En el manejo diario de números de seguimiento de paquetes, números de pedido o códigos de envío, acumulamos una gran cantidad de archivos PDF que contienen sistemas de numeración estandarizados. Sin embargo, al guardarlos, pueden ser renombrados de manera arbitraria como documento, escaneo o archivo. Cuando necesitamos buscar un archivo PDF con un número específico, mirar esta pila de nombres de archivo sin sentido hace imposible identificar visualmente cuál necesitamos; la única opción es abrirlos uno por uno, lo cual es extremadamente ineficiente. Si hay cientos o miles de archivos y tenemos que encontrar un número concreto entre ellos, es literalmente buscar una aguja en un pajar. Si pudiéramos extraer automáticamente estos números como nombres de archivo, ¿no sería la gestión de archivos mucho más clara de un vistazo?
Este documento enseña tres métodos para usar fórmulas y renombrar directamente archivos PDF con el número, código o información personalizada del contenido, ahorrando tiempo de búsqueda y logrando una gestión de archivos en un solo paso.
¿Cuándo se necesita renombrar un PDF usando su contenido como nuevo nombre de archivo?
Nombres de archivo desordenados y difíciles de identificar
Muchos PDF se generan automáticamente por el sistema, y sus nombres suelen ser códigos confusos o nombres personalizados. Al ver el nombre, no se sabe qué contiene. Cuando hay muchos archivos, buscar se vuelve muy difícil. En este caso, renombrar el PDF usando información clave como el título, la fecha o el número hace que sea intuitivo ver de qué trata el archivo.
Organización de documentos escaneados
Los archivos PDF generados por un escáner suelen numerarse en orden cronológico al crearse, sin reconocer el contenido. Después de escanear docenas de contratos, facturas o documentos, casi todos los nombres de archivo son iguales, obligando a abrirlos uno por uno para revisarlos, lo cual consume mucho tiempo. Podemos extraer el texto del PDF para renombrar el archivo, completando rápidamente la organización y evitando la necesidad de abrir archivos repetidamente para ver su contenido.
Archivado y búsquedas futuras
Cuando los archivos PDF necesitan conservarse a largo plazo y usarse para búsquedas futuras, un nombre de archivo claro es muy importante. El nombre debe reflejar directamente el contenido. Al renombrar archivos por lotes usando el contenido del PDF como nuevo nombre, la estructura de archivos se vuelve más clara, se reduce el desorden y la búsqueda y gestión posteriores resultan mucho más sencillas.
Vista previa del efecto de renombrar por lotes usando el número del PDF como nuevo nombre de archivo
Antes del proceso:
Después del proceso:
Método 1: Usar HeSoft Doc Batch Tool para usar el contenido del PDF como nuevo nombre de archivo
Índice de recomendación: ★★★★★
Ventajas:
- Permite procesar por lotes cientos o incluso miles de archivos PDF a la vez, y también permite personalizar qué tipo de contenido del texto se usará como nuevo nombre de archivo.
- Todos los archivos se procesan localmente, sin necesidad de subir archivos, protegiendo la privacidad y seguridad del usuario.
Desventajas:
- Solo se puede operar instalando el software en el ordenador.
Pasos a seguir:
1、Abra 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, seleccione 【Nombre de archivo】-【Usar contenido del archivo para renombrar archivos PDF】.
2、En 【Agregar archivos】 o 【Importar archivos desde carpeta】, elija un método para añadir los archivos PDF que desea renombrar. También puede arrastrar y soltar los archivos directamente para añadirlos. Finalmente, haga clic en Siguiente.
3、Ingrese a la interfaz de opciones de configuración. En el área de búsqueda, seleccione 【Texto coincidente con fórmula personalizada】, luego ingrese la expresión regular que pueda realizar una búsqueda difusa del texto correspondiente. Finalmente, en posición, seleccione 【Sobrescribir el nombre completo del archivo】. Si necesita conservar el nombre original del archivo, puede optar por añadir el contenido al lado izquierdo o derecho. Haga clic en Siguiente nuevamente, luego haga clic en Examinar y seleccione la ubicación para guardar los nuevos archivos.
4、Después de que finalice el proceso, abra la carpeta para ver los archivos PDF renombrados exitosamente.
Método 2: Usar el editor Adobe Acrobat DC para reconocer y extraer números automáticamente
Índice de recomendación: ★★★☆☆
Ventajas:
- El software profesional para PDF tiene una potente función OCR que puede reconocer con precisión números en diversas fuentes, tamaños y posiciones; incluso textos inclinados, borrosos o con fondos complejos se reconocen bien, y también puede procesar números en tablas y formularios.
- El software admite el procesamiento por lotes, permitiendo extraer números y renombrar cientos o miles de archivos PDF a la vez, manteniendo la calidad original del archivo sin afectarla durante el proceso.
Desventajas:
- El software Adobe Acrobat es caro, un gasto considerable para individuos o pequeñas empresas; aunque es potente, su relación costo-beneficio no es alta.
- El proceso de configuración es muy complejo, requiere configurar correctamente el área de reconocimiento y las reglas de nomenclatura, conlleva un cierto costo de aprendizaje y depuración repetida para lograr el efecto deseado.
Pasos a seguir:
1、Abra el PDF con Adobe Acrobat DC.
2、Haga clic en Herramientas - Reconocer texto - En este archivo, luego seleccione el área del número y copie el texto.
3、Finalmente, renombre el archivo en el explorador de archivos pegando el texto copiado, y habrá terminado.
Método 3: Abrir manualmente el archivo PDF para copiar y pegar como operación de renombrado
Índice de recomendación: ★☆☆☆☆
Ventajas:
- No es necesario descargar ni instalar ningún software, todo el proceso se realiza localmente en el ordenador.
- Permite confirmar manualmente la exactitud del número, evitando errores de reconocimiento automático.
Desventajas:
- Requiere copiar y pegar manualmente; cuando hay muchos archivos, consume mucho tiempo.
- Puede haber errores de copia u omisiones de archivos sin procesar.
Pasos a seguir:
1、Abra el archivo PDF, copie el contenido que desea usar como nombre de archivo.
2、Luego, salga, haga clic derecho en el archivo y seleccione Cambiar nombre.
3、Simplemente pegue el contenido. Luego, repita esta operación para el siguiente archivo.
