여러 PDF 파일에서 유사하지만 완전히 동일하지 않은 날짜, 번호, 이름 또는 키워드가 존재할 경우, 파일을 일일이 열어 수동으로 찾아 바꾸는 작업은 매우 비효율적이며 누락되기 쉽습니다. 본 문서에서는 PDF 내 영문 월 및 연도를 일괄 수정하는 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF 내 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능 사용법을 소개합니다. 수식 기반 유사 검색, 와일드카드 규칙 및 파일 일괄 가져오기를 통해 여러 PDF 파일을 한 번에 처리함으로써, 사무직 사용자가 반복 작업을 줄이고 문서 일괄 처리 효율을 향상시킬 수 있도록 도와줍니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 계약서, 보고서, 규정 문서, 프로젝트 자료, 공지 사항 등 공식 문서에 자주 사용됩니다. 문제는 PDF가 Word, docx, doc 문서처럼 직접 편집하기 편리하지 않다는 점입니다. 수십 개에서 수백 개에 이르는 PDF에서 유사한 내용을 수정해야 하는 경우, 예를 들어 서로 다른 월을 특정 월로 통일하거나, 서로 다른 연도를 새 연도로 통일하거나, 특정 유형의 번호 형식을 일괄 교체해야 한다면 매우 시간이 많이 소요되는 반복 작업이 됩니다.
이 문서에서 해결하고자 하는 핵심 문제는 와일드카드 또는 수식 규칙을 사용하여 여러 PDF 파일의 키워드를 일괄적으로 유사 검색 및 교체하는 방법입니다. 예시에는 "April 13, 2017"과 유사한 날짜 내용이 포함된 여러 PDF 파일이 있습니다. 단순히 하나의 고정된 단어만 정확하게 교체하는 것이 아니라, "April 또는 May" 및 "네 자리 연도"를 규칙으로 매칭한 다음 "August"와 "2026"으로 일괄 교체하려고 합니다. 이렇게 하면 각 PDF의 월이나 연도가 완전히 일치하지 않더라도 동일한 규칙 세트로 일괄 처리할 수 있습니다.
아래 작업은 스크린샷의 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "을 기반으로 합니다. 이 소프트웨어는 업무 환경에 맞춰진 문서 일괄 처리 도구로, 핵심 가치는 기존에 수동으로 반복해야 했던 파일 열기, 찾기, 수정, 저장 단계를 하나의 프로세스로 집중 실행하는 데 있습니다. 특히 PDF, Word, Excel, PowerPoint 등 파일이 많은 경우에 적합합니다.
적용 시나리오: 와일드카드 일괄 교체에 적합한 PDF 콘텐츠
와일드카드 일괄 찾기 및 교체는 "내용에 규칙이 있지만 완전히 동일하지는 않은" PDF 텍스트를 처리하는 데 적합합니다. 일반적인 정확한 찾기와 달리, 와일드카드 또는 수식을 이용한 유사 찾기는 하나의 고정된 문자열이 아닌 텍스트 유형을 매칭할 수 있습니다. 예를 들어 이 예시의 경우, 월은 April일 수도 있고 May일 수도 있으며, 연도는 2017, 2024, 2025 등 네 자리 숫자일 수 있습니다. 규칙을 사용하면 이러한 다양한 내용을 한 번에 매칭하여 일괄 교체할 수 있습니다.
- PDF 보고서의 날짜를 일괄 수정합니다. 예를 들어 과거 연도를 새 연도로 일괄 교체합니다.
- 계약서, 협약서, 견적서의 회사명, 부서명, 담당자 이름을 일괄 교체합니다.
- 문서 내 제품 모델명, 프로젝트 번호, 배치 번호, 버전 번호를 일괄 수정합니다.
- 여러 PDF 템플릿의 과거 키워드를 일괄 처리하여 파일마다 수동으로 수정하는 수고를 덜어줍니다.
- PDF 개수가 많을 때, 예를 들어 수십 개 또는 수백 개의 PDF를 일괄 처리하면 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
주의할 점은, 이 문서에서 다루는 것은 PDF 파일 내 텍스트 콘텐츠의 찾기 및 교체라는 것입니다. PDF가 스캔된 이미지 버전이라 텍스트 자체를 편집할 수 없는 경우, 직접 교체가 가능한지 여부는 파일 내 문자의 인식 및 처리 가능 여부에 달려 있습니다. 일반적으로 텍스트 복사가 가능한 PDF의 경우 이 문서의 방법이 더 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 전후 PDF 키워드 변화
처리 전, 여러 PDF 파일을 준비했으며 예시에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf가 포함되어 있습니다. 이들 모두 동일한 유형의 일괄 찾기 및 교체 작업을 실행해야 합니다. 하나씩 열어서 처리하면 단계가 반복될 뿐만 아니라 특정 파일의 수정을 빠뜨리거나 특정 연도를 누락시키기 쉽습니다.
PDF 중 하나를 열면 페이지에서 날짜 텍스트가 "April 13, 2017"을 포함하고 있는 것을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 교체가 필요한 부분, 즉 월 "April"과 연도 "2017"이 빨간색 상자로 강조 표시되어 있습니다. 중간의 날짜 "13"은 수정할 필요가 없으므로 월과 네 자리 연도에 대해서만 찾기 및 교체 규칙을 설정합니다.
처리 완료 후, 다시 PDF를 열어 확인하면 원래 "April 13, 2017"이 "August 13, 2026"으로 변경되었습니다. 날짜 중 "13"은 그대로 유지되고, 월과 연도는 규칙에 따라 교체된 것을 확인할 수 있습니다. 이것이 바로 와일드카드를 이용한 일괄 유사 찾기 및 교체의 가치입니다. 규칙에 맞는 대상 콘텐츠만 처리하므로 모든 문자를 수동으로 선택할 필요가 없습니다.
작업 단계: HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 PDF 키워드 일괄 교체
1단계: PDF 도구 진입 및 찾기/교체 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 메인 인터페이스에는 PDF 워터마크 추가, PDF를 Word로 변환, PDF를 TXT로 변환 등 여러 PDF 일괄 처리 기능이 나열됩니다. 이 문서의 요구사항에 따라 "PDF에서 키워드 찾기 및 교체"를 선택해야 합니다. 스크린샷에서 이 기능은 PDF 도구 목록의 첫 번째 항목에 위치하며, 기능 설명은 PDF 파일 콘텐츠 내 키워드를 일괄적으로 찾아서 교체하는 것입니다.
이 기능을 선택하는 목적은 PDF 텍스트 찾기 및 교체 전용의 일괄 처리 프로세스로 진입하기 위함입니다. 단일 PDF 편집기와 달리, 사용자가 파일을 하나씩 수정하는 것이 아니라 먼저 여러 PDF를 가져온 다음 찾기 및 교체 규칙을 통합 설정하고 마지막으로 일괄 실행합니다.
2단계: 처리할 여러 PDF 파일 추가
"PDF에서 키워드 찾기 및 교체" 기능에 진입하면 인터페이스 상단에 프로세스 진행 상황이 표시됩니다: 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작. 첫 번째 단계는 파일 가져오기입니다. 스크린샷 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "지우기", "더 보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 소수의 PDF에 대해서는 "파일 추가"를 사용할 수 있으며, PDF가 모두 동일한 폴더에 있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용할 수 있습니다.
파일을 가져온 후 하단 표에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 이 예시에서는 이미 4개의 PDF 파일이 가져와졌으며 경로는 각각 D드라이브 test 디렉토리 아래에 위치합니다. 여기서는 가져온 후 파일 개수와 경로가 정확한지 먼저 확인하여 처리할 필요가 없는 PDF가 작업에 추가되지 않도록 하는 것이 좋습니다. 불필요한 파일이 발견되면 표 오른쪽의 삭제 작업을 통해 제거할 수 있습니다.
3단계: 수식 유사 텍스트 찾기 설정
파일 목록에 오류가 없음을 확인한 후, 하단의 "다음"을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 진입합니다. "찾기 방법"에서 인터페이스는 "정확한 텍스트 찾기"와 "수식을 사용하여 유사 텍스트 찾기" 두 가지 옵션을 제공합니다. 이 문서에서 처리할 내용은 완전히 고정되지 않은 내용이므로, 예를 들어 월은 April 또는 May일 수 있고, 연도는 임의의 네 자리 숫자이므로 "수식을 사용하여 유사 텍스트 찾기"를 선택해야 합니다.
스크린샷의 "찾을 키워드 목록"에는 두 줄의 규칙이 입력되어 있습니다. 첫 번째 줄은 "April|May"로 April 또는 May를 매칭함을 나타내고, 두 번째 줄은 "\d{4}"로 네 자리 숫자를 매칭함을 나타내며, 연도 매칭에 자주 사용됩니다. 오른쪽 "교체할 키워드 목록"에도 두 줄이 대응되어 입력됩니다. 첫 번째 줄은 "August", 두 번째 줄은 "2026"입니다. 이는 소프트웨어가 매칭된 April 또는 May를 August로, 매칭된 네 자리 연도를 2026으로 교체한다는 의미입니다.
여기서 핵심은 좌우 목록이 행별로 대응되어야 한다는 점입니다. 왼쪽 첫 번째 행은 오른쪽 첫 번째 행에, 왼쪽 두 번째 행은 오른쪽 두 번째 행에 대응됩니다. 더 많은 교체 규칙을 추가하려면 계속 행을 채워 나갈 수 있지만, 각 행의 찾기 규칙과 교체 결과가 올바르게 매칭되는지 반드시 확인해야 합니다. 만약 특정 행의 교체 내용이 비어 있다면, 인터페이스 안내에도 명시되어 있듯이 "입력하지 않으면 삭제를 의미"하므로, PDF 텍스트를 실수로 삭제하지 않도록 주의해야 합니다.
4단계: 계속해서 저장 위치 설정 및 처리 시작
찾기 및 교체 규칙 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭합니다. 프로세스 바에 따라 이후에는 "저장 위치 설정"과 "처리 시작" 단계로 진입하게 됩니다. 저장 위치는 처리 후 PDF가 어디에 출력될지를 결정합니다. 원본 파일을 직접 덮어쓰지 말고 새 폴더에 출력하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 PDF를 백업용으로 보관할 수 있습니다. 처리 결과에 문제가 없는지 확인한 후 원본 파일을 대체할지 결정하면 됩니다.
마지막 단계로 진입하여 실행하면, 소프트웨어가 가져온 파일 목록에 따라 PDF를 하나씩 처리하고 설정된 유사 찾기 규칙에 따라 교체를 완료합니다. 처리 종료 후, 출력 파일을 열어 무작위 검사를 진행하여 월, 연도 등 주요 필드가 예상대로 수정되었는지 확인합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 정확한 찾기가 아닌 수식 유사 찾기를 사용해야 하나요?
만약 모든 PDF의 대상 내용이 완전히 동일하다면, 예를 들어 모두 "April 13, 2017"이라면 정확한 찾기로도 교체가 가능합니다. 하지만 실제 업무 파일에는 변동이 있는 경우가 많습니다. 어떤 파일은 April이고 어떤 파일은 May이며, 연도 또한 2017, 2020 등 다양할 수 있습니다. 이때 수식 유사 찾기를 사용하면 하나의 규칙으로 여러 유사한 내용을 매칭할 수 있어 일괄 처리에 더 적합합니다.
2. "April|May" 와 "\d{4}"는 각각 무슨 뜻인가요?
"April|May"는 April 또는 May를 매칭하는 것으로 이해할 수 있으며, 세로 막대는 둘 중 하나를 선택함을 의미합니다. "\d{4}"는 연속된 네 자리 숫자를 매칭하는 것으로 이해할 수 있어, 연도를 매칭하는 데 자주 사용됩니다. 이러한 방식을 통해 소프트웨어는 텍스트 내에서 규칙에 부합하는 콘텐츠를 찾을 수 있으며, 사용자가 가능한 모든 연도를 일일이 나열할 필요가 없습니다.
3. 교체 규칙이 PDF 레이아웃에 영향을 미치나요?
PDF 자체는 레이아웃이 고정된 파일 형식이므로, 교체된 텍스트의 길이가 원본과 다를 수 있습니다. 예를 들어 August는 April보다 길기 때문에 교체 후 페이지 내 표시 위치와 차지하는 너비가 변경될 수 있습니다. 따라서 일괄 처리 완료 후, 최소한 몇 개의 PDF를 무작위로 추출하여 제목, 표, 머리글/바닥글 등의 위치가 정상적으로 표시되는지 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다.
4. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
반드시 백업할 것을 권장합니다. 일괄 처리 도구가 시간을 많이 절약해 줄 수 있지만, 규칙을 잘못 작성할 경우 영향을 받는 파일도 많아질 수 있습니다. 비교적 안전한 방법은 먼저 테스트 폴더를 하나 복사하여 소량의 PDF로 시험 실행해 보고 효과가 올바른지 확인한 후 전체 파일을 처리하는 것입니다.
요약: 와일드카드로 PDF 키워드를 교체하여 반복 작업 감소
이 문서의 예시를 통해, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하면 여러 PDF 파일의 유사한 키워드를 한 번에 찾아서 교체할 수 있음을 알 수 있습니다. PDF를 하나씩 열어 수동으로 수정하는 것과 비교하여, 와일드카드 또는 수식 유사 찾기는 날짜, 연도, 번호, 이름 등 규칙적으로 변화하는 내용을 처리하는 데 더 적합합니다. 이 예시에서 소프트웨어는 여러 PDF의 "April 또는 May"를 "August"로, 네 자리 연도를 "2026"으로 교체하여 PDF 날짜를 일괄 수정하는 효과를 실현했습니다.
PDF, docx, doc, xlsx, pptx 등의 오피스 파일을 자주 처리하고 반복 작업이 많은 경우, 일괄 처리 도구 사용을 우선 고려하는 것이 좋습니다. 소량의 파일부터 규칙을 테스트하고 오류가 없음을 확인한 후 일괄 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 정확성을 보장하면서 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.