프로젝트 자료, 고객 파일 및 부서 공유 드라이브에는 종종 많은 폴더가 쌓이게 됩니다. 디렉토리 목록을 작성할 때 경로를 하나씩 복사하면 시간이 오래 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로, 폴더 정보 통계 기능을 통해 폴더 이름, 경로, 생성 시간 및 수정 시간을 일괄적으로 읽어오고 Excel 표를 생성하여 사용자가 신속하게 정규화된 폴더 디렉토리 장부를 구축할 수 있도록 돕는 방법을 소개합니다.
프로젝트 인수인계, 자료 아카이빙 또는 공유 드라이브 점검 시 "폴더 디렉터리 목록"을 제출해야 하는 경우가 많습니다. 목록에는 일반적으로 폴더 이름뿐만 아니라 전체 경로, 상위 디렉터리, 생성 시간 및 수정 시간도 포함되어야 합니다. 문제는 프로젝트 자료가 하나 또는 두 개의 폴더가 아니라 수십 개의 비즈니스 모듈, 고객 분류 또는 부서 디렉터리인 경우가 많다는 점입니다. 디렉터리가 많아지면 경로를 수동으로 복사하여 Excel에 붙여넣는 작업은 금방 과중해집니다.
이 문서에서는 사무실 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "폴더 정보 통계" 기능을 사용하여 대량의 폴더 경로 정보를 Excel 표로 일괄 내보내는 방법입니다. 이 기능은 파일 및 폴더 정보를 대량으로 처리해야 하는 사용자, 특히 행정, 인사, 재무, 프로젝트 관리, 운영, 자료 관리자 등 디렉터리 장부를 유지 관리해야 하는 직무에 적합합니다.
적용 시나리오: 신속하게 폴더 디렉터리 장부를 생성해야 하는 작업
"폴더 정보 통계"는 단순히 폴더를 보는 것이 아니라 폴더 정보를 관리, 필터링 및 보관 가능한 Excel 데이터로 변환하는 것입니다. 다음 시나리오에 매우 적합합니다.
- 프로젝트 자료 인수인계: 프로젝트 폴더 목록을 내보내면 인수인계 당사자가 Excel을 기반으로 자료의 완전성을 확인할 수 있습니다.
- 비즈니스 디렉터리 색인: AccountManagement, BrandManagement, BusinessDevelopment 등의 비즈니스 폴더를 디렉터리 색인으로 정리하여 팀에서 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.
- 공유 드라이브 관리: 공유 드라이브의 폴더 경로와 수정 시간을 정기적으로 집계하여 장기간 업데이트되지 않았거나 명명 규칙에 어긋나는 디렉터리를 발견합니다.
- 보관 목록 작성: 보관 전에 먼저 폴더 목록을 내보내 전자 문서 디렉터리의 일부로 사용합니다.
- 후속 대량 처리 준비: 파일 마이그레이션, 백업, 권한 조정을 수행하기 전에 경로 목록을 생성하여 범위를 쉽게 확인할 수 있도록 합니다.
수동 정리에 비해 폴더 경로를 Excel로 일괄 내보내면 필드가 통일되고 경로가 완전하며 결과를 재사용할 수 있다는 장점이 있습니다. 이후 필터링, 정렬 또는 보고서에 복사하는 작업이 임시 수동 기록보다 훨씬 편리합니다.
효과 미리보기: 폴더 목록에서 Excel 디렉터리 목록으로
처리 전: 디렉터리에 여러 프로젝트 또는 비즈니스 폴더 그룹이 있음
처리 전 스크린샷은 여러 폴더가 포함된 디렉터리를 보여줍니다. 폴더 이름에는 AccountManagement, BrandManagement, BusinessDevelopment, CompetitiveResearch, ContractManagement, CorporateFinance, CustomerSuccess 등이 있으며 오른쪽에는 해당 시간 정보도 있습니다.
이러한 폴더로 목록을 만들려면 일반적으로 먼저 폴더 이름을 복사한 다음 주소 표시줄의 경로를 복사하고 생성 시간이나 수정 시간도 확인해야 합니다. 20개의 폴더는 그럭저럭 처리할 수 있지만 200개, 2000개가 된다면 수동 정리는 비현실적입니다.
처리 후: Excel에서 전체 경로와 시간 필드를 자동으로 나열
처리 후 생성된 Excel 표에서는 각 폴더가 한 행을 차지하며 필드가 깔끔하게 배열됩니다. 헤더에는 Path, Name, Containing folder name, Containing folder path, Created time, Modified time이 포함됩니다. 즉, 소프트웨어는 폴더 이름과 전체 경로뿐만 아니라 상위 폴더와 상위 경로도 함께 정리해 줍니다.
이러한 결과는 프로젝트 디렉터리 목록을 만드는 데 매우 적합합니다. 예를 들어 Name을 디렉터리 이름으로, Path를 실제 저장 위치로, Modified time을 최근 업데이트 시간으로 사용할 수 있습니다. 나중에 특정 비즈니스 디렉터리를 찾아야 할 때 Excel에서 이름이나 경로를 검색하기만 하면 됩니다.
사용 절차: 폴더 경로 Excel 목록 일괄 생성
1단계: 소프트웨어를 열고 "폴더 정보 통계"로 이동
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후 왼쪽 탐색 모음에서 파일 정리를 선택합니다. 오른쪽 기능 영역에서 "파일을 파일명으로 분류", "파일을 확장자로 분류", "파일 정보 통계", "폴더 정보 통계" 등 파일 정리와 관련된 여러 기능 카드를 볼 수 있습니다.
이번에 만들려는 것은 폴더 디렉터리 목록이므로 "4. 폴더 정보 통계"를 선택합니다. 해당 카드 아래에는 "폴더의 이름, 경로 및 시간 등의 정보를 일괄 통계합니다"라는 설명이 있어 폴더 경로 정보를 Excel로 일괄 내보내려는 요구 사항과 정확히 일치합니다.
이 단계의 목적은 올바른 기능 모듈로 들어가는 것입니다. 통계 대상이 파일 자체인 경우 "파일 정보 통계"를, 통계 대상이 폴더 디렉터리인 경우 "폴더 정보 통계"를 사용해야 한다는 점에 유의해야 합니다.
2단계: "폴더 추가"를 클릭하여 통계를 낼 디렉터리 가져오기
기능 페이지로 들어가면 인터페이스 상단에 현재 기능 이름인 "폴더 정보 통계"가 표시됩니다. 오른쪽 상단에는 폴더 추가, 비우기, 더 보기 등의 버튼이 있습니다. 현재 프로세스는 1단계: 처리할 레코드 선택에 있습니다.
폴더 추가를 클릭하여 목록에 포함시킬 폴더를 추가합니다. 추가를 완료하면 소프트웨어가 표에 이러한 폴더의 이름, 경로, 생성 시간 및 수정 시간을 표시합니다. 스크린샷에서 목록이 이미 20개의 레코드를 읽어들였으며, 페이지 매김 영역에 페이지당 10개 항목이 표시되는 것을 볼 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 통계를 낼 모든 폴더가 표에 표시되는 것입니다. 목록에 나타나는 예시 경로인 D:\test\folders\AccountManagement\는 이후 Excel에서 Path 필드의 원본 중 하나가 됩니다.
3단계: 누락 또는 잘못된 디렉터리 선택을 피하기 위해 처리할 레코드 확인
일괄 처리 전에 레코드를 확인하는 것은 매우 중요합니다. 다음 순서로 확인하는 것이 좋습니다.
- 이름 확인: 목록의 폴더 이름이 모두 목록으로 출력해야 할 디렉터리인지 확인합니다.
- 경로 확인: 경로가 대상 상위 디렉터리에서 온 것인지 확인하여 다른 위치의 폴더가 혼입되지 않도록 합니다.
- 시간 확인: 생성 시간, 수정 시간이 정상적으로 읽혔는지 확인합니다.
- 레코드 수 확인: 하단 요약 영역에 표시된 레코드 수(스크린샷에서는 20개)를 통해 수량이 올바른지 빠르게 판단할 수 있습니다.
잘못 추가한 경우 작업 열의 삭제 버튼을 사용하여 단일 레코드를 제거할 수 있으며, 다시 선택해야 하는 경우 비우기를 사용하여 현재 목록을 지운 후 다시 추가할 수 있습니다.
4단계: 다음 단계로 이동하여 저장 위치 설정
처리할 폴더가 올바른지 확인한 후 페이지 하단의 다음 단계를 클릭합니다. 이때 프로세스는 "저장 위치 설정"으로 이동합니다. 저장 위치는 최종 Excel 파일이 생성된 후 저장될 위치를 결정합니다.
나중에 찾기 쉽도록 통계 결과를 프로젝트 관련 디렉터리에 저장하는 것이 좋습니다. 예를 들어 특정 프로젝트 자료 폴더를 집계하는 경우 해당 프로젝트 디렉터리 아래에 "디렉터리 목록" 또는 "통계 결과" 폴더를 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 나중에 프로젝트 자료를 열 때 생성된 Excel 장부를 동시에 찾을 수 있습니다.
5단계: 처리 시작 및 Excel 결과 확인
저장 위치 설정을 완료하면 "처리 시작" 단계로 들어갑니다. 처리를 시작하면 소프트웨어가 목록의 폴더 정보를 일괄적으로 읽어 Excel 파일을 생성합니다. 완료 후 Excel을 열면 행별로 요약된 폴더 경로 목록을 볼 수 있습니다.
생성된 표의 필드는 사무 관리에 직접 사용하기에 적합합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
- Path: 디렉터리 정확한 위치 파악을 위한 전체 폴더 경로.
- Name: 디렉터리 제목 또는 프로젝트 이름으로 사용할 폴더 이름.
- Containing folder name: 상위 폴더 이름.
- Containing folder path: 상위 폴더 경로.
- Created time: 생성 시간.
- Modified time: 수정 시간.
이러한 필드는 단순한 폴더 이름보다 완전하여 사용자가 추적 가능한 폴더 관리 장부를 구축하는 데 도움을 줍니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 영문 이름 폴더를 통계할 수 있나요?
가능합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이 폴더 이름에는 AccountManagement, BrandManagement, BusinessDevelopment 등 영문 이름이 포함되어 있으며 소프트웨어는 이를 정상적으로 읽어 Excel로 내보낼 수 있습니다. 숫자나 일반 기호가 포함된 폴더도 실제 경로대로 통계할 수 있습니다.
2. Excel에 상위 폴더 정보가 있는 이유는 무엇인가요?
상위 폴더 이름과 상위 경로는 사용자가 디렉터리 계층 구조를 이해하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 폴더 이름이 같지만 다른 상위 디렉터리에 있는 경우 Containing folder path를 통해 실제 위치를 구분할 수 있습니다. 이는 특히 공유 드라이브와 프로젝트 드라이브에 중요합니다.
3. 처리 전에 Excel을 닫아야 하나요?
곧 생성될 결과 파일이 이미 열려 있는 동일한 이름의 Excel 파일과 충돌하는 경우 저장에 영향을 줄 수 있습니다. 처리를 시작하기 전에 대상 저장 위치에 있을 수 있는 동일한 이름의 Excel 파일을 닫고 쓰기 권한이 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
4. 디렉터리 목록을 더 읽기 쉽게 만들려면 어떻게 해야 하나요?
Excel 생성 후 필요에 따라 열 너비 조정, 필터 추가, 첫 행 고정 또는 수정 시간별 정렬을 수행할 수 있습니다. 소프트웨어는 기본 데이터를 일괄 생성하는 역할을 하며, 이후 서식 미화는 Excel에서 완료할 수 있습니다.
요약: 프로젝트 폴더 목록을 더 이상 수동으로 경로를 복사할 필요가 없습니다.
대량의 프로젝트 폴더 디렉터리 목록을 작성할 때 핵심은 "정확성"과 "효율성"입니다. 경로를 수동으로 복사하면 누락되기 쉽고 필드도 통일되지 않지만, HeSoft Doc Batch Tool 의 "폴더 정보 통계" 기능을 사용하면 한 번에 여러 폴더의 이름, 경로, 생성 시간 및 수정 시간을 읽어 Excel 표로 내보낼 수 있습니다.
프로젝트 인수인계, 공유 드라이브 점검, 고객 자료 아카이빙 또는 부서 디렉터리 장부를 준비하는 경우 이 문서의 단계에 따라 진행할 수 있습니다. 파일 정리로 들어가서 폴더 정보 통계를 선택하고, 폴더를 추가하고, 목록을 확인하고, 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작하십시오. 이렇게 하면 구조가 명확하고 필터링 및 보관이 가능한 폴더 경로 Excel 목록을 빠르게 얻을 수 있습니다.