여러 PDF를 열 때 페이지 축소판을 표시하도록 일괄 설정하는 방법은 무엇인가요? 여러 파일의 초기 보기를 통일하는 튜토리얼

많은 PDF 문서를 연 후 본문 페이지만 표시되어 사용자가 사이드바의 축소판 버튼을 반복해서 클릭해야 하므로 페이지를 찾을 때 매우 불편합니다. 이 문서에서는 오피스 소프트웨어를 사용하여 PDF 초기 보기를 일괄 수정하고, 여러 PDF 파일을 열 때 기본적으로 페이지 축소판이 표시되도록 통일 설정하는 방법을 소개합니다. 파일 추가, 페이지 축소판 표시 선택, 저장 위치 설정 및 처리를 시작하면 문서 속성을 하나씩 수정하는 반복 작업을 줄일 수 있어 계약서, 보고서, 기록물, 설명서 등 여러 페이지로 된 PDF의 일괄 정리 및 전달에 적합합니다.

계약서, 프로젝트 보고서, 제품 설명서, 스캔 문서 또는 전자 자료를 정리할 때 자주 마주치는 간단해 보이지만 매우 시간이 오래 걸리는 문제가 있습니다. PDF 파일은 정상적으로 열리지만, 리더가 기본적으로 본문 영역만 표시하고 왼쪽의 페이지 축소판 패널은 자동으로 펼쳐지지 않는다는 점입니다. 사용자가 특정 페이지로 빠르게 이동하려면 먼저 수동으로 사이드바를 연 다음 축소판 보기로 전환해야 합니다. 파일이 한두 개뿐이라면 이 작업은 복잡하지 않지만, 폴더에 수십 개 또는 수백 개의 PDF가 있으면 파일을 하나씩 열고 수정한 후 초기 보기를 저장하는 과정에서 많은 반복 작업이 발생합니다.

이 문서에서 해결하고자 하는 문제는 바로 PDF를 열 때 축소판이 표시되도록 일괄 설정하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 과 같은 파일 일괄 처리용 오피스 소프트웨어를 사용하면 여러 PDF를 한 번에 가져와 초기 보기를 통일되게 수정할 수 있으며, 지원되는 PDF 리더에서 문서를 열었을 때 페이지 축소판이 바로 표시되도록 할 수 있습니다. 전체 과정에서 문서 속성에 하나씩 들어갈 필요가 없으므로 대량의 PDF를 표준화하여 정리하는 데 적합합니다.

1. PDF 초기 보기를 일괄 설정하기에 적합한 상황

페이지 축소판은 PDF의 각 페이지 내용을 작은 이미지 형태로 보여 줍니다. 페이지 수가 많은 파일의 경우 단순히 페이지 번호를 입력하는 것보다 더 직관적이어서, 사용자는 표지, 목차, 표, 그림 또는 레이아웃을 기준으로 대상 페이지를 빠르게 판단할 수 있습니다. 따라서 PDF가 기본적으로 축소판을 표시하도록 일괄 설정하는 것은 특히 다음과 같은 상황에 적합합니다.

• 계약서 및 입찰 자료: 계약 본문, 첨부 파일, 서명 페이지가 서로 다른 위치에 분포하는 경우가 많으며, 열었을 때 페이지 축소판이 표시되면 핵심 내용을 더 빠르게 찾을 수 있습니다.
• 감사 보고서 및 프로젝트 보고서: 보고서에는 목차, 본문, 도표, 부록이 포함될 수 있습니다. 축소판 패널은 독자가 문서 구조를 파악하는 데 도움이 됩니다.
• 스캔 문서: 스캔으로 생성된 PDF는 북마크가 없는 경우가 많아 페이지 축소판이 중요한 탐색 수단이 됩니다.
• 제품 매뉴얼 및 교육 자료: 사용자는 페이지 레이아웃 미리 보기를 통해 조작 설명도, 매개변수 표 또는 특정 장을 빠르게 찾을 수 있습니다.
• 자료 전달 및 보관: 고객, 동료 또는 기록물 부서에 PDF를 일괄 전달하기 전에 초기 보기를 통일하면 파일마다 열리는 방식이 다른 문제를 줄일 수 있습니다.

유의할 점은 이 처리가 PDF의 열기 보기 기본 설정을 수정하는 것이며, 핵심 목표는 리더가 문서를 열 때 페이지 축소판을 우선 표시하도록 하는 것입니다. 이는 PDF 페이지를 JPG나 PNG 이미지로 변환하는 것이 아니며, 여러 PDF를 하나의 파일로 병합하는 것도 아닙니다.

2. 효과 미리 보기: 처리 전과 처리 후의 차이

1) 처리 전: PDF를 열면 본문 페이지만 표시됨

아래는 처리 전 예시입니다. PDF 리더에서 문서를 열면 주 영역에 연속 페이지가 표시되지만, 페이지 축소판 탐색 모음은 펼쳐지지 않습니다. 독자는 페이지를 스크롤하거나 페이지 번호를 입력하거나, 리더에서 사이드바 버튼을 직접 클릭해야 합니다.

10페이지 이내의 짧은 문서에서는 이 표시 방식의 영향이 크지 않을 수 있지만, 수십 페이지나 수백 페이지에 달하는 보고서에서는 축소판이 없으면 페이지를 찾는 비용이 현저히 늘어납니다. 특히 파일에 목차나 북마크가 없는 경우 독자가 특정 페이지에 어떤 내용이 있는지 빠르게 판단하기 어렵습니다.

2) 처리 후: 열 때 페이지 축소판이 바로 표시됨

일괄 설정을 완료한 후 PDF 초기 보기 기본 설정을 읽을 수 있는 리더에서 파일을 열면 왼쪽에 페이지 축소판 목록이 바로 나타납니다. 본문은 계속 정상적으로 표시되며, 동시에 임의의 축소판을 클릭하여 해당 페이지로 이동할 수 있습니다.

처리 후 효과를 보면 축소판이 페이지 번호 순서로 배열되어 표지, 목차, 본문 및 도표 페이지를 직관적으로 미리 볼 수 있습니다. 분량이 긴 PDF의 경우 이러한 열기 방식이 탐색, 검토 및 발표에 더 유리합니다. 실제 인터페이스 레이아웃은 PDF 리더에 따라 달라질 수 있지만, 설정 목표는 동일합니다. 즉 페이지 축소판이 문서를 열 때의 탐색 패널이 되도록 하는 것입니다.

3. 작업 단계: 여러 PDF를 열 때 축소판이 표시되도록 일괄 설정

1단계: PDF 초기 보기 설정 기능으로 들어가기

HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고 왼쪽 도구 분류에서 “PDF 도구”로 들어간 다음 기능 목록에서 “PDF 초기 보기 설정”을 찾습니다. 인터페이스 안내에 따르면 이 기능은 PDF 파일을 열 때의 탐색 패널, 페이지 표시 방식 및 기본 확대 비율을 일괄 설정하는 데 사용됩니다.

이번 작업에서는 열 때 표시되는 탐색 패널만 통일되게 제어하면 되므로, 이후에는 “열 때 표시” 옵션에 중점을 두고 설정합니다. 이 전용 기능을 선택하면 작업 흐름에 따라 파일을 한곳에서 가져올 수 있어, 리더에서 문서 속성을 하나씩 찾을 필요가 없다는 장점이 있습니다.

2단계: 처리할 PDF 파일 추가하기

기능 페이지로 들어가면 첫 단계는 “처리할 레코드 선택”입니다. 파일 수가 적으면 “파일 추가”를 클릭하여 해당 PDF를 선택하면 되고, 처리할 문서가 같은 디렉터리에 모여 있다면 “폴더에서 파일 가져오기”를 사용하여 반복 선택 횟수를 줄일 수 있습니다.

파일이 성공적으로 추가되면 목록에 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 스크린샷에서는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 네 개의 레코드가 한 번에 추가되었으며, 이는 소프트웨어가 같은 작업에서 여러 PDF를 일괄 처리할 수 있음을 보여 줍니다. 다음 단계로 넘어가기 전에 다음 사항을 확인하는 것이 좋습니다.

1. 목록의 파일이 모두 이번에 초기 보기를 설정해야 할 PDF인지 확인합니다.
2. 경로 열을 통해 이름은 같지만 다른 폴더에 있는 문서를 잘못 선택했는지 판단합니다.
3. 처리할 필요가 없는 파일이 추가된 경우 해당 레코드 오른쪽의 삭제 작업을 사용해 작업에서 제외할 수 있습니다.
4. 레코드 수가 예상과 일치하는지 확인한 다음 하단의 “다음”을 클릭합니다.

여기서의 삭제 작업은 현재 처리 대기 목록에만 적용되며, 디스크의 원본 파일을 삭제하는 것으로 이해해서는 안 됩니다. 실수를 방지하려면 일괄 작업을 시작하기 전에 파일 목록을 확인하고 중요한 자료의 백업을 유지해야 합니다.

3단계: 열 때 표시 활성화 및 페이지 축소판 선택하기

“처리 옵션 설정”으로 들어간 후 “열 때 표시” 스위치를 켭니다. 활성화하면 인터페이스에 “사이드바 표시 안 함”, “북마크 표시”, “페이지 축소판 표시” 세 가지 옵션이 제공됩니다. “페이지 축소판 표시”를 선택하면 이번 일괄 처리 작업의 열기 탐색 방식을 축소판 패널로 설정할 수 있습니다.

이 페이지에서는 “페이지 표시 방식”과 “기본 확대 방식”이라는 두 개의 독립된 설정 영역도 볼 수 있습니다. 이 문서의 목표는 PDF를 열 때 기본적으로 축소판이 표시되도록 일괄 설정하는 것뿐이므로, 작업을 완료하기 위해 이 두 항목을 추가로 활성화할 필요는 없습니다. 활성화하지 않은 상태를 유지하면 원본 문서의 페이지 레이아웃이나 확대 기본 설정을 의도치 않게 변경하는 일을 피할 수 있습니다. 설정을 마친 후 “다음”을 클릭합니다.

4단계: 저장 위치 설정하기

상단 흐름 안내에 따르면 다음 단계는 “저장 위치 설정”입니다. 처리된 파일은 “축소판 설정 완료” 또는 “PDF 초기 보기 처리 결과”와 같은 별도의 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리 효과를 비교하기 쉬울 뿐 아니라 원본 파일과 결과 파일이 섞이는 것을 방지할 수 있습니다.

소프트웨어에서 원본 파일 덮어쓰기와 관련된 옵션을 제공하는 경우, 백업 및 출력 규칙을 확인한 후 사용 여부를 결정해야 합니다. 계약서, 재무 자료, 공식 문서 등 중요한 파일의 경우 먼저 사본을 출력하고 이상이 없는지 확인한 후 원본 파일을 교체하는 것이 더 안전합니다.

5단계: 일괄 처리 시작 및 결과 표본 확인하기

흐름의 “처리 시작” 단계로 들어가면 작업을 시작하고 완료될 때까지 기다립니다. 일괄 처리 중에는 읽고 있는 원본 파일을 이동하거나 이름을 바꾸거나 삭제하지 말아야 하며, 출력 디렉터리에 충분한 공간과 정상적인 쓰기 권한이 있는지도 확인해야 합니다.

처리가 끝나면 결과 디렉터리에서 PDF 몇 개를 무작위로 열어 다음 세 가지를 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 파일이 정상적으로 열리는지, 왼쪽에 페이지 축소판이 자동으로 표시되는지, 페이지 수와 본문 내용이 처리 전과 일치하는지입니다. 표본 확인 시에는 실제 전달 환경에서 사용할 PDF 리더를 사용하는 것이 최종 표시 효과를 판단하는 데 가장 좋습니다.

4. 일괄 처리가 하나씩 설정하는 것보다 효율적인 이유

PDF 한 개를 수동으로 수정하려면 일반적으로 파일을 열고 속성 또는 보기 설정으로 들어가 탐색 패널을 선택한 다음 저장하고 닫아야 합니다. 한 개에 1분밖에 걸리지 않더라도 100개의 파일을 처리하려면 시간이 오래 걸리고 중간에 누락되기 쉽습니다. 오피스 소프트웨어로 일괄 작업을 한 번 만들어 두면 동일한 설정을 전체 파일 목록에 적용할 수 있으며, 작업자는 입력, 매개변수, 출력 결과만 집중적으로 확인하면 됩니다.

일괄 처리는 자료의 규범성도 높일 수 있습니다. 하나씩 작업할 때 어떤 파일은 축소판으로 설정되고 어떤 파일은 실수로 북마크로 설정되거나 저장을 잊는 경우가 있을 수 있지만, 통일된 작업은 같은 배치로 전달되는 파일의 열기 경험을 일관되게 유지하는 데 도움이 됩니다. 이러한 일관성은 문서 정리, 고객 전달, 팀 내부 자료 보관함에 특히 중요합니다.

5. 자주 묻는 질문 및 유의 사항

1) 처리 후 축소판이 표시되지 않는 이유

PDF 리더마다 문서 초기 보기 기본 설정에 대한 지원 수준이 다를 수 있으며, 일부 리더는 사용자 본인의 인터페이스 설정이나 마지막 읽기 상태를 우선 사용하기도 합니다. 이런 경우 파일을 닫았다가 다시 열어 보거나, 일반적인 데스크톱 PDF 리더로 바꿔 확인해 보는 것이 좋습니다. 브라우저 내장 미리 보기만으로 처리 실패를 판단해서는 안 됩니다.

2) 축소판 설정이 PDF 내용을 변경하나요?

이 작업은 문서를 열 때의 탐색 보기를 대상으로 하며, 본문 편집, 페이지 삭제 또는 재편집과 같지 않습니다. 다만 문서 속성에 일괄 쓰기를 하는 모든 작업은 중요한 원본 파일을 먼저 백업하고, 결과의 페이지 수, 텍스트, 이미지 및 서명 표시를 표본 확인하는 것이 좋습니다.

3) 확대 및 페이지 레이아웃을 동시에 수정할 수 있나요?

작업 인터페이스에는 실제로 “페이지 표시 방식”과 “기본 확대 방식” 설정 영역이 제공됩니다. 그러나 현재 요구 사항이 열 때 페이지 축소판을 표시하는 것뿐이라면 필요한 옵션만 활성화하는 것이 좋습니다. 이후에 단일 페이지, 연속 페이지 또는 확대 비율을 통일해야 할 필요가 생기면 실제 전달 기준에 따라 별도로 설정하고 테스트하면 됩니다.

4) 암호화된 PDF를 정상적으로 처리할 수 있나요?

PDF가 암호, 권한 또는 보안 정책의 제한을 받는 경우 소프트웨어가 초기 보기 정보를 기록하지 못할 수 있습니다. 처리 전에 자신에게 합법적인 작업 권한이 있는지 확인하고 먼저 소량의 샘플에서 테스트해야 합니다. 디지털 서명이 있거나 서명 유효성을 유지해야 하는 파일도 신중하게 수정하고 원본을 보관해야 합니다.

5) 일괄 작업 완료 후 전부 확인해야 하나요?

파일 수가 적으면 하나씩 확인하고, 많으면 출처, 페이지 수, 레이아웃이 다른 PDF를 포함해 표본 검사 방식을 사용할 수 있습니다. 문서를 공식 보관하거나 외부에 전달할 경우에는 검사 비율을 높이고 처리 로그나 결과 목록을 보관하는 것이 좋습니다.

6. 요약

많은 PDF를 열 때 기본적으로 축소판이 표시되도록 일괄 설정하려면 HeSoft Doc Batch Tool 에서 “PDF 도구”로 들어가 “PDF 초기 보기 설정”을 선택하고, 파일을 일괄 추가한 다음 “열 때 표시”를 활성화하고 “페이지 축소판 표시”를 선택한 후 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하면 됩니다. PDF를 하나씩 열어 설정을 수정하는 방식과 비교하면, 이러한 일괄 처리 방식은 반복 클릭을 크게 줄이면서 동일한 배치의 계약서, 보고서, 문서 및 매뉴얼이 더 통일된 읽기 진입점을 갖도록 합니다.

여러 페이지로 된 PDF 한 묶음을 정리하려는 경우, 먼저 두세 개의 파일을 골라 테스트하여 대상 리더가 예상대로 축소판을 표시하는지 확인한 후 전체 폴더를 가져와 일괄 처리하는 것이 좋습니다. 완료 후 원본 파일을 보관하고 결과를 표본 확인하면 효율을 높이는 동시에 실수 위험을 낮출 수 있습니다.