여러 PDF에서 날짜, 연도 또는 월을 일괄 업데이트해야 할 때 파일을 하나씩 열어 수정하는 것은 매우 비효율적입니다. 이 문서에서는 날짜 교체를 예로 들어 HeSoft Doc Batch Tool 에서 "PDF 내 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 사용하는 방법을 설명합니다. 수식을 통해 월과 네 자리 연도를 모호하게 일치시키고, 새 날짜 내용으로 일괄 교체할 수 있어 보고서, 계약서, 공고, 아카이브 자료 등의 사무 환경에 적합합니다.
많은 사무용 파일이 최종적으로 PDF 형식으로 보관되거나 외부로 발송됩니다. 예를 들어 프로젝트 보고서, 감사 자료, 공지 사항, 계약서 첨부 파일, 제품 설명서 등이 있습니다. PDF의 장점은 형식이 안정적이라는 점이지만, 내용을 일괄적으로 업데이트해야 할 경우 수정 비용이 높아질 수 있습니다. 특히 날짜 관련 내용은 여러 PDF에 분산되어 있을 수 있습니다. 어떤 파일은 April이고, 어떤 파일은 May이며, 연도는 2017이거나 2020일 수 있습니다. 파일을 하나씩 열어 수동으로 찾아 바꾸면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 페이지와 파일 수가 많아 누락되기 쉽습니다.
이 글에서는 "여러 PDF의 날짜를 일괄적으로 바꾸는 방법"이라는 구체적인 문제를 중심으로 " HeSoft Doc Batch Tool "을 사용하여 일괄 처리를 완료하는 방법을 소개합니다. 이 소프트웨어는 사무 환경을 위한 문서 일괄 처리 도구로, 파일 일괄 처리, 반복 작업 감소, 효율성 향상에 중점을 둡니다. 이 글의 예시에서는 여러 PDF에서 규칙에 맞는 월과 연도를 일괄적으로 바꾸는 방법을 보여줍니다. 예를 들어 페이지의 "April 13, 2017"을 "August 13, 2026"으로 처리합니다.
적용 시나리오: PDF 날짜, 연도, 번호를 통일되게 업데이트해야 하는 경우
와일드카드를 사용한 퍼지 검색 및 PDF 키워드 바꾸기는 규칙적인 텍스트 처리에 가장 적합합니다. 날짜가 대표적인 예입니다. 월은 영어 단어이고, 연도는 네 자리 숫자이며, 중간에 날짜와 쉼표가 있을 수 있습니다. 규칙이 명확하다면 소프트웨어가 수식을 통해 일치시킬 수 있으므로, 모든 이전 날짜를 일일이 수동으로 나열할 필요가 없습니다.
날짜 외에도 유사한 시나리오로는 PDF의 보고서 연도 일괄 수정, 계약서의 발효일 통일 수정, 여러 PDF 상단의 이전 월을 새 월로 업데이트, 파일 본문의 버전 번호, 배치 번호, 프로젝트 번호 바꾸기, Word, doc, docx 또는 Excel에서 PDF로 변환된 보관 문서 처리 등이 있습니다. 행정, 인사, 재무, 프로젝트 관리, 자료 보관 등의 업무에서 이러한 일괄 수정은 매우 흔합니다.
처리 전 효과: 여러 PDF가 일괄 처리 대기 중
처리 전, 폴더에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 네 개의 파일이 있습니다. 수량이 많아 보이지 않을 수 있지만, 실제 작업에서는 4개를 훨씬 넘는 경우가 많습니다. 각 PDF가 수십 페이지라면 수동으로 열어 찾는 데 많은 시간이 소요됩니다.
PDF 중 하나를 열면 페이지에서 "April 13, 2017"이라는 날짜를 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 상자는 각각 월과 연도를 표시하며, 이 두 부분이 이번에 바꿀 키워드입니다. 날짜의 "13,"은 수정할 필요가 없으므로 월과 연도에 대해서만 바꾸기 규칙을 설정할 수 있습니다.
처리 후 효과: 월과 연도가 규칙에 따라 바뀌었습니다
일괄 처리를 완료한 후 출력 PDF를 열면 원래 위치에 "August 13, 2026"이 표시됩니다. 월은 April에서 August로, 연도는 2017에서 2026으로 바뀌었으며, 중간의 날짜 숫자와 문장 부호는 그대로 유지됩니다.
이러한 결과는 퍼지 검색 바꾸기를 사용할 때 반드시 전체 날짜 문자열을 바꿔야 하는 것은 아니라는 점을 보여줍니다. 많은 사무 문서에서는 가변적인 부분만 바꾸는 것이 더 안전합니다. 예를 들어 월, 연도, 번호의 숫자 부분만 바꾸면 다른 내용에 미치는 영향을 줄일 수 있습니다.
조작 단계 1: PDF 도구에서 키워드 찾기 및 바꾸기 기능 찾기
" HeSoft Doc Batch Tool "을 시작한 후, 먼저 왼쪽 탐색 모음에서 "PDF 도구"로 이동합니다. 인터페이스에 여러 PDF 관련 일괄 처리 기능이 나열됩니다. 스크린샷에 따라, 이 글에서는 첫 번째 기능 카드인 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 클릭해야 합니다.
이 단계의 목적은 분명합니다. PDF 본문 내용의 일괄 찾기 및 바꾸기 절차로 진입하는 것입니다. 소프트웨어에는 파일 이름, 폴더 이름 등 분류가 있으므로, 목표가 PDF 내용 자체를 수정하는 것이라면 파일명 처리 기능이 아닌 PDF 도구 아래의 키워드 찾기 및 바꾸기를 선택해야 합니다.
조작 단계 2: 날짜를 수정해야 하는 모든 PDF 가져오기
기능 진입 후, 마법사는 1단계 "처리할 레코드 선택"에 머물러 있습니다. 페이지 오른쪽 상단에는 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기" 두 개의 일반적인 진입점이 있습니다. PDF가 여러 위치에 분산되어 있다면 "파일 추가"를 사용하고, 모든 PDF가 동일한 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"가 더 편리합니다.
스크린샷에는 이미 4개의 PDF를 가져왔으며, 목록에는 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 여기서 사용자는 두 가지를 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 확장자가 모두 pdf인지 여부, 둘째, 경로가 이번에 처리할 파일 디렉터리인지 여부입니다. 잘못된 파일을 가져온 경우, 작업 열의 삭제 버튼을 사용하여 제거할 수 있습니다. 레코드 수와 파일 범위가 정확한지 확인한 후, 하단의 "다음"을 클릭합니다.
조작 단계 3: 수식 퍼지 텍스트 찾기 활성화
2단계 "처리 옵션 설정"에 진입한 후, 먼저 찾기 방식을 선택합니다. 인터페이스에서 "정확한 텍스트 찾기"와 "수식을 사용하여 퍼지 텍스트 찾기" 두 가지 옵션을 볼 수 있습니다. 이 예시에서는 날짜가 완전히 일치하지 않을 수 있으므로 "수식을 사용하여 퍼지 텍스트 찾기"를 선택합니다.
이 방식을 선택하는 의미는 소프트웨어가 수식 규칙에 따라 텍스트를 식별하게 하여, 하나의 완전히 고정된 문자열만 찾는 것이 아니라는 데 있습니다. 예를 들어, "April"만 정확히 찾으면 May를 처리할 수 없고, "2017"만 찾으면 다른 연도를 처리할 수 없습니다. 수식을 사용하면 한 부류의 텍스트를 규칙으로 통합할 수 있습니다.
조작 단계 4: 날짜 바꾸기 규칙 작성
왼쪽의 "찾을 키워드 목록"에 스크린샷 예시에서는 두 줄을 작성했습니다. 첫 번째 줄은 "April|May", 두 번째 줄은 "\d{4}"입니다. 오른쪽의 "바꿀 키워드 목록"에는 첫 번째 줄에 "August", 두 번째 줄에 "2026"을 작성합니다.
이 규칙 집합은 다음과 같이 이해할 수 있습니다. 왼쪽 첫 번째 줄은 월 April 또는 May를 일치시켜 오른쪽 첫 번째 줄의 August로 바꾸고, 왼쪽 두 번째 줄은 네 자리 숫자 연도를 일치시켜 오른쪽 두 번째 줄의 2026으로 바꿉니다. 이러한 행 번호 대응 방식을 통해 월과 연도를 각각 처리할 수 있습니다.
실제 사무 환경에서 중국어 날짜를 바꾸려는 경우에도 실제 텍스트 규칙에 따라 해당하는 검색 내용을 설정할 수 있습니다. 번호를 바꾸려는 경우 고정 접두사와 숫자 규칙을 결합할 수 있습니다. 단, 작성 전에 반드시 PDF 원문을 관찰하여 일치 범위가 너무 넓지 않은지 확인하고, 본문의 다른 관련 없는 네 자리 숫자가 잘못 바뀌는 것을 방지해야 합니다.
조작 단계 5: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 실행
키워드 목록 설정이 완료되면 "다음"을 클릭합니다. 상단 절차에서 이후 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 있음을 알 수 있습니다. 처리된 PDF를 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 PDF를 보존하여 대조 확인하기 쉽습니다. 처리 결과가 정확하다고 확인되면 새 파일을 보관하거나 발송에 사용합니다.
"처리 시작" 단계로 진입하면 마법사에 따라 실행합니다. 소프트웨어는 가져오기 목록의 여러 PDF를 하나씩 찾아 바꿉니다. 처리가 완료되면 결과 파일을 열어 주요 페이지를 확인하고, 월과 연도가 예상대로 업데이트되었는지 확인합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 날짜 바꾸기를 월과 연도 두 줄로 나누는 것이 권장되는 이유는 무엇인가요?이렇게 하면 날짜의 다른 부분(예: "13,")을 유지할 수 있습니다. 전체 문자열을 바꾸는 것보다 세분화하여 바꾸는 것이 여러 PDF에서 날짜 구조는 유사하지만 부분적인 내용이 다른 경우에 더 적합합니다.
2. "\d{4}"가 다른 네 자리 숫자를 일치시킬 수 있나요?그럴 가능성이 있습니다. 이는 네 자리 숫자를 의미하므로 PDF에 다른 네 자리 번호가 있다면 일치될 수 있습니다. 따라서 정식으로 일괄 처리하기 전에 소수의 파일로 먼저 테스트하여 잘못 바뀌는 일이 없는지 확인하는 것이 좋습니다.
3. 스캔된 PDF도 바꿀 수 있나요?PDF 페이지가 본질적으로 이미지여서 텍스트를 정상적으로 선택하거나 복사할 수 없다면, 일반적인 텍스트 찾기 및 바꾸기로는 직접 인식하지 못할 수 있습니다. 이 글의 스크린샷 예시는 텍스트 내용을 인식할 수 있는 PDF에 해당합니다. 처리 전에 PDF를 열어 텍스트 선택이 가능한지 테스트해 볼 수 있습니다.
4. 바꿀 키워드 목록을 비워두면 어떻게 되나요?인터페이스에 "비워두면 삭제를 의미합니다"라고 안내되어 있습니다. 날짜를 바꾸는 것이 목표이고 삭제하는 것이 아니라면, 오른쪽 해당 행에 새 텍스트를 입력했는지 확인하십시오.
요약
여러 PDF의 날짜를 일괄적으로 바꾸는 핵심은 "반복 작업"을 "규칙 처리"로 전환하는 것입니다. " HeSoft Doc Batch Tool "의 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 사용자는 여러 PDF를 한 번에 가져오고, 수식 퍼지 텍스트 찾기를 선택하고, 월과 연도 바꾸기 규칙을 작성한 후 처리 결과를 통일되게 출력할 수 있습니다.
PDF 보고서, 계약서, 보관 자료를 자주 처리하는 사무직 종사자에게 이 방법은 파일을 하나씩 열어 수정하는 시간을 크게 줄이고 누락 위험도 낮출 수 있습니다. 정식 처리 전에 원본 파일을 백업하고, 표본을 추출하여 규칙을 테스트한 후, 정확함을 확인하고 일괄 실행하는 것이 좋습니다.