Les dossiers de projets, les archives clients et les disques partagés des services accumulent souvent un grand nombre de dossiers. Lors de la création d'un inventaire de répertoires, copier les chemins un par un prend du temps et est sujet aux erreurs. Cet article prend comme exemple HeSoft Doc Batch Tool pour présenter comment utiliser la fonction de statistiques des dossiers pour lire en masse les noms, chemins, dates de création et de modification des dossiers, et générer un tableau Excel, aidant ainsi les utilisateurs à établir rapidement un registre standardisé des répertoires de dossiers.
Lors des transferts de projet, de l'archivage de documents ou de l'inventaire de lecteurs partagés, il est souvent nécessaire de soumettre une « liste de répertoires de dossiers ». Cette liste ne doit généralement pas seulement contenir les noms des dossiers, mais aussi leurs chemins complets, les répertoires parents, ainsi que les dates de création et de modification. Le problème est que la documentation d'un projet se compose rarement d'un ou deux dossiers, mais de dizaines de modules métier, de catégories de clients ou de répertoires départementaux. Si l'on copie manuellement chaque chemin pour le coller dans Excel, la charge de travail augmente rapidement dès que le nombre de répertoires est conséquent.
Cet article présente une méthode plus adaptée aux contextes de bureau : utiliser la fonction « Statistiques des informations de dossier » de HeSoft Doc Batch Tool pour exporter en masse les informations de chemin de nombreux dossiers dans un tableau Excel. Elle convient aux utilisateurs qui ont besoin de traiter par lots les informations sur les fichiers et les dossiers, en particulier pour les postes chargés de la maintenance des registres de répertoires, comme les responsables administratifs, RH, financiers, de gestion de projet, opérationnels ou les gestionnaires de documentation.
Scénarios applicables : travaux nécessitant de générer rapidement un registre de répertoire de dossiers
La « Statistique des informations de dossier » ne se contente pas d'afficher les dossiers, mais transforme leurs informations en données Excel qui peuvent être gérées, filtrées et archivées. Les scénarios suivants sont particulièrement adaptés :
- Transfert de documentation de projet : Exporter la liste des dossiers du projet pour permettre aux deux parties de vérifier l'exhaustivité de la documentation sur la base du fichier Excel.
- Index de répertoires métier : Organiser les dossiers métier tels que AccountManagement, BrandManagement, BusinessDevelopment en un index de répertoires pour faciliter la recherche par l'équipe.
- Gouvernance de lecteur partagé : Relever régulièrement les chemins et dates de modification des dossiers d'un lecteur partagé pour identifier les répertoires inactifs depuis longtemps ou nommés de manière non conforme.
- Création de listes pour archivage : Exporter la liste des dossiers avant archivage pour l'intégrer au répertoire d'archivage électronique.
- Préparation pour traitements par lots ultérieurs : Générer la liste des chemins avant d'effectuer une migration, une sauvegarde ou un ajustement des droits, afin de confirmer le périmètre concerné.
Comparé à une compilation manuelle, l'exportation groupée des chemins de dossier vers Excel offre l'avantage de champs uniformes, de chemins complets et de résultats réutilisables. Qu'il s'agisse ensuite de filtrer, de trier ou de copier dans un rapport, c'est plus pratique qu'un enregistrement manuel temporaire.
Aperçu du résultat : de la liste de dossiers au registre de répertoire Excel
Avant traitement : le répertoire contient plusieurs groupes de dossiers projet ou métier
La capture d'écran avant traitement montre un répertoire contenant plusieurs dossiers. On peut voir que les noms de dossiers incluent AccountManagement, BrandManagement, BusinessDevelopment, CompetitiveResearch, ContractManagement, CorporateFinance, CustomerSuccess, etc., avec les informations temporelles correspondantes sur la droite.
Si l'on voulait créer une liste de ces dossiers, la méthode manuelle nécessiterait généralement de copier le nom du dossier, puis le chemin depuis la barre d'adresse, et de consulter les dates de création ou de modification. L'opération est encore envisageable pour 20 dossiers, mais devient irréaliste manuellement s'il y en a 200 ou 2000.
Après traitement : Excel liste automatiquement le chemin complet et les champs temporels
Dans le tableau Excel généré après traitement, chaque dossier occupe une ligne et les champs sont clairement disposés. L'en-tête comprend Path (Chemin), Name (Nom), Containing folder name (Nom du dossier parent), Containing folder path (Chemin du dossier parent), Created time (Date de création), Modified time (Date de modification). Autrement dit, le logiciel a non seulement exporté le nom et le chemin complet du dossier, mais aussi structuré les informations sur le dossier parent et son chemin.
Un tel résultat est très adapté pour créer un registre de répertoire de projet. On peut par exemple utiliser Name comme titre du répertoire, Path comme emplacement de stockage réel, et Modified time comme date de dernière mise à jour. S'il faut rechercher un répertoire métier par la suite, il suffira de chercher le nom ou le chemin dans Excel.
Procédure opérationnelle : générer par lot un registre Excel des chemins de dossier
Étape 1 : Ouvrir le logiciel et aller dans « Statistiques des informations de dossier »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez Organisation de fichiers dans la barre de navigation de gauche. Dans la zone fonctionnelle de droite, vous pouvez voir plusieurs cartes liées à l'organisation de fichiers, dont « Classer les fichiers par nom de fichier », « Classer les fichiers par extension », « Statistiques des informations de fichier », « Statistiques des informations de dossier », etc.
L'objectif ici est de créer un registre de répertoire de dossiers, choisissez donc « 4、Statistiques des informations de dossier ». La description sous cette carte indique « Statistiques groupées des noms, chemins et temps des dossiers », ce qui correspond exactement au besoin d'exportation groupée des informations de chemins de dossier vers Excel.
Le but de cette étape est d'entrer dans le bon module fonctionnel. Il est à noter que si l'objet à analyser est le fichier lui-même, il faut utiliser « Statistiques des informations de fichier » ; si c'est le répertoire de dossiers, il faut choisir « Statistiques des informations de dossier ».
Étape 2 : Cliquer sur « Ajouter un dossier » pour importer le répertoire à analyser
Une fois dans la page de la fonction, l'interface affiche en haut le nom de la fonction courante « Statistiques des informations de dossier ». Les boutons Ajouter un dossier, Vider, Plus sont disponibles en haut à droite. Le traitement en cours est à l'étape 1 : Sélectionner les enregistrements à traiter.
Cliquez sur Ajouter un dossier pour ajouter les dossiers à inclure dans la liste. Une fois l'ajout terminé, le logiciel affiche dans le tableau le nom, le chemin, la date de création et la date de modification de ces dossiers. On peut voir sur la capture d'écran que la liste a déjà lu 20 enregistrements, et la zone de pagination indique 10 éléments par page.
Le résultat attendu de cette étape est : tous les dossiers à analyser sont affichés dans le tableau. Les chemins apparaissant dans la liste, par exemple D:\test\folders\AccountManagement\, seront une des sources du champ Path dans l'Excel final.
Étape 3 : Vérifier les enregistrements à traiter pour éviter les oublis ou les sélections erronées
Avant le traitement par lots, la vérification des enregistrements est essentielle. Il est conseillé de vérifier dans l'ordre suivant :
- Voir le nom : Confirmer si les noms des dossiers dans la liste correspondent tous aux répertoires devant figurer dans le registre.
- Voir le chemin : Confirmer si les chemins proviennent du répertoire parent cible pour éviter d'y mêler des dossiers situés ailleurs.
- Voir la date : Vérifier si la date de création et la date de modification ont été lues normalement.
- Voir le nombre d'enregistrements : Le résumé en bas de page indique le nombre d'enregistrements, qui est de 20 sur la capture d'écran, permettant de juger rapidement si le compte est correct.
Si vous constatez une erreur d'ajout, vous pouvez utiliser le bouton supprimer dans la colonne des actions pour retirer un enregistrement individuel ; si une nouvelle sélection est nécessaire, utilisez Vider pour effacer la liste actuelle avant de recommencer l'ajout.
Étape 4 : Passer à l'étape suivante pour définir l'emplacement de sauvegarde
Après avoir confirmé que les dossiers à traiter sont corrects, cliquez sur Suivant en bas de la page. Le processus passe alors à « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Cet emplacement détermine où le fichier Excel final sera généré.
Pour faciliter la recherche ultérieure, il est conseillé de sauvegarder le résultat statistique dans un répertoire lié au projet. Par exemple, si vous analysez les dossiers d'un projet spécifique, vous pouvez créer un dossier « Liste de répertoires » ou « Résultats statistiques » à l'intérieur. Ainsi, lorsque vous ouvrirez la documentation du projet plus tard, vous pourrez retrouver directement le registre Excel généré.
Étape 5 : Démarrer le traitement et visualiser le résultat Excel
Une fois l'emplacement de sauvegarde défini, passez à la phase « Démarrer le traitement ». Après avoir cliqué pour démarrer, le logiciel lit en masse les informations du dossier de la liste et génère le fichier Excel. Une fois celui-ci ouvert, vous pouvez voir le registre des chemins de dossiers résumé ligne par ligne.
Les champs du tableau généré sont directement adaptés à la gestion bureautique. Par exemple :
- Path : Chemin complet du dossier, pour localiser précisément le répertoire.
- Name : Nom du dossier, utilisé comme titre du répertoire ou nom de projet.
- Containing folder name : Nom du dossier parent contenant le dossier actuel.
- Containing folder path : Chemin du dossier parent.
- Created time : Date de création.
- Modified time : Date de modification.
Ces champs sont plus complets que le simple nom du dossier et aident l'utilisateur à établir un registre de gestion de dossiers traçable.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Peut-on analyser des dossiers portant des noms anglais ?
Oui. Comme on le voit sur la capture d'écran, des dossiers avec des noms anglais comme AccountManagement, BrandManagement, BusinessDevelopment sont lus et exportés normalement vers Excel. Les dossiers contenant des chiffres ou des symboles courants sont également analysés selon leur chemin réel.
2. Pourquoi y a-t-il des informations sur le dossier parent dans Excel ?
Le nom et le chemin du dossier parent aident l'utilisateur à comprendre la hiérarchie des répertoires. Par exemple, si plusieurs dossiers ont le même nom mais se trouvent dans des répertoires parents différents, Containing folder path permet de distinguer leur emplacement réel. C'est particulièrement important pour les lecteurs partagés et les lecteurs de projet.
3. Faut-il fermer Excel avant le traitement ?
Si le fichier de résultat sur le point d'être généré est en conflit avec un fichier Excel ouvert portant le même nom, la sauvegarde peut être affectée. Il est recommandé, avant de commencer, de fermer les éventuels fichiers Excel portant le même nom dans l'emplacement de sauvegarde cible et de confirmer que vous disposez des droits d'écriture.
4. Comment rendre le registre de répertoire plus lisible ?
Une fois l'Excel généré, vous pouvez selon vos besoins ajuster la largeur des colonnes, ajouter des filtres, figer la première ligne ou trier par date de modification. Le logiciel est responsable de la génération groupée des données de base, la mise en forme ultérieure peut être effectuée dans Excel.
Résumé : plus besoin de copier manuellement les chemins pour un registre de dossiers de projet
La clé pour créer un registre de répertoire comprenant de nombreux dossiers de projet réside dans la « précision » et l'« efficacité ». Copier les chemins manuellement est sujet aux omissions et ne produit pas des champs uniformes ; en utilisant la fonction « Statistiques des informations de dossier » de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez lire en une seule fois les noms, chemins, dates de création et de modification de multiples dossiers, et les exporter sous forme de tableau Excel.
Si vous préparez un transfert de projet, un inventaire de lecteur partagé, l'archivage de dossiers clients ou un registre de répertoires de service, vous pouvez suivre la procédure détaillée dans cet article : accédez à Organisation de fichiers, sélectionnez Statistiques des informations de dossier, ajoutez les dossiers, vérifiez la liste, définissez l'emplacement de sauvegarde et démarrez le traitement. Vous obtiendrez ainsi rapidement un registre Excel des chemins de dossier structuré de manière claire, filtrable et archivable.