여러 xlsx 표에서 특정 텍스트 내용을 일괄 삭제하는 방법

여러 xlsx 표에 동일한 텍스트, 번호 또는 레이블이 존재할 경우, 수동으로 하나씩 열어 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 본 문서에서는 지정된 텍스트 내용을 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 Excel 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하여 여러 표 파일을 가져오고, 셀 텍스트 범위를 설정한 후 찾을 키워드를 입력하고 바꿀 내용을 비워두면 일치하는 내용을 대량으로 삭제할 수 있으며, Excel 데이터 정리 및 보고서 정리에 적합합니다.

많은 사람들이 Excel 데이터를 정리할 때, 매우 구체적이면서도 시간이 많이 소요되는 문제에 직면합니다. 여러 xlsx 表格에서 불필요한 고정 내용이 반복적으로 나타나는 경우입니다. 예를 들어 특정 열에 동일한 상태어가 반복되거나, 특정 영역 코드를 제거해야 하거나, 시스템에서 내보낸 보고서에 더 이상 사용하지 않는 식별 필드가 포함된 경우가 이에 해당합니다. 파일이 하나뿐이라면 Excel을 열어 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하면 됩니다. 하지만 파일이 여러 개라면 일일이 처리하는 것은 반복적인 단순 작업이 됩니다.

본문은 '여러 Excel 파일에서 지정된 텍스트 내용을 일괄 삭제하기'를 주제로, 表格 안의 키워드를 삭제하는 방법을 보여줍니다. 예시에서 처리 전 Excel 表格에는 'Mandatory'와 '40660' 두 종류의 내용이 존재합니다. 처리 후에는 이러한 일치 내용이 비워지고, 다른 셀 데이터는 그대로 유지됩니다. 전체 과정에서 사용하는 오피스 소프트웨어는 ' HeSoft Doc Batch Tool '로, 문서, 表格, 프레젠테이션 등 오피스 파일의 일괄 처리를 위해 특별히 설계되었으며, 핵심 가치는 수작업 반복을 줄이는 데 있습니다.

설명할 점은, 본문에서 말하는 일괄 삭제는 Excel 파일을 삭제하거나 워크시트를 삭제하는 것이 아니라, Excel 셀 안의 지정된 키워드를 삭제하는 것입니다. 행과 열의 구조는 유지하고 내용만 정리해야 하는 경우에 매우 실용적인 방법입니다.

적용 시나리오

다음과 같은 상황은 일괄 찾기 및 바꾸기 방식을 사용하여 지정 내용을 빈 값으로 대체하는 데 적합합니다.

• 여러 Excel 보고서에 동일한 상태어가 있어, 이를 일괄적으로 비워야 하는 경우.
• 시스템에서 내보낸 xlsx 파일에 고정 번호, 지역 코드 또는 분류 라벨이 포함되어 있어, 이를 일괄 삭제해야 하는 경우.
• 동일한 배치의 表格 템플릿에 과거 필드 값이 남아 있어, 빠르게 정리해야 하는 경우.
• 데이터 전달 전에 일부 식별 정보를 삭제해야 하지만, 表格 형식과 기타 데이터는 유지해야 하는 경우.
• 파일 수가 많아, 각 Excel 파일을 수동으로 열어 찾기 및 바꾸기 작업을 하기에는 비용이 너무 많이 드는 경우.
• xlsx, xls 등 Excel 파일에 대해 일관된 텍스트 정리 규칙을 실행해야 하는 경우.

수작업과 비교했을 때, 일괄 처리 도구는 '규칙이 명확하고, 파일이 많으며, 작업이 반복되는' 작업에 더 적합합니다. 삭제할 내용을 키워드 목록으로 정리할 수 있다면, 한 번에 여러 Excel 파일에 적용할 수 있습니다.

결과 미리 보기: 처리 전 내용이 여러 셀에 분산되어 있음

처리 전 스크린샷에서 Excel 表格은 참여 유형, 병원 번호, 병원 이름, CBSA 번호, CBSA 이름 등 여러 열의 데이터를 포함합니다. 이 중 A열 여러 행에 'Mandatory'가, D열 여러 행에 '40660'이 나타납니다. 이 내용들은 빨간색 框과 화살표로 표시되어 처리 대상임을 나타냅니다.

스크린샷에서 볼 수 있듯이, 이 키워드들은 한 위치에 집중되어 있지 않고 여러 행에 분포되어 있습니다. 유사한 비즈니스 보고서 파일이 여러 개라면, 각 파일을 수동으로 찾아 바꾸기 작업을 하는 것은 단계가 반복될 뿐만 아니라 저장을 잊거나 범위 선택을 누락하여 결과가 일관되지 않기 쉽습니다.

결과 미리 보기: 처리 후 지정 키워드가 비워짐

처리 후 스크린샷에서는 원래 'Mandatory'가 표시되던 위치가 빈 공간으로 바뀌었고, 원래 '40660'이 표시되던 위치도 비워졌습니다. 表格의 행과 열 구조, 제목, 기타 번호, 병원 이름 및 지역 이름은 여전히 존재합니다.

이는 일괄 찾기 및 바꾸기 작업이 예상한 효과에 도달했음을 의미합니다. 지정된 키워드만 삭제하고, 관련 없는 내용은 변경하지 않는 것입니다. Excel 데이터를 일괄 정리하는 데 있어 이러한 결과는 후속 필터링, 요약 또는 2차 가공에 더욱 편리합니다.

조작 단계

1단계: Excel 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능 찾기

' HeSoft Doc Batch Tool '를 시작한 후, 왼쪽 기능 분류에서 'Excel 도구'를 선택합니다. 메인 영역에는 Excel과 관련된 다양한 배치 처리 기능이 표시됩니다. 스크린샷에 따르면 첫 번째 항목이 'Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기'이며, 설명 텍스트는 'Excel 파일 내용의 키워드를 일괄 찾기 및 바꾸기'입니다.

이번 요구 사항은 키워드를 다른 텍스트로 바꾸는 것이 아닌 일괄 삭제이지만, 구현 방식은 여전히 찾기 및 바꾸기입니다. 대상 키워드를 찾은 후, 바꿀 내용을 빈 값으로 설정하는 것입니다. 이 기능을 선택하면 배치 처리 흐름으로 진입할 수 있습니다.

2단계: 처리할 xlsx 파일을 작업 목록에 추가하기

기능 페이지에 진입하면 첫 번째 단계는 '처리할 레코드 선택'입니다. 페이지 오른쪽 상단에는 '파일 추가'와 '폴더에서 파일 가져오기' 두 가지 주요 진입점이 제공됩니다. 파일이 분산되어 있다면 '파일 추가'를 클릭하여 선택할 수 있으며, 동일한 디렉터리에 여러 Excel 파일이 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'가 더 효율적입니다.

스크린샷의 작업 목록에는 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx 총 3개의 xlsx 파일이 추가되어 있습니다. 목록에는 파일 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보도 표시됩니다. 파일 목록에 오류가 없는지 확인한 후, 페이지 하단의 '다음'을 클릭하여 처리 규칙 설정으로 이동합니다.

이 단계의 목표는 배치 처리 대상을 명확히 하는 것입니다. 목록에 추가된 파일에만 후속 규칙이 적용되므로, 파일이 누락되거나 처리할 필요가 없는 表格이 실수로 추가되지 않았는지 조작 전에 확인해야 합니다.

3단계: 처리 범위 선택, 셀 텍스트로 지정하기

'처리 옵션 설정' 페이지에서 가장 먼저 보이는 것은 'Excel 옵션 설정'입니다. 예시에서 '처리 범위'는 '셀 텍스트'가 선택되었습니다. 이는 소프트웨어가 Excel 셀 내용에서 키워드를 찾음을 의미합니다.

대상 내용이 일반 表格 셀에 위치한다면 이 항목을 선택해야 합니다. 스크린샷에는 '워크시트 Sheet의 이름'이나 '워크시트 도형 위의 텍스트' 등의 옵션도 표시되지만, 이번 예시는 워크시트 이름이나 도형 텍스트를 처리하지 않으므로 선택할 필요가 없습니다.

또한 페이지에는 '워크시트 이름이 이 조건을 충족해야 함', '셀 열 이름이 이 조건을 충족해야 함' 등의 스위치가 있습니다. 스크린샷을 보면 이러한 조건들은 활성화되지 않았습니다. 즉, 현재 규칙은 데이터 유형 설정에 부합하는 셀 텍스트에서 키워드를 찾으며, 특정 워크시트나 특정 열로 한정하지는 않습니다. 表格 전체를 정리하려는 요구에 있어 이렇게 설정하는 것이 더 직접적입니다.

4단계: 수식, 데이터 유형 및 일치 방식 설정하기

계속 아래로 내려가면, 셀 수식 및 데이터 유형과 관련된 설정을 볼 수 있습니다. 예시에서 '처리할 셀 수식 유형'은 '제한 없음'을 선택했으며, 이는 일반 셀과 규칙에 부합하는 셀 모두 찾기 범위에 포함될 수 있음을 의미합니다. 수식이 포함된 셀의 경우, 인터페이스에서는 '수식 계산 후의 값'을 선택하고 있습니다.

'처리할 셀 데이터 유형'에서는 스크린샷에서 '텍스트'가 선택되어 있습니다. 삭제할 내용이 Mandatory, 상태 라벨, 비고 설명 등 문자인 경우 텍스트를 선택하는 것이 합리적입니다. 삭제할 내용이 40660과 같이 숫자처럼 보이는 번호인 경우, 이 값이 Excel에서 텍스트인지 숫자인지 주의해야 합니다. 많은 내보내기 表格은 번호를 텍스트 형태로 저장하므로, 이때는 텍스트를 선택하면 됩니다. 만약 번호가 진정한 숫자 셀이라면, 실제 조작 시 데이터 유형 옵션을 확인하며 선택해야 합니다.

'찾기 방식'에서 예시는 '정확한 텍스트 찾기'를 선택했습니다. 고정 텍스트 내용을 일괄 비우는 작업에서 정확한 찾기는 오삭제 위험을 낮출 수 있습니다. 예를 들어 완전한 'Mandatory'만 삭제하고 유사한 조각을 포함하는 다른 긴 텍스트에는 영향을 주지 않으려면, 정확한 찾기를 우선적으로 선택해야 합니다.

5단계: 삭제할 키워드 목록 작성하기

'찾을 키워드 목록' 영역에서 삭제할 내용을 행 단위로 입력합니다. 예시에서는 첫 번째 행에 Mandatory, 두 번째 행에 40660 두 줄을 입력했습니다. 각 행은 찾을 키워드 하나를 나타냅니다.

오른쪽은 '바꿀 키워드 목록'이며, 인터페이스 텍스트에는 '입력하지 않으면 삭제를 의미합니다'라고 안내되어 있습니다. 이것이 바로 내용을 일괄 비우는 핵심 설정입니다. 왼쪽에는 찾을 내용을 쓰고, 오른쪽에는 바꿀 값을 입력하지 않는 것입니다. 이렇게 하면 소프트웨어 처리 시 일치하는 Mandatory와 40660을 빈 값으로 대체합니다.

더 많은 키워드를 삭제하려면, 왼쪽 목록에 계속 행 단위로 추가할 수 있습니다. 예를 들어 '확인 대기 중', '무효', 'N/A' 등의 고정 내용을 동시에 삭제하려면 행을 나누어 입력하면 됩니다. 매번 일괄 처리 전에 키워드 목록을 먼저 정리하여 삭제해서는 안 되는 내용이 목록에 추가되는 것을 피하는 것이 좋습니다.

6단계: 저장 위치 설정 후 배치 처리 실행하기

키워드 규칙 설정을 완료한 후 '다음'을 클릭합니다. 페이지 상단의 흐름에 따르면, 다음 단계는 '저장 위치 설정'이고, 마지막은 '처리 시작'입니다. 안전을 위해 처리된 파일은 원본 파일을 직접 덮어쓰지 말고 새 폴더에 저장하는 것을 권장합니다. 이렇게 하면 규칙 설정이 예상과 달라도 원본 파일로 되돌아가 다시 처리할 수 있습니다.

처리를 시작하면 소프트웨어는 통일된 규칙에 따라 작업 목록의 Excel 파일들을 순회하며 일치하는 키워드를 빈 값으로 바꿉니다. 처리가 완료되면 출력 파일을 열어 표본 검사합니다. 원래 키워드 위치가 비어 있다면 일괄 삭제가 성공한 것입니다.

자주 묻는 질문 및 주의사항

1. 바꿀 내용을 왜 비워 두나요?

이번 목표가 키워드를 새 단어로 바꾸는 것이 아닌 삭제하는 것이기 때문입니다. 인터페이스에 이미 '입력하지 않으면 삭제를 의미합니다'라고 안내되어 있으므로, 바꿀 키워드 목록을 비워 두면 일치하는 내용이 비워집니다.

2. 한 번에 여러 키워드를 삭제할 수 있나요?

가능합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이 '찾을 키워드 목록'은 행 단위로 여러 내용 입력을 지원합니다. 예시에서는 Mandatory와 40660을 동시에 입력했습니다. 실제 사용 시 필요에 따라 더 많은 키워드를 추가할 수 있습니다.

3. 다른 셀에 영향이 있나요?

소프트웨어는 설정된 처리 범위, 데이터 유형 및 찾기 방식에 따라 실행됩니다. 예시에서는 '셀 텍스트'와 '정확한 텍스트 찾기'를 사용하여, 완전히 일치하는 셀 내용만 처리하고 관련 없는 데이터에 대한 영향을 줄이는 것을 목표로 합니다.

4. xls와 xlsx 파일 모두 같은 방식으로 처리할 수 있나요?

문서 예시에 나온 파일 확장자는 xlsx입니다. Excel 表格류 파일의 경우 처리 방식은 동일합니다. 먼저 파일을 가져온 후 키워드 규칙을 설정합니다. 구체적인 지원 형식은 소프트웨어 인터페이스와 실제 가져올 수 있는 파일을 기준으로 합니다.

5. 처리 전 위험을 어떻게 줄일 수 있나요?

먼저 한두 개의 샘플 파일로 테스트하여 삭제 효과가 올바른지 확인한 후 전체 파일을 일괄 처리하는 것을 권장합니다. 동시에 출력 위치를 새 디렉터리로 설정하여 원본 Excel 파일을 보존하면 비교 및 롤백에 용이합니다.

요약

여러 xlsx 表格의 지정된 텍스트 내용을 일괄 비우는 핵심 단계는 복잡하지 않습니다. Excel 도구에 진입하여 'Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 선택하고, 여러 파일을 가져온 후, 셀 텍스트 범위를 선택하고, 삭제할 키워드를 입력하며, 바꿀 내용은 비워 둡니다. 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다.

보고서 정리, 내보내기 데이터 클렌징, 고정 식별자 통일 제거 작업을 자주 하는 사무직 종사자에게 이러한 일괄 처리 방식은 반복 작업을 현저히 줄여줍니다. 파일을 하나씩 수동으로 찾아 삭제하는 것과 비교하면, HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하는 것은 규칙을 한 번 설정하여 여러 파일에 동시에 실행할 수 있게 해주어, 대량의 Excel 파일을 다루는 일상 사무 처리에 더욱 적합합니다.