Wenn dasselbe Datum, derselbe Name, dieselbe Nummer oder dasselbe sensible Wort in mehreren PDFs wiederholt vorkommt, ist es sehr zeitaufwendig, die Dateien einzeln zu öffnen und manuell zu löschen. In diesem Artikel wird am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool gezeigt, wie Sie mithilfe der Funktion „Schlüsselwörter in PDFs suchen und ersetzen“ bestimmte Texte in mehreren PDFs in einem Stapel durch Nichts ersetzen können, um so den Effekt der Stapellöschung von PDF-Schlüsselwörtern zu erzielen. Das Tutorial enthält einen Vorher-Nachher-Effektvergleich, den Dateiimport, die Einstellung von Schlüsselwörtern, das Speichern und Hinweise zur Ausführung und eignet sich für Büroszenarien, in denen PDF-Inhalte in großen Mengen bereinigt werden müssen.
Im Büroalltag existieren PDF-Dateien oft nicht einzeln, sondern stapelweise. Beispielsweise können Vertragsvorlagen, Berichtsanhänge, öffentliche Unterlagen, Archivdokumente und Projekthandbücher alle dasselbe Datum, denselben Kundennamen, denselben Projektcode, dieselbe alte Versionsnummer oder zu verbergende Texte enthalten. Wenn nur ein oder zwei PDFs bearbeitet werden müssen, ist das manuelle Öffnen und seitenweise Durchsuchen noch akzeptabel; wenn die Dateianzahl jedoch auf dutzende oder hunderte ansteigt, nimmt das wiederholte Suchen, Lokalisieren und Löschen von Schlüsselwörtern viel Zeit in Anspruch und es kann leicht passieren, dass Löschungen übersehen werden.
Das Problem, das dieser Artikel lösen soll, ist klar definiert: Wie kann man Schlüsselwörter in vielen PDF-Dateien stapelweise löschen? „Löschen“ kann hier so verstanden werden, dass bestimmte Texte im PDF gefunden und durch leeren Inhalt ersetzt werden. Anhand der Screenshots ist die verwendete Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool . Sie positioniert sich als Stapelverarbeitungswerkzeug für Bürodokumente, dessen Kernwert darin besteht, sich wiederholende Arbeit zu reduzieren und gleichartige Dateiänderungsaufgaben durch einmalige Konfiguration stapelweise abzuschließen.
Im Folgenden wird anhand von Vorher-Nachher-Vergleichen und Screenshots der Softwarebedienung demonstriert, wie „April“ und „2017“ aus mehreren PDFs stapelweise gelöscht werden. Sie können diese Methode auch verwenden, um andere PDF-Schlüsselwörter zu löschen, wie z. B. Firmennamen, Daten, Kopfzeilentexte, feste Nummern oder alte Projektnamen.
Anwendungsszenarien: Wann eignet sich das stapelweise Löschen von PDF-Schlüsselwörtern?
Das stapelweise Löschen von PDF-Schlüsselwörtern eignet sich für alle Szenarien, in denen „in mehreren PDFs die gleichen Texte vorhanden sind und einheitlich bereinigt werden müssen“. Beispielsweise enthalten bestimmte Berichtsstapel ein altes Datum, dessen Monat und Jahr entfernt werden müssen; Materialien, die zur externen Verteilung vorbereitet werden, müssen von internen Projektcodes befreit werden; bestimmte PDF-Vorlagen enthalten Test- oder Platzhaltertexte, die einheitlich geleert werden müssen; oder es kann sein, dass vor der Archivierung von Dateien feste Felder, die nicht mehr angezeigt werden sollen, entfernt werden müssen.
Anders als Word-, docx- oder doc-Dokumente sind PDFs in der Regel nicht für zeilenweise Bearbeitung wie in einem Editor geeignet. Besonders bei vielen Seiten und Dateien ist die manuelle Bearbeitung nicht nur langsam, sondern es treten leicht Probleme auf wie unbearbeitete Dateien, übersehene Seiten oder nicht erkannte Groß-/Kleinschreibungsvarianten. Mit der Stapelsuch- und Ersetzungsfunktion für PDFs in HeSoft Doc Batch Tool können Sie die zu löschenden Schlüsselwörter auflisten und die Ersetzungstexte leer lassen, um mehrere PDF-Dateien auf einmal zu verarbeiten.
Wie aus dem Screenshot ersichtlich, handelt es sich in diesem Beispiel um 4 zu verarbeitende PDF-Dateien mit den Namen 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf und 4.pdf. Sie befinden sich in derselben Stapelverarbeitungsaufgabe und eignen sich für eine einheitliche Bearbeitung im Stapelverfahren.
Ergebnisvorschau: PDF vor der Verarbeitung enthält zu löschende Schlüsselwörter
Vor der Verarbeitung zeigt ein geöffnetes PDF den Datumstext „April 13, 2017“ auf der Seite. Im Screenshot sind die zu bearbeitenden Stellen mit roten Rahmen und Pfeilen markiert, wobei „April“ und „2017“ die beiden zu löschenden Schlüsselwörter sind. Das bedeutet, das Bearbeitungsziel ist nicht das Löschen des gesamten Zeileninhalts, sondern nur das Entfernen des angegebenen Textes, wobei andere Inhalte, die nicht auf der Schlüsselwortliste stehen, erhalten bleiben.
Dieses Szenario ist bei der Stapelbereinigung von PDFs sehr häufig: Einige Texte müssen erhalten bleiben, während bestimmte feste Begriffe gelöscht werden müssen. Im Beispiel bleibt „13,“ erhalten, während der Monat „April“ und das Jahr „2017“ als Schlüsselwörter gelöscht werden. Durch diese schlüsselwortgenaue Verarbeitung werden Inhaltsverluste vermieden, die durch Löschen ganzer Seiten oder Absätze entstehen würden.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung wurden die angegebenen Schlüsselwörter durch Leerstellen ersetzt
Nach Abschluss der Verarbeitung wird das PDF zur Überprüfung erneut geöffnet und es ist zu sehen, dass die Stellen, an denen zuvor „April“ und „2017“ standen, nun leer sind, während das mittige „13,“ erhalten bleibt. Die roten Rahmen im Screenshot zeigen auf die leeren Positionen, die nach dem Löschen der Schlüsselwörter zurückbleiben. Dies zeigt, dass die Software eine Operation „Schlüsselwort suchen und durch nichts ersetzen“ ausführt und nicht einfach die gesamte Seite oder den gesamten Textbereich löscht.
Für Benutzer, die bestimmte Texte stapelweise aus PDFs löschen müssen, ist dieses Ergebnis sehr praktisch: Es können sowohl unerwünschte Schlüsselwörter entfernt als auch das ursprüngliche PDF-Layout weitestgehend beibehalten werden. Gerade bei Dokumenten wie Berichten, Mitteilungen, Handbüchern oder Vertragsanhängen ist die Erhaltung des Seitenlayouts oft wichtiger als eine Neubearbeitung.
Schritt 1: PDF-Werkzeug öffnen und Suchen- und Ersetzen-Funktion auswählen
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Werkzeugkategorie PDF-Werkzeuge aus. Die Benutzeroberfläche zeigt, dass die Software verschiedene Stapelverarbeitungsfunktionen für PDFs bietet, wie z. B. Wasserzeichen hinzufügen, PDF konvertieren, PDF-Seiten löschen usw. Da dieses Mal das Ziel darin besteht, Schlüsselwörter stapelweise aus PDFs zu löschen, muss Punkt 1 gewählt werden: Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, das Funktionsmodul aufzurufen, das speziell für das Suchen und Ersetzen von Textinhalten in PDFs zuständig ist. Da das Löschen von Schlüsselwörtern im Wesentlichen das Ersetzen von gefundenem Text durch Leerzeichen ist, sollte also „Suchen und Ersetzen“ gewählt werden, nicht Werkzeuge für Konvertierung, Zusammenführung oder Wasserzeichen.
Schritt 2: Stapelweise zu verarbeitende PDF-Dateien hinzufügen
Nach dem Aufruf der Funktion „Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“ wechselt die Software in einen assistentengeführten Prozess. Schritt 1 ist Zu verarbeitende Datensätze auswählen. Wie der Screenshot zeigt, bietet die rechte obere Ecke der Oberfläche die Schaltflächen Datei hinzufügen und Dateien aus Ordner importieren. Wenn Sie nur wenige PDFs verarbeiten müssen, können Sie auf „Datei hinzufügen“ klicken und diese einzeln auswählen; befindet sich eine ganze Reihe von PDFs im selben Ordner, ist es besser, „Dateien aus Ordner importieren“ zu nutzen, um alle PDF-Dateien eines Ordners auf einmal zu importieren.
Nach dem Import werden die Dateien in der Liste angezeigt. Im Screenshot sind insgesamt 4 Datensätze zu sehen: 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf und 4.pdf, deren Pfade im Verzeichnis test auf Laufwerk D liegen und die alle die Erweiterung pdf haben. Die Liste zeigt auch Informationen wie Erstellungszeitpunkt, Änderungszeitpunkt usw. an, was die Überprüfung der korrekten Dateien vor dem Start der Verarbeitung erleichtert.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist: Alle PDFs, deren Schlüsselwörter gelöscht werden sollen, erscheinen in der Aufgabenliste. Wurde versehentlich eine Datei importiert, die nicht verarbeitet werden soll, kann der entsprechende Eintrag über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernt werden; bei sehr vielen Dateien können auch die Filter- und Sortierfunktionen der Oberfläche bei der Prüfung helfen.
Schritt 3: Festlegen der zu löschenden PDF-Schlüsselwörter
Nachdem die Dateien hinzugefügt wurden, klicken Sie unten auf Weiter, um zu Schritt 2 Bearbeitungsoptionen festlegen zu gelangen. Hier müssen der Suchmodus, Zusatzoptionen, die Liste der zu suchenden Schlüsselwörter und die Liste der Ersetzungsschlüsselwörter konfiguriert werden.
Wie der Screenshot zeigt, ist als Suchmodus Text genau suchen ausgewählt. Dies bedeutet, dass die Software den eingegebenen Textinhalt exakt abgleicht. Im Beispiel wurden in der „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ zwei zeilenweise Schlüsselwörter eingegeben: in der ersten Zeile April, in der zweiten Zeile 2017. Da das Ziel das Löschen dieser Texte ist, bleibt die rechte „Liste der Ersetzungsschlüsselwörter“ leer. Die Oberfläche weist auch deutlich darauf hin: Keine Angabe bedeutet Löschen.
Dieser Schritt ist der Kern der gesamten Aufgabe zum stapelweisen Löschen von PDF-Schlüsselwörtern. Sie müssen alle zu löschenden Wörter zeilenweise in die linke Schlüsselwortliste eintragen, wie z. B. Daten, Namen, Nummern, Kennzeichnungstexte usw.; wenn gelöscht und nicht durch anderen Text ersetzt werden soll, lassen Sie die rechte Ersetzungsliste bitte leer. So ersetzt die Software die gefundenen Schlüsselwörter bei der Verarbeitung durch Leerstellen, was optisch das Löschen des angegebenen Textes im PDF darstellt.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung starten
Nachdem die Schlüsselworteinstellungen abgeschlossen sind, klicken Sie erneut auf Weiter. Dem Ablauf in der oberen Leiste folgend, gelangt man anschließend zu Schritt 3 Speicherort festlegen und dann zu Schritt 4 Verarbeitung starten. Obwohl der Screenshot die spezifische Seite für die Speicherortwahl nicht zeigt, kann aus dem Prozessnamen gefolgert werden, dass die Software den Benutzer den Ausgabeort für die verarbeiteten Dateien festlegen lässt, bevor die Stapelverarbeitungsaufgabe ausgeführt wird.
Es wird empfohlen, beim Festlegen des Speicherorts die Originaldateien nicht direkt zu überschreiben, insbesondere bei der ersten Verarbeitung von PDF-Schlüsselwörtern. Sicherer ist es, die Ergebnisse in einem neuen Ordner zu speichern, z. B. „Verarbeitete PDFs“ oder „Nach Schlüsselwortlöschung“. So können Sie selbst bei fehlerhaften Schlüsselworteinstellungen zu den Originaldateien zurückkehren und den Vorgang erneut durchführen.
Nach dem Start der Verarbeitung arbeitet die Software die PDFs gemäß der Dateiliste ab und löscht die festgelegten Schlüsselwörter aus jedem PDF. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die PDFs im Ausgabeverzeichnis, um sicherzustellen, dass die Schlüsselwörter entfernt wurden und das Seitenlayout den Erwartungen entspricht.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum sollte die Liste der Ersetzungsschlüsselwörter leer gelassen werden?
Weil das Ziel dieses Mal das Löschen von Schlüsselwörtern ist, und nicht das Ersetzen durch neuen Text. Im Screenshot steht neben der „Liste der Ersetzungsschlüsselwörter“ der Hinweis „Keine Angabe bedeutet Löschen“, daher reicht das Leerlassen aus, um den Effekt der Textlöschung zu erzielen.
2. Können mehrere Schlüsselwörter gleichzeitig gelöscht werden?
Ja. Im Beispiel wurden die beiden Schlüsselwörter April und 2017 gleichzeitig eingegeben, und nach der Verarbeitung wurden beide Positionen geleert. Bei der tatsächlichen Nutzung können mehrere zu löschende PDF-Schlüsselwörter zeilenweise eingegeben werden.
3. Werden andere Inhalte im PDF beeinträchtigt?
Den Beispielergebnissen zufolge blieb „13,“, das nicht als Schlüsselwort aufgeführt war, erhalten, was zeigt, dass sich die Verarbeitung auf die angegebenen Schlüsselwörter beschränkt. Dennoch wird empfohlen, das Verfahren vor der formellen Stapelverarbeitung zuerst mit wenigen Dateien zu testen und die Ergebnisse zu bestätigen, bevor alle PDFs verarbeitet werden.
4. Beeinflusst Groß-/Kleinschreibung das Matching?
Die Benutzeroberfläche bietet die Zusatzoption „Groß-/Kleinschreibung ignorieren“. Ob diese Option aktiviert wird, sollte je nach tatsächlichem Bedarf entschieden werden. Wenn Sie nur exakt übereinstimmende englische Wörter löschen möchten, lassen Sie sie deaktiviert; wenn April, APRIL und april gleichermaßen erfasst werden sollen, kann die Nutzung dieser Option in Betracht gezogen werden.
5. Können Texte aus gescannten PDFs gelöscht werden?
Der Screenshot zeigt ein Szenario, in dem Textinhalte in einem PDF gesucht und ersetzt werden. Wenn das PDF ein reiner Bildscan ist, sind die Texte möglicherweise nicht als erkennbare Schriftzeichen vorhanden. Das Verarbeitungsergebnis hängt dann davon ab, ob das PDF durchsuchbaren Text enthält. Bei gescannten Dokumenten ist es sicherer, zuerst im PDF-Reader zu versuchen, nach dem betreffenden Schlüsselwort zu suchen; wenn es gefunden wird, kann die Stapelverarbeitung zuverlässiger durchgeführt werden.
Zusammenfassung
Der Kerngedanke beim stapelweisen Löschen von Schlüsselwörtern aus vielen PDF-Dateien ist: Importieren Sie die PDFs zunächst in HeSoft Doc Batch Tool , verwenden Sie dann die Funktion „Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“, tragen Sie die zu löschenden Texte in die Schlüsselwortliste ein und lassen Sie den Ersetzungsinhalt leer. Auf diese Weise können angegebene Texte aus mehreren PDFs stapelweise gelöscht werden, wodurch die ineffiziente Arbeit des einzelnen Öffnens, seitenweisen Durchsuchens und manuellen Bearbeitens vermieden wird.
Wenn Sie häufig Stapel von Bürodokumenten wie PDF, Word, Excel oder PowerPoint verarbeiten müssen, wird empfohlen, solche sich wiederholenden Arbeiten einem Stapelverarbeitungswerkzeug zu überlassen. Für das in diesem Tutorial beschriebene Szenario können Sie die zu verarbeitenden PDFs und die Schlüsselwortliste vorbereiten, den Schritten im Artikel folgen, um Dateien zu importieren, Schlüsselwörter einzustellen, Ergebnisse zu speichern und die Ausgabedateien zu überprüfen, um die Aufgabe der stapelweisen Löschung von PDF-Schlüsselwörtern schnell abzuschließen.