Lorsque les clients, les systèmes ou les anciennes versions d'Office exigent la soumission de fichiers XLS, mais que vous disposez d'un lot de tableaux XLSX, les enregistrer un par un dans un autre format est très inefficace. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment utiliser la fonction de conversion Excel en Xls dans les logiciels de bureau, afin d'importer plusieurs fichiers Excel en une seule fois, de les convertir de manière unifiée et de les exporter centralisés. L'article comprend les scénarios applicables, une comparaison avant/après traitement, les étapes opérationnelles spécifiques et les points d'attention, et convient aux utilisateurs de bureau ayant besoin de traiter des formats de tableaux par lots.
De nombreuses personnes rencontrent des problèmes d'incompatibilité de format lorsqu'elles traitent des tableaux Excel : le fichier enregistré sur leur propre ordinateur est en .xlsx, mais le destinataire exige du .xls ; le système métier n'accepte que le téléchargement de XLS ; les anciens ordinateurs de l'entreprise sont équipés d'une ancienne version d'Office, et l'ouverture de tableaux au nouveau format entraîne souvent des alertes de compatibilité. Convertir un seul fichier n'est pas compliqué, mais dès que le nombre de fichiers augmente, les ouvrir un par un pour les enregistrer sous devient une tâche répétitive à faible valeur ajoutée.
Cet article présente une approche plus adaptée au travail par lots : utiliser la fonction « Excel vers Xls » de HeSoft Doc Batch Tool pour convertir plusieurs fichiers XLSX en XLS en une seule fois. HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel bureautique axé sur les besoins de traitement par lots de documents, tableaux, PDF, images et autres fichiers, idéal pour résoudre les tâches répétitives comme la conversion de format et l'organisation de fichiers. L'effet concret et le déroulement des opérations sont illustrés ci-dessous à l'aide de captures d'écran.
Scénarios d'application : pourquoi faut-il encore convertir XLSX en XLS
Bien que le .xlsx soit désormais un format de fichier Excel très courant, le .xls n'a pas totalement disparu dans le travail quotidien. Les raisons courantes incluent : la prise en charge instable du nouveau format par les anciens environnements Excel ou WPS ; la limitation des modèles de téléchargement dans les systèmes internes de l'entreprise au .xls ; les logiciels de comptabilité, de gestion du personnel ou d'entrepôt ne reconnaissant que les anciens tableaux ; la demande explicite du format XLS par les clients ou les partenaires ; la nécessité de maintenir la cohérence avec le format d'origine lors de l'archivage des données historiques.
Ces scénarios ont un point commun : il ne s'agit pas de convertir un seul fichier, mais souvent de traiter un lot de fichiers. Par exemple, un projet comporte plusieurs tableaux de données, un service produit plusieurs rapports statistiques par mois, ou un dossier contient des fiches de renseignements sur le personnel, des tableaux de test de chemin d'image, des tableaux d'importation de données, etc. Si la conversion est effectuée manuellement, l'efficacité diminue rapidement à mesure que le nombre de fichiers augmente. Par conséquent, l'utilisation d'un logiciel bureautique de conversion de format Excel par lots est plus adaptée aux besoins réels.
Aperçu du résultat : un changement clair de l'extension de fichier avant et après conversion
La capture d'écran avant traitement montre que le dossier actuel contient plusieurs tableaux Excel, tous avec l'extension .xlsx. Par exemple, Employee Information 1.xlsx, Image1.xlsx, Local image path test.xlsx, Image1(1).xlsx, Image1(2).xlsx, Employee Information.xlsx, etc. Ces fichiers sont les fichiers sources à convertir.
Une fois le traitement terminé, l'extension des fichiers est devenue .xls. La capture d'écran montre les fichiers Employee Information 1.xls, Employee Information.xls, Image1(1).xls, Image1(2).xls, Image1.xls, Local image path test.xls. Autrement dit, un ensemble de tableaux XLSX a été uniformément converti au format XLS.
Ce changement est très intuitif : la partie principale du nom de fichier reste en grande partie inchangée, ce qui facilite l'identification et la correspondance ; l'extension passe de xlsx à xls, répondant aux exigences de format des anciens Excel ou des systèmes métiers. Pour le traitement de fichiers par lots, maintenir la cohérence de la nomenclature est très important, car cela réduit les coûts de recherche et de livraison ultérieurs.
Étape 1 : trouver la fonction de conversion Excel dans le logiciel
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , la navigation par catégories de fonctions se trouve à gauche. D'après la capture d'écran, le logiciel propose des catégories telles qu'Accueil, Flux de travail, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. L'objectif étant de traiter des tableaux Excel, il faut cliquer sur « Outils Excel » dans la colonne de gauche.
Sur la page Outils Excel, de nombreuses fiches de fonctions de traitement par lots sont visibles, notamment Excel vers image JPG, Excel vers Word, Excel vers PDF, Excel vers XPS, Excel vers Csv, Excel vers Xlsx, Excel vers Xlsm, etc. La fonction indiquée dans la capture d'écran est « Excel vers Xls », dont la description est « Convertir des fichiers Excel au format Xls par lots ». Cliquez sur cette fonction pour accéder à la tâche de conversion.
Choisir la bonne fonction est très important. Si l'objectif est de transformer le fichier en un ancien classeur Excel, il faut choisir « Excel vers Xls » ; si l'objectif est le PDF, CSV ou un autre format, il faut sélectionner la fonction correspondante. Il ne suffit pas de voir les mots « Excel vers », il faut aussi vérifier que le format de sortie final est bien Xls.
Étape 2 : importer les fichiers XLSX à convertir par lots
Après être entré sur la page « Excel vers Xls », deux options principales d'importation apparaissent en haut de l'interface : « Ajouter des fichiers » et « Importer depuis un dossier ». Pour un petit nombre de fichiers, on peut cliquer sur « Ajouter des fichiers » ; pour un grand nombre de tableaux stockés dans un même répertoire, il est conseillé d'utiliser « Importer depuis un dossier », ce qui réduit le temps passé à sélectionner les fichiers un par un.
La capture d'écran montre que 6 enregistrements ont été importés, les colonnes du tableau affichant le nom du fichier, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les opérations. La colonne d'extension affiche xlsx, ce qui indique que les fichiers importés sont les nouveaux fichiers Excel à convertir. La zone de résumé en bas indique un nombre d'enregistrements de 6, ce qui permet à l'utilisateur de confirmer le nombre de fichiers inclus dans la tâche en cours.
Le résultat attendu à cette étape est que tous les fichiers Excel à convertir en XLS apparaissent dans la liste. Si la liste est vide, cela signifie qu'aucun fichier n'a encore été ajouté ; si le nombre est incorrect, il faut continuer à ajouter ou supprimer les éléments en trop. La colonne d'opérations à droite fournit une icône de suppression pour retirer un fichier individuel ; le bouton « Vider » en haut est utile pour recommencer à zéro en cas d'erreur de sélection.
Étape 3 : vérifier le nom, le chemin et l'extension pour éviter les traitements erronés
Le principal avantage de la conversion par lots est la rapidité, mais cela signifie aussi qu'une erreur d'importation sera amplifiée en série. Par conséquent, avant de passer à l'étape suivante, il est conseillé de vérifier attentivement la liste des fichiers. D'abord, regarder la colonne Nom pour confirmer que les fichiers comme Employee Information, Image1, Local image path test sont bien les tableaux à traiter ; ensuite, vérifier la colonne Chemin pour s'assurer que les fichiers proviennent du bon répertoire ; enfin, vérifier la colonne Extension pour confirmer qu'il s'agit bien de fichiers Excel.
Si l'entreprise possède plusieurs dossiers de projet, la vérification du chemin est particulièrement importante. De nombreux noms de tableaux peuvent être similaires, par exemple « employés.xlsx », « employés1.xlsx », « employés_sauvegarde.xlsx ». Sans vérifier le chemin, on risque de convertir par erreur une ancienne version ou une version de test. En utilisant les informations de chemin, de date de création et de date de modification dans la liste du logiciel, on peut effectuer un audit de base avant le traitement.
Après avoir confirmé l'absence d'erreurs, cliquez sur le bouton « Suivant » en bas. La barre de progression en haut de l'interface montre que cette fonction se déroule en trois phases : « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Définir l'emplacement de sauvegarde », « Démarrer le traitement ». La première phase est terminée, un clic sur Suivant mènera à la configuration de l'emplacement de sauvegarde.
Étape 4 : définir le répertoire de sortie et commencer à générer les fichiers XLS
Lors de la phase de définition de l'emplacement de sauvegarde, il est conseillé de choisir un répertoire de sortie différent de celui des fichiers d'origine. Cela présente deux avantages : premièrement, les fichiers XLSX d'origine ne seront pas mélangés, ce qui permet de les retrouver directement si nécessaire ; deuxièmement, les fichiers XLS convertis sont stockés ensemble, ce qui facilite l'archivage, le téléchargement ou la livraison. Le dossier de sortie peut être nommé en fonction du nom du projet, de la date ou de l'usage, par exemple « Résultats_XLS_2026-04 » ou « Fichiers_XLS_pour_import_système ».
Une fois la configuration terminée, passez à la phase « Démarrer le traitement ». Après avoir cliqué sur ce bouton, le logiciel exécutera la conversion une par une pour les enregistrements importés précédemment, en produisant les fichiers Excel au format XLS. Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier de sortie pour vérifier que l'extension des fichiers est bien passée de .xlsx à .xls, et contrôlez quelques fichiers pour vous assurer qu'ils s'ouvrent correctement.
Si les fichiers convertis sont destinés à un import système, il est conseillé de faire un téléchargement test avec un ou deux fichiers XLS pour confirmer que le système les reconnaît correctement avant de soumettre l'ensemble du lot. Cela permet de réduire le risque d'incompatibilité de format avant la livraison finale.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Peut-on transformer un XLSX en XLS en changeant simplement l'extension ? Ce n'est pas recommandé. Remplacer .xlsx par .xls dans le nom du fichier ne revient pas à convertir le format du fichier, ce qui peut rendre le fichier illisible ou non reconnu par le système. Il faut utiliser un outil de conversion pour effectuer le changement de format.
2. Le fichier sera-t-il plus petit après conversion en XLS ? La taille du fichier dépend du contenu du tableau, du formatage, des images, des formules et d'autres facteurs. L'objectif principal de la conversion de format n'est pas de compresser le fichier, mais d'améliorer sa compatibilité avec les anciens logiciels ou systèmes.
3. Peut-on importer tout un dossier en une seule fois ? La capture d'écran montre que la page propose un bouton « Importer depuis un dossier ». Si tous les fichiers se trouvent dans le même répertoire, cette option est généralement plus adaptée au traitement par lots.
4. À quoi sert l'icône de suppression dans la liste des fichiers ? Lorsqu'un fichier n'a pas besoin d'être converti, on peut le supprimer de la liste via la colonne d'opérations pour éviter qu'il ne soit traité avec les autres.
5. Comment vérifier les résultats après la conversion ? La méthode la plus intuitive est de vérifier que l'extension est bien .xls, et d'ouvrir quelques fichiers avec Excel ou WPS pour confirmer que le contenu s'affiche correctement.
Conclusion : confiez la conversion par lots de XLSX en XLS à un logiciel bureautique
Convertir plusieurs fichiers XLSX en XLS en une seule fois ne se prête pas à un enregistrement manuel fichier par fichier. Une manière plus efficace est d'utiliser HeSoft Doc Batch Tool , d'aller dans les Outils Excel, de sélectionner « Excel vers Xls », d'importer les fichiers ou le dossier, de vérifier la liste, de définir l'emplacement de sauvegarde et enfin de lancer le traitement. L'ensemble du processus est conçu pour le traitement par lots, ce qui réduit considérablement les opérations répétitives.
Pour les employés de bureau qui manipulent fréquemment des tableaux Excel, maîtriser cette méthode de conversion par lots permet d'aborder plus sereinement les demandes de format des clients, les imports dans d'anciens systèmes ou les problèmes de compatibilité avec des fichiers historiques. La prochaine fois que vous aurez un ensemble de fichiers .xlsx à transformer en .xls, inutile de les ouvrir un par un pour les enregistrer sous, utilisez directement la fonction de conversion par lots.