Lorsque de nombreux documents Word, docx, doc s'accumulent dans un dossier, il est très fastidieux de les ouvrir un par un pour vérifier le nombre de pages, le chemin d'accès, l'auteur, la date de modification et les métadonnées Office. Cet article explique comment utiliser la fonction « Statistiques des informations de fichier » dans HeSoft Doc Batch Tool pour regrouper en masse dans un tableau Excel les noms, chemins complets, extensions, tailles, dates de création, dates de modification, nombres de pages ainsi que les métadonnées telles que le titre, le sujet, l'auteur de plusieurs fichiers Word. Cela convient à des scénarios tels que l'archivage de documents, l'inventaire de documents, l'organisation des listes de livraison de projets, etc.
Dans le travail quotidien, de nombreuses équipes rencontrent le problème suivant : un dossier contient des dizaines, voire des centaines de documents Word, et il faut compter le chemin d'accès, le nombre de pages, la date de création et la date de modification de chaque fichier, mais aussi organiser les métadonnées Office, telles que le titre, le sujet, l'auteur, le dernier enregistreur, etc. Si l'on ouvre manuellement chaque fichier docx ou doc pour les consulter puis les copier dans Excel, non seulement c'est chronophage, mais il est aussi très facile d'oublier ou de se tromper en remplissant.
Cet article vise à résoudre le problème de « compter en masse le chemin d'accès, le nombre de pages et les informations de métadonnées de nombreux fichiers Word, et les regrouper dans un tableau Excel ». Grâce à la fonction « Statistiques des informations de fichier » du logiciel de bureau « HeSoft Doc Batch Tool », vous pouvez importer en une seule fois les fichiers Word dispersés dans un dossier, lire automatiquement les informations de base du fichier et les détails du fichier Word, et finalement générer un tableau récapitulatif Excel filtrable, archivable et prêt pour une analyse plus poussée.
Scénarios d'application : Quand faut-il compter en masse les informations des fichiers Word
Le comptage en masse des informations des documents Word n'est pas un besoin rare, surtout lorsque le nombre de fichiers est important et qu'il faut créer une liste ou un registre, cela peut réduire considérablement le travail répétitif. Les scénarios suivants sont tous très adaptés à l'utilisation des méthodes décrites dans cet article :
- Archivage de documents : Organiser des documents Word comme du matériel pédagogique, des supports de formation, des modèles de contrat, des documents de procédure, etc., dans une liste Excel pour faciliter la recherche et la passation.
- Livraison de projet : Avant la livraison, il faut lister le nom, le chemin d'accès, le nombre de pages et la date de modification de tous les fichiers docx afin de vérifier que les documents sont complets.
- Audit de documents : Il faut consulter les métadonnées telles que l'auteur du fichier, le dernier enregistreur, la date du dernier enregistrement, etc., pour déterminer la source du document et l'état de sa version.
- Inventaire de fichiers : Compter le nombre de fichiers Word, leur taille, le dossier parent et la date de mise à jour sur un disque partagé, un dossier de projet ou une banque de documents.
- Récapitulatif du nombre de pages : Lorsqu'il y a beaucoup de documents de formation, d'articles ou de rapports, il est nécessaire de connaître rapidement le nombre de pages de chaque fichier Word.
Si le nombre de fichiers à comptabiliser est faible, l'opération manuelle reste acceptable ; mais dès que le nombre de fichiers passe à plusieurs dizaines ou centaines, l'intérêt d'un traitement par lots avec un logiciel bureautique devient très évident. Son principal avantage n'est pas « d'ouvrir un fichier à votre place », mais d'exécuter en une seule fois le travail répétitif de lecture des fichiers, d'extraction des informations et de compilation des tableaux.
Aperçu du résultat : Avant traitement, des fichiers Word dispersés
Avant traitement, on peut voir dans le dossier de nombreux documents Word, par exemple AcademicWritingNotes.docx, ActiveReadingGuide.docx, DailyStudyPlanner.docx, ExamReviewChecklist.docx, etc. Bien que l'explorateur de fichiers affiche le nom du fichier, la date de modification, le type et la taille, il est impossible de voir directement le chemin d'accès complet, le nombre de pages, ni de consulter en masse les métadonnées Office internes des documents Word.
Le problème de ce type de liste est que les informations présentées par l'explorateur de fichiers sont limitées et ne conviennent pas comme résultat statistique formel. S'il faut créer un registre Excel, il faut encore organiser ligne par ligne ; si l'on doit en plus inclure des champs comme le nombre de pages, l'auteur, le titre, le sujet, les commentaires, etc., la compilation manuelle entraîne presque inévitablement une perte de temps considérable.
Aperçu du résultat : Après traitement, un tableau récapitulatif Excel est généré
Une fois le traitement terminé, le logiciel regroupe les informations des fichiers Word dans Excel. Dans le tableau obtenu après traitement, on peut voir que chaque ligne correspond à un document Word et chaque colonne à un champ statistique. Le tableau comprend le chemin d'accès, le nom, l'extension, la taille, le dossier parent, la date de création, la date de modification, le nombre de pages, ainsi que de nombreux champs de métadonnées Office.
D'après la capture d'écran, on constate que l'exportation Excel ne se contente pas de lister les noms de fichiers, mais inclut également des champs comme « Nombre de pages », « Office - Métadonnées - Titre », « Office - Métadonnées - Sujet », « Office - Métadonnées - Étiquettes », « Office - Métadonnées - Catégorie », « Office - Métadonnées - Commentaires », « Office - Métadonnées - Auteur », « Office - Métadonnées - Dernier enregistreur », « Office - Métadonnées - Numéro de révision », « Office - Métadonnées - Société », « Office - Métadonnées - Responsable », « Office - Métadonnées - Date du dernier enregistrement ». Ces informations sont très utiles pour le filtrage, le tri, l'archivage et la révision ultérieurs.
Procédure : Exporter en masse les informations Word à l'aide de la fonction Statistiques des informations de fichier
Étape 1 : Accéder à « Statistiques des informations de fichier » dans « Organisation des fichiers »
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool et sélectionnez « Organisation des fichiers » dans la barre de navigation de gauche. Dans la carte de fonction, trouvez « 3, Statistiques des informations de fichier », la description indique qu'il s'agit de compter en masse le nom, le chemin d'accès, la taille, la date, les métadonnées, etc., de divers fichiers. Cliquez sur cette fonction pour accéder à l'assistant de traitement.
L'objectif de cette étape est de choisir le bon point d'entrée pour le traitement par lots. Comme cet article vise à compter le chemin d'accès, le nombre de pages et les métadonnées des fichiers Word, il ne faut pas entrer dans les fonctions d'édition Word, mais dans « Statistiques des informations de fichier » qui permet de lire les informations de base et détaillées des fichiers.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Word à comptabiliser
Après être entré dans la page « Statistiques des informations de fichier », la première étape consiste à « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de l'interface, on voit les boutons « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider », « Plus », etc. Pour les documents Word déjà rassemblés dans un même dossier, il est généralement plus pratique de choisir « Importer des fichiers depuis un dossier » ; si l'on souhaite ne comptabiliser que certains fichiers docx ou doc, on peut aussi utiliser « Ajouter des fichiers » pour les sélectionner individuellement.
Après l'importation, la liste affiche des informations telles que le numéro, le nom, le chemin d'accès, l'extension, la date de création et la date de modification. La capture d'écran montre que 20 enregistrements ont été importés, et chaque fichier affiche le chemin d'accès complet, par exemple D:\test\folders\AcademicWritingNotes.docx. À ce stade, on peut d'abord vérifier si le nombre de fichiers est correct et si le chemin d'accès correspond aux attentes. Si des fichiers non désirés ont été importés, on peut les supprimer via la colonne d'action dans la liste ; en cas d'erreur d'importation, on peut utiliser « Vider » pour recommencer la sélection.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers Word à comptabiliser apparaissent dans la liste du logiciel, et que l'on puisse confirmer que l'extension est docx ou un autre format de document Word. Après vérification, cliquez sur « Suivant » en bas.
Étape 3 : Cocher l'option Détails du fichier Word dans les options de traitement
Après être passé à la deuxième étape « Définir les options de traitement », on voit la zone « Informations supplémentaires ». L'interface propose des options de détails pour plusieurs types de fichiers, notamment « Détails du fichier Word », « Détails du fichier Excel », « Détails du fichier PPT », « Détails du fichier PDF », « Détails du fichier texte », « Détails du fichier image », etc.
Étant donné que cet article vise à compter le nombre de pages et les métadonnées Office des documents Word, il est nécessaire de cocher « Détails du fichier Word ». Sur la capture d'écran, cette option est déjà cochée. Cette option est cruciale : si on ne comptabilise que les informations de base du fichier, on n'obtient généralement que des champs comme le nom, le chemin d'accès, la taille, la date ; après avoir coché l'option Détails du fichier Word, le logiciel lira plus en profondeur les informations internes du document Word, comme le nombre de pages et les métadonnées Office.
Après avoir coché cette option, cliquez sur « Suivant ». L'objectif de cette action est d'indiquer au logiciel d'ajouter, en plus des informations du système de fichiers, les champs détaillés spécifiques aux documents Word lors de l'exportation Excel.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Selon le flux de l'assistant en haut de la page, les étapes suivantes comprennent « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Une fois arrivé à l'étape de l'emplacement de sauvegarde, suivez les instructions à l'écran pour choisir l'emplacement où sauvegarder le fichier Excel exporté. Il est conseillé de sauvegarder le tableau de sortie dans le répertoire du projet actuel ou dans un dossier dédié aux résultats statistiques, pour faciliter les recherches et l'archivage ultérieurs.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, passez à « Démarrer le traitement ». Le logiciel va lire en masse les fichiers Word ajoutés et écrire les résultats statistiques dans Excel. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier Excel généré pour voir la liste des documents Word résumée ligne par ligne.
Comment utiliser le tableau Excel exporté
Le tableau récapitulatif Excel généré n'est pas un fichier de résultat à usage unique ; il peut continuer à être utilisé dans divers scénarios bureautiques :
- Trier par nombre de pages : Trouver rapidement les documents Word avec le plus ou le moins de pages.
- Filtrer par date de modification : Vérifier quels documents ont été récemment mis à jour et lesquels n'ont pas été maintenus depuis longtemps.
- Filtrer par auteur ou dernier enregistreur : Voir la source du document ou la dernière personne qui l'a modifié.
- Regrouper par chemin d'accès : Analyser la répartition des documents Word dans différents dossiers.
- Utiliser comme liste de livraison : Envoyer le tableau Excel aux membres du projet ou au client pour vérifier l'étendue des fichiers.
Par rapport à une compilation manuelle, la structure du tableau exporté en masse est plus uniforme et mieux adaptée aux opérations ultérieures de filtrage, de tri, d'analyse croisée et d'archivage.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi faut-il cocher « Détails du fichier Word » ?
Parce que le nombre de pages, les métadonnées Office et d'autres contenus similaires font partie des informations détaillées du document Word. Si vous importez uniquement les fichiers sans cocher cette option, le résultat exporté pourrait se limiter principalement aux propriétés de base du fichier, comme le nom, le chemin d'accès, l'extension, la date de création et la date de modification. Pour compter le nombre de pages et les métadonnées des fichiers docx, vous devez cocher « Détails du fichier Word » dans les « Informations supplémentaires ».
2. Peut-on comptabiliser les fichiers doc et docx ?
D'après le positionnement fonctionnel, cette fonction est destinée à comptabiliser le nom, le chemin d'accès, la taille, la date et les métadonnées de divers fichiers, et offre une option pour les détails des fichiers Word. En pratique, vous pouvez importer les documents Word à comptabiliser dans la liste. Pour différentes versions de fichiers Word, il est conseillé de tester d'abord les champs exportés avec un petit échantillon pour vérifier s'ils correspondent à vos attentes, avant de traiter l'ensemble du dossier par lots.
3. Doit-on ouvrir chaque fichier Word avant l'exportation ?
Non, il n'est pas nécessaire de les ouvrir manuellement un par un. L'intérêt du traitement par lots est justement d'importer plusieurs fichiers en une seule fois pour que le logiciel les lise de manière unifiée et génère un tableau Excel. Cela permet d'éviter les opérations répétitives d'ouverture, de consultation, de copie et de collage manuels.
4. À quoi faut-il faire attention quand les fichiers sont nombreux ?
Il est conseillé de vérifier d'abord la source des fichiers et l'étendue des dossiers pour éviter d'importer ensemble des fichiers non pertinents. Si la hiérarchie des dossiers est complexe, vous pouvez d'abord faire le traitement par lots par projet ou par catégorie, ce qui rendra l'Excel exporté plus facile à gérer. Une fois le traitement terminé, il est également recommandé de vérifier que le nombre d'enregistrements correspond bien à vos attentes.
Résumé : Remplacer la copie manuelle par le comptage en masse pour créer rapidement un registre des documents Word
Le comptage en masse du chemin d'accès, du nombre de pages et des informations de métadonnées des fichiers Word vise essentiellement à résoudre le problème du travail répétitif dans la gestion documentaire. En utilisant la fonction « Statistiques des informations de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez extraire automatiquement d'un lot de documents docx, doc dispersés le nom, le chemin d'accès, la taille, la date, le nombre de pages et les métadonnées Office, puis les regrouper dans un tableau Excel.
Si vous êtes en train d'organiser des documents de projet, d'archiver des documents de formation, d'inventorier des fichiers sur un disque partagé, ou de devoir remettre une liste de documents Word à d'autres personnes, il est conseillé d'utiliser directement cette méthode de traitement par lots. Importez d'abord les fichiers, cochez l'option Détails du fichier Word, puis exportez vers Excel. Cela compresse en quelques étapes le travail qui nécessitait auparavant d'ouvrir et de compter les fichiers un par un, ce qui améliore considérablement l'efficacité au bureau.