Bei der Arbeit ist es häufig erforderlich, Dokumente zur Überprüfung an Kollegen, Kunden oder Führungs kräfte zu senden. Am meisten gefürchtet ist jedoch, dass die andere Partei den Inhalt der Original datei versehen tlich geändert oder direkt darauf bearbeitet hat. Infolge dessen wird ein nicht wieder zuerkennen des Dokument zurück genommen. Wenn das Dokument zu diesem Zeitpunkt nur Anmerkungen machen und den Inhalt nicht ändern kann, ist das Problem gelöst. Lassen Sie uns heute darüber sprechen, wie diese Anforderung erreicht werden kann und welche Tools und Methoden zur Auswahl stehen.
Warum müssen Sie Word ein Passwort hinzufügen, das nicht geändert werden kann, sondern nur Anmerkungen?
Word erlaubt nur, diese Funktion zu kommentieren, die in der tatsächlichen Arbeit besonders praktisch ist. Wenn Sie beispiels weise den Vertrags entwurf zur Überprüfung an die Rechts angelegenheiten senden, hoffen Sie, dass er nur Änderungen vor schlägt, anstatt den Vertrags text direkt zu ändern, oder dass der erste Entwurf des Berichts zur Überprüfung an die Führungs kräfte gesendet wird. Die Führungs kräfte können die Kommentare neben ihnen kommentieren, aber es wird nicht falsch sein, um wichtige Inhalte zu löschen, und der Lehrer gibt den Schülern, um die Hausaufgaben zu korrigieren. Der Herausgeber überprüft das Manuskript des Autors usw. Diese Szenen müssen das Dokument nur kommentieren und nicht ändern.
Word erlaubt nur die Effekt vorschau der Kommentare
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Methode 1: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool So beschränken Sie die Word-Bearbeitung, um nur zu notieren
Empfohlener Index:★★★★★
Vorteile:
1. Gezieltes Design. Im Gegensatz zu anderen Tools, die diese Funktion in einer Reihe komplexer Einstellungen vergraben, ist die Benutzer oberfläche sehr intuitiv. Sie müssen lediglich "Passwort für die Bearbeitung einschränken" aktivieren und dann "Nur Anmerkungen" auswählen. So einfach ist das.
2. Echte Stapel verarbeitung fähigkeit. Sie müssen nur alle diese Dokumente auswählen, sie einmal einrichten und mit einem Klick verarbeiten. Alle Dokumente werden nach denselben Regeln geschützt.
3. Lokale Verarbeitung zur Gewährleistung der Sicherheit. Alle Vorgänge werden auf Ihrem eigenen Computer ausgeführt, und Dokumente müssen nicht auf einen Cloud-Server hochgeladen werden.
Nachteile:
【 HeSoft Doc Batch Tool 】 Sie müssen es lokal herunter laden, um es verwenden zu können.
Betriebs schritte:
1. Laden Sie 【 herunter und öffnen Sie es HeSoft Doc Batch Tool 】, Wählen Sie links [Word-Tool] und dann rechts [Word-Passworts chutz hinzufügen].
2. Klicken Sie oben rechts auf [Datei hinzufügen] oder ziehen Sie das zu verschlüsse lende Wort an den angegebenen Speicherort, um das Hochladen der Datei abzuschließen.
3. Klicken Sie auf [Weiter], öffnen Sie die Schaltfläche [Passwort zum Bearbeiten einschränken], überprüfen Sie [nur Anmerkungen] unten und geben Sie das Passwort ein, wenn die Einschränkung aufgehoben wird.
4. Klicken Sie auf [Weiter]. Das Tool beginnt, Word-Dokumenten stapel weise mit einges chränkten Bearbeitungs kennwörtern zu versehen, und es wird rechtzeitig nach Abschluss eine Eingabe aufforderung angezeigt.
Methode 2: Verwenden Sie Microsoft Word mit eigenen Funktionen, um die Bearbeitung nur mit Anmerkungen zu begrenzen
Empfohlener Index:★★★☆☆
Vorteile: Völlig kostenlos, keine Installation von Software von Dritt anbietern erforderlich. Als native Office-Funktion ist die Kompatibilität am besten und das Berechtigung limit kann nach dem Einstellen auf jedem Office-fähigen Gerät korrekt angezeigt werden.
Nachteile: Es kann nicht in großen Mengen verarbeitet werden, jedes Dokument muss separat eingerichtet werden. Der Betriebs pfad ist tief und unbekannte Benutzer müssen möglicher weise nach Tutorials suchen, um die richtige Position zu finden. Es fehlt eine einheitliche Passwort verwaltungs funktion, und jedes Dokument kennwort muss separat auf gezeichnet werden.
Betriebs schritte:
1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das eingestellt werden muss, und klicken Sie auf das Menü "Datei".
2. Wählen Sie die Register karte "Informationen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument schützen".
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Bearbeiten einschränken".
4. Aktivieren Sie in der rechten Seiten leiste "Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen".
5. Wählen Sie im Dropdown-Feld "Anmerkung", legen Sie ein Kennwort fest und klicken Sie auf "Ja, obligato rischer Schutz aktivieren".
Methode 3: Verwenden Sie die Word-Makro aufzeichnung (halbautomat isch), um das Word zu sperren, ohne geändert zu werden, nur um es zu kommentieren
Empfohlener Index:★★★☆☆
Vorteile: Wiederholte Operationen können in einem einzigen Word implementiert werden, was die Effizienz leicht erhöht. Auf gezeichnete Makros können in anderen Dokumenten wieder verwendet werden.
Nachteile: Die Sicherheits einstellungen des Makros können vom System blockiert werden. Es kann jeweils nur ein geöffntes Dokument verarbeitet werden, die Stapel verarbeitung ist begrenzt und die Makro kompatibilität verschiedener Word-Versionen kann problema tisch sein.
Betriebs schritte:
1. Öffnen Sie Word und klicken Sie auf "Ansicht"-> "Makro"-> "Makro aufnehmen".
2. Benennen Sie das Makro und geben Sie Tasten kombinationen an, um die Aufnahme zu starten.
3. Drücken Sie die obigen manuellen Schritte, um "Restriktion bearbeitung" als Anmerkung festzulegen.
4. Stoppen Sie die Aufnahme und speichern Sie das Dokument.
5. Drücken Sie die Tasten kombination, um Makros auf andere Dokumente anzuwenden, aber Sie müssen sie nacheinander öffnen.
Methode 4: Verwenden Sie Adobe Acrobat Pro (Konvertieren in PDF), damit Word nicht geändert wird
Empfohlener Index:★★★☆☆
Vorteile: Das Generieren von PDF-Formaten ist sicherer und die plattform übergreifende Kompatibilität ist aus gezeichnet. Sie können eine komplexe Berechtigung verwaltung einrichten, einschl ießlich Drucken, Bearbeiten usw.
Nachteile: Sie müssen in PDF konvertieren und verlieren die Bearbeitungs flexibilität von Word. Acrobat Pr wurde nicht speziell für Word-Dokumente entwickelt und ist umständlicher zu bedienen.
Betriebs schritte:
1. Öffnen Sie das Dokument in Word und speichern Sie es im PDF-Format.
2. Öffnen Sie die PDF-Datei mit Acrobat Pro.
3. Klicken Sie auf "Extras"-> "Schutz"-> "Mehr Schutz".
4. Wählen Sie "Kennwort für Sicherheits einstellungen verwenden".
5. Beschränken Sie die Bearbeitung in den Berechtigung seins tel lungen und erlauben Sie Kommentare.
Methode 5: Verwenden Sie Libre Office (Open Source Alternative), um zu verhindern, dass Word geändert wird
Empfohlener Index:★★★☆☆
Vorteile: Völlig kostenlos und Open Source mit umfangreichen Funktionen. Unterstützt die Massen verarbeitung von Makros und kann theoretisch automat isiert werden.
Nachteile: Die Kompatibilität mit MS Word ist manchmal problema tisch. Die Einstellungs oberfläche und die Betriebs logik unterscheiden sich von Word und müssen neu gelernt werden.
Betriebs schritte:
1. Starten Sie die Libre Office-Software, wählen Sie die Funktion "Datei öffnen", suchen Sie das Word-Dokument, das Sie einrichten müssen (unterstützt die Formate. doc und. docx), und importieren Sie es in den Arbeits bereich der Software.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste von Libre Office auf "Datei", suchen Sie die Option "Eigenschaften" im Dropdown-Menü und klicken Sie auf. Wählen Sie im Popup-Dialog feld die Register karte "Sicherheit", um die Benutzer oberfläche für die Berechtigung seins tel lungen aufzurufen.
3. Aktivieren Sie in der Sicherheits einstellungs oberfläche zuerst die Option "Dokument mit Kennwort öffnen" und geben Sie das Kennwort ein. Suchen Sie dann die Optionen zum Dokumenten schutz und legen Sie die Bearbeitungs beschränkung auf "Empfohlen schreib geschützt" fest oder beschränken Sie die Bearbeitung vollständig.
4. Im Dropdown-Menü der Schutz optionen bietet das System standard mäßig die Option "schreib geschützt (empfohlen)". Sie können "Benutzer definiert" auswählen, um die Berechtigungen detaillierter festzulegen, z. B. das Zulassen von Anmerkungen, das Ausfüllen von Formularen und andere bestimmte Vorgänge.
5. Klicken Sie nach Abschluss aller Einstellungen auf "OK", um die Einstellungen zu speichern, und klicken Sie dann erneut auf "Datei"-> "Speichern unter". Achten Sie darauf, das Format "Microsoft Word-Dokument (.docx)" zu speichern, um die Kompatibilität mit Word sicher zustellen.
Methode 6: Verwenden Sie Only Office (Online-Dokumente auf Unternehmens ebene), um zu verhindern, dass Word bearbeitet wird, aber Sie können Notizen machen
Empfohlener Index:★★☆☆☆
Vorteile: Open Source ist kostenlos und unterstützt den privaten Einsatz. Die kol labor ative Bearbeitung ist leistungs stark und die Berechtigung kontrolle ist in Ordnung.
Nachteile: Sie müssen einen eigenen Server erstellen oder seine Cloud-Dienste verwenden. Die Konfiguration ist für einzelne Benutzer relativ kompliziert.
Betriebs schritte:
1. Zuerst müssen Sie Only Office-Dienste auf Ihrem eigenen Server installieren und bereitstellen oder direkt auf die offizielle Online-Only Office-Plattform zugreifen, sich registrieren und sich bei Ihrem Konto anmelden.
2. Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, rufen Sie die Dokument verwaltungs oberfläche auf und klicken Sie auf die Schaltfläche Upload, um das Word-Dokument, das eingestellt werden muss, in das System hochzuladen. Es unterstützt das Stapeln mehrerer Dateien.
3. Suchen Sie nach Abschluss des Hochladens die Zieldatei in der Dokument liste, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Eigenschaften" oder "Einstellungen", um die detaillierte Seite zur Konfiguration der Zugriffs rechte aufzurufen.
4. Suchen Sie die Option zum Bearbeiten von Berechtigungen im Bereich der Berechtigung konfiguration und wählen Sie die Stufe "Anzeigen und Kommentare" aus dem Dropdown-Menü, damit Benutzer nur Anmerkungen hinzufügen und den Originaltext nicht ändern können.
5. Klicken Sie nach dem Festlegen der Berechtigungen auf die Schaltfläche zum Teilen von Links generieren, kopieren Sie den Link und senden Sie ihn per E-Mail oder Instant Messaging an die relevanten Benutzer, die das Dokument überprüfen müssen.
Ein gutes Werkzeug sollte es sein, die Arbeit einfacher und nicht komplizierter zu machen. Unabhängig davon, ob es sich um Vertrags überprüfung, Berichts überprüfung, Auftrags korrektur oder Manuskript überprüfung handelt, kann die Einrichtung geeigneter Dokumenten schutz berechtigungen nicht nur die Sicherheit von Dokumenten gewährleisten, sondern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtern. Wählen Sie die Tools, die zu Ihnen passen, und machen Sie die Dokumenten verwaltung effizienter und geordneter.