많은 사무 환경에서는 여전히 호환성이 더 좋은 XLS 형식을 사용해야 합니다. 예를 들어 구버전 Excel, 구형 시스템 가져오기 템플릿, 재무 또는 인사 소프트웨어 업로드 테이블 등이 있습니다. XLSX 파일을 수동으로 하나씩 열어 XLS로 저장하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 변환 누락이 발생하기 쉽습니다. 이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 여러 Excel 테이블 파일을 일괄적으로 XLS 형식으로 한 번에 변환하는 방법과 함께, 변환 전후 효과 이미지 및 소프트웨어 조작 인터페이스를 통해 전체 과정을 설명합니다.
일상적인 사무 작업에서 우리는 종종 다음과 같은 문제에 직면합니다. 보유한 Excel 스프레드시트 파일들의 확장자가 대부분 .xlsx이지만, 업무 시스템, 구버전 Office, 특정 재무 소프트웨어 또는 내부 데이터 플랫폼에서는 .xls 형식만 지원하는 경우입니다. 이때 파일을 하나씩 열어서 XLS로 다른 이름으로 저장하기를 선택하면, 단계가 반복될 뿐만 아니라 파일 수가 많아지면 누락되거나 이름이 혼동되거나 저장 위치가 잘못될 가능성이 매우 높아집니다.
본문에서 해결하고자 하는 것은 바로 "대량의 Excel 스프레드시트 파일을 XLS 형식으로 일괄 변환하는 방법"이라는 고빈도 사무 문제입니다. 스크린샷을 통해 알 수 있듯이, 이번에 사용된 사무 소프트웨어는 " HeSoft Doc Batch Tool "입니다. 이 소프트웨어는 Word, Excel, PDF, 이미지 등 파일의 일괄 처리 도구로 포지셔닝되어 있으며, 핵심 가치는 반복 작업을 줄여 대량의 파일 형식 변환, 정리, 이름 변경 등의 작업을 한 번에 완료하는 데 있습니다. 아래에서는 처리 전 효과, 처리 후 효과 및 실제 조작 단계에 따라 여러 개의 .xlsx Excel 파일을 .xls 파일로 일괄 변환하는 방법을 자세히 설명합니다.
적용 시나리오: Excel을 XLS로 일괄 변환해야 하는 경우
XLS는 초기 버전 Excel에서 흔히 사용되는 통합 문서 형식입니다. 현재 많은 파일이 .xlsx를 사용하고 있지만, 일부 사무 환경에서는 XLS가 여전히 매우 일반적입니다. 예를 들어, 회사 내부에 .xls만 인식하는 레거시 시스템이 있거나, 고객이 구버전 Office와 호환되는 표를 제출하도록 요구하거나, 인사, 구매, 재무 부서에서 여러 표를 시스템에 업로드해야 하는데 시스템 템플릿이 반드시 XLS여야 하거나, 팀 구성원이 사용하는 소프트웨어 버전이 일치하지 않아 파일 형식을 통일해야 하는 경우 등입니다.
파일이 한두 개라면 수동 변환도 무리가 없습니다. 하지만 파일 수가 수십 개, 수백 개에 이르면 수동 작업은 많은 시간을 차지합니다. 더 번거로운 점은 "Excel 열기, 다른 이름으로 저장, 형식 선택, 저장 확인" 과정을 반복적으로 실행하면 피로로 인해 오류가 발생하기 쉽다는 것입니다. 일괄 처리 사무 소프트웨어의 장점은 바로 여기에 있습니다. 한 번에 파일을 가져와서 출력 형식과 저장 위치를 통일되게 설정한 후, 도구가 자동으로 처리하도록 하는 것입니다.
효과 미리보기: 처리 전 XLSX, 처리 후 XLS로 통일
처리 전, 폴더에서 여러 개의 Excel 파일을 볼 수 있으며, 파일 이름에는 Employee Information 1.xlsx, Image1.xlsx, Local image path test.xlsx, Image1(1).xlsx 등이 포함됩니다. 확장자로 판단할 수 있듯이, 이 파일들은 현재 모두 .xlsx 형식, 즉 새 버전의 Excel 통합 문서 형식입니다.
처리가 완료되면, 동일한 파일들이 .xls 형식으로 변환됩니다. 처리 후 스크린샷에서 파일 확장자가 Employee Information 1.xls, Employee Information.xls, Image1(1).xls, Image1(2).xls, Image1.xls, Local image path test.xls로 변경된 것을 볼 수 있습니다. 이는 일괄 변환 결과가 달성되었음을 의미합니다. 여러 개의 Excel 스프레드시트 파일이 통일되어 XLS 형식으로 출력되었습니다.
처리 전후 비교를 통해 알 수 있듯이, 변환의 핵심은 파일 이름 표시를 수정하는 것이 아니라 Excel 파일 형식을 .xlsx에서 .xls로 변환하는 것입니다. 레거시 시스템, 구버전 Excel 또는 지정된 템플릿 형식과의 호환성이 필요한 사무 시나리오에서 이러한 일괄 변환 방식은 수동 작업을 크게 줄일 수 있습니다.
조작 단계 1: Excel 도구로 이동하여 "Excel을 Xls로 변환" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 열면 왼쪽에서 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 다양한 유형의 도구 분류를 볼 수 있습니다. 이번 처리 대상은 Excel 스프레드시트 파일이므로, 먼저 왼쪽에서 "Excel 도구"를 선택합니다.
Excel 도구 목록에 들어가면 페이지에 Excel과 관련된 여러 일괄 처리 기능이 표시됩니다. 예를 들어 Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기, Excel 암호 보호 추가, Excel 암호 보호 삭제, Excel 셀의 이미지 내보내기, Excel을 PDF로 변환, Excel을 Csv로 변환 등이 있습니다. 스크린샷에 따르면, 이번에 사용할 기능은 "Excel을 Xls로 변환"입니다. 해당 기능 카드를 클릭하면 XLS 일괄 변환 작업 페이지로 이동할 수 있습니다.
이 단계의 목적은 이번 작업의 출력 형식이 Xls임을 소프트웨어에 명확하게 알리는 것입니다. 즉, 여러 개의 .xlsx 파일을 가져오더라도, 최종적으로는 이 기능 규칙에 따라 .xls 파일로 변환됩니다. 형식 변환에 익숙하지 않은 사용자라도 기능 진입점만 제대로 선택하면 이후 조작이 더욱 간단해집니다.
조작 단계 2: 변환할 Excel 파일 추가
"Excel을 Xls로 변환" 페이지에 들어가면 인터페이스 상단에 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼이 보입니다. 페이지 중앙에는 현재 작업의 1단계인 "처리할 레코드 선택"이 표시됩니다. 여기서 '레코드'는 변환할 파일 목록으로 이해할 수 있습니다.
변환할 Excel 파일 수가 많지 않다면, "파일 추가"를 클릭하여 컴퓨터에서 처리할 .xlsx 파일을 선택할 수 있습니다. 이 파일들이 동일한 폴더에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용할 수도 있습니다. 이렇게 하면 폴더 내의 Excel 파일 전체를 작업 목록에 더 빠르게 추가할 수 있습니다. 스크린샷의 화살표가 "파일 추가"를 가리키고 있는데, 이는 파일 가져오기의 핵심 진입점 중 하나임을 나타냅니다.
파일이 추가되면, 목록에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 조작 등의 정보가 표시됩니다. 스크린샷에는 이미 6개의 .xlsx 파일이 추가되었으며, 하단에도 레코드 수가 6으로 표시됩니다. 목록을 통해 처리 전에 파일이 모두 가져와졌는지, 경로가 정확한지, 확장자가 예상과 일치하는지 확인할 수 있습니다. 특정 파일을 변환할 필요가 없는 경우 조작 열의 삭제 아이콘을 통해 제거할 수 있으며, 전체를 잘못 추가한 경우 "비우기"를 사용하여 다시 선택할 수 있습니다.
조작 단계 3: 파일 목록 확인 후 다음 단계로 이동
일괄 변환에서 오류가 발생하기 가장 쉬운 단계는 소프트웨어 처리 자체보다는 사용자가 시작하기 전에 파일 목록을 확인하지 않는 것입니다. 다음 단계를 클릭하기 전에 적어도 세 가지 정보를 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 수가 정확한지; 둘째, 파일 확장자가 변환해야 할 Excel 파일(예: .xlsx)인지; 셋째, 파일 경로가 대상 폴더에서 온 것인지, 실수로 다른 프로젝트의 표를 작업에 추가한 것은 아닌지 확인합니다.
스크린샷의 표에는 바탕화면의 테스트 폴더 아래에 있는 Employee Information 1.xlsx, Image1.xlsx 등 각 파일의 전체 경로가 나열되어 있습니다. 확인이 끝나면 페이지 하단의 "다음 단계" 버튼을 클릭합니다. 인터페이스 상단의 프로세스 안내에 따르면, 이후 "저장 위치 설정"으로 진입한 후 마지막으로 "처리 시작"을 실행하게 됩니다.
이 단계의 목적은 본격적인 일괄 변환 전에 확인을 완료하는 것입니다. 사무 소프트웨어의 일괄 처리 작업에 있어서 사전 확인이 명확할수록 재작업 가능성이 낮아집니다.
조작 단계 4: 저장 위치 설정 및 일괄 변환 시작
작업 프로세스에서 2단계는 "저장 위치 설정"입니다. 스크린샷에 구체적인 저장 위치 설정 페이지가 나와 있지는 않지만, 프로세스 안내를 통해 합리적으로 판단할 수 있듯이, 소프트웨어는 사용자에게 변환된 XLS 파일의 저장 방식 또는 저장 디렉터리를 지정하도록 요구할 것입니다. 출력 파일을 원본 .xlsx 파일과 구분하기 쉽도록 "XLS 변환 결과" 또는 "변환된 XLS"와 같은 별도의 폴더에 저장하는 것이 좋습니다.
저장 위치를 설정한 후, 3단계인 "처리 시작"으로 진입합니다. 처리를 시작하면, HeSoft Doc Batch Tool 는 가져온 목록에 따라 순차적으로 파일을 처리하여 원본 Excel 파일을 .xls 형식으로 일괄 변환합니다. 변환이 완료되면 지정된 출력 위치로 가서 결과를 확인하면 됩니다.
처리된 파일 이름이 원본 파일 이름과 일관성을 유지하고 확장자만 .xlsx에서 .xls로 변경되면 후속 식별이 더욱 용이합니다. 예를 들어 Employee Information.xlsx는 변환 후 Employee Information.xls가 되고, Image1.xlsx는 변환 후 Image1.xls가 됩니다. 이렇게 하면 원본 파일 명명 논리를 보존하면서 시스템의 XLS 형식 요구 사항도 충족할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. XLSX와 XLS의 차이는 무엇인가요? .xlsx는 비교적 새로운 Excel 통합 문서 형식으로, 일반적으로 새 버전의 Office에서 사용됩니다. .xls는 구버전 Excel 통합 문서 형식으로 호환성이 더 강력하지만, 행과 열의 수, 일부 새로운 기능 지원 면에서 .xlsx보다 못할 수 있습니다. XLS로 일괄 변환하는 주요 목적은 일반적으로 레거시 시스템 또는 구버전 소프트웨어와의 호환성을 위함입니다.
2. 일괄 변환이 원본 파일을 변경시키나요?저장 위치를 설정할 때 새 출력 디렉터리를 선택하여 원본 파일과 섞이지 않도록 하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 변환 결과를 재확인해야 하는 경우에도 원본 .xlsx 파일을 백업으로 보존할 수 있습니다.
3. 파일이 매우 많을 때 파일 추가와 폴더에서 가져오기 중 무엇을 사용해야 하나요?파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 "파일 추가"를 사용하여 묶음별로 선택할 수 있습니다. 파일이 모두 같은 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 일반적으로 더 효율적입니다.
4. 변환 전에 Excel 파일을 닫아야 하나요?현재 편집 중이거나 다른 프로그램이 점유하고 있는 Excel 파일은 닫는 것이 좋습니다. 파일이 다른 프로그램에 의해 점유되면 읽기, 저장 또는 변환 결과에 영향을 미칠 수 있습니다.
5. 변환 전에 확장자를 확인해야 하는 이유는 무엇인가요?스크린샷의 목록에는 "확장자" 열이 표시되어 있으므로, 사용자는 이를 통해 현재 가져온 파일이 xlsx인지 확인할 수 있습니다. 확장자를 확인하면 관련 없는 파일이 작업에 추가되는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.
요약: 일괄 처리 도구를 사용하여 반복적인 형식 변환을 소프트웨어에 맡기기
Excel 표를 XLS 형식으로 일괄 변환하는 것은 본질적으로 전형적인 반복 사무 작업입니다. 수동으로 처리하려면 각 파일을 열고, 다른 이름으로 저장하고, 형식을 선택하고, 저장을 확인해야 합니다. 하지만 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면, "Excel을 Xls로 변환"을 선택하고, 파일을 가져오고, 목록을 확인하고, 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작하기만 하면 여러 파일의 형식 변환을 한 번에 완료할 수 있습니다.
Excel, XLSX, XLS 표를 자주 다루는 행정, 인사, 재무, 운영 및 데이터 정리 담당자에게 이러한 유형의 일괄 처리 사무 소프트웨어는 시간을 크게 절약하고 사람의 실수로 인한 누락을 줄일 수 있습니다. 다음에 많은 양의 Excel 파일을 XLS로 통일하여 변환해야 할 때는, 일괄 처리 프로세스를 직접 사용하여 기계적이고 반복적인 형식 변환에 신경 쓰기보다는 데이터 검사와 비즈니스 분석에 집중하는 것이 좋습니다.