고객, 시스템 또는 이전 버전의 Office에서 XLS 파일 제출을 요구할 때, 가지고 있는 파일이 XLSX 표라면 하나씩 다른 이름으로 저장하는 것은 매우 비효율적입니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 오피스 소프트웨어의 Excel을 Xls로 변환 기능을 사용하여 여러 Excel 파일을 한 번에 가져오고, 일괄 변환하며, 집중 출력하는 방법을 설명합니다. 이 문서에는 적용 시나리오, 처리 전후 비교, 구체적인 조작 단계 및 주의 사항이 포함되어 있어 표 형식을 일괄 처리해야 하는 오피스 사용자에게 적합합니다.
많은 사람들이 Excel 표를 처리할 때 형식 불일치 문제에 직면합니다. 자신의 컴퓨터에는 .xlsx 파일로 저장되어 있지만 상대방은 .xls를 요구하거나, 업무 시스템이 XLS만 업로드할 수 있거나, 회사의 오래된 컴퓨터에 구버전 Office가 설치되어 있어 새 형식의 표를 열면 호환성 경고가 나타나기 쉽습니다. 파일 하나를 변환하는 것은 번거롭지 않지만, 파일 수가 많아지면 일일이 열어서 다른 이름으로 저장하는 것은 가치가 낮은 반복 작업이 됩니다.
이 글에서는 일괄 사무 작업에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "Excel을 Xls로 변환" 기능을 사용하여 여러 XLSX 파일을 한 번에 XLS로 변환하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 는 문서, 표, PDF, 이미지 등 파일의 일괄 처리 요구에 중점을 둔 사무용 소프트웨어로, 형식 변환, 파일 정리 등 반복적인 작업을 해결하는 데 적합합니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 실제 효과와 작업 절차를 설명합니다.
적용 시나리오: 왜 여전히 XLSX를 XLS로 변환해야 할까요?
.xlsx가 현재 매우 일반적인 Excel 파일 형식이지만, .xls는 실제 사무 환경에서 완전히 사라지지 않았습니다. 일반적인 이유로는 구버전 Excel 또는 WPS 환경에서 새 형식 지원이 불안정한 점, 회사 내부 시스템 업로드 템플릿이 .xls로 제한된 점, 재무, 인사, 창고 관리 소프트웨어가 구버전 표만 인식하는 점, 고객이나 협력 업체가 XLS 형식 제출을 명확히 요구하는 점, 과거 데이터 보관 시 원래 형식과의 일관성을 유지해야 하는 점 등이 있습니다.
이러한 시나리오의 공통점은 파일 하나만 변환하는 것이 아니라, 종종 여러 파일을 처리해야 한다는 것입니다. 예를 들어 한 프로젝트 아래 여러 데이터 시트가 있거나, 한 부서에서 매달 여러 통계 보고서가 있거나, 한 폴더에 직원 정보표, 이미지 경로 테스트표, 데이터 가져오기표 등이 집중적으로 저장되어 있는 경우입니다. 수동으로 변환하면 파일 수가 증가함에 따라 효율성이 급격히 떨어집니다. 따라서 Excel 형식을 일괄 변환하는 사무용 소프트웨어를 사용하는 것이 실제 요구에 더 부합합니다.
효과 미리보기: 변환 전후 파일 확장자 변화가 명확함
처리 전 스크린샷을 보면, 현재 폴더에 여러 Excel 표가 있으며 확장자는 모두 .xlsx입니다. 예를 들어 Employee Information 1.xlsx, Image1.xlsx, Local image path test.xlsx, Image1(1).xlsx, Image1(2).xlsx, Employee Information.xlsx 등이 있습니다. 이 파일들은 변환이 필요한 원본 파일입니다.
처리가 완료된 후, 파일 확장자는 .xls로 변경되었습니다. 스크린샷에서 Employee Information 1.xls, Employee Information.xls, Image1(1).xls, Image1(2).xls, Image1.xls, Local image path test.xls 등의 파일을 볼 수 있습니다. 즉, 원래의 여러 XLSX 표가 일괄적으로 XLS 형식으로 변환된 것입니다.
이러한 전후 변화는 매우 직관적입니다. 파일 이름의 주요 부분은 기본적으로 유지되어 식별 및 대응이 용이하며, 확장자가 xlsx에서 xls로 변경되어 구버전 Excel 또는 업무 시스템의 형식 요구를 충족합니다. 일괄 파일 처리에 있어 명명 일관성을 유지하는 것은 매우 중요하며, 이는 후속 검색 및 전달 비용을 낮출 수 있습니다.
작업 단계 1: 소프트웨어에서 Excel 변환 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 을 열면, 왼쪽에 기능 분류 탐색 메뉴가 있습니다. 스크린샷에 따르면, 소프트웨어는 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등의 분류를 제공합니다. 이번 목표는 Excel 표를 처리하는 것이므로, 왼쪽의 "Excel 도구"를 클릭해야 합니다.
Excel 도구 페이지에서 Excel을 JPG 이미지로 변환, Excel을 Word로 변환, Excel을 PDF로 변환, Excel을 XPS로 변환, Excel을 Csv로 변환, Excel을 Xlsx로 변환, Excel을 Xlsm으로 변환 등 많은 일괄 처리 기능 카드를 볼 수 있습니다. 스크린샷에 표시된 기능은 "Excel을 Xls로 변환"이며, 그 설명은 Excel 파일을 Xls 형식으로 일괄 변환하는 것입니다. 해당 기능을 클릭하면 이번 변환 작업을 진행할 수 있습니다.
올바른 기능을 선택하는 것이 매우 중요합니다. 목표가 파일을 구버전 Excel 통합 문서로 만드는 것이라면 "Excel을 Xls로 변환"을 선택해야 하며, 목표가 PDF, CSV 또는 다른 형식이라면 해당하는 기능을 선택해야 합니다. 여기서 단순히 "Excel 변환"이라는 글자만 보지 말고 최종 출력 형식이 Xls인지 반드시 확인해야 합니다.
작업 단계 2: 일괄 변환할 XLSX 파일 가져오기
"Excel을 Xls로 변환" 페이지에 들어가면, 인터페이스 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기"라는 두 개의 주요 가져오기 옵션이 나타납니다. 소수의 파일인 경우 "파일 추가"를 클릭할 수 있고, 같은 디렉토리에 집중된 많은 표의 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 파일을 반복적으로 선택하는 시간을 줄일 수 있습니다.
스크린샷에는 이미 6개의 레코드가 가져와져 있으며, 표 열에는 파일 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 및 작업이 표시됩니다. 확장자 열은 xlsx로 표시되어, 가져온 파일이 변환 대상인 새 버전의 Excel 파일임을 나타냅니다. 하단 요약 위치에는 레코드 수가 6으로 표시되어, 사용자가 현재 작업에 포함된 파일 수를 확인하기 쉽게 해줍니다.
이 단계의 예상 결과는 XLS로 변환해야 할 모든 Excel 파일이 목록에 나타나는 것입니다. 목록이 비어 있다면 아직 파일이 추가되지 않은 것이고, 수량이 맞지 않으면 계속 추가하거나 불필요한 항목을 삭제해야 합니다. 인터페이스 오른쪽의 작업 열에는 개별 파일을 제거할 수 있는 삭제 아이콘이 제공되며, 상단의 "비우기" 버튼은 선택이 잘못되었을 때 다시 시작하기에 적합합니다.
작업 단계 3: 이름, 경로 및 확장자 확인하여 오처리 방지
일괄 변환의 가장 큰 장점은 빠르다는 것이지만, 동시에 한 번의 가져오기 오류가 일괄적으로 확대될 수 있음을 의미합니다. 따라서 다음 단계로 넘어가기 전에, 파일 목록을 주의 깊게 확인하는 것이 좋습니다. 먼저 이름 열을 확인하여 Employee Information, Image1, Local image path test 등 파일이 모두 이번에 처리해야 할 표인지 확인합니다. 다음으로 경로 열을 확인하여 파일이 올바른 디렉토리에서 왔는지 확인합니다. 마지막으로 확장자 열을 확인하여 이 파일들이 실제로 Excel 파일인지 확인합니다.
회사 내에 여러 프로젝트 폴더가 있는 경우 경로 확인이 특히 중요합니다. 많은 표 이름이 유사할 수 있습니다. 예를 들어 "직원정보.xlsx", "직원정보1.xlsx", "직원정보_백업.xlsx"와 같은 경우, 경로를 확인하지 않으면 구버전이나 테스트 버전을 잘못 변환할 수 있습니다. 소프트웨어 목록의 경로, 만든 날짜 및 수정한 날짜 정보를 활용하면 처리 전에 기본적인 검토를 완료할 수 있습니다.
이상 없음을 확인한 후, 하단의 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 상단의 절차 표시를 보면, 이 기능은 "처리할 레코드 선택", "저장 위치 설정", "처리 시작"의 세 단계로 나뉩니다. 현재 완료한 것은 첫 번째 단계이며, 다음을 클릭하면 저장 위치 설정 단계로 넘어갑니다.
작업 단계 4: 출력 디렉토리 설정 및 XLS 파일 생성 시작
저장 위치 설정 단계에 들어가면, 원본 파일과 다른 출력 디렉토리를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 두 가지 이점이 있습니다. 첫째, 원본 XLSX 파일이 뒤섞이지 않아 나중에 다시 참조해야 할 때 바로 찾을 수 있습니다. 둘째, 변환된 XLS 파일이 한곳에 모여 있어 압축, 업로드 또는 전달이 편리합니다. 프로젝트 이름, 날짜 또는 용도에 따라 출력 폴더 이름을 지정할 수 있습니다(예: "2026-04-XLS결과" 또는 "시스템가져오기XLS파일").
설정을 완료한 후 "처리 시작" 단계로 들어갑니다. 처리를 시작하면, 소프트웨어는 앞서 가져온 레코드에 따라 하나씩 변환을 실행하여 Excel 파일을 XLS 형식으로 출력합니다. 처리가 끝나면 출력 폴더를 열어 확인합니다. 파일 확장자가 .xlsx에서 .xls로 바뀌었는지 확인하고, 몇 개의 파일을 골라 정상적으로 열리는지 점검합니다.
변환된 파일을 시스템 가져오기에 사용하는 경우, 먼저 그중 하나 또는 두 개의 XLS 파일로 테스트 업로드를 진행하여 시스템이 이상 없이 인식하는지 확인한 후, 전체 파일을 일괄 제출하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 공식 전달 전에 형식 호환성 위험을 줄일 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 확장자를 직접 바꾸면 XLSX를 XLS로 만들 수 있나요?그렇게 하는 것은 권장하지 않습니다. 파일 이름을 .xlsx에서 .xls로 변경하는 것은 실제 파일 형식 변환과 같지 않아 파일이 열리지 않거나 시스템이 인식하지 못할 수 있습니다. 변환 도구를 사용하여 형식을 처리해야 합니다.
2. XLS로 변환하면 파일 크기가 작아지나요?파일 크기는 표 내용, 형식, 그림, 수식 등의 요소에 따라 달라집니다. 형식 변환의 주목적은 파일 압축이 아니라 구버전 소프트웨어나 시스템과의 호환성을 높이는 것입니다.
3. 폴더 전체를 한 번에 가져올 수 있나요?스크린샷에서 페이지에 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼이 있는 것을 볼 수 있습니다. 파일이 모두 같은 디렉토리에 있다면, 일반적으로 이 옵션을 사용하는 것이 일괄 처리에 더 적합합니다.
4. 파일 목록의 삭제 아이콘은 어떤 용도인가요?특정 파일이 변환에 참여할 필요가 없을 때, 작업 열을 통해 해당 레코드를 삭제하여 함께 처리되는 것을 방지할 수 있습니다.
5. 변환 완료 후 결과를 어떻게 확인하나요?가장 직관적인 방법은 확장자가 .xls인지 확인하는 동시에, Excel 또는 WPS로 표본 파일을 열어 내용을 정상적으로 볼 수 있는지 확인하는 것입니다.
정리: 일괄 XLSX를 XLS로 변환하는 작업을 사무용 소프트웨어에 맡기기
여러 XLSX 파일을 한 번에 XLS로 변환하는 것은 수동으로 일일이 다른 이름으로 저장하는 방식에 의존하는 데 적합하지 않습니다. 더 효율적인 방법은 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 Excel 도구에 들어가, "Excel을 Xls로 변환"을 선택하고, 파일 또는 폴더를 가져와 목록을 확인하고, 저장 위치를 설정한 후 마지막으로 처리를 시작하는 것입니다. 전체 절차는 일괄 처리를 중심으로 구성되어 반복 작업을 현저히 줄일 수 있습니다.
Excel 표를 자주 처리하는 사무직 종사자에게 이러한 일괄 변환 방법을 익히면, 고객의 형식 요구, 구시스템 가져오기, 과거 파일 호환성 등의 작업에 직면했을 때 더욱 여유롭게 대처할 수 있습니다. 다음에 많은 .xlsx 파일을 .xls로 바꿔야 할 때, 더 이상 일일이 열어 다른 이름으로 저장할 필요 없이 바로 일괄 변환 기능을 사용하면 됩니다.