日常的な宅配便番号、注文番号、物流番号の処理業務では、定型の番号体系を含む大量の PDF ファイルが蓄積されますが、保存時に「文書」「スキャンデータ」「ファイル」などと適当な名前で保存されてしまうことがあります。特定の番号の PDF ファイルを検索する際、このような無意味なファイル名の山を前にすると、どのファイルが必要なのかを直感的に判断できず、一つひとつ開いて確認するしかなく、非常に効率が悪くなります。ファイル数が数百、数千に及ぶ場合、その中から指定の番号を探し出すのは、まさに「干し草の山から針を探す」ようなものです。もしこれらの番号を自動的に抽出してファイル名として設定できれば、ファイル管理は一目瞭然になるのではないでしょうか？
この文書では、数式を使ってPDFファイルの名前を内容中の番号、ナンバー、またはカスタム情報に直接リネームする3つの方法を紹介します。検索時間を省き、ファイル管理をワンストップで実現します。
PDF内の内容を新しいファイル名としてリネームする必要があるのはどのような場合ですか？
ファイル名が乱雑で識別困難
多くのPDFはシステムによって自動生成され、ファイル名は通常、文字化けやカスタム名であり、名前を見ても内容がわかりません。ファイル数が増えると検索が非常に困難になります。このような場合、PDF内のタイトル、日付、番号などの重要な情報を新しいファイル名としてリネームすることで、ファイルの内容が直感的にわかるようになります。
スキャン文書の整理
スキャナーで生成されたPDFファイルは、通常、時間順に番号が付けられ、内容は認識されません。数十件の契約書、請求書、資料をスキャンした後、ファイル名はほぼ同じで、一つ一つ開いて確認するしかなく、時間の無駄です。PDFからテキスト内容を抽出してファイルをリネームすることで、整理作業を迅速に完了でき、ファイルを繰り返し開いて確認する手間を省けます。
アーカイブとその後の検索
PDFファイルを長期保存し、将来的に検索して使用する場合、明確なファイル名は非常に重要であり、ファイル名が内容を直接反映します。PDFの内容を新しいファイル名として一括リネームすることで、ファイル構造をより明確にし、混乱を減らし、その後の検索や管理が格段に楽になります。
PDF内の番号に基づいて新しいファイル名に一括リネームする効果のプレビュー
処理前：
処理後：
方法一： HeSoft Doc Batch Tool を使用してPDFの内容を新しいファイル名にする
おすすめ度：★★★★★
メリット：
- 数百、数千ものPDFファイルを一度に一括処理でき、テキスト内のどのような種類の内容を新しいファイル名にするかもカスタマイズできます。
- すべてのファイルはローカル処理され、アップロードの性質を含まないため、ユーザーのプライバシーと安全を保護します。
デメリット：
- ソフトウェアをコンピューターにインストールして操作する必要があります。
操作手順：
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【ファイル名】-【ファイル内容を使用してPDFファイルをリネーム】を選択します。
2、【ファイルを追加】または【フォルダからファイルをインポート】で、リネームが必要なPDFファイルを追加する方法を選択します。ファイルを直接ドラッグして追加することもでき、最後に「次へ」をクリックします。
3、設定オプション画面に入り、検索エリアで【カスタム数式に一致するテキスト】を選択し、該当するテキストをあいまい検索できる正規表現を入力します。最後に位置で【ファイル名全体を上書き】を選択します。元のファイル名を保持する必要がある場合は、左側または右側に直接内容を追加することを選択できます。最後にもう一度「次へ」をクリックし、次に「参照」をクリックして、新しいファイルの保存場所を選択します。
4、処理が完了するのを待った後、ファイルを開くと、リネームが成功したPDFファイルを確認できます。
方法二：Adobe Acrobat DC エディターを使用して自動的に番号を識別・抽出する
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：
- プロフェッショナルなPDFソフトウェアは強力なOCR機能を備えており、様々なフォント、サイズ、位置の番号を正確に認識できます。傾いていたり、ぼやけていたり、複雑な背景のテキストでも良好に認識し、表やフォーム内の番号も処理できます。
- ソフトウェアは一括処理機能をサポートしており、一度に数百から数千のPDFファイルに対して番号抽出とリネームを実行でき、処理中も元のファイル品質に影響を与えません。
デメリット：
- Adobe Acrobat ソフトウェアは価格が高く、個人や小規模企業にとっては軽視できない出費であり、機能は強力ですが費用対効果は高くありません。
- 設定プロセスは非常に複雑で、正しい認識エリアと命名規則を設定する必要があり、一定の学習コストがかかり、理想的な効果を得るには繰り返し調整する必要があります。
操作手順：
1、Adobe Acrobat DC でPDFを開きます。
2、ツール - テキスト認識 - このファイル内で、をクリックし、次に番号エリアを選択してテキストをコピーします。
3、最後にファイルエクスプローラーでリネームして貼り付ければ完了です。
方法三：手動でPDFファイルを開き、コピー＆ペーストでリネーム操作を行う
おすすめ度：★☆☆☆☆
メリット：
- ソフトウェアをダウンロード・インストールする必要がなく、すべての処理プロセスはコンピューターのローカルで行われます。
- 番号の正確性を手動で確認できるため、自動認識によるエラーを回避できます。
デメリット：
- 手動でコピー＆ペーストを行う必要があり、処理するファイルが多い場合は長時間を要します。
- コピーミスやファイルの処理漏れが発生する可能性があります。
操作手順：
1、PDFファイルを開き、ファイル名として使用したい内容をコピーします。
2、次にファイルを右クリックし、リネームを選択します。
3、直接貼り付ければ完了です。次のファイルでこの操作を繰り返します。
