Lors du traitement de documents Word contenant des informations sensibles, si le document est transmis directement par e-mail ou via un appareil mobile, il existe un risque qu'il soit consulté par des personnes non autorisées. C'est pourquoi nous avons souvent besoin de protéger les fichiers. En définissant un mot de passe pour l'ouverture du fichier Word, il est possible d'établir un contrôle d'accès de base au document. Seuls les utilisateurs qui saisissent le mot de passe correct peuvent consulter et modifier le contenu du document. Cette méthode ne modifie pas la mise en forme ni la disposition d'origine du document, tout en empêchant efficacement tout accès non autorisé. Les outils permettant de chiffrer le document sont les suivants : HeSoft Doc Batch Tool , les outils de compression, la fonction de chiffrement intégrée au système Windows. Nous allons maintenant décrire les caractéristiques fonctionnelles de ces outils, ainsi que leurs méthodes d'utilisation spécifiques.
Aperçu des résultats
Avant le traitement, le contenu du document peut être consulté directement en l'ouvrant :
Après le traitement, il faut saisir le mot de passe correct pour ouvrir le document :
I. HeSoft Doc Batch Tool
Avantages :
- Permet de définir des mots de passe pour un grand nombre de fichiers simultanément, pour une opération efficace.
- Possibilité de définir un mot de passe d'ouverture de fichier, un mot de passe de lecture seule du contenu, un mot de passe de restriction de modification et d'autres méthodes de chiffrement, répondant aux besoins de chiffrement variés des utilisateurs.
Inconvénients :
- Nécessite l'installation du logiciel sur l'ordinateur avant de pouvoir utiliser cette fonction.
Procédure :
1. Ouvrez 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, cliquez sur 【Outils Word】. L'interface du logiciel affichera les fonctions de traitement pour les documents Word, comme illustré ci-dessous, puis cliquez sur 【Ajouter une protection par mot de passe Word】.
2. Cliquez sur 【Ajouter des fichiers】 pour ajouter tous les fichiers Word à chiffrer, sans limitation du nombre ou de la taille des fichiers.
3. Après être entré dans la page de configuration du mot de passe, sélectionnez le type de mot de passe à appliquer, cliquez sur le curseur devant l'option, puis saisissez le mot de passe dans le champ de saisie.
4. Ensuite, définissez l'emplacement de sauvegarde des fichiers pour lancer le traitement. Une fois que tous les documents sont chiffrés, l'interface du logiciel s'affichera comme suit.
II. Chiffrer avec un logiciel de compression
Avantages :
- De nombreux systèmes d'exploitation intègrent un logiciel de compression ou une fonction de compression, utilisable directement, pour une opération très simple.
- La compression des fichiers peut réduire leur taille, économisant de l'espace mémoire et facilitant leur transfert.
- Possibilité de compresser un grand nombre de documents dans une seule archive et de définir un mot de passe unique.
Inconvénients :
- Une fois le fichier compressé, l'ouverture nécessite à la fois la saisie du mot de passe et la décompression, ce qui rend les étapes d'ouverture plus fastidieuses.
- Ne permet pas de définir des mots de passe distincts pour plusieurs fichiers en une seule fois.
Procédure :
1. Dans l'explorateur de fichiers, trouvez et sélectionnez le(s) fichier(s) à compresser, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier, puis cliquez sur 【Ajouter au fichier compressé】 dans le menu contextuel qui apparaît.
2. Le système affichera la fenêtre des paramètres de compression. Sélectionnez 【Définir le mot de passe】, une fenêtre de configuration du mot de passe s'ouvrira. Saisissez le mot de passe souhaité, puis cliquez sur 【OK】 pour finaliser la configuration du chiffrement.
3. Après avoir ouvert l'archive, vous devez saisir le mot de passe correct pour pouvoir ouvrir le document Word chiffré.
III. Fonction de chiffrement de fichiers du système Windows
Avantages :
- Fonction de chiffrement intégrée au système Windows, permettant de chiffrer des fichiers Word, Excel, PDF, etc. Les utilisateurs de Windows peuvent l'utiliser directement sur leur ordinateur sans installer de logiciel supplémentaire.
Inconvénients :
- Ne permet pas le traitement par lots. Chaque opération ne traite qu'un seul fichier Word, ce qui ne convient pas aux utilisateurs ayant besoin de traiter un grand nombre de fichiers.
- La protection des fichiers peut être insuffisante ; d'autres appareils pourraient encore ouvrir et visualiser le contenu du document après le chiffrement.
Procédure :
1. Dans l'explorateur de fichiers, trouvez le fichier à chiffrer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier. Dans la liste du menu contextuel, cliquez sur 【Propriétés】, une fenêtre d'informations sur le fichier s'ouvrira.
2. Cliquez successivement sur 【Général】 → 【Avancé】, cochez 【Chiffrer le contenu pour sécuriser les données】, puis cliquez sur 【OK】 et enregistrez les paramètres.
3. Une fois la configuration terminée, le message de verrouillage suivant apparaîtra lors de la prochaine ouverture du fichier.
Résumé
Cet article a partagé trois méthodes pour traiter le chiffrement des fichiers Word. La méthode I, en plus de pouvoir définir un mot de passe d'ouverture de fichier, permet également de définir des mots de passe pour la visualisation et la modification, ce que les autres méthodes ne couvrent pas. De plus, la méthode I prend également en charge le chiffrement par lots de fichiers, ce qui est très adapté aux utilisateurs ayant besoin de traiter un grand nombre de fichiers en une seule fois.
Comparées à la méthode I, les méthodes II et III peuvent avoir une efficacité de chiffrement moindre. L'utilisation de la fonction de compression pour chiffrer les fichiers a l'avantage de réduire leur taille et de faciliter leur transfert, mais l'ouverture d'une archive est plus fastidieuse que celle d'un document et peut ne pas être prise en charge par les appareils mobiles. L'utilisation de la fonction intégrée de Windows pour le chiffrement n'a pas d'étape explicite de définition de mot de passe, et le document chiffré peut encore être ouvert directement, offrant une garantie de sécurité insuffisante.
Par conséquent, la méthode I est davantage recommandée. Elle permet de définir directement un mot de passe d'ouverture pour les documents Word, garantissant à la fois la simplicité du processus d'ouverture et la sécurité du document.