여러 docx 또는 doc 문서에 중복 섹션 파손이 포함 된 경우 수동으로 Word를 하나씩 여는 것은 느릴뿐만 아니라 놓치기 쉽습니다. 이 기사에서는 사무실 시나리오에 대한보다 적합한 접근 방식을 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 섹션 브레이크 변수의 도움으로 Word 키워드 함수를 찾아 Word에서 섹션 나누기를 찾고 빈 방법 일괄 삭제로 대체하여 바꿉니다. 이 기사에서는 기능 선택, 변수 설정에 파일 추가, 처리 전후의 효과 및 작업 스크린 샷 결합 등 전체 프로세스를 설명합니다.
Word 문서를 정렬 할 때 많은 사람들이 겉보기에 작지만 매우 효율적인 문제가 발생합니다. 특히, "섹션 브레이크 (다음 페이지)" 는 후속 콘텐츠를 다음 페이지로 강제할 것이고, 따라서 원본은 연속적으로 디스플레이되어야 하는 콘텐츠가 깨진다. 개별 파일도 수동으로 삭제할 수 있지만 폴더에 수십 개의 docx 문서가있는 경우 각 섹션이 비슷한 경우 수동 처리가 반복적이고 비효율적이며 오류가 발생하기 쉬운 작업이됩니다.
이 기사에서 소개 된 솔루션은 Word 파일을 하나씩 열고 수동으로 삭제하는 것이 아니라 사무실 소프트웨어의 배치 처리 기능을 사용하여 "섹션 분할 삭제" 를 배치 검색 및 교체 작업으로 변환하는 것입니다. 스크린 샷에 사용 된 소프트웨어는 HeSoft Doc Batch Tool 사무실 문서를위한 일괄 처리 도구이며 핵심 가치는 문서를 일괄 처리하고 작업 중복을 줄이며 문서 마무리 효율성을 향상시키는 것입니다.
실제 작업에서는 소프트웨어를 사용합니다.Word에서 키워드 찾기 및 교체기능. 이름은 키워드 대체이지만 변수를 통해 Word의 특수 객체를 처리하는 데에도 사용할 수 있습니다. 이번에 사용할 변수는{Hesoft. word.section}Word 문서에서 섹션 브레이크를 나타내는 데 사용됩니다. 이 변수를 검색 콘텐츠로 사용하고 대체 콘텐츠를 비워 두면 여러 Word 파일에서 섹션 나누기를 일괄 적으로 삭제할 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오: Word 섹션을 일괄 처리하여 정리하여 해결할 수있는 문제
Word section break 자체는 오류 기능이 아니며 페이지를 수평으로 표시 할 수 있도록하고, 다른 챕터가 다른 헤더와 바닥 글을 사용하고, 다른 페이지 번호를 설정하는 등의 다른 페이지의 레이아웃을 제어하는 데 자주 사용됩니다. 그러나, 많은 배치 문서 처리 시나리오에서, 섹션 브레이크는 중복되고 심지어 타이포그래피 예외를 야기한다.
시나리오 1: 템플릿으로 내보낸 Word 파일에는 추가 깨진 페이지가 있습니다.. 시스템에서 내보낸 일부 계약, 보고서, 사양 및 재고 문서는 고정 위치에 섹션 브레이크를 삽입합니다. 단일 파일을 내보낼 때 영향은 분명하지 않지만 일괄 내보내기 후에는 각 파일을 정리해야하며 수동 작업 비용이 매우 높습니다.
시나리오 2: docx 문서를 병합 한 후 빈 페이지가 나타납니다.. 여러 Word 문서가 하나의 문서로 병합되면 원본 문서의 섹션 나누기가 유지되어 병합된 문서의 중간에 빈 페이지 또는 깨진 페이지가 발생할 수 있습니다. 불필요한 섹션 브레이크가 제거되면 내용은 일반적으로 더 연속적입니다.
시나리오 3: 일괄 조판 전 통합 문서 구조. 여백, 헤더, 바닥 글 및 글꼴 단락을 통합하기 전에 문서에 많은 수의 섹션 파손이 있으면 다른 섹션간에 다른 페이지 설정이 유지되어 후속 통합 조판에 영향을 줄 수 있습니다.
시나리오 4: PDF를 인쇄하거나 변환하기 전에 레이아웃을 확인해야합니다.. 섹션 중단은 종종 인쇄 된 페이지 수, PDF의 빈 페이지 수 및 예상대로되지 않은 챕터 위치가 증가합니다. 중복 섹션 브레이크를 일괄 적으로 삭제하면 후속 출력이 더 안정적입니다.
시나리오 5: 파일 수가 많아 수동 처리에는 적합하지 않습니다.. 처리 할 Word 파일의 수가 많을 때 일괄 처리 도구를 사용하는 장점은 매우 분명합니다. 규칙이 올바르게 설정되는 한 동일한 작업을 반복적으로 수행 할 필요없이 한 번에 전체 파일 목록에 적용 할 수 있습니다.
효과 미리보기: 섹션 브레이크부터 섹션 브레이크까지 클리어
처리 전: 섹션 파손이 문서에 존재합니다 (다음)
처리 전 스크린 샷에서 "섹션 중단 (다음 페이지)" 이라는 단어가 Word 페이지 하단에 표시되며 빨간색 상자와 화살표로 표시됩니다. 이것은 문서의 현재 위치에 섹션 파손이 있음을 나타내며, 이는 페이지 흐름과 후속 콘텐츠의 섹션 설정에 영향을 미칩니다.
이러한 종류의 기호는 일반적으로 Word의 편집 마크 표시를 켜야 명확하게 볼 수 있습니다. 많은 사용자는 일반적으로 그것을 볼 수 없지만 갑자기 깨진 페이지, 다음 페이지 빈, 헤더 및 바닥 글이 일치하지 않는 등의 결과를 느낄 것입니다.
처리 후: 섹션 브레이크 마커가 더 이상 나타나지 않습니다.
처리 된 스크린 샷에서 원래 "섹션 중단 (다음 페이지)" 으로 표시된 위치가 정리되었으며 섹션 중단 텍스트없이 빨간색 상자 선택 영역에서 일반 단락 표시 만 표시됩니다. 즉, 발견 된 Word 섹션 중단이 비어 있음, 즉 삭제되었음을 의미합니다.
이 방법은 배치 청소에 특히 적합합니다. 사용자는 문서를 하나씩 열 필요가 없으며 각 섹션 브레이크를 수동으로 찾을 필요가 없습니다. 규칙이 한 번 설정되는 한 여러 Word, docx 및 doc 파일에 적용 할 수 있습니다.
단계: 일괄 찾기 및 Word 섹션 휴식
다음은 실제 작동 순서에 따라 소프트웨어 스크린 샷의 조합입니다. 이해를 돕기 위해 전체 프로세스는 명확한 처리 링크로 간주 될 수 있습니다. 기능 선택 → Word 파일 가져 오기 → 검색 변수 설정 → 빈 → 배치 처리를 계속하십시오.
1 단계: Word 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능 열기
시작 HeSoft Doc Batch Tool 그 후, 선택단어 도구. 도구 목록을 찾아 클릭하십시오.Word에서 키워드 찾기 및 교체. 스크린 샷의 첫 번째 기능 카드가 강조 표시되고 빨간색 프롬프트도 기능을 가리 킵니다.
이 기능을 선택한 이유는 "대상 콘텐츠를 찾아서 비어있는 것으로 교체함으로써 섹션 파손을 삭제할 수 있기 때문입니다. 즉, Word 인터페이스에서 Delete를 수동으로 누르는 대신 소프트웨어가 각 파일에서 섹션을 자동으로 찾아 제거합니다.
이 단계의 예상 결과는 Word 파일의 후속 가져오기를 준비하기 위해 대량 찾기 및 교체의 작업 마법사 페이지를 입력하는 것입니다.
2 단계: 목록에 처리해야하는 docx 또는 doc 파일을 추가합니다.
기능 페이지를 입력하면 현재 기능 이름이 맨 위에 표시됩니다.Word에서 키워드 찾기 및 교체. 첫 번째 페이지는처리할 레코드 선택. 여기서 섹션 나누기를 삭제하려면 모든 Word 파일을 추가해야합니다.
스크린 샷에서 볼 수 있습니다.파일 추가과폴더에서 파일 가져오기두 개의 일반적인 입구. 전자는 여러 개의 명확한 파일을 선택하는 데 적합하지만 후자는 폴더에서 많은 수의 Word 문서를 처리하는 데 적합합니다. 배치 오피스 시나리오의 경우 일반적으로 처리 할 파일을 먼저 폴더로 수집 한 다음 폴더에서 가져 오는 방법을 사용하여 더 많은 문제를 저장하는 것이 좋습니다.
가져오기 후에 소프트웨어는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간 등을 포함하여 테이블의 파일 정보를 나열합니다. 1.docx 에서 6.docx 까지의 6 개의 파일이 스크린 샷 예제에 추가되었으며 경로는 D:\ test 폴더에 있습니다.
이 단계에서는 두 가지 사항에 중점을 두어야합니다. 첫째, 파일 수가 올바른지 여부 둘째, 파일 경로가 이번에 처리 할 범위에 속하는지 여부. 처리하지 않아야 하는 파일을 가져오는 경우 작업 열을 통해 파일을 제거할 수 있습니다. 목록을 재구성해야하는 경우 페이지 상단의 빈 버튼을 사용할 수 있습니다.
목록이 올바른지 확인한 후 하단을 클릭하십시오.다음 단계. 이때, 소프트웨어는 이러한 배치 태스크의 처리 객체를 식별하였다.
3 단계: 불필요한 퍼지 일치를 피하기 위해 정확한 텍스트 찾기 선택
두 번째 단계처리 옵션 설정. 에서길 찾기지역, 선택정확히 텍스트 찾기. 이 옵션은 스크린 샷에서 선택되었습니다.
정확한 검색은 이번에는 변경 될 수있는 텍스트가 아닌 명시적인 섹션 중단 변수를 찾고 있기 때문에 선택되었습니다. 정확한 조회는 규칙을 더 명확하고 쉽게 처리 결과를 제어 할 수 있습니다.
이 페이지에는 "수식 흐림을 사용하여 텍스트 찾기" 와 같은 옵션과 몇 가지 추가 옵션도 표시됩니다. Word 섹션 나누기를 제거하려면 일반적으로 퍼지 조회가 필요하지 않으며 케이스 또는 전체 단어에 대해 추가 설정을 할 필요가 없습니다. 이 임무의 목표에 맞춰 정확한 검색을 유지하십시오.
4 단계: Word 섹션 break 변수 {hesoft.word.section} 를 입력하십시오.
왼쪽에찾을 키워드 목록입력:
{Hesoft. word.section}
이 변수는이 작업의 핵심입니다. 본문에서 이러한 문자를 찾는 것이 아니라 소프트웨어가 Word 문서에서 섹션 브레이크 객체를 식별하도록하는 것입니다. 이 변수는 스크린 샷의 빨간색 상자에 표시되며 옆에 "변수" 항목이 있습니다. 이 기능은 변수를 통한 특수 콘텐츠 처리를 지원한다는 것을 나타냅니다.
섹션 나누기 (다음 페이지) 만 입력하지 않으시겠습니까? Word에 나타나는 섹션 브레이크 표시는 일반 텍스트와 동일하지 않기 때문입니다. 디스플레이 텍스트를 키워드로 직접 사용하는 문서 구조의 특수 컨트롤이며 종종 안정적으로 일치시킬 수 없습니다. 변수를 사용하는 것은 일괄 처리 로직과 일치합니다.
이 단계가 끝나면 소프트웨어는 각 Word 파일에서 섹션 나누기를 찾는 것을 알고 있습니다.
5 단계: 대체 내용을 채우지 말고 소프트웨어가 일치하는 섹션을 삭제하도록하십시오.
오른쪽 영역은교체 후 키워드 목록. 스크린 샷에서 영역이 비어 있고 페이지에 프롬프트가 있습니다.채워지지 않으면 삭제. 따라서 섹션 나누기를 제거하는 것이 목표라면 오른쪽에 다른 텍스트를 입력하지 마십시오.
여기서 논리는 한 문장으로 요약 할 수 있습니다. 왼쪽은 섹션 브레이크 변수를 찾고 오른쪽은 비어 있고 결과는 섹션 브레이크를 삭제하는 것입니다.
오른쪽에 다른 텍스트를 입력하면 소프트웨어가 섹션 나누기를 해당 텍스트로 대체합니다. 이 텍스트는 섹션 나누기를 정리하는 목적과 일치하지 않습니다. 따라서 실행 전에 오른쪽 목록이 비어 있는지 다시 확인하십시오.
설정이 완료되면 하단을 클릭하십시오.다음 단계. 페이지 상단의 프로세스에서 볼 수 있듯이 다음 단계에는 다음이 포함됩니다.저장 위치 설정과처리 시작. 원래 파일과의 비교를 용이하게하기 위해 처리 된 파일을 새 위치에 저장하는 것이 좋습니다. 특히이 규칙을 처음 사용할 때는 원래 파일의 백업을 유지해야합니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 이 방법은 docx 및 doc에 적용됩니까?
기능 위치의 관점에서 볼 때 Word 파일 배치 처리 도구이며 스크린 샷의 샘플 파일 확장자는 docx입니다. 실제 사용시 작업 목록에서 doc 파일 가져오기를 지원하는 경우 동일한 방식으로 처리 할 수도 있습니다. 소량의 doc 파일로 먼저 테스트 한 다음 처리 효과를 확인한 후 대량으로 실행하는 것이 좋습니다.
2. 섹션 브레이크를 제거한 후 헤더 풋터가 변경됩니까?
가능합니다. 섹션 나누기는 종종 헤더 및 바닥 글, 페이지 번호, 용지 방향, 여백 등을 포함한 다양한 섹션의 페이지 설정을 구별하는 데 사용됩니다. 원본 문서가 이러한 내용을 제어하기 위해 섹션 파단에 의존하는 경우 삭제 후 관련 설정이 병합되거나 변경 될 수 있습니다. 따라서 공식 처리 전에 샘플 문서를 테스트하고 원본 문서를 보관하는 것이 좋습니다.
3. 왜 여전히 처리 후 단락 표시가 표시됩니까?
단락 마크와 섹션 브레이크는 동일한 객체가 아닙니다. 처리 후 일부 캐리지 반환 또는 단락 표시가 스크린 샷에서 볼 수 있습니다. 이 문서의 메서드는 모든 빈 줄 또는 단락이 아닌 섹션 나누기를 제거합니다. Word에서 빈 내용을 삭제해야하는 경우 소프트웨어의 다른 기능이나 다른 규칙에 따라 처리 할 수 있습니다.
4. 일부 파일에서 섹션 브레이크 만 삭제할 수 있습니까?
이는 파일 리스트를 제어함으로써 달성될 수 있다. 처리해야 하는 Word 파일만 작업에 추가되고 처리할 필요가 없는 파일은 가져오지 않습니다. 파일이 이미 가져온 경우 목록에서 파일을 제거 할 수 있습니다. 일괄 처리 전에 파일 범위를 확인하는 것은 오작동을 피하는 중요한 단계입니다.
5. 교체 목록을 비워 두는 것이 안전합니까?
공백 자체는 명시적인 삭제 작업입니다. 보안은 검색 콘텐츠가 올바르게 설정되었는지 여부에 따라 다릅니다. 왼쪽이 내용을 찾는 한 섹션 브레이크 변수입니다.{Hesoft. word.section}섹션 브레이크를 삭제하려면 오른쪽 공백을 남겨 둡니다. 공통 텍스트 키워드가 왼쪽에서 실수로 채워지면 해당 텍스트가 비어 있으면 삭제되므로 실행 전에 규칙을주의 깊게 확인해야합니다.
6. Word 문서를 먼저 닫아야합니까?
일괄 적으로 파일을 처리 할 때 파일 작업을 방지하거나 충돌을 저장하기 위해 먼저 편집되는 Word 문서를 닫는 것이 좋습니다. 스크린 샷에는 관련 팁이 표시되지 않지만 일반적인 사무실 문서 처리 습관입니다. 처리가 완료되면 결과 파일을 열어 효과를 확인하십시오.
효율성 향상을위한 작은 제안
섹션 파손을 대량으로 제거하는 프로세스를보다 안전하게 만들려면 다음과 같이 작업을 구성 할 수 있습니다.
먼저 원본 파일 백업보류중인 Word 파일을 별도의 폴더에 복사하여 원본만 직접 수정하지 마십시오.
적은 수의 샘플을 먼저 처리하십시오.: 테스트 할 일반 문서 1 ~ 2 개를 선택하고 조판이 섹션 휴식이 삭제 된 후 기대에 부합하는지 확인한 다음 모든 문서를 처리합니다.
통합 폴더 관리: 동일한 폴더에 처리해야하는 docx 및 doc 파일을 넣은 다음 폴더에서 파일을 가져와 추가 효율성을 향상시킵니다.
치료 후 현장 검사 결과: 여러 개의 처리 된 문서를 열고 Word 편집 마크 표시를 열고 원래 위치에 "섹션 중단 (다음 페이지)" 이 있는지 확인하십시오.
요약: 수동 섹션 삭제를 반복 가능한 배치 작업으로 전환
여러 Word 문서에 섹션 중단이있을 때 가장 시간이 많이 걸리는 것은 작업 자체를 삭제하는 것이 아니라 파일을 열고 위치를 찾고 삭제하고 저장하는 전체 프로세스를 반복하는 것입니다. 사용 HeSoft Doc Batch Tool 이러한 반복 동작은 완료하기 위해 하나의 작업에 집중 될 수 있습니다.
이 기사에서 입증 된 핵심 설정은 매우 분명합니다.Word에서 키워드 찾기 및 교체이 함수는 처리 할 Word 파일을 가져오고 정확한 검색 텍스트를 선택한 다음 검색 목록에 입력합니다.{Hesoft. word.section}교체 목록은 비어있는 상태로 유지 된 다음 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다. 이러한 방식으로 여러 docx 또는 doc 파일의 섹션 브레이크를 일괄 적으로 삭제하여 수동 작업을 줄이고 문서 마무리 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
템플릿 청소, 보고서 정렬, 데이터 표준화, 인쇄 준비 또는 PDF 변환과 같은 배치 Word 파일을 자주 처리해야하는 경우이 배치 검색 및 교체 방법을 일일 사무실 프로세스에 통합하는 것이 좋습니다. 첫 번째 소규모 테스트 및 배치 실행은 결과를 동시에 제어 할 수 있으므로 반복 된 노동 시간을 크게 절약 할 수 있습니다.