Bei der täglichen Bearbeitung von Express-Sendungsnummern, Bestellnummern oder Logistikreferenzen sammeln wir eine große Anzahl von PDF-Dateien an, die alle ein standardisiertes Nummernsystem enthalten. Diese werden jedoch beim Speichern oft willkürlich als Dokument, Scan oder Datei benannt. Wenn wir eine PDF-Datei mit einer bestimmten Nummer suchen müssen, können wir angesichts dieser bedeutungslosen Dateinamen überhaupt nicht intuitiv erkennen, welche Datei wir benötigen, und müssen sie einzeln öffnen und ansehen, was äußerst ineffizient ist. Wenn es Hunderte oder Tausende von Dateien gibt und man darin eine bestimmte Nummer finden muss, ist das wie die berühmte Nadel im Heuhaufen. Wenn wir diese Nummern automatisch als Dateinamen extrahieren könnten, wäre die Dateiverwaltung dann nicht auf einen Blick klar und übersichtlich?
In diesem Dokument werden drei Methoden vorgestellt, wie Sie mit Formeln den Namen einer PDF-Datei direkt in die Nummer, Zahl oder benutzerdefinierte Information aus dem Inhalt umbenennen können. So sparen Sie Suchzeit und optimieren Ihr Dateimanagement in einem Schritt.
Wann muss der Inhalt einer PDF als neuer Dateiname verwendet werden?
Chaotische Dateinamen erschweren die Identifizierung
Viele PDFs werden automatisch vom System generiert, die Dateinamen sind meist kryptische Zeichenfolgen oder benutzerdefinierte Namen. Am Namen erkennt man nicht, welchen Inhalt die Datei hat. Bei einer großen Anzahl von Dateien wird die Suche dadurch sehr mühsam. Wenn man dann wichtige Informationen wie Titel, Datum oder Nummer aus der PDF als neuen Dateinamen verwendet, sieht man sofort, worum es in der Datei geht.
Sortieren von gescannten Dokumenten
Von Scannern erzeugte PDF-Dateien werden beim Generieren in der Regel fortlaufend nach Zeitstempel nummeriert, ohne den Inhalt zu erkennen. Nach dem Scannen von Dutzenden Verträgen, Rechnungen oder Unterlagen sind alle Dateinamen fast gleich. Man muss jede Datei einzeln öffnen und ansehen, was sehr zeitaufwendig ist. Wir können den Textinhalt aus den PDFs extrahieren und die Dateien damit umbenennen, um die Sortierarbeit schnell abzuschließen und das wiederholte Öffnen zur Ansicht zu vermeiden.
Archivierung und spätere Suche
Wenn PDF-Dateien langfristig aufbewahrt und später wiedergefunden werden sollen, sind aussagekräftige Dateinamen sehr wichtig. Der Dateiname sollte den Inhalt direkt widerspiegeln. Durch die stapelweise Umbenennung mit dem PDF-Inhalt als neuem Dateinamen wird die Dateistruktur übersichtlicher, das Durcheinander verringert und die spätere Suche und Verwaltung wesentlich erleichtert.
Vorschau auf das Ergebnis der stapelweisen Umbenennung mit der Nummer aus der PDF als neuem Dateinamen
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Methode 1: Verwenden von HeSoft Doc Batch Tool , um den PDF-Inhalt als neuen Dateinamen zu nutzen
Empfehlungsgrad: ★★★★★
Vorteile:
- Kann Hunderte oder sogar Tausende von PDF-Dateien auf einmal stapelweise verarbeiten und ermöglicht die benutzerdefinierte Festlegung, welche Art von Inhalt im Text als neuer Dateiname verwendet wird.
- Alle Dateien werden lokal verarbeitet, ohne Upload-Charakter, was die Privatsphäre der Benutzer schützt.
Nachteile:
- Die Software muss auf dem Computer installiert werden, um sie zu bedienen.
Arbeitsschritte:
1. Öffnen Sie【 HeSoft Doc Batch Tool 】, wählen Sie【Dateiname】-【PDF-Dateien mit Dateiinhalt umbenennen】.
2. Wählen Sie unter【Dateien hinzufügen】oder【Aus Ordner importieren】eine Methode, um die umzubenennenden PDF-Dateien hinzuzufügen. Sie können die Dateien auch direkt hineinziehen. Klicken Sie abschließend auf Weiter.
3. Gehen Sie zur Oberfläche mit den Einstellungsoptionen, wählen Sie im Suchbereich【Durch benutzerdefinierte Formel gefundener Text】und geben Sie dann einen regulären Ausdruck ein, der unscharf nach dem entsprechenden Text suchen kann. Wählen Sie zuletzt bei Position【Gesamten Dateinamen überschreiben】. Falls der ursprüngliche Dateiname erhalten bleiben soll, können Sie wählen, den Inhalt links oder rechts direkt hinzuzufügen. Klicken Sie dann erneut auf Weiter, danach auf Durchsuchen und wählen Sie den Speicherort für die neuen Dateien aus.
4. Warten Sie, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist, öffnen Sie dann die Dateien, um die erfolgreich umbenannten PDF-Dateien zu sehen.
Methode 2: Automatisches Erkennen und Extrahieren von Nummern mit Adobe Acrobat DC Editor
Empfehlungsgrad: ★★★☆☆
Vorteile:
- Professionelle PDF-Software verfügt über eine leistungsstarke OCR-Funktion, die Nummern in verschiedenen Schriftarten, Größen und Positionen genau erkennen kann. Selbst bei geneigtem, unscharfem oder komplex hinterlegtem Text ist eine gute Erkennung möglich, auch Nummern in Tabellen und Formularen können verarbeitet werden.
- Die Software unterstützt die Stapelverarbeitung, sodass Hunderte oder Tausende von PDF-Dateien auf einmal zur Nummernextraktion und Umbenennung verarbeitet werden können, ohne dass die Originaldateiqualität beeinträchtigt wird.
Nachteile:
- Die Adobe Acrobat Software ist teuer und stellt für Einzelpersonen oder kleine Unternehmen eine erhebliche Ausgabe dar. Trotz der leistungsstarken Funktionen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht hoch.
- Der Einrichtungsprozess ist sehr komplex. Die korrekte Konfiguration des Erkennungsbereichs und der Benennungsregeln erfordert einen gewissen Lernaufwand und muss durch wiederholtes Austesten optimiert werden, um das ideale Ergebnis zu erzielen.
Arbeitsschritte:
1. Öffnen Sie die PDF mit Adobe Acrobat DC.
2. Klicken Sie auf Werkzeuge - Texterkennung - In dieser Datei, wählen Sie dann den Nummernbereich aus und kopieren Sie den Text.
3. Benennen Sie die Datei abschließend im Datei-Explorer um und fügen Sie den Text ein. Das war's.
Methode 3: Manuelles Öffnen der PDF-Datei zum Kopieren, Einfügen und Umbenennen
Empfehlungsgrad: ★☆☆☆☆
Vorteile:
- Keine Software muss heruntergeladen oder installiert werden, die gesamte Verarbeitung findet lokal auf dem Computer statt.
- Ermöglicht die manuelle Überprüfung der Richtigkeit der Nummer und vermeidet Fehler bei der automatischen Erkennung.
Nachteile:
- Erfordert manuelles Kopieren und Einfügen, was bei vielen Dateien sehr zeitaufwendig ist.
- Es kann zu Kopierfehlern oder zum Übersehen von Dateien kommen, die nicht bearbeitet werden.
Arbeitsschritte:
1. Öffnen Sie die PDF-Datei und kopieren Sie den Inhalt, der als Dateiname verwendet werden soll.
2. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Umbenennen.
3. Fügen Sie den Text direkt ein und wiederholen Sie diesen Vorgang für die nächste Datei.
