Dans le traitement quotidien des numéros de suivi de colis, des numéros de commande ou des références logistiques, nous accumulons un grand nombre de fichiers PDF contenant des systèmes de numérotation normalisés, mais lors de l'enregistrement, ils peuvent être nommés arbitrairement comme document, numérisation ou fichier, etc. Lorsque nous devons rechercher un fichier PDF avec un numéro spécifique, face à une telle quantité de noms de fichiers sans signification, il est impossible de voir directement de quel fichier nous avons besoin, nous devons les ouvrir un par un, ce qui est extrêmement inefficace. S'il y a des centaines ou des milliers de fichiers et que nous devons y trouver un numéro précis, c'est comme chercher une aiguille dans une botte de foin. Si nous pouvions extraire automatiquement ces numéros comme noms de fichiers, la gestion des fichiers ne deviendrait-elle pas alors claire en un coup d'œil ?
Ce document vous présente trois méthodes pour renommer directement des fichiers PDF en utilisant des formules, afin que le nom du fichier devienne le numéro, le code ou une information personnalisée contenue dans le document, ce qui vous évite des recherches fastidieuses et simplifie la gestion des fichiers.
Quand faut-il renommer un PDF en utilisant son contenu comme nouveau nom de fichier ?
Noms de fichiers désordonnés et difficiles à identifier
De nombreux PDF sont générés automatiquement par le système, leurs noms sont souvent des codes alphanumériques ou des noms personnalisés, et rien qu'en voyant le nom, on ignore de quoi il s'agit. Lorsque le nombre de fichiers est important, la recherche devient très difficile. Renommer le fichier avec les informations clés du PDF, comme le titre, la date, le numéro, etc., permet de comprendre immédiatement le contenu du fichier.
Classement de documents numérisés
Les fichiers PDF générés par un scanner sont généralement numérotés dans l'ordre chronologique sans reconnaître le contenu. Après avoir numérisé des dizaines de contrats, factures ou documents, les noms de fichiers sont presque tous identiques, ce qui oblige à les ouvrir un par un pour vérifier, une perte de temps considérable. En extrayant le texte du PDF pour renommer le fichier, on peut terminer le travail de classement rapidement et éviter l'ouverture répétée des fichiers pour consulter leur contenu.
Archivage et recherche ultérieure
Lorsque les fichiers PDF doivent être conservés à long terme et consultés ultérieurement, un nom de fichier clair est essentiel, car il reflète directement le contenu. En renommant par lot les PDF avec leur contenu comme nouveau nom, la structure des fichiers devient plus claire, le désordre diminue, et la recherche ainsi que la gestion ultérieures sont grandement facilitées.
Aperçu de l'effet du renommage par lot en utilisant le numéro du PDF comme nouveau nom
Avant traitement :
Après traitement :
Méthode 1 : Utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour utiliser le contenu du PDF comme nouveau nom de fichier
Note recommandée : ★★★★★
Avantages :
- Capable de traiter par lot des centaines, voire des milliers de fichiers PDF en une seule fois, et de personnaliser quel type de contenu textuel sera utilisé comme nouveau nom.
- Tous les traitements sont locaux, sans téléchargement de fichiers, protégeant ainsi la confidentialité et la sécurité des utilisateurs.
Inconvénients :
- Nécessite l'installation du logiciel sur l'ordinateur pour fonctionner.
Étapes :
1、Ouvrez 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, sélectionnez 【Nom de fichier】-【Renommer les fichiers PDF en utilisant leur contenu】.
2、Dans 【Ajouter des fichiers】 ou 【Importer des fichiers d'un dossier】, choisissez une méthode pour ajouter les fichiers PDF à renommer, ou faites-les glisser directement pour les ajouter, puis cliquez sur Suivant.
3、Accédez à l'interface des options de paramétrage, dans la zone de recherche sélectionnez 【Texte correspondant à la formule personnalisée】, puis saisissez l'expression régulière permettant de rechercher de manière floue le texte correspondant, enfin pour la position choisissez 【Remplacer tout le nom du fichier】. Si vous devez conserver le nom d'origine, vous pouvez choisir d'ajouter le contenu à gauche ou à droite. Enfin, cliquez à nouveau sur Suivant, puis sur Parcourir pour choisir l'emplacement de sauvegarde des nouveaux fichiers.
4、Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier pour voir les fichiers PDF renommés avec succès.
Méthode 2 : Utiliser l'éditeur Adobe Acrobat DC pour identifier et extraire automatiquement le numéro
Note recommandée : ★★★☆☆
Avantages :
- Ce logiciel PDF professionnel dispose d'une puissante fonction OCR, capable de reconnaître avec précision les numéros dans diverses polices, tailles et positions, même sur des textes inclinés, flous ou sur des arrière-plans complexes, et peut également traiter les numéros dans les tableaux et formulaires.
- Le logiciel prend en charge le traitement par lots, permettant d'extraire et de renommer des centaines, voire des milliers de fichiers PDF en une seule fois, sans altérer la qualité des fichiers originaux durant le processus.
Inconvénients :
- Le logiciel Adobe Acrobat est coûteux, représentant une dépense non négligeable pour les particuliers ou les petites entreprises ; sa puissance fonctionnelle n'offre pas un bon rapport qualité-prix.
- Le processus de configuration est très complexe, nécessitant le réglage correct des zones de reconnaissance et des règles de nommage, impliquant un certain apprentissage et des ajustements répétés pour atteindre le résultat idéal.
Étapes :
1、Ouvrez le PDF avec Adobe Acrobat DC.
2、Cliquez sur Outils - Reconnaissance de texte - Dans ce fichier, puis sélectionnez la zone du numéro et copiez le texte.
3、Enfin, dans l'explorateur de fichiers, renommez le fichier en collant le texte, et c'est terminé.
Méthode 3 : Ouvrir manuellement le PDF pour copier-coller et renommer
Note recommandée : ★☆☆☆☆
Avantages :
- Aucun téléchargement ni installation de logiciel nécessaire, tout le processus se fait localement sur l'ordinateur.
- Permet une vérification manuelle de l'exactitude du numéro, évitant les erreurs potentielles de la reconnaissance automatique.
Inconvénients :
- Nécessite une opération manuelle de copier-coller, ce qui prend beaucoup de temps lorsqu'il y a de nombreux fichiers.
- Risque d'erreurs de copie ou d'omission de fichiers.
Étapes :
1、Ouvrez le fichier PDF, copiez le contenu à utiliser comme nom de fichier.
2、Ensuite, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez Renommer.
3、Collez directement, puis répétez cette opération pour le fichier suivant.
