Im globalen Geschäftsbetrieb werden empfangene Textdatendateien, die nach Datum, Region oder Projekt in Ordnern organisiert sind, grundsätzlich in einzelnen entsprechenden Ordnern gespeichert. Jeder Ordner enthält verstreute TXT-Dateien. Dieses fragmentierte Format führt zu einer drastischen Abnahme der Effizienz bei nachfolgenden Überprüfungen und der Datenerfassung. Dies macht sich vor allem bei der Analyse zusammengeführter Berichte oder der Vorbereitung abteilungsübergreifend gemeinsam genutzter Informationen bemerkbar. Wenn wir Textdateien aus jedem Ordner manuell in einer Datei zusammenführen, bleibt uns nur die Möglichkeit, Datei für Datei zu kopieren und einzufügen, was jedoch das Risiko inhaltlicher Auslassungen erhöht.
Was wäre, wenn wir automatisch jede TXT-Datei eines Ordners zu einer einzigen Textdatei zusammenführen und diesen Vorgang gleichzeitig in mehreren Ordnern wiederholen könnten – würde das unsere Arbeit nicht mit halbem Aufwand erledigen? Als Nächstes erläutern wir eine vereinfachte Technik zum ordnerweisen Stapelzusammenführen von TXT-Dateien, mit der verstreute TXT-Informationsdateien in zusammenhängende, leicht zu handhabende Dokumente umgewandelt werden.
Wann sollte man alle TXT-Dateien eines Ordners zu einer einzigen Datei zusammenführen?
Wenn zu viele Dateien zentralisiert werden müssen
Wenn sich in einem Ordner dutzende oder sogar hunderte TXT-Dateien befinden, jede mit einem anderen Namen und stark verstreuten Inhalten, muss man jede einzeln öffnen, um einen Teil der Informationen einzusehen – das ist sehr zeitaufwendig. Fasst man hingegen alle TXT-Dateien zu einer einzigen Datei zusammen, sind sämtliche Inhalte beisammen, das Durchsuchen und Stöbern wird deutlich bequemer, man muss nicht mehr jede Datei einzeln anklicken, und die Effizienz verbessert sich spürbar.
Zusammengeführte Dateien erleichtern die Abgabe
In Studien-, Arbeits- oder Projektberichtsszenarien wird in der Regel eine einzelne Datei eingereicht oder hochgeladen, nicht ein Haufen verstreuter Einzeldateien. Hat man lauter TXT-Dokumente zur Hand, ist es mühsam und fehleranfällig, sie einzeln in Word oder eine Notiz-App zu kopieren. Indem man alle TXT-Dateien eines ganzen Ordners automatisch zu einer vollständigen Datei zusammenführt, erhält man schnell ein sauberes, einheitliches Inhaltsdokument.
Nach dem Zusammenführen leichter zu ordnen und zu analysieren
Manche Systeme erzeugen TXT-Protokolle, Scandaten usw. und produzieren dabei häufig viele kleine Dateien. Betrachtet man sie einzeln, übersieht man leicht wichtige Informationen. Fasst man alle TXT-Dateien eines Ordners zu einer einzigen Datei zusammen, kann man anschließend auf einen Schlag mit der Suche die entscheidenden Inhalte finden, was die Datenverarbeitung erheblich vereinfacht.
Vorschau auf das Ergebnis: Stapelweises Zusammenführen aller Textdateien aus mehreren Ordnern zu jeweils mehreren Dateien
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Schritte zum stapelweisen Zusammenführen von TXT-Notizdateien in Ordnern
1. Öffnen Sie 【 HeSoft Doc Batch Tool 】 und wählen Sie 【Textwerkzeuge】 – 【Mehrere Textordner zu mehreren Dateien zusammenführen】.
2. Wählen Sie 【Ordner hinzufügen】, importieren Sie die Ordner mit den zahlreichen zusammenzuführenden TXT-Dateien (Sie können sie auch direkt per Drag & Drop unten einfügen) und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Im Einstellungsbildschirm für die Optionen wählen Sie die Sortiermethode – hier wird auf- oder absteigendes Sortieren der TXT-Dateien unterstützt. Klicken Sie abschließend auf Weiter, dann auf Durchsuchen und wählen Sie den Speicherort für die neuen Dateien.
4. Nach Abschluss der Verarbeitung klicken Sie auf den roten Pfad, um den Ordner zu öffnen. Sie sehen, dass aus den ursprünglich hinzugefügten Ordnern nun einzelne Dateien geworden sind.
