Wenn Datumsangaben, Jahre oder Monate in mehreren PDFs einheitlich aktualisiert werden müssen, ist es sehr ineffizient, jede Datei einzeln zu öffnen und zu bearbeiten. Dieser Artikel zeigt am Beispiel der Datumsersetzung, wie Sie in HeSoft Doc Batch Tool die Funktion „Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“ verwenden, um mithilfe von Formeln unscharf nach Monaten und vierstelligen Jahreszahlen zu suchen und diese dann durch neue Datumsinhalte zu ersetzen. Dies eignet sich für Büroszenarien wie Berichte, Verträge, Bekanntmachungen und Archivmaterialien.
Viele Bürodokumente werden letztendlich im PDF-Format archiviert oder extern versendet, zum Beispiel Projektberichte, Prüfungsunterlagen, Bekanntmachungen, Vertragsanhänge, Produktbeschreibungen usw. Der Vorteil von PDF ist die Formatstabilität, aber wenn Inhalte einheitlich aktualisiert werden müssen, steigt der Änderungsaufwand. Besonders datumsbezogene Inhalte können über mehrere PDFs verstreut sein: Manche Dateien enthalten April, andere May; manche das Jahr 2017, andere 2020. Wenn man die Dateien einzeln öffnet und manuell sucht und ersetzt, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern führt aufgrund vieler Seiten und Dateien auch leicht zu Auslassungen.
Dieser Artikel behandelt die konkrete Frage „Wie kann man mehrere PDF-Daten stapelweise ersetzen?“ und stellt vor, wie man mit „ HeSoft Doc Batch Tool “ die Stapelverarbeitung durchführt. Diese Software ist ein dokumentenorientiertes Stapelverarbeitungstool für den Bürobereich, das darauf abzielt, Dateien stapelweise zu verarbeiten, wiederholte Arbeit zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Im Beispiel dieses Artikels werden wir Monate und Jahre, die bestimmten Regeln entsprechen, in mehreren PDFs stapelweise ersetzen, beispielsweise „April 13, 2017“ auf der Seite in „August 13, 2026“ ändern.
Anwendungsszenarien: PDF-Daten, -Jahre, -Nummern müssen einheitlich aktualisiert werden
Das unscharfe Suchen und Ersetzen von PDF-Schlüsselwörtern mit Platzhaltern eignet sich am besten für die Verarbeitung von Texten mit Regelmäßigkeiten. Daten sind ein typisches Beispiel: Monate sind englische Wörter, Jahre sind vierstellige Zahlen, dazwischen können Tageszahlen und Kommas stehen. Solange die Regel klar ist, kann die Software über Formeln abgleichen, ohne dass jedes alte Datum manuell aufgelistet werden muss.
Neben Daten umfassen ähnliche Szenarien: das stapelweise Ersetzen von Berichtsjahren in PDFs; das einheitliche Ändern des Gültigkeitsdatums in Verträgen; das Aktualisieren alter Monate in PDF-Kopfzeilen auf neue Monate; das Ersetzen von Versionsnummern, Chargennummern, Projektnummern im Dateitext; die Verarbeitung von archivierten Dokumenten, die von Word, doc, docx oder Excel in PDF konvertiert wurden. Für Positionen in Verwaltung, Personalwesen, Finanzen, Projektmanagement und Dokumentenarchivierung sind solche Stapeländerungen sehr üblich.
Effekt vor der Verarbeitung: Mehrere PDFs warten auf Stapelverarbeitung
Vor der Verarbeitung befinden sich die vier Dateien 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf im Ordner. Die Anzahl mag gering erscheinen, aber in der Praxis sind es oft weit mehr als vier. Wenn jedes PDF Dutzende Seiten hat, nimmt das manuelle Öffnen und Suchen viel Zeit in Anspruch.
Nach dem Öffnen eines der PDFs sieht man das Datum „April 13, 2017“ auf der Seite. Im Screenshot sind Monat und Jahr rot markiert, diese beiden Teile sind die Schlüsselwörter, die diesmal ersetzt werden sollen. Da die „13,“ im Datum nicht geändert werden muss, können wir Ersetzungsregeln nur für Monat und Jahr erstellen.
Effekt nach der Verarbeitung: Monat und Jahr wurden regelkonform ersetzt
Nach Abschluss der Stapelverarbeitung und Öffnen der ausgegebenen PDF zeigt die ursprüngliche Position nun „August 13, 2026“ an. Der Monat wurde von April auf August und das Jahr von 2017 auf 2026 geändert, während die Tageszahl und die Satzzeichen in der Mitte unverändert blieben.
Dieser Effekt zeigt, dass beim unscharfen Suchen und Ersetzen nicht unbedingt das gesamte Datum ersetzt werden muss. Für viele Bürodokumente ist es sicherer, nur die variablen Teile zu ersetzen, z. B. nur den Monat, das Jahr oder die numerischen Segmente einer Nummer zu ersetzen, um die Auswirkungen auf andere Inhalte zu minimieren.
Ablaufschritt 1: Schlüsselwort-Suchen-und-Ersetzen-Funktion im PDF-Tool finden
Nach dem Start von „ HeSoft Doc Batch Tool “ navigieren Sie zunächst in der linken Seitenleiste zu „PDF-Tools“. Die Oberfläche listet mehrere stapelverarbeitende PDF-Funktionen auf. Laut Screenshot muss in diesem Artikel die erste Funktionskarte „Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“ angeklickt werden.
Der Zweck dieses Schrittes ist klar: Aufrufen des Prozesses zum stapelweisen Suchen und Ersetzen von PDF-Textinhalten. Zu beachten ist, dass die Software auch Kategorien wie Dateiname, Ordnername usw. enthält. Wenn Ihr Ziel die Änderung des PDF-Inhalts selbst ist, sollten Sie die Schlüsselwortsuche und -ersetzung unter PDF-Tools wählen, nicht die Dateinamen-Verarbeitungsfunktion.
Ablaufschritt 2: Alle zu ändernden PDFs mit Daten importieren
Nach dem Aufrufen der Funktion bleibt der Assistent bei Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ stehen. Oben rechts auf der Seite befinden sich die beiden üblichen Einstiegspunkte „Datei hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Wenn sich die PDFs an verschiedenen Orten befinden, können Sie „Datei hinzufügen“ verwenden; wenn alle PDFs im selben Ordner liegen, ist „Dateien aus Ordner importieren“ bequemer.
Im Screenshot wurden bereits 4 PDFs importiert, die Liste zeigt Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit. Dem Benutzer wird empfohlen, zwei Punkte besonders zu prüfen: Erstens, ob die Erweiterung überall pdf lautet; zweitens, ob der Pfad das diesmal zu verarbeitende Dateiverzeichnis ist. Wenn falsche Dateien importiert wurden, können Sie die Schaltfläche „Löschen“ in der Aktionsspalte zum Entfernen verwenden. Nachdem Sie sichergestellt haben, dass die Anzahl der Datensätze und der Dateiumfang korrekt sind, klicken Sie unten auf „Weiter“.
Ablaufschritt 3: Unscharfe Textsuche per Formel aktivieren
Nach dem Aufrufen von Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen einrichten“ wählen Sie zunächst den Suchmodus. Die Oberfläche zeigt zwei Optionen: „Text genau suchen“ und „Text unscharf per Formel suchen“. Da in diesem Beispiel die Datumsangaben möglicherweise nicht völlig identisch sind, wählen Sie „Text unscharf per Formel suchen“.
Die Bedeutung dieser Auswahl liegt darin: Die Software Texte anhand von Formelregeln erkennen zu lassen, anstatt nur nach einer bestimmten festen Zeichenkette zu suchen. Wenn man zum Beispiel nur genau nach „April“ sucht, kann „May“ nicht verarbeitet werden; sucht man nur nach „2017“, können andere Jahre nicht verarbeitet werden. Mit der Verwendung von Formeln kann man eine Textklasse zu einer Regel zusammenfassen.
Ablaufschritt 4: Datums-Ersetzungsregeln ausfüllen
In der linken „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ wurden im Screenshot-Beispiel zwei Zeilen eingetragen: Zeile 1 mit „April|May“, Zeile 2 mit „\d{4}“. In der rechten „Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter“ wurde in Zeile 1 „August“ und in Zeile 2 „2026“ eingetragen.
Diese Regelgruppe kann man so verstehen: Die linke Zeile 1 dient zum Abgleichen der Monate April oder May und werden durch „August“ aus der rechten Zeile 1 ersetzt; die linke Zeile 2 dient zum Abgleichen von vierstelligen Jahreszahlen und werden durch „2026“ aus der rechten Zeile 2 ersetzt. Durch diese zeilenweise Entsprechung lassen sich Monate und Jahre getrennt verarbeiten.
Wenn Sie in der Büropraxis chinesische Daten ersetzen möchten, können Sie die entsprechenden Suchinhalte ebenfalls basierend auf den tatsächlichen Textmustern festlegen; wenn Sie Nummern ersetzen möchten, können Sie feste Präfixe mit numerischen Mustern kombinieren. Aber vor dem Ausfüllen ist es unerlässlich, den PDF-Originaltext zu beobachten und sicherzustellen, dass der Abgleichbereich nicht zu groß ist, um eine versehentliche Ersetzung anderer, nicht verwandter vierstelliger Zahlen im Text zu vermeiden.
Ablaufschritt 5: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung ausführen
Nachdem die Einstellungen der Schlüsselwortliste abgeschlossen sind, klicken Sie auf „Weiter“. Aus dem oberen Prozessablauf ist ersichtlich, dass danach noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ folgen. Es wird empfohlen, die verarbeiteten PDFs in einem neuen Ordner zu speichern, damit die Original-PDFs erhalten bleiben und ein Vergleich zur Überprüfung einfach ist. Wenn das Verarbeitungsergebnis bestätigt und korrekt ist, können die neuen Dateien für die Archivierung oder den Versand verwendet werden.
Nachdem Sie den Schritt „Verarbeitung starten“ aufgerufen haben, folgen Sie einfach den Anweisungen des Assistenten. Die Software wird die aufgelisteten importierten PDFs einzeln durchsuchen und ersetzen. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ergebnisdateien und überprüfen Sie die Schlüsselseiten, um zu bestätigen, ob Monate und Jahre wie erwartet aktualisiert wurden.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Warum wird empfohlen, den Datumsersatz in die zwei Zeilen Monat und Jahr aufzuteilen? Weil so andere Teile des Datums, z. B. „13,“, unverändert erhalten bleiben können. Im Vergleich zum Ersetzen des gesamten Segments ist die segmentweise Ersetzung besser für Situationen geeignet, in denen die Datumsstruktur in mehreren PDFs ähnlich ist, aber die lokalen Inhalte abweichen.
2. Könnte „\d{4}“ auch andere vierstellige Zahlen abgleichen? Diese Möglichkeit besteht. Es steht für vierstellige Zahlen. Wenn das PDF andere vierstellige Nummern enthält, könnten auch diese abgeglichen werden. Daher wird empfohlen, vor der offiziellen Stapelverarbeitung mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen, um sicherzustellen, dass keine versehentlichen Ersetzungen vorgenommen werden.
3. Können gescannte PDFs ersetzt werden? Wenn die PDF-Seite im Wesentlichen ein Bild ist und Text nicht normal ausgewählt oder kopiert werden kann, dann kann die herkömmliche Textsuchen-und-Ersetzen-Funktion ihn möglicherweise nicht direkt erkennen. Das Beispiel im Screenshot dieses Artikels gehört zu den PDFs, bei denen Textinhalte erkannt werden können. Vor der Verarbeitung können Sie das PDF öffnen und testen, ob Text ausgewählt werden kann.
4. Was passiert, wenn die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter nicht ausgefüllt wird? Der Hinweis auf der Oberfläche lautet „Nicht ausfüllen bedeutet Löschen“. Wenn Ihr Ziel das Ersetzen und nicht das Löschen von Daten ist, stellen Sie bitte sicher, dass die entsprechende Zeile auf der rechten Seite mit dem neuen Text ausgefüllt ist.
Zusammenfassung
Der Schlüssel zum stapelweisen Ersetzen von Daten in mehreren PDFs liegt darin, „wiederholende Vorgänge“ in eine „regelbasierte Verarbeitung“ umzuwandeln. Über die Funktion „Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“ von „ HeSoft Doc Batch Tool “ können Benutzer mehrere PDFs auf einmal importieren, die unscharfe Textsuche per Formel wählen, Regeln zum Ersetzen von Monat und Jahr ausfüllen und dann die Verarbeitungsergebnisse einheitlich ausgeben.
Für Büromitarbeiter, die häufig PDF-Berichte, Verträge und Archivmaterialien bearbeiten, kann diese Methode die Zeit für das einzelne Öffnen und Ändern von Dateien erheblich reduzieren und auch das Risiko von Auslassungen senken. Es wird empfohlen, vor der offiziellen Verarbeitung die Originaldateien zu sichern und die Regeln stichprobenartig zu testen, bevor die Stapelausführung nach Bestätigung der Korrektheit erfolgt.