본 문서는 예산표, 직원 명단, 회의록, 판매 보고서 등 통합 보관 또는 공유가 필요한 사무 환경에서 여러 XPS 파일을 한꺼번에 PDF 형식으로 일괄 변환하는 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 동일한 인터페이스에서 여러 .xps 파일을 가져오거나 폴더에서 직접 파일을 가져올 수 있으며, 이후 절차에 따라 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하여 파일을 하나씩 열고 인쇄하거나 PDF로 저장하는 반복 작업을 피할 수 있습니다. 문서는 처리 전후 비교 이미지와 소프트웨어 조작 스크린샷을 함께 사용하여 기능 선택, 파일 추가부터 변환 실행까지의 전체 단계를 설명하고, 일반적인 주의사항을 정리하여 사용자가 보다 효율적으로 XPS 일괄 PDF 변환을 완료할 수 있도록 돕습니다.
일상적인 사무 작업에서 XPS 파일은 드물지 않습니다. 예를 들어 시스템에서 내보낸 예산 파일, 재무 제표, 프로젝트 계획, 회의록, 제품 카탈로그 등이 .xps 형식으로 저장될 수 있습니다. XPS의 특징은 레이아웃이 비교적 고정되어 있다는 점이지만, 여러 기기에서 보거나 외부로 보내거나 장기 보관하거나 인쇄하여 전달할 때는 일반적으로 PDF가 더 범용적입니다. 파일이 한두 개뿐이라면 하나씩 변환하는 것도 괜찮지만, 폴더에 수십 개 또는 수백 개의 XPS 문서가 있다면 일일이 열어서 PDF로 저장하는 것은 매우 시간이 많이 걸리고 처리 누락, 파일명 변경 오류 또는 잘못된 디렉터리 저장 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
이 문서에서 해결하려는 문제는 명확합니다. 바로 많은 수의 XPS 파일을 PDF 형식으로 일괄 변환하는 방법입니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 사용하여 XPS를 PDF로 일괄 변환하는 과정을 소개합니다. 이 소프트웨어는 문서 일괄 처리 도구로서, 대량의 반복적인 파일 작업(예: 일괄 형식 변환, 일괄 파일 정리, 일괄 사무 문서 처리 등)을 처리하는 데 적합합니다. 이 예시의 .xps 파일의 경우, 해당 기능을 선택하고 파일을 가져온 후 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하기만 하면 동일한 이름의 PDF 파일을 한 번에 얻을 수 있습니다.
적용 시나리오: 어떤 경우에 XPS를 PDF로 일괄 변환해야 합니까?
XPS를 PDF로 일괄 변환하는 것은 파일 수가 많거나 형식을 통일해야 할 때 많은 사무 시나리오에 적합합니다. 일반적인 사례로는 재무 부서에서 Annual_Budget.xps, Financial_Statement.xps, Quarterly_Analysis.xps 등의 예산 및 보고서 파일을 PDF로 통일 변환하여 감사, 보관 및 발송하는 경우, 행정 또는 인사 부서에서 Employee_List.xps, Meeting_Notes.xps 등의 파일을 PDF로 변환하여 여러 컴퓨터에서 쉽게 보는 경우, 영업, 프로젝트 또는 제품 팀에서 Sales_Report.xps, Project_Plan.xps, Product_Catalog.xps를 PDF로 변환하여 이메일 발송, 고객 커뮤니케이션 또는 내부 자료 저장소 축적에 사용하는 경우가 있습니다.
XPS와 비교하여 PDF의 장점은 호환성이 더 좋다는 점입니다. 대부분의 컴퓨터, 휴대폰, 브라우저 및 사무 시스템에서 PDF를 직접 미리 볼 수 있으며, 인쇄, 보관, 시스템 업로드 또는 외부 파트너에게 발송할 때 PDF가 더 쉽게 받아들여집니다. 따라서 폴더에 많은 .xps 문서가 쌓였을 때 일괄 변환 도구를 사용하면 반복 작업을 크게 줄일 수 있습니다. 파일을 반복해서 열고 프린터를 선택하거나 내보내기 경로를 정할 필요 없이 여러 파일을 소프트웨어에 맡겨 통합 처리하면 됩니다.
주의할 점은, 이 글에서 다루는 것은 "XPS 파일을 PDF 파일로 변환"하는 일괄 처리 과정, 즉 원본 파일 확장자를 .xps에서 .pdf로 변환하는 것입니다. 이것은 Word의 doc, docx를 PDF로 변환하는 것이나 그림을 PDF로 변환하는 것과는 다릅니다. 파일이 확실히 XPS 형식이라면 소프트웨어에서 다른 형식 변환 메뉴가 아닌 "XPS를 PDF로 변환" 기능을 선택해야 합니다.
결과 미리 보기: 처리 전에는 여러 XPS 파일이었으나 처리 후에는 통일된 PDF로 변환됩니다
작업을 시작하기 전에 처리 전후의 결과를 살펴볼 수 있습니다. 아래 처리 전 스크린샷에서 한 폴더에 Annual_Budget.xps, Employee_List.xps, Financial_Statement.xps, Meeting_Notes.xps, Product_Catalog.xps, Project_Plan.xps, Quarterly_Analysis.xps 및 Sales_Report.xps를 포함한 8개의 XPS 파일이 있습니다. 이 파일들의 확장자는 모두 .xps이며 아이콘도 XPS 문서로 표시됩니다.
일괄 변환 후, 동일한 파일들이 PDF 형식으로 변환됩니다. 파일 이름 주체는 일관되게 유지되며 확장자만 .xps에서 .pdf로 변경된 것을 볼 수 있습니다(예: Annual_Budget.pdf, Employee_List.pdf, Financial_Statement.pdf, Meeting_Notes.pdf 등). 이렇게 하면 원본 파일과의 대응 관계를 쉽게 식별할 수 있고, 추후 보관 및 배포도 용이합니다.
이러한 처리 방식의 가치는 '일괄 처리'와 '통일성'에 있습니다. 8개의 파일을 하나씩 처리하려면 열고, 내보내고, 이름을 지정하고, 저장하는 과정을 8번 반복해야 할 수 있으며, 파일 수가 더 많으면 시간 비용이 배로 증가합니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 이러한 단계를 하나의 작업 흐름에 집중시켜 누락 및 오작동 확률을 줄일 수 있습니다.
작업 단계: 오피스 소프트웨어를 사용하여 XPS를 PDF로 일괄 변환
1단계: 소프트웨어를 열고 "더 많은 도구"에서 "XPS를 PDF로 변환"을 선택합니다
HeSoft Doc Batch Tool 을 열면 왼쪽에 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 그림 도구 및 더 많은 도구 등으로 분류된 기능 탐색 영역이 표시됩니다. 스크린샷에 따르면, 이번에는 왼쪽의 "더 많은 도구"로 들어간 후 메인 인터페이스에서 "2. XPS를 PDF로 변환"을 선택해야 합니다.
이 단계의 목적은 올바른 변환 유형을 선택하는 것입니다. 인터페이스에 "OFD를 PDF로 변환"과 "XPS를 PDF로 변환" 도구가 함께 나타나므로, 처리할 파일이 .xps 파일이라면 "XPS를 PDF로 변환"을 클릭해야 합니다. 선택하면 소프트웨어는 전용 XPS를 PDF로 변환 처리 페이지로 이동합니다. 예상되는 결과는 페이지 제목이 "XPS를 PDF로 변환"으로 표시되고, 파일 추가 및 계속 처리를 위한 작업 영역이 나타나는 것입니다.
2단계: 변환할 XPS 파일을 추가하거나 폴더에서 파일을 가져옵니다
"XPS를 PDF로 변환" 페이지로 이동하면 인터페이스 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 두 개의 주요 버튼이 보입니다. 소수의 분산된 XPS 파일인 경우 "파일 추가"를 사용할 수 있으며, 모든 XPS 파일이 동일한 폴더에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 적합하여 여러 파일을 선택하는 작업 비용을 줄일 수 있습니다.
스크린샷에는 8개의 레코드가 성공적으로 가져와졌으며, 표에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 작업 등의 정보가 나열되어 있습니다. 파일 이름에는 Annual_Budget.xps, Employee_List.xps, Financial_Statement.xps, Meeting_Notes.xps, Product_Catalog.xps, Project_Plan.xps, Quarterly_Analysis.xps, Sales_Report.xps가 포함되어 있으며, 확장자 열에는 xps로 표시되어 있어 가져온 파일 유형이 현재 기능 요구 사항과 일치함을 알 수 있습니다. 하단 요약 정보에는 "레코드 수: 8"이라고 표시되어 있으며, 이는 현재 처리할 XPS 파일 수가 8개임을 나타냅니다.
이 단계의 목적은 소프트웨어가 처리해야 할 파일을 인지하도록 하는 것입니다. 예상되는 결과는 변환할 파일이 목록에 모두 나타나고 실제 처리해야 할 파일 수와 일치하는 것입니다. 필요하지 않은 파일이 추가로 가져와졌다면 인터페이스 오른쪽 "작업" 열의 삭제 아이콘을 통해 해당 레코드를 제거할 수 있습니다. 가져온 후 목록이 비어 있다면 선택한 폴더에 실제로 .xps 파일이 있는지 확인해야 합니다.
3단계: 처리 목록을 확인하여 누락되거나 잘못 선택된 항목을 방지합니다
파일을 일괄 처리할 때 목록 확인은 매우 중요합니다. 세 가지 사항을 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 이름이 완전한지, 이번에 변환해야 할 XPS 문서가 모두 포함되었는지 여부, 둘째, 경로가 올바른지, 다른 테스트 디렉터리나 이전 버전 파일이 잘못 가져와지지 않았는지 여부, 셋째, 확장자가 xps인지, 이 작업에 속하지 않는 파일이 혼입되지 않았는지 여부입니다.
스크린샷에서 소프트웨어가 파일 정보를 표 형식으로 보여주므로, 이는 일괄 처리에 매우 유용합니다. 사용자는 파일을 일일이 열어 확인할 필요 없이 목록에서 이름과 경로를 빠르게 대조하기만 하면 됩니다. 사무 시나리오의 보고서, 목록, 계획서 등 파일의 경우 파일 이름 주체를 변경하지 않는 것이 일반적으로 추후 검색에 더 유리합니다. 따라서 올바른지 확인한 후 다음 단계로 진행하면 변환 완료 후 파일을 다시 정리하는 작업 부담을 줄일 수 있습니다.
4단계: "다음"을 클릭하여 저장 위치 설정으로 들어갑니다
파일 목록이 확인된 후, 인터페이스 하단에 "다음" 버튼이 있습니다. 페이지 흐름 안내에 따르면 현재 1단계 "처리할 레코드 선택"이며, 이후 2단계 "저장 위치 설정" 및 3단계 "처리 시작"이 있습니다. 따라서 "다음"을 클릭하면 소프트웨어는 저장 위치 관련 설정으로 이동합니다.
이 단계의 목적은 변환된 PDF 파일을 어디에 저장할지 결정하는 것입니다. 일괄 변환 작업의 경우, 원본 폴더 옆에 "PDF 출력", "XPS변환결과" 또는 프로젝트 이름으로 명명된 폴더를 새로 만드는 것과 같이 명확한 출력 디렉터리를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 변환 전후의 파일이 섞이지 않아 확인 및 전달이 쉽습니다. 원본 파일이 매우 중요하다면 원본 파일을 직접 덮어쓰거나 이동하지 않고 PDF를 독립된 디렉터리로 출력하는 것도 좋습니다.
5단계: 처리를 시작하고 변환 결과를 확인합니다
저장 위치 설정을 완료한 후, 인터페이스 흐름에 따라 3단계 "처리 시작"으로 이동합니다. 처리를 시작하면 소프트웨어는 목록의 XPS 파일을 일괄 변환하여 해당 PDF 파일을 생성합니다. 처리가 완료되면 출력 디렉터리를 열어 결과를 확인하고, 파일 수와 파일 이름이 원본 파일과 일치하는지 중점적으로 확인합니다. 예를 들어 8개의 XPS 파일을 변환하면 8개의 PDF 파일이 생성되어야 하며, Annual_Budget.xps는 Annual_Budget.pdf에, Sales_Report.xps는 Sales_Report.pdf에 해당해야 합니다.
파일 수가 많다면 처리가 완료된 후 확장자 또는 파일 유형별로 정렬하여 모두 .pdf로 변환되었는지 확인하는 것이 좋습니다. 또한 몇 개의 PDF 파일을 무작위로 열어 페이지 내용, 레이아웃 및 페이지 수가 예상과 일치하는지 확인할 수도 있습니다. 고객이나 상사, 아카이빙 시스템에 제출해야 하는 파일의 경우 변환 완료 후 샘플 검사가 매우 필요합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. XPS를 PDF로 변환해야 하는 이유는 무엇입니까?
XPS도 고정 레이아웃을 저장할 수 있지만, PDF는 사무 환경에서 더 범용성이 높습니다. 많은 시스템, 브라우저, 휴대폰 및 문서 관리 플랫폼이 PDF를 더 잘 지원합니다. XPS를 PDF로 일괄 변환하면 파일을 보내거나, 인쇄하거나, 업로드하거나, 장기 보관하는 데 더 적합해집니다.
2. 일괄 가져오기 시 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기" 중 무엇을 선택해야 합니까?
파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 "파일 추가"를 사용하여 그룹별로 선택할 수 있고, 파일이 동일한 폴더에 집중되어 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 편리합니다. 스크린샷의 예시가 바로 한 폴더에서 8개의 XPS 파일을 한 번에 가져온 것으로, 효율성이 더 높습니다.
3. 변환 전에 XPS 파일 이름을 변경해야 합니까?
반드시 그럴 필요는 없습니다. 처리 후 파일 이름의 주요 부분은 일반적으로 원본 파일 이름을 이어받으며 확장자만 .pdf로 변경됩니다. 변환 전에 원본 파일 이름을 정리(예: 명확한 영문 이름, 날짜 또는 프로젝트명 사용)해 두는 것이 좋습니다. 그러면 생성된 PDF 파일도 관리하기가 더 쉬워집니다.
4. 목록에 변환이 필요하지 않은 파일이 있으면 어떻게 해야 합니까?
처리를 시작하기 전에 목록을 확인하고 오른쪽 "작업" 열의 삭제 아이콘을 통해 불필요한 레코드를 제거할 수 있습니다. 일괄 처리의 핵심은 먼저 범위를 확인한 후 작업을 실행하여 불필요한 파일 생성을 방지하는 것입니다.
5. 원래 XPS 파일에 영향을 줍니까?
변환 로직상 XPS를 PDF로 변환하는 것은 일반적으로 새 PDF 파일을 생성하는 것입니다. 보다 안전하게 처리하려면 출력 파일을 별도 디렉터리에 저장하고, 특히 재무 제표, 계약 자료, 감사 자료 등 중요한 문서는 원본 XPS 파일을 백업으로 보관하는 것이 좋습니다.
요약: 일괄 처리 도구로 반복 변환 시간을 줄입니다
XPS 파일을 PDF로 일괄 변환하는 것은 본질적으로 반복적인 사무 작업 문제를 해결하는 것입니다. 파일 수가 적을 때는 수동 변환이 가능할지 모르지만, 파일 수가 증가하면 수작업으로 하나씩 처리하는 것은 느릴 뿐만 아니라 누락, 잘못된 저장, 명명 불일치 등의 문제가 발생하기 쉽습니다. 오피스 소프트웨어인 HeSoft Doc Batch Tool 의 핵심 가치는 이러한 반복적인 파일 작업을 통합 처리하여 사용자가 더 적은 단계로 더 많은 파일 변환을 완료할 수 있도록 하는 데 있습니다.
현재 정리, 발송 또는 보관해야 할 .xps 파일이 있다면 이 문서의 절차에 따라 작업할 수 있습니다. 먼저 "더 많은 도구"로 들어가 "XPS를 PDF로 변환"을 선택한 다음, "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기"를 통해 처리할 레코드를 가져옵니다. 목록을 확인한 후 "다음"을 클릭하고, 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작합니다. 완료 후 출력 디렉터리에서 PDF 파일 수와 이름을 확인하면 통일된 형식의 문서를 빠르게 얻을 수 있습니다. 보고서, 회의 자료, 프로젝트 문서 및 업무 자료를 자주 처리하는 사용자에게 이러한 일괄 변환 방식은 효율성을 현저히 향상시키고 기계적인 반복 작업을 줄일 수 있습니다.