Wenn der Dateiname aus einer Nummer und einem Stadtcode besteht, wie z.B. 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, und alle Dateien in einem einzigen Ordner liegen, ist das spätere Suchen und Ausliefern mühsam. Dieser Artikel erklärt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool automatisch Ordner wie LON, PAR, NYC, SYD, TYO basierend auf dem Stadtcode nach der Dateinamensnummer erstellen und die entsprechenden Dateien stapelweise archivieren können.
Von vielen Geschäftssystemen exportierte Dateien werden häufig nach dem Schema „Nummer + Klassifizierungscode“ benannt. Die Nummer dient zur Sicherstellung der Eindeutigkeit, der nachfolgende Code kennzeichnet Stadt, Region, Filiale, Abteilung oder Projekt. Beispielsweise bei Dateien wie 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10166063SYD.txt ist der vordere Teil die Nummer und die letzten 3 Buchstaben sind die eigentlichen, für die Ablage relevanten Klassifizierungsinformationen.
Das Problem ist, dass das Dateisystem diese Codes nicht automatisch versteht. Wenn alle Dateien im selben Verzeichnis liegen, müssen Benutzer weiterhin manuell nach LON, PAR, NYC, SYD, TYO sortieren. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit Bürosoftware wie HeSoft Doc Batch Tool den Stadcode am Ende des Dateinamens erkennen, stapelweise entsprechende Ordner erstellen und die Dateien automatisch gemeinsam ablegen können. Diese Methode eignet sich für eine große Anzahl von txt-Dateien sowie für die stapelweise Organisation gängiger Bürodateien wie doc, docx, xls, xlsx, pdf.
Anwendungsszenario: Dateien mit Stadt- oder Klassifizierungscode nach der Nummer
Wenn die Dateinamenstruktur relativ einheitlich ist, eignet sich die Klassifizierung nach den Endzeichen am besten. Zum Beispiel „Bestellnummer + Stadcode“, „Kundennummer + Regionalcode“, „Gerätenummer + Standortcode“, „Vertragsnummer + Projektcode“ usw. Die für den Benutzer wirklich relevante Klassifizierungsinformation steht nicht am Anfang, sondern an einer festen Position am Ende des Dateinamens.
Wie im Screenshot dieses Artikels zu sehen, sind LON, PAR, NYC, SYD, TYO in den Dateinamen alle 3 Buchstaben lang und stehen vor der Erweiterung. Müsste man solche Dateien manuell organisieren, wäre es nötig, zuerst einen LON-Ordner zu erstellen, alle LON-Dateien zu suchen und hineinzuverschieben, und dies dann für PAR, NYC, SYD, TYO zu wiederholen. Je mehr Kategorien und je mehr Dateien, desto deutlicher wird die repetitiv Tätigkeit.
Mit einem Stapelverarbeitungstool kann die Regel „Lese die letzten 3 Zeichen und klassifiziere danach“ eingerichtet werden. Die Software übernimmt dann automatisch die Erkennung, Ordnererstellung und Ablage. Für Positionen, die regelmäßig heruntergeladene Dateien, Systemexporte oder Lieferantendateien ordnen müssen, macht diese Methode die Dateiablage standardisierter und leichter wiederverwendbar.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung liegen alle Stadcode-Dateien gemischt vor
Im Verzeichnis vor der Verarbeitung sind alle txt-Dateien aneinandergereiht. Obwohl die Dateinamen bereits Stadcodes enthalten, sind die Dateien aus Sicht der Ordnerstruktur nicht unterschieden.
Die rot markierten Stellen im Screenshot zeigen den 3-stelligen Code am Ende des Dateinamens. Beispielsweise ist das Ablagekriterium für die erste Datei 10102271LON.txt der Code LON, für die zweite 10103956PAR.txt der Code PAR. Solange diese Codes die gleiche Länge haben, kann die Software sie mit einer festen Anzahl vom Ende her ausschneiden.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung automatisch erstellte Stadcode-Ordner
Nach Abschluss der Verarbeitung sind die ursprünglich gemischten Dateien in mehrere Ordner sortiert. Im Zielverzeichnis sind nun Ordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO zu sehen, deren Namen genau den Stadcodes am Ende der Dateinamen entsprechen.
Diese Struktur eignet sich besser für die Büroablage. Möchte man später Daten einer bestimmten Stadt zählen, eine Art von Dateien komprimiert an Kollegen senden oder nur einen bestimmten Datentyp sichern, kann man direkt in den entsprechenden Ordner wechseln und muss nicht mehr aus einer großen Anzahl von Dateien herausfiltern.
Vorgehensschritte: Vom Importieren der Dateien bis zur automatischen Ablage nach Stadcode
Schritt 1: Das Modul zur Dateiorganisation öffnen
Nach dem Aufruf von HeSoft Doc Batch Tool bietet die linke Navigationsleiste mehrere Werkzeugkategorien. Da die Aufgabe diesmal darin besteht, den Speicherort von Dateien zu ordnen und nicht den Dokumentinhalt zu bearbeiten, wählen Sie Dateiorganisation.
Wählen Sie auf der Seite zur Dateiorganisation Dateien nach Dateiname klassifizieren. Diese Funktion dient dazu, Dateien stapelweise nach Dateinamensregeln zu klassifizieren und passt genau zum Ablagebedarf „Stadcode nach der Nummer“. Nach der Auswahl gelangen Sie in den Assistenten und folgen dem Prozess, um die Aufgabe abzuschließen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist, dass Sie die richtige Aufgabenseite betreten. Wählt man versehentlich „Dateien nach Erweiterung klassifizieren“, sortiert die Software nach Formaten wie txt, docx, pdf und nicht nach LON, PAR, NYC. Stellen Sie daher sicher, dass die Klassifizierung nach Dateiname ausgewählt ist.
Schritt 2: Stapelimport der abzulegenden Dateien
Im ersten Schritt der Verarbeitungsseite „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ können Sie auf Dateien hinzufügen oder Dateien aus Ordner importieren klicken. Wenn sich alle diese Dateien im selben Verzeichnis befinden, z. B. D:\test im Screenshot, ist „Dateien aus Ordner importieren“ bequemer.
Nach dem Import werden die Dateiinformationen in einer Liste angezeigt. Die Liste enthält Spalten wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit. Es wird empfohlen, hier drei Punkte zu prüfen: Erstens, ob die Anzahl der Datensätze der Erwartung entspricht; zweitens, ob der Pfad das richtige Verzeichnis ist; drittens, ob das Dateinamenende den zu klassifizierenden Stadcode trägt.
Im Screenshot beträgt die Datensatzanzahl 20, was bedeutet, dass die zu verarbeitenden Dateien erfolgreich hinzugefügt wurden. In der Namensspalte sind verschiedene Endungen wie LON, PAR, SYD, NYC, TYO zu sehen. Klicken Sie nach der Bestätigung auf Weiter, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen.
Schritt 3: Nach den letzten 3 Zeichen klassifizieren
Nach dem Betreten von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie verschiedene Klassifizierungsmethoden. Da sich der Stadcode am Ende des Dateinamens befindet, wählen Sie Nach den letzten Zeichen klassifizieren.
Tragen Sie im Eingabefeld „Anzahl“ die Zahl 3 ein. Die 3 entspricht hier der Länge des Stadcodes: LON, PAR, NYC, SYD, TYO sind alle 3-stellige Buchstabenkombinationen. Die Software extrahiert anhand dieser Anzahl die Zeichen vom Ende des Dateinamens und verwendet das Ergebnis als Namen für den Klassifizierungsordner.
Beispielsweise wird 10166063SYD.txt als SYD-Klasse, 10202656TYO.txt als TYO-Klasse und 10359600PAR.txt als PAR-Klasse erkannt. Solange die Regel einheitlich ist, muss nicht für jede Datei einzeln angegeben werden, in welchen Ordner sie soll.
Im unteren Teil der Seite gibt es noch die Option „Groß-/Kleinschreibung konvertieren“. Im Beispiel bleibt es bei „Standard“, d.h. die Schreibweise der Buchstaben am Dateinamenende wird nicht geändert. Falls in der Praxis lon, Lon und LON gemischt vorkommen und alle dem LON-Ordner zugeordnet werden sollen, kann dies mit den angebotenen Konvertierungsoptionen vereinheitlicht werden. Ist die Dateibenennung bereits standardisiert, kann die Standardeinstellung beibehalten werden.
Schritt 4: Ausgabeort wählen und Ausführung starten
Klicken Sie nach der Einrichtung der Klassifizierungsregeln auf Weiter. Gemäß dem Prozess in der oberen Leiste folgt nun Speicherort festlegen. Es wird empfohlen, das Ergebnis in einem neuen Zielverzeichnis zu speichern, z.B. einem Ordner namens „Stadcode-Klassifizierungsergebnis“, um es von den Originaldateien zu unterscheiden.
Nach Bestätigung des Speicherorts gelangen Sie zur Phase Verarbeitung starten. Die Software erstellt automatisch Ordner basierend auf den letzten 3 Zeichen des Dateinamens und legt die entsprechenden Dateien darin ab. Danach sehen Sie die Ordnerstruktur mit den Stadcodenamen, wie LON, PAR, NYC, SYD, TYO.
Dieser Schritt vollzieht die endgültige Ablage. Der Benutzer muss nicht vorab manuell alle Stadtordner erstellen oder dateiweise nach Kategorien suchen. Die Software führt dies nach Regel stapelweise aus, was besonders für Büroprozesse geeignet ist, bei denen gleichartige Dateien wiederholt verarbeitet werden müssen.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Was tun, wenn der Stadcode nicht 3-stellig ist?
Falls Ihr Stadt- oder Klassifizierungscode nicht 3-stellig ist, müssen Sie nur die tatsächliche Länge im Feld „Anzahl“ eintragen. Bei 2-stelligen Codes wie BJ, SH, GZ tragen Sie 2 ein; bei 4-stelligen Codes wie AREA, SALE tragen Sie 4 ein. Die Anzahl muss mit der Länge des auszuschneidenden Codes übereinstimmen.
2. Beeinflusst es, wenn die Nummern am Dateianfang unterschiedlich lang sind?
Im Allgemeinen nicht. Da diese Methode Zeichen vom Ende her ausschneidet, kann die Länge der vorderen Nummer variieren. Solange der Klassifizierungscode stabil am Dateinamenende steht und die Länge gleich ist, funktioniert die Klassifizierung nach Endzeichen.
3. Können Dateien mit unterschiedlichen Erweiterungen zusammen verarbeitet werden?
Das kann je nach Bedarf gemeinsam erfolgen. Die Klassifizierung nach Dateiname konzentriert sich auf die Klassifizierungszeichen im Namen, nicht auf die Erweiterung. Wenn z.B. 10102271LON.docx, 10102272LON.pdf, 10102273LON.xlsx alle den Endcode LON haben, können sie dem LON-Ordner zugeordnet werden. Es wird jedoch empfohlen, vor der Verarbeitung sicherzustellen, dass die Namensregel einheitlich ist, um das versehentliche Einmischen unerwünschter Dateien zu vermeiden.
4. Entspricht der Ordnername nach der Verarbeitung genau den Endzeichen?
Aus den Beispielergebnissen geht hervor, dass die Ordnernamen nach der Verarbeitung genau die aus dem Dateinamenende ausgeschnittenen Zeichen sind, z. B. LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Stellen Sie daher beim Festlegen der Anzahl sicher, dass das ausgeschnittene Ergebnis dem gewünschten Klassifizierungsnamen entspricht.
5. Wie kann ich das Risiko bei der ersten Nutzung minimieren?
Es wird empfohlen, zuerst einige Beispieldateien zu kopieren und zu testen, um zu bestätigen, dass LON-Dateien tatsächlich im LON-Ordner und PAR-Dateien im PAR-Ordner landen, bevor die Stapelverarbeitung auf das gesamte Verzeichnis angewendet wird. Zudem sollte als Ausgabeort idealerweise ein neues Verzeichnis gewählt werden, um Kontrolle und Rückabwicklung zu erleichtern.
Fazit: Nummerierte Dateien automatisch anhand des Endcodes in eine übersichtliche Verzeichnisstruktur bringen
Dateien mit Nummern und Stadcodes sind weit verbreitet, doch ohne Werkzeugunterstützung ist die Organisation sehr repetitiv. Mit der Funktion „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ von HeSoft Doc Batch Tool können Sie direkt basierend auf den letzten Zeichen des Dateinamens Ordner erstellen und die Dateien automatisch gemeinsa ablegen. Im Beispiel dieses Artikels wurden die Dateien nach Eingabe der Anzahl 3 in Ordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO sortiert, was eine Verzeichnisstruktur schafft, die auf den ersten Blick klar ist.
Wenn Sie viele Dateien haben, die nach Nummern benannt sind und am Ende einen Klassifizierungscode tragen, können Sie den Schritten in diesem Artikel folgen: Gehen Sie zur Dateiorganisation, wählen Sie Klassifizierung nach Dateiname, importieren Sie Dateien, richten Sie „Nach den letzten Zeichen klassifizieren“ ein, geben Sie die Codelänge an, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. So kann die Arbeit, die sonst viel manuelles Aussortieren erfordert, der Bürosoftware überlassen werden, was Fehler reduziert und die Effizienz der Dateiablage steigert.