여러 PDF 보고서, 계약서 또는 자료에서 동일한 날짜, 프로젝트명, 버전 번호 등의 내용을 일괄 수정해야 할 때, 파일을 하나씩 열어 찾아서 바꾸는 방식은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, 여러 PDF 파일을 한 번에 가져오고, 찾을 키워드와 변경할 내용을 설정한 후, 일괄 처리 결과를 생성하여 사용자가 PDF 파일 내용을 빠르게 통일적으로 업데이트할 수 있도록 돕는 방법을 소개합니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 보고서 보관, 계약서 유통, 자료 배포 및 공식 문서 발행에 자주 사용됩니다. 문제는 이러한 PDF에 날짜, 연도, 회사명, 프로젝트 번호, 제품 모델 또는 버전 번호와 같이 일괄 수정이 필요한 키워드가 있을 경우, 파일을 일일이 열어 수정하면 효율이 매우 낮을 뿐만 아니라 누락되거나 잘못 수정될 가능성이 매우 높다는 점입니다. 특히 동일한 유형의 PDF 파일 수가 많을 경우, 동일한 텍스트를 반복적으로 찾는 데 많은 시간이 소요됩니다.
이 문서에서 해결하고자 하는 문제는 바로 많은 PDF 파일에서 키워드를 일괄적으로 찾아 바꾸는 방법입니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 HeSoft Doc Batch Tool 이라는 사무용 소프트웨어를 예로 들어, 기능 선택, PDF 가져오기, 찾기 및 바꾸기 내용 설정부터 처리 결과 확인까지의 전체 과정을 설명합니다. 이 도구는 문서 일괄 처리에 특화되어 있어 반복적인 파일 작업을 한 번의 작업으로 모아 처리함으로써 수작업 반복을 줄이는 데 적합합니다.
적용 시나리오: PDF 일괄 찾기 및 바꾸기에 적합한 콘텐츠
PDF 키워드 일괄 찾기 및 바꾸기는 여러 PDF에서 반복적으로 나타나고 통일된 업데이트가 필요한 텍스트 콘텐츠를 처리하는 데 가장 적합합니다. 예를 들어, 과거 보고서의 발행일을 기존 날짜에서 새 날짜로 변경하거나, 계약서 템플릿의 회사 약칭을 변경하거나, 제품 설명서의 버전 번호를 업그레이드하거나, 여러 자료의 연도를 일괄 조정해야 하는 경우입니다. 이러한 내용이 PDF에서 인식 가능한 텍스트 형태로 존재하기만 하면, 일괄 찾기 및 바꾸기 방식을 통한 처리를 고려할 수 있습니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이, 이 예시에서 처리해야 할 파일은 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf라는 이름의 PDF 파일 4개입니다. 이들은 동일한 폴더에 있으며 전형적인 다중 파일 일괄 처리 시나리오에 해당합니다. 기존 방식을 사용하면 4개의 PDF를 순서대로 열고 각 파일에서 "April"과 "2017"을 찾아 각각 "August"와 "2026"으로 변경해야 합니다. 파일이 많을수록 반복 작업이 더욱 두드러집니다.
일괄 처리 도구를 사용하면 사용자는 이 4개의 PDF를 작업 목록에 한 번에 추가하고, 찾을 키워드 목록과 바꿀 키워드 목록을 구성하기만 하면 됩니다. 그러면 소프트웨어가 동일한 규칙에 따라 일괄 실행합니다. 행정, 인사, 법무, 프로젝트 관리, 자료 정리 등의 업무에서 이러한 작업은 처리 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 전 여러 PDF에 존재하는 기존 키워드
처리 전, 폴더에는 통일된 수정이 필요한 여러 PDF 파일이 있습니다. 예시에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf의 네 파일이 포함되어 있어, 이는 단일 PDF 편집 문제가 아니라 여러 PDF 파일의 내용 일괄 수정 문제임을 나타냅니다.
PDF 파일 중 하나를 열면 페이지에 있는 날짜가 "April 13, 2017"임을 확인할 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 상자는 바꿔야 할 두 키워드인 "April"과 "2017"을 표시하고 있습니다. 여기서 키워드를 두 개로 나눈 이유는 실제 바꾸기 대상이 전체 날짜 구문이 아니라, 월과 연도를 각각 새로운 내용으로 바꾸는 것이기 때문입니다.
이러한 시나리오는 매우 일반적입니다. PDF 내에 고정된 형식의 날짜나 번호가 포함되어 있고, 그중 일부 내용만 업데이트하고 나머지 내용은 그대로 유지해야 하는 경우입니다. 예를 들어 "April 13, 2017"에서 가운데의 "13,"은 수정할 필요 없이 "April"을 "August"로, "2017"을 "2026"으로 변경합니다. 일괄 찾기 및 바꾸기는 이러한 부분 업데이트를 더욱 정확하게 수행할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 후 PDF의 키워드가 통일되어 업데이트됨
처리가 완료된 후 PDF를 열어 확인하면, 원래 "April 13, 2017"이었던 부분이 "August 13, 2026"으로 변경된 것을 볼 수 있습니다. 빨간색 상자 부분은 설정에 따라 월과 연도가 모두 바뀌었고, 날짜의 "13,"은 그대로 유지되어 바꾸기 규칙이 지정된 키워드에만 적용되었음을 보여줍니다.
이 결과는 PDF 내용 일괄 찾기 및 바꾸기를 통해 페이지별로 수동 편집하지 않고도 통일된 수정을 완료할 수 있음을 보여줍니다. 구조가 유사한 다수의 보고서, 통지, 증명서, 설명서 또는 보관 자료의 경우, 키워드 일괄 바꾸기가 파일별 처리보다 더 안정적이고 검토도 용이합니다.
작업 단계 1: PDF 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열면 왼쪽에서 워드 도구, 엑셀 도구, 파워포인트 도구, PDF 도구 등 여러 도구 분류를 볼 수 있습니다. 이번 작업은 PDF 파일 처리이므로 왼쪽의 "PDF 도구" 분류로 이동해야 합니다.
PDF 도구 목록에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택합니다. 스크린샷에서 이 기능은 PDF 도구 목록의 첫 번째 항목으로, PDF 파일 내용의 키워드를 일괄적으로 찾아 바꾸는 전용 기능임을 나타냅니다. 이 기능을 클릭하면 작업 구성 절차로 진입합니다.
이 단계의 목적은 올바른 기능 진입점을 확인하는 것입니다. 많은 사용자가 PDF 편집, PDF 변환, PDF 워터마크 추가 등의 작업을 혼동하지만, 텍스트 일괄 바꾸기는 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택해야 하며, PDF를 Word로 변환하거나 워터마크 추가 등의 기능이 아닙니다. 올바른 기능을 선택하면 이후 인터페이스는 파일 가져오기, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작을 중심으로 진행됩니다.
작업 단계 2: 처리할 PDF 파일 추가
기능 페이지로 이동하면 인터페이스 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 중앙 영역에는 현재 작업의 처리 단계가 표시되며, 첫 번째 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다.
소수의 지정된 PDF만 처리해야 하는 경우 "파일 추가"를 클릭하여 개별 선택할 수 있습니다. PDF가 모두 동일한 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 폴더 내 PDF를 한 번에 작업에 추가하는 것이 더 적합합니다. 스크린샷에는 이미 4개의 PDF 파일이 추가되었으며, 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다.
파일 목록에서 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf가 모두 작업에 추가되었음을 확인할 수 있으며, 경로는 D 드라이브 test 디렉터리이고 확장자는 pdf입니다. 하단 요약 영역에 "레코드 수: 4"라고 표시되어 현재 일괄 작업이 4개의 PDF 파일을 처리할 것임을 나타냅니다. 이때 파일 수가 올바른지 확인하고, 누락되거나 처리할 필요가 없는 PDF가 잘못 추가되지 않았는지 확인해야 합니다.
처리해서는 안 되는 파일이 발견되면 목록 오른쪽의 작업 버튼을 통해 제거할 수 있습니다. 가져오기가 잘못된 경우 상단의 "비우기"를 사용하여 다시 추가할 수 있습니다. 파일 목록이 올바른지 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하여 키워드 설정 인터페이스로 이동합니다.
작업 단계 3: 찾을 키워드 및 바꿀 내용 설정
두 번째 단계는 이번 작업의 핵심인 처리 옵션 설정입니다. 스크린샷에는 현재 "키워드 옵션 설정" 페이지에 있으며, 찾기 방식으로 "텍스트 정확히 찾기"가 선택되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 사용자가 입력한 텍스트를 기준으로 정확히 일치하는 항목을 찾아, 명확한 날짜, 연도, 이름, 번호 등의 내용을 바꾸는 데 적합함을 의미합니다.
왼쪽의 "찾을 키워드 목록"에는 예시로 두 줄의 내용이 입력되어 있습니다. 첫 번째 줄은 "April", 두 번째 줄은 "2017"입니다. 오른쪽의 "바꿀 키워드 목록"에는 이에 대응하여 "August"와 "2026"이 입력되었습니다. 이는 소프트웨어가 PDF의 "April"을 "August"로, "2017"을 "2026"으로 바꿀 것임을 나타냅니다.
여기서 대응 관계에 주의해야 합니다. 왼쪽 첫 번째 줄은 오른쪽 첫 번째 줄에, 왼쪽 두 번째 줄은 오른쪽 두 번째 줄에 대응합니다. 따라서 여러 키워드 쌍을 바꾸려면 줄별로 확인하여 각 줄의 찾을 단어와 바꿀 단어가 일대일로 대응되도록 해야 합니다. 순서를 바꾸어 쓰면 바꾸기 결과가 예상과 다를 수 있습니다.
페이지에서는 "문자의 대/소문자 무시", "단어의 일부가 아닌 완전한 단어 일치"와 같은 추가 옵션도 볼 수 있습니다. 이러한 옵션은 실제 파일 내용에 따라 선택 여부를 결정해야 합니다. 완전히 동일한 영단어만 바꾸려면 일반적으로 완전한 단어 일치를 고려할 수 있습니다. PDF에서 대/소문자가 일정하지 않다면 필요에 따라 대/소문자 무시를 사용할 수 있습니다. 스크린샷에서 보여주는 것은 텍스트 정확히 찾기이므로, 바꿀 텍스트를 정확하게 입력하는 것이 중요합니다.
작업 단계 4: 계속하여 저장 위치 설정 및 처리 시작
키워드 설정을 완료한 후 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 절차에 따르면 후속 단계에는 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작"이 포함됩니다. 스크린샷에는 저장 위치 페이지의 구체적인 내용이 나와 있지 않지만, 절차 표시줄을 통해 소프트웨어가 사용자에게 처리된 파일의 저장 방식이나 저장 디렉터리를 선택하도록 요구할 것임을 합리적으로 판단할 수 있습니다.
PDF 키워드를 일괄 바꿀 때, 특히 계약서, 보고서, 보관 자료와 같은 공식 문서의 경우 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않는 것이 좋습니다. 더 안전한 방법은 처리된 PDF를 새 폴더, 예를 들어 "바꾼 파일" 또는 "출력 결과" 디렉터리에 저장하는 것입니다. 이렇게 하면 특정 키워드 설정이 정확하지 않음을 발견하더라도 원본 PDF로 돌아가 다시 처리할 수 있습니다.
저장 위치를 설정한 후 "처리 시작" 단계로 이동하여 일괄 작업을 시작합니다. 소프트웨어는 목록의 PDF 순서에 따라 각 파일에 대해 찾기 및 바꾸기를 실행합니다. 처리가 완료되면 출력 파일을 열어 무작위 검사를 수행하여 키워드가 올바르게 바뀌었는지 확인합니다.
자주 하는 질문 및 주의사항
1. 일부 PDF의 텍스트를 바꿀 수 없는 이유는 무엇인가요?PDF가 스캔본이거나 이미지 형식의 PDF인 경우, 페이지 내용은 본질적으로 이미지이므로 직접 인식 가능한 텍스트가 아닙니다. 일괄 찾기 및 바꾸기는 일반적으로 인식 가능한 텍스트 PDF에 더 효과적입니다. 스캔된 버전의 PDF는 먼저 문자 인식 또는 변환 처리가 필요할 수 있습니다.
2. 여러 키워드를 바꿀 때 어떻게 하면 불일치를 피할 수 있나요?한 줄에 하나의 키워드를 입력하고, 왼쪽 찾기 목록과 오른쪽 바꾸기 목록의 줄 번호를 일치시키는 것이 좋습니다. 예를 들어 왼쪽 첫 번째 줄이 April이면 오른쪽 첫 번째 줄도 August여야 하며, 왼쪽 두 번째 줄이 2017이면 오른쪽 두 번째 줄도 2026이어야 합니다.
3. 영단어를 바꿀 때 완전한 단어 일치 옵션을 선택해야 하나요?독립된 단어만 바꾸려면 실제 상황에 따라 "단어의 일부가 아닌 완전한 단어 일치"를 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 긴 단어의 일부 문자열이 잘못 바뀔 위험을 줄일 수 있습니다.
4. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?원본 PDF를 보관하는 것이 좋습니다. 일괄 처리의 장점은 속도이지만, 동일한 규칙이 여러 파일에 적용됨을 의미하기도 합니다. 먼저 백업하거나 새 디렉터리로 출력하면 오류 발생 위험을 줄일 수 있습니다.
요약
PDF 파일의 키워드 일괄 찾기 및 바꾸기는 날짜, 연도, 이름, 번호, 버전 번호 등 반복적으로 나타나는 내용을 처리하는 데 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 사용자는 PDF 도구에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택하여 여러 PDF를 한 번에 가져오고, 찾을 단어와 바꿀 단어를 설정한 다음 일괄적으로 처리 결과를 생성할 수 있습니다. PDF를 하나씩 열어 수동으로 수정하는 것에 비해 이 방식은 더 효율적이고 통일성이 있으며, 사무 환경에서의 일괄 파일 처리에 더 적합합니다.
만약 통일된 키워드 수정이 필요한 PDF가 여러 개 있다면, 먼저 원본 파일과 바꾸기 규칙을 준비한 후 이 문서의 단계에 따라 작업하는 것이 좋습니다. 기능 선택, PDF 가져오기, 키워드 설정, 저장 위치 설정 및 처리를 시작하면 됩니다. 이렇게 하면 반복 작업은 사무용 소프트웨어에 맡기고, 결과 확인과 더 중요한 업무에 시간을 할애할 수 있습니다.