여러 Excel 파일에서 지정된 키워드를 일괄 삭제하고 표 구조를 유지하는 방법

여러 Excel 표에서 동일한 키워드, 번호 또는 고정 텍스트가 반복적으로 나타날 때 파일을 하나씩 열어 찾기 및 바꾸기로 처리하는 것은 시간이 많이 걸리고 누락되기 쉽습니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 xlsx 표의 지정된 내용을 일괄 삭제하면서 기존 행열 구조, 스타일 및 기타 데이터를 유지하는 방법을 시연합니다. 데이터 정리, 목록 정비, 보고서 비식별화 등의 시나리오에 적합합니다.

일상 업무에서 Excel 표에는 통일된 정리가 필요한 내용이 자주 나타납니다. 예를 들어 여러 고객 목록에 고정 라벨이 포함되어 있거나, 프로젝트 보고서에 더 이상 필요 없는 상태 문구가 있거나, 통계표에 특정 번호가 섞여 있거나, 시스템에서 내보낸 xlsx, xls 파일에 반복되는 식별 필드가 있는 경우 등입니다. 파일이 하나뿐이라면 Excel의 찾기 및 바꾸기 기능으로 바로 처리할 수 있지만, 수십 개, 수백 개의 Excel 파일이라면 일일이 열어서 검색하고 빈 값으로 바꾸는 작업은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 작업 피로로 인해 누락되기 쉽습니다.

본 문서에서 해결하고자 하는 문제는 바로 많은 Excel 표 파일에서 키워드를 일괄 삭제하는 방법입니다. 여기서 말하는 "키워드 삭제"는 지정된 텍스트를 찾아낸 후, 바꿀 내용을 빈 값으로 설정하여 셀에서 해당 키워드를 제거하는 효과를 내는 것으로 이해할 수 있습니다. 스크린샷의 예시 데이터에는 "Mandatory"와 "46060"이라는 삭제해야 할 두 가지 내용이 포함되어 있으며, 처리 후 해당 셀의 이러한 문자나 번호는 지워지고 다른 열의 데이터는 그대로 유지됩니다.

아래에서는 스크린샷과 함께 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "의 Excel 도구 기능을 사용하여, 기능 선택부터 파일 추가, 찾을 키워드 설정, 처리 결과 생성까지의 전체 과정을 시연합니다.

적용 시나리오: 어떤 경우에 Excel 키워드 일괄 삭제가 적합할까요?

Excel 키워드 일괄 삭제는 특정 표에만 적용되는 것이 아니라, "규칙이 명확하고, 반복적으로 나타나며, 파일 수가 많은" 업무 작업을 처리하는 데 더 적합합니다. 삭제할 키워드를 정할 수 있다면, 이를 검색 목록으로 만들어 여러 Excel 파일에 한 번에 적용할 수 있습니다.

• 데이터 정리: 시스템에서 내보낸 표에 고정 상태 값, 무효 번호, 기본 라벨이 포함되어 있어 통일적으로 제거해야 합니다.
• 보고서 정리: 여러 부서에서 제출한 xlsx 보고서에 동일한 설명 문구가 나타나, 일괄 삭제 후 취합해야 합니다.
• 명단 처리: 인원 명단, 병원 목록, 제품 목록에서 불필요한 분류 필드나 지역 코드를 비워야 합니다.
• 정보 비식별화: 전체 행 데이터를 삭제하지 않고, 특정 민감어, 식별 번호 또는 고정 필드만 제거합니다.
• 템플릿 표준화: 이전 Excel 템플릿에 남아 있는 이전 필드를 여러 파일에서 통일적으로 정리해야 합니다.

수동 처리와 비교했을 때, 일괄 처리 도구의 장점은 반복적인 노동을 줄여준다는 점입니다. 사용자는 파일을 하나씩 열거나 각 통합 문서에서 Ctrl+H를 반복해서 실행할 필요가 없습니다. 파일 목록과 키워드 목록만 올바르게 설정하면, 소프트웨어가 동일한 규칙에 따라 일괄 처리를 실행할 수 있습니다.

효과 미리보기: 처리 전후에 어떤 변화가 있나요?

먼저 처리 전 Excel 표를 보겠습니다. 스크린샷에서 A열 "Mandatory or Voluntary Participant" 아래의 많은 셀에 "Mandatory"가 포함되어 있고, D열 "CBSA"에는 여러 행에 "46060"이 나타납니다. 빨간색 화살표와 빨간색 상자는 삭제해야 할 이러한 키워드의 위치를 표시합니다. 이런 데이터를 한 줄씩 찾아서 지운다면 작업량이 매우 클 것입니다.

처리가 완료되면 원래 "Mandatory"가 나타났던 셀이 지워지고, D열에서 원래 "46060"이었던 셀도 빈칸으로 바뀐 것을 확인할 수 있습니다. 표의 다른 내용, 예를 들어 병원 이름, 도시 이름, 기타 번호 등은 여전히 유지되며, 머리글, 행과 열의 구조도 파괴되지 않았습니다. 이는 이번 작업이 전체 행이나 열을 삭제한 것이 아니라, 지정된 키워드만을 대상으로 일괄 삭제했음을 의미합니다.

이러한 효과는 "표의 틀은 유지하고 지정된 내용만 삭제"해야 하는 시나리오에 특히 적합합니다. 예를 들어 병원 레코드 전체를 삭제하지 않고 특정 분류 값이나 지역 코드만 지우고 싶거나, 표의 행 번호와 열 번호를 변경하지 않고 해당 셀을 빈칸으로 만들고 싶은 경우입니다. 찾아서 빈 값으로 바꾸는 방식을 통해 이 목표를 달성할 수 있습니다.

작업 단계: 오피스 소프트웨어를 사용하여 여러 Excel 파일에서 키워드 일괄 삭제하기

1단계: Excel 도구로 이동하여 찾기 및 바꾸기 기능 선택

HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 왼쪽 탐색 메뉴에서 "Excel 도구"를 선택합니다. 오른쪽에는 Excel 파일 처리와 관련된 기능 카드가 표시됩니다. 스크린샷에 따라, 첫 번째 기능인 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택합니다. 이 기능은 Excel 파일 내용의 키워드를 일괄 검색하고 바꾸는 것으로 설명되어 있습니다.

이 단계의 목적은 Excel 내용 키워드를 전문적으로 처리하는 모듈로 진입하기 위함입니다. 이번 요구 사항은 키워드 삭제이므로, 본질적으로는 찾기 및 바꾸기에 해당합니다. 대상 내용을 찾은 다음, 바꿀 내용을 비워두는 것이죠. 올바른 기능을 선택해야 다음 단계로 처리할 xlsx 또는 xls 표 파일을 추가할 수 있습니다.

2단계: 일괄 처리할 Excel 파일 추가

기능 페이지로 진입하면, 인터페이스 상단에 현재 기능 이름 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기"가 표시되고, 프로세스는 "처리할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정", "처리 시작"의 네 단계로 나뉩니다. 첫 번째 단계에서 "파일 추가"를 클릭하여 단일 또는 여러 개의 Excel 파일을 선택하거나, "폴더에서 파일 가져오기"를 클릭하여 특정 폴더 내의 표를 한 번에 가져올 수 있습니다.

스크린샷에는 이미 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx 세 개의 xlsx 파일이 추가되어 있습니다. 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보도 동시에 표시됩니다. 이 목록의 역할은 사용자가 일괄 처리에 참여할 파일을 확인하여 관련 없는 파일이 잘못 처리되는 것을 방지하는 것입니다. 잘못 추가한 경우 해당 행 오른쪽의 삭제 아이콘을 사용하여 제거할 수 있습니다. 파일이 많은 경우 인터페이스의 "필터", "정렬" 기능을 사용하여 보조적으로 확인할 수 있습니다.

파일 목록에 문제가 없는지 확인한 후, 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다. 정식 처리 전에 경로를 다시 한번 확인하고, 특히 폴더를 통째로 가져올 때 처리해서는 안 되는 통합 문서가 해당 폴더에 없는지 확인하는 것이 좋습니다.

3단계: 처리 범위 설정, 셀 텍스트만 처리하도록 지정

"처리 옵션 설정" 페이지에서 먼저 처리 범위를 결정해야 합니다. 스크린샷에서는 "셀 텍스트"가 선택되어 있고, "워크시트 시트 이름"과 "워크시트의 도형 위 텍스트"는 선택되지 않았습니다. 이는 소프트웨어가 Excel 셀 안의 텍스트 내용을 중점적으로 처리하며, 워크시트 이름이나 그래픽 객체 안의 문자는 수정하지 않음을 의미합니다.

이 단계는 매우 중요합니다. 키워드가 표 데이터, 번호, 상태, 비고 등 셀 내용 안에 나타난다면 "셀 텍스트"를 선택해야 합니다. 단순히 표의 특정 셀 안의 단어만 삭제하려는 경우, 처리 대상을 확대하지 않도록 관련 없는 범위를 추가로 선택하지 않는 것이 좋습니다. 스크린샷에서는 워크시트 이름, 열 이름 조건, 수식 셀, 데이터 유형 등과 관련된 설정도 볼 수 있습니다. 일반 텍스트 정리 작업의 경우, 스크린샷과 유사한 설정을 유지하면 됩니다. 셀 텍스트를 처리하고, 찾기 방식은 텍스트 정확히 찾기를 사용하며, 처리할 데이터 유형은 텍스트를 선택합니다.

4단계: 삭제할 내용을 키워드 목록에 입력하고 바꿀 내용은 비워두기

아래쪽의 "키워드 옵션 설정" 영역에서 "찾을 키워드 목록"과 "바꿀 키워드 목록"을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 왼쪽 키워드 목록에는 Mandatory와 46060 두 가지 항목이 입력되어 있고, 오른쪽 바꿀 키워드 목록은 비어 있으며 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 표시되어 있습니다. 이것이 바로 키워드 일괄 삭제의 핵심 설정입니다.

즉, 소프트웨어는 추가된 Excel 파일에서 왼쪽에 나열된 키워드를 찾습니다. 오른쪽에 해당하는 바꿀 내용이 입력되지 않으면, 일치하는 내용은 삭제되거나 지워집니다. 예시에서는 "Mandatory"가 삭제되고 "46060"도 삭제되었습니다. 여러 키워드의 경우 한 줄에 하나씩 입력하여 유지 관리 및 점검을 용이하게 할 수 있습니다.

여기서 사용자에게 두 가지 주의할 점을 제안합니다. 첫째, 키워드는 가능한 한 정확해야 합니다. "텍스트 정확히 찾기"를 선택한 경우, 완전한 대상 내용을 입력하여 공백, 대소문자 차이 또는 앞뒤 문자 차이로 인해 일치하지 않는 상황을 피해야 합니다. 둘째, 삭제하려는 것이 숫자 번호인데 Excel에서 텍스트 또는 숫자 형식으로 존재할 수 있으므로, "처리할 셀 데이터 유형" 설정에 주의를 기울여야 합니다. 스크린샷에서는 "텍스트"가 선택되어 있으며, 이는 텍스트 형식으로 저장된 내용을 처리하는 데 적합합니다.

5단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작

키워드 및 처리 범위 설정을 완료한 후, "다음"을 클릭하여 "저장 위치 설정"으로 들어갑니다. 이 단계는 처리된 파일을 어디에 저장할지 결정하는 데 사용됩니다. 스크린샷에는 저장 위치 페이지가 펼쳐져 있지 않지만, 프로세스 표시줄에 "저장 위치 설정" 단계가 명확히 표시되어 있습니다. 안전을 위해 처리 결과를 새 폴더에 저장하여 원본 파일과 혼동되는 것을 방지하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 키워드 설정이 예상과 다르더라도 원본 파일로 돌아가 다시 처리할 수 있습니다.

저장 위치를 확인한 후, 계속해서 "처리 시작"으로 진행합니다. 소프트웨어는 앞서 선택한 파일 목록과 키워드 규칙에 따라 여러 Excel 통합 문서에 대해 일괄 찾기 및 바꾸기를 실행합니다. 처리가 끝나면 생성된 파일을 열어 키워드가 있는 열, 머리글, 수식 영역 및 기타 중요 데이터가 기대에 부합하는지 중점적으로 확인합니다.

자주 묻는 질문 및 주의 사항

1. 키워드를 삭제하면 행 전체 데이터가 삭제되나요?

처리 후 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 정리 결과는 셀 안의 대상 내용이 빈 값으로 바뀌고 다른 열의 데이터는 그대로 존재합니다. 따라서 이 기능은 전체 행이나 열을 삭제하는 것이 아니라, 지정된 키워드 자체를 삭제하는 데 적합합니다. 만약 전체 행을 삭제해야 한다면, 행/열 필터링이나 정리와 관련된 다른 기능을 사용해야 합니다.

2. 한 번에 여러 다른 키워드를 삭제할 수 있나요?

가능합니다. 스크린샷에서 이미 Mandatory와 46060 두 개의 키워드를 동시에 입력하는 것을 보여주었습니다. 실제 사용 시 삭제할 단어, 번호, 문구를 "찾을 키워드 목록"에 한 줄씩 입력하면 됩니다. 바꿀 키워드 목록을 비워두기만 하면, 이러한 내용을 일괄 삭제하는 것과 같습니다.

3. xlsx와 xls 파일을 모두 처리할 수 있나요?

스크린샷의 예시 파일 확장자는 xlsx입니다. 기능 이름은 Excel 파일을 대상으로 하며, 일반적으로 일반적인 Excel 표 시나리오에 적용됩니다. 실제 처리 전에 먼저 소량의 xlsx, xls 파일로 테스트하여 형식 호환성과 처리 효과를 확인한 후 대량 작업을 진행하는 것이 좋습니다.

4. 유사한 내용을 실수로 삭제하지 않으려면 어떻게 하나요?

스크린샷의 "텍스트 정확히 찾기"를 우선적으로 사용하고 완전한 키워드를 입력하는 것이 좋습니다. 특정 단어가 다른 단어의 일부일 가능성이 있다면 신중하게 설정해야 합니다. 예를 들어 번호를 삭제할 때, 해당 번호가 다른 유효한 필드에 나타나지 않는지 확인해야 합니다. 영어 단어를 삭제할 때는 긴 텍스트 안의 정상적인 표현에 영향을 미치는지 주의를 기울여야 합니다.

5. 처리 후에도 일부 내용이 삭제되지 않은 이유는 무엇인가요?

일반적인 원인으로는 키워드 앞뒤에 숨겨진 공백이 있거나, 대소문자가 일치하지 않거나, 셀 데이터 유형이 설정과 맞지 않거나, 대상 내용이 일반 셀 텍스트가 아닌 수식 결과, 도형 텍스트, 워크시트 이름에 있는 경우 등이 있습니다. 이런 상황이 발생하면 먼저 Excel에서 대상 셀의 실제 내용을 확인한 후, 처리 범위와 키워드를 조정하십시오.

요약: 일괄 처리를 사용하여 반복적인 찾기 및 바꾸기 줄이기

많은 Excel 표 파일에서 키워드를 일괄 삭제하는 것은 본질적으로 빈도가 높고 반복적이며 오류가 발생하기 쉬운 업무 작업입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 이용하면, 원래 파일을 일일이 열고 찾아서 바꾸던 작업을 하나의 프로세스로 집중하여 완료할 수 있습니다. 기능을 선택하고, 파일을 추가하고, 셀 텍스트 범위를 설정하고, 삭제할 키워드를 입력하고, 저장한 후 처리를 시작하는 것입니다.

많은 xlsx, xls 표를 정리해야 하는 사람들에게 이러한 일괄 처리 방식은 수동 작업 시간을 확실히 줄여주고 결과의 일관성도 높일 수 있습니다. 정식 처리 전에 원본 파일을 백업하고 소량의 샘플로 효과를 검증한 후, 문제가 없음을 확인한 다음 전체 Excel 파일에 대해 키워드 일괄 삭제 작업을 실행하는 것이 좋습니다.