용을 일괄적으로 찾고 바꾸는 전용 기능임을 알 수 있습니다.
이 단계의 목적은 본 작업에 적합한 처리 모듈로 진입하는 것입니다. 우리의 목표는 많은 Excel 표 파일에서 키워드를 삭제하는 것이며, 이는 본질적으로 일치하는 키워드를 빈 값으로 바꾸는 것이므로, 형식 변환이나 이미지 내보내기, 암호화/복호화 기능이 아닌 "찾기 및 바꾸기" 유형의 기능을 선택해야 합니다.
2단계: 일괄 처리할 Excel 파일 추가
기능 페이지에 들어가면 먼저 "처리할 레코드 선택" 단계가 나타납니다. 인터페이스 오른쪽 상단에서 파일 추가, 폴더에서 파일 가져오기, 비우기, 더 보기 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 스크린샷에 따르면, 현재 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx의 3개 xlsx 파일이 가져와졌으며, 표에는 파일 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다.
파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 "파일 추가"를 사용하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 동일한 배치의 Excel 파일이 모두 한 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 적합합니다. 가져온 후에는 목록의 파일 이름과 확장자를 확인하여 처리할 필요가 없는 표가 실수로 선택되지 않았는지 점검하는 것이 좋습니다. 인터페이스 하단에 레코드 수가 3으로 표시되어, 이번에 3개의 Excel 파일에 동일한 찾기 및 바꾸기 규칙을 적용한다는 것을 의미합니다.
이 단계의 예상 결과는 다음과 같습니다: 키워드를 삭제해야 하는 모든 Excel 파일이 처리 대기 목록에 나타납니다. 목록에 있는 파일에만 이후에 설정하는 표현식 규칙이 일괄 적용됩니다.
3단계: 처리 범위 설정, 셀 텍스트만 처리하도록 지정
"다음"을 클릭하면 "처리 옵션 설정" 단계로 들어갑니다. 스크린샷에서 "처리 범위" 영역에는 셀 텍스트가 선택되어 있고, "워크시트 Sheet 이름", "워크시트의 도형 위 텍스트"는 선택되어 있지 않습니다. 이 예제의 경우 삭제해야 할 것은 Excel 셀 안의 번호와 코드이므로 셀 텍스트만 처리하면 됩니다.
이렇게 설정하면 처리 대상이 더 명확해집니다. 소프트웨어는 표 셀 내용에서 일치 항목을 찾으며 워크시트 이름이나 도형 텍스트는 수정하지 않습니다. 그래픽, 메모, 설명 텍스트가 포함된 통합 문서의 경우, 처리 범위를 명확히 하면 잘못 처리할 위험을 줄일 수 있습니다.
"처리할 셀 수식 유형" 영역에서는 스크린샷에서 "제한 없음"이 선택되어 있습니다. "수식이 포함된 셀 처리 방식"은 "수식 계산 후 값"을 선택했고, "처리할 셀 데이터 유형"은 "텍스트"를 선택했습니다. 이러한 옵션은 이번 작업이 주로 텍스트 유형의 셀 내용을 대상으로 함을 나타냅니다. 유의할 점은, Excel에서 많은 번호가 숫자처럼 보이지만 앞자리 0을 유지하기 위해 실제로는 030006과 같이 텍스트 형식으로 저장되는 경우가 많다는 것입니다. 이러한 번호를 삭제하려면 텍스트 유형을 선택하는 것이 합리적입니다.
4단계: "수식을 사용하여 텍스트를 퍼지 검색" 선택, 와일드카드 정규 표현식 입력
계속해서 "키워드 옵션 설정" 영역을 확인합니다. 스크린샷에서 "찾기 방식"은 "텍스트 정확히 찾기"가 아닌 수식을 사용하여 텍스트를 퍼지 검색으로 선택되어 있습니다. 이 단계는 매우 중요합니다. 고정된 텍스트만 삭제하는 경우에는 정확히 찾기를 사용할 수 있지만, 이 예제에서는 030 뒤에 숫자 3자리가 오거나 46 뒤에 숫자 3자리가 오는 등 특정 유형의 번호를 삭제해야 하므로, 표현식을 사용하여 퍼지 매칭을 수행해야 합니다.
"찾을 키워드 목록"에는 스크린샷에서 두 가지 규칙이 입력되었습니다.
- 030\d{3}: 030으로 시작하고 뒤에 숫자 3자리가 오는 텍스트(예: 030006, 030010, 030111)와 일치함을 의미합니다.
- 46\d{3}: 46으로 시작하고 뒤에 숫자 3자리가 오는 텍스트(예: 46060)와 일치함을 의미합니다.
오른쪽 "바꿀 키워드 목록"은 비어 있으며, 인터페이스에 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라는 메시지가 표시됩니다. 따라서 이번 설정의 의미는 왼쪽 표현식과 일치하는 모든 내용을 빈 값으로 바꾸는 것, 즉 이러한 키워드를 일괄 삭제하는 것입니다.
다른 형식의 내용을 삭제하려면 동일한 방식으로 표현식을 수정하면 됩니다. 예를 들어, AB로 시작하고 뒤에 숫자 4자리가 오는 모든 코드를 삭제하려면 AB\d{4}와 유사하게 설정할 수 있습니다. 고정 접두사의 프로젝트 번호를 삭제하는 경우에도 실제 형식에 맞게 규칙을 작성하면 됩니다. 정식으로 일괄 처리하기 전에 소수의 파일을 선택하여 테스트하고, 표현식의 일치 결과가 예상과 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다.
5단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
키워드 규칙 설정을 완료한 후 인터페이스 하단의 다음을 클릭하면 "저장 위치 설정" 단계로 진입합니다. 이 단계는 상단 프로세스 바에 이미 표시되어 있어, 소프트웨어가 처리 전에 출력 위치를 확인하도록 요구함을 알 수 있습니다. 원본 파일을 직접 덮어쓰지 말고 새 폴더에 저장하여 처리 후 비교 확인하는 것이 좋습니다. 규칙에 오류가 없음을 확인한 후 "처리 시작" 단계로 들어가 일괄 작업을 실행합니다.
처리가 완료되면 출력된 Excel 파일을 열어 확인합니다. 030\d{3} 및 46\d{3} 표현식과 일치하는 셀 내용이 비워지고, 규칙에 맞지 않는 내용은 그대로 유지된 것을 볼 수 있어야 합니다. 앞서 처리 후 스크린샷이 바로 이러한 결과를 보여줍니다.
와일드카드 및 정규 표현식 설정 제안
Excel 키워드를 일괄 삭제할 때 표현식이 정확한지 여부가 처리 결과의 신뢰성을 직접적으로 결정합니다. 다음은 몇 가지 실용적인 제안입니다.
- 먼저 데이터 규칙 분석: 예를 들어 번호 길이, 시작 문자, 문자 포함 여부, 고정 구분자 유무 등입니다.
- 소규모 테스트부터 시작: 먼저 1~2개의 파일로 표현식을 테스트하여 처리 효과를 확인한 후 전체 파일을 일괄 처리합니다.
- 앞자리 0에 유의: 030006과 같은 번호를 Excel에서 숫자로 처리하면 앞자리 0이 손실될 수 있습니다. 스크린샷의 번호는 앞자리 0을 유지하고 있어 일반적으로 텍스트로 처리하는 것이 더 적합합니다.
- 바꾸기 목록이 비어 있으면 삭제를 의미: 이 예제에서 오른쪽 바꿀 키워드 목록에는 내용이 입력되지 않았으며, 소프트웨어에서 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 안내하므로, 일치하는 내용이 빈 값으로 처리됩니다.
- 지나치게 광범위한 규칙 설정에 주의: 예를 들어 \d+만 작성하면 모든 숫자와 일치하여 많은 내용이 실수로 삭제될 수 있습니다. 접두사, 길이 등의 제한을 최대한 추가해야 합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 이 방법을 사용하면 행 전체가 삭제되나요?
아니요. 스크린샷 결과에서 볼 수 있듯이, 이 작업은 일치하는 셀의 텍스트 내용을 삭제하는 것이지 행이나 열 전체를 삭제하는 것이 아닙니다. 처리 후에도 Hospital Name, CBSA Name 등의 열은 그대로 유지되며 표 구조도 손상되지 않았습니다.
2. 여러 Excel 파일을 동시에 처리할 수 있나요?
가능합니다. 스크린샷에서는 한 번에 3개의 xlsx 파일을 가져왔으며, 소프트웨어는 목록에 있는 파일에 동일한 찾기 및 바꾸기 규칙을 적용합니다. xlsx, xls 보고서를 일괄 처리하는 경우, 이 방법이 Excel 파일을 하나씩 여는 것보다 훨씬 효율적입니다.
3. 바꿀 키워드 목록을 비워 둔 이유는 무엇인가요?
이번 목표는 키워드를 다른 텍스트로 바꾸는 것이 아니라 삭제하는 것이기 때문입니다. 인터페이스에 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 표시되어 있으므로, 오른쪽에 내용을 채우지 않으면 일치하는 키워드가 빈 값으로 처리됩니다.
4. 고정 키워드만 삭제하고 표현식이 필요하지 않은 경우에는 어떻게 하나요?
삭제할 내용이 완전히 고정된 단어나 번호인 경우, 텍스트 정확히 찾기를 선택하고 키워드 목록에 고정 내용을 입력하면 됩니다. 콘텐츠에 규칙이 있지만 구체적인 값이 완전히 동일하지 않은 경우에만 수식 퍼지 검색이나 유사한 정규식 규칙을 사용하는 것이 더 적합합니다.
5. 처리 전에 파일을 백업해야 하나요?
백업을 권장합니다. 소프트웨어에서 저장 위치를 설정할 수 있지만, 콘텐츠를 일괄 삭제하는 작업이므로 결과를 새 폴더에 출력하고 원본 파일을 보관하여 필요 시 되돌리거나 비교할 수 있도록 하는 것이 가장 좋습니다.
요약: 일괄 처리 도구로 반복적인 Excel 정리 작업 줄이기
여러 Excel 표에 유사한 유형의 번호, 코드 또는 키워드를 삭제해야 할 때 수동으로 찾아 바꾸는 것은 효율이 낮고 누락되기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 활용하면 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 xlsx 파일을 처리 목록에 한 번에 추가하고, 와일드카드 정규 표현식을 사용하여 대상 콘텐츠를 찾은 후, 바꿀 내용을 비워 둠으로써 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.
이 문서 예제에서는 030\d{3} 및 46\d{3} 두 가지 규칙을 통해 Excel 셀의 지정된 번호와 지역 코드를 일괄 정리했습니다. 데이터 비식별화, 보고서 발행, 번호 정리, 일괄 바꾸기 등 빈도가 높은 업무에 대해 이 방법은 반복적인 수동 작업을 크게 줄이고 파일 처리 효율성을 높일 수 있습니다. 정식 처리 전에 소수의 파일로 규칙을 테스트하고 오류가 없음을 확인한 후 일괄 실행하면 효율적이고 안전하게 작업할 수 있습니다.