많은 Word 문서가 있고 하나 이상의 키워드를 교체해야하는 경우 전통적인 수동 검색 및 교체에 많은 시간이 소요됩니다. 이 기사에서는 사용 방법에 대한 완전한 지침 세트를 제공합니다. HeSoft Doc Batch Tool 여러 Word 파일을 가져오고 정확한 검색 텍스트를 설정하고 왼쪽 및 오른쪽 키워드 목록을 통해 여러 대체 관계 세트를 설정합니다. 이 예는 6 개의 docx 파일 처리 전후의 변경 사항을 보여 주며, 이는 텍스트 내용을 일괄 적으로 업데이트하고 작업 중복을 줄여야하는 사무실 사용자에게 적합합니다.
Word 문서 콘텐츠 업데이트는 종종 한 번에 하나의 파일 만 변경하지 않고 전체 파일 배치를 함께 변경합니다. 예를 들어, 동일한 데이터 세트의 여러 문서에는 이전 국가 이름, 이전 회사 이름, 이전 제품 모델 또는 이전 프로젝트 번호가 포함됩니다. 또는 템플릿을 여러 버전으로 복사 한 후 고정 필드를 균일하게 교체해야합니다. 이 상황에 직면하여 각 파일을 한 번 연 다음 항목별로 항목을 검색하고 대체하면 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 일부 파일을 놓치기 쉽습니다.
이 기사는 "일괄 적으로 많은 Word 파일에서 여러 키워드를 대체" 하는 데 초점을 맞추고 Office 소프트웨어 사용 방법을 보여줍니다. HeSoft Doc Batch Tool "완전한 배치 처리. 이 예제에는 6 개의 docx 파일이 있습니다. 처리하기 전에 문서에는 호주와 미국이 포함됩니다. 처리 후에는 각각 캐나다와 일본이됩니다. 이 경우 Word 파일을 일괄 처리하는 기본 프로세스를 이해하고 실제 docx 및 doc 문서 마무리 작업에 적용 할 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오: 일괄 교체 키워드는 사무실 문제를 해결할 수 있습니다.
Word 키워드의 대량 대체는 명확한 교체 규칙이있는 문서 작업에 가장 적합합니다. 소위 명확한 규칙은 "찾을 것" 과 "대체 할 것" 을 명확하게 나열 할 수 있다는 것입니다. 예를 들어, 회사 A를 회사 B로 바꾸고, 이전 주소를 새 주소로 바꾸고, 2025 를 2026 으로 바꾸고, 한 국가 이름을 다른 국가 이름으로 바꿉니다.
기업 사무실에서는 이러한 종류의 수요가 매우 일반적입니다. 계약 관리자는 계약 대상을 통일 된 방식으로 업데이트해야 할 수도 있습니다. 인사 부서는 여러 시스템 문서에서 부서 이름을 수정해야 할 수도 있습니다. 마케팅 담당자는 홍보 자료에서 제품 이름을 업데이트해야 할 수도 있습니다. 교사 또는 트레이너는 유인물에서 코스 이름을 수정해야 할 수도 있습니다. 데이터 관리자는 설명 문서의 이전 버전의 용어들을 새로운 버전의 용어들로 대체할 필요가 있을 수 있다.
이러한 작업의 일반적인 특성은 많은 문서, 반복 작업 및 높은 수동 검사 비용입니다. 일괄 처리를 지원하는 사무용 소프트웨어를 사용하면 반복 된 클릭을 일회성 설정으로 변환 할 수 있습니다. 특히 일괄 처리 Word, docx 및 doc 파일 처리에 적합합니다.
효과 미리보기: 처리하기 전에 여러 docx 파일이 있으며 키워드가 균일하게 변경됩니다.
처리 후.먼저 처리하기 전에 파일의 상태를 살펴보십시오. 스크린 샷은 1.docx 에서 6.docx 까지의 파일 이름을 가진 6 개의 Word 문서를 보여줍니다. 이것은 단일 문서 작업이 아니라 배치 작업임을 보여줍니다. 실제로, 유사한 파일들은 동일한 프로젝트 폴더, 고객 프로파일 폴더, 또는 템플릿 폴더에 저장될 수 있다.
처리하기 전에 Word 내용을 살펴보십시오. 문서 페이지에는 사과 품종에 대한 소개가 포함되어 있습니다. 왼쪽 열의 "원산지" 다음 값은 호주이고 오른쪽 열의 해당 위치는 미국입니다. 빨간색 화살표는 교체해야하는 두 키워드를 표시합니다. Word 본문 콘텐츠에 있기 때문에 처리 목표는 파일 이름을 수정하는 것이 아니라 문서 콘텐츠 대체입니다.
처리가 완료되면 결과 파일을 열고 동일한 위치를 봅니다. 호주가 캐나다로 대체되었고 미국이 일본으로 대체되었음을 알 수 있습니다. 그림, 텍스트 단락 및 테이블 레이아웃과 같은 다른 내용은 원본 문서 구조에 남아 있습니다. 이 효과는 원본 문서 레이아웃을 유지하고 일부 키워드 만 업데이트해야하는 장면에 적합합니다.
비교 전후의 관점에서이 작업은 두 가지 목표를 달성했습니다. 첫째, 여러 Word 파일을 통합 된 방식으로 처리 할 수 있습니다. 둘째, 여러 세트의 키워드 교체 관계를 작업에서 설정할 수 있습니다. 이것은 수동 조작보다 배치 처리 도구의 장점입니다.
작동 단계: 선택 기능에서 일괄 처리 시작
.1 단계: 소프트웨어를 열고 Word 배치 교체 입구를 입력하십시오.
시작" HeSoft Doc Batch Tool "그런 다음 왼쪽에 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 여러 분류 항목이 있음을 알 수 있습니다. 이 기사에서는 Word 문서 내용을 다루기 때문에 왼쪽의 Word 도구를 선택하십시오."
Word Tools 페이지에서 Word File Content에서 대량 찾기 및 대체 키워드 "를 찾아 클릭하십시오. 이 기능의 이름은 이미 그 목적을 설명했습니다. Word 파일의 내용을 지향하고 일괄 검색 및 키워드 교체를 지원합니다. 올바른 항목을 선택한 후에 만 후속 파일 가져오기 및 키워드 설정을 수행 할 수 있습니다.
이 단계의 목적은 "Word 텍스트 키워드 교체" 의 처리 유형에 대한 작업을 찾는 것입니다. Word에는 동일한 소프트웨어에서 워터마크 추가, 그림 삭제 및 형식 변환과 같은 기능도 있으므로 잘못된 기능을 선택한 경우 이 문서에 필요한 배치 교체를 완료할 수 없습니다.
2 단계: Word 문서를 가져올 폴더 또는 파일 추가
기능 페이지를 입력 한 후 "처리 할 레코드 선택" 단계에서 첫 번째입니다. 페이지 상단에는 "파일 추가" 와 "폴더에서 파일 가져오기" 라는 두 가지 주요 가져오기 항목이 있습니다. 흩어져있는 파일의 경우 "파일 추가" 를 사용할 수 있습니다. 디렉토리에 중앙에 저장된 파일의 경우 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용할 수 있습니다.
스크린 샷에서 6 개의 docx 파일을 가져 왔습니다. 표에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간 및 각 파일의 기타 정보가 표시되므로 처리 전에 확인하는 데 편리합니다. 하단에는 레코드 수가 6 개라는 것을 보여 주며, 이 6 개의 파일이 후속 배치 교체에 참여할 것임을 나타냅니다.
이 단계에서 파일 목록을주의 깊게 확인하는 것이 좋습니다. 특히 고객 데이터, 공식 계약 및 재무 관련 문서를 일괄 처리 할 때 실수로 관련 문서를 작업에 추가하지 마십시오. 가져오기 오류가 있는 경우 목록에서 작업 항목을 사용하여 단일 파일을 제거하거나 비우기 및 재가져오기를 사용할 수 있습니다.
3 단계: 검색 방법을 설정하고 이전 키워드를 채우십시오.
교체해야합니다."다음" 을 클릭 한 후 "처리 옵션 설정" 으로 이동하십시오. "키워드 옵션 설정" 영역에서 찾는 방법을 볼 수 있습니다. 스크린 샷에서 "텍스트 찾기" 가 선택되어 알려진 고정 키워드의 교체 작업에 적합합니다.
왼쪽의 "찾을 키워드 목록" 에 교체 할 이전 콘텐츠를 입력하십시오. 이 예에서는 호주와 미국의 두 줄이 입력됩니다. 즉, 소프트웨어는 이전에 가져온 Word 파일에서이 두 키워드를 찾습니다.
실제 작업에서 더 많은 콘텐츠를 대체하려는 경우, 계속해서 한 줄씩 추가할 수 있습니다. 예를 들어, 3 행에서 이전 회사 이름을 기입하고 4 행의 이전 주소를 기입 한 다음 5 행의 이전 제품 모델을 기입하십시오. 후속 오른쪽에 해당 새 콘텐츠가있는 한 여러 세트의 교체 규칙을 형성 할 수 있습니다.
4 단계: 교체 된 새 키워드를 채우고 해당 줄 번호를 유지하십시오.
오른쪽의 "대체 키워드 목록" 은 새 콘텐츠를 채우는 데 사용됩니다. 이 예에서 캐나다는 1 줄로 채워지고 일본은 2 줄로 채워집니다. 이들은 각각 왼쪽의 행 1 과 2 에 해당합니다. 따라서 최종 규칙은 다음과 같습니다. 호주는 캐나다로 대체되고 미국은 일본으로 대체됩니다.
여러 세트의 키워드 교체에서 줄 번호 대응은 매우 중요한 원칙입니다. 텍스트 자체를 보지 말고 어떤 줄에 있는지 살펴보십시오. 왼쪽의 첫 번째 행은 항상 오른쪽의 첫 번째 행에 해당하고 왼쪽의 두 번째 행은 오른쪽의 두 번째 행에 해당합니다. 라인을 교체 할 필요가 없거나 키워드를 삭제하려는 경우 소프트웨어 인터페이스 프롬프트에 따라 신중하게 설정하여 전위를 방지해야합니다.
스크린 샷에는 "문자의 경우 무시" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어 일치" 와 같은 추가 옵션도 표시됩니다. 그들은 교체 범위를 제어 할 수 있습니다. 예를 들어 영어 국가 이름, 약어 및 모델을 다룰 때 사례 민감도가 결과에 영향을 줄 수 있습니다. 짧은 단어를 다룰 때 완전한 단어와 일치하는지 여부는 실수로 대체되는지 여부에도 영향을 미칩니다.
5 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오.
페이지 상단의 프로세스 막대가 표시되고 처리 옵션을 설정 한 후 "위치 저장 설정" 및 "처리 시작" 이 표시됩니다. 스크린 샷에 후속 페이지의 세부 정보가 표시되지 않지만 현재 마법사 프로세스에 따라 키워드 설정을 완료 한 후 계속 "다음" 을 클릭하고 처리 결과를 저장할 위치를 선택한 다음 일괄 처리를 시작해야합니다.
처리 된 Word 파일을 "처리 후", "교체 완료", "출력 파일" 및 기타 디렉토리와 같은 별도의 폴더에 저장하여 원래 파일과의 구별을 용이하게하는 것이 좋습니다. 중요한 데이터의 경우 테스트 전에 원본 문서를 직접 덮어 쓰지 않는 것이 좋습니다. 원래 버전을 보존하면 일괄 교체 오류의 위험이 줄어 듭니다.
처리 후 소프트웨어는 파일 목록에 따라 Word 문서를 하나씩 처리하고 설정 한 여러 키워드 관계 세트에 따라 교체합니다. 처리가 완료되면 유효성 검사를 위해 출력 파일을 열 수 있습니다. 이 예제의 스크린 샷은 키워드 변경 결과를 보여줍니다.
일반적인 문제 또는주의 사항: 일괄 교체 정확도 향상
.1. 키워드 목록을 정렬하기 전에 교체
대체 할 키워드가 많은 경우 해당 소프트웨어 목록에 복사하기 전에 테이블이나 텍스트에서 이전 단어와 새 단어를 정렬하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 입력 오류를 줄일 수있을뿐만 아니라 여러 사람의 감사를 용이하게합니다. 예를 들어, 첫 번째 열은 원래 키워드이고 두 번째 열은 대체 키워드입니다. 확인 후 가져 오거나 붙여 넣습니다.
2. 영어 키워드 사례에주의하십시오
영어 문서에서 동일한 단어는 미국, 미국 및 Usa와 같은 다른 사례 형식을 가질 수 있습니다. 모두 교체할지 여부는 작업 요구 사항에 따라 다릅니다. 이 인터페이스는 문서 내용이 엄격하게 사례에 민감해야 하는지 여부를 결정하기 전에 사례와 관련된 추가 옵션을 제공합니다.
3. 짧은 키워드는 신중하게 처리해야합니다.
키워드가 너무 짧으면 다른 말로 나타나 잘못된 대체가 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 문자, 약어 또는 단어를 대체 할 때 특별한주의를 기울여야합니다. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 "단어의 일부 대신 완전한 단어를 일치" 옵션은 영어 단어 클래스 치환에 대한 불일치 위험을 줄이는 데 도움이됩니다.
4. 복잡한 문서 처리 현장 확인
Word 문서에는 텍스트, 테이블, 그림 설명, 다른 단락 형식 등이 포함될 수 있습니다. 일괄 처리 후 교체 위치가 올바른지, 컨텍스트가 자연스러운 지 여부 및 레이아웃이 여전히 요구 사항을 충족하는지 여부에 초점을 맞춘 여러 문서를 확인해야합니다. 특히 고객에게 제출하거나 공식 제출에 사용되는 서류의 경우 검사 프로세스를 생략 할 수 없습니다.
5. 버전 간의 구분을 용이하게하기 위해 위치를 저장하십시오.
배치 교체가 완료되면 원본 파일과 새 파일이 혼란을 가장 두려워합니다. 출력 파일을 폴더 이름에 처리 날짜 또는 작업 설명이있는 별도의 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로 후속 검색, 비교 및 롤백이 더 편리합니다.
요약: 사무실 소프트웨어 배치 처리 파일을 사용하여 기계적 반복 수정을 줄입니다.
Word 문서에서 키워드의 일괄 교체 핵심 프로세스는 복잡하지 않습니다. 먼저 Word 도구에서 "일괄 검색 및 Word 파일 콘텐츠의 키워드 교체" 를 입력 한 다음 처리 할 docx 또는 doc 파일을 가져온 다음 검색 방법을 선택하고 이전 키워드 및 새 키워드의 해당 목록을 작성하십시오. 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오.
Word 파일을 수동으로 하나씩 여는 대신 사용하십시오. HeSoft Doc Batch Tool 많은 양의 반복적 인 노동을 하나의 세팅으로 압축 할 수 있습니다. 계약, 보고서, 사양, 교육 자료 및 템플릿 문서를 자주 처리하는 사용자의 경우이 일괄 처리 방법은 효율성을 크게 향상시키고 변경 사항을 놓칠 위험을 줄일 수 있습니다. 많은 수의 파일을 공식적으로 처리하기 전에 샘플 테스트 규칙을 복사하는 것이 좋습니다. 효과가 올바른지 확인한 후 전체 폴더를 일괄 적으로 교체하십시오.