Möchten Sie bestimmten Text in mehreren PDFs auf einmal löschen? Nutzen Sie die Suchen-und-Ersetzen-Funktion von PDFs, um bestimmte Schlüsselwörter durch Leerzeichen zu ersetzen. Dieser Artikel zeigt den vollständigen Ablauf mit HeSoft Doc Batch Tool : Wählen Sie im PDF-Tool den Einstieg über die Suchen-und-Ersetzen-Funktion, importieren Sie mehrere PDF-Dateien, legen Sie die genaue Textsuche fest, geben Sie den zu entfernenden Inhalt in die Schlüsselwortliste ein und lassen Sie die Ersetzungsliste leer. Nach der Verarbeitung wird der Zieltext im PDF gelöscht – geeignet für die stapelweise Entfernung von Daten, Nummern, Namen und festen Texten.
Viele Bürodokumente werden nach der Erstellung als PDF archiviert, zur Einsicht weitergeleitet oder extern veröffentlicht. Vor der Veröffentlichung müssen jedoch häufig bestimmte Textinhalte einheitlich entfernt werden, wie z. B. Daten, Jahreszahlen, Projektnummern, interne Firmenkurzbezeichnungen, Testfelder oder nicht zur Veröffentlichung bestimmte Anmerkungen. Wenn diese Texte auf mehrere PDFs verteilt sind, ist die manuelle Bearbeitung jedes PDFs nicht nur ineffizient, sondern führt aufgrund der Wiederholungsarbeit auch leicht zu Auslassungen.
Dieser Artikel stellt eine Vorgehensweise vor, die besser für die Stapelverarbeitung im Büro geeignet ist: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool und die Funktion „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in PDF“, um angegebene Schlüsselwörter durch nichts zu ersetzen. So können Sie Textinhalte einheitlich aus mehreren PDFs löschen. Dieses Tool gehört zur Kategorie der Bürosoftware für die Stapeldokumentenverarbeitung und löst vor allem das Problem, wenn viele Dateien vorliegen, die Bearbeitung sich wiederholt und die manuelle Bearbeitung zeitaufwendig ist.
Im folgenden Beispiel haben wir 4 PDF-Dateien, aus denen die Wörter „April“ und „2017“ auf den Seiten gelöscht werden müssen. Nach der Verarbeitung werden die Stellen, an denen sich diese beiden Schlüsselwörter befanden, zu Leerstellen, während andere Inhalte, die nicht als Schlüsselwörter festgelegt wurden, erhalten bleiben.
Anwendungsszenarien: Arbeiten, bei denen feste Schlüsselwörter stapelweise aus PDFs entfernt werden müssen
Wenn Ihre Anforderungen die folgenden Merkmale aufweisen, ist die in diesem Artikel beschriebene Methode gut geeignet: Erstens liegen die zu verarbeitenden Dateien im PDF-Format vor. Zweitens gibt es in mehreren PDFs identische oder ähnliche feste Texte. Drittens möchten Sie nur die Schlüsselwörter löschen, nicht den gesamten Seiteninhalt. Viertens möchten Sie das ursprüngliche PDF-Layout möglichst beibehalten und die PDF nicht in Word, docx oder doc konvertieren und neu formatieren müssen.
Typische Szenarien sind: Stapelweises Entfernen von Daten auf Berichtsdeckblättern; Löschen interner Projektcodes in externen Materialien; Bereinigen von Platzhaltern in PDF-Vorlagen; Entfernen alter Versionsnummern aus mehreren Anleitungen; Einheitliche Entfernung von Namen, Nummern oder Organisationsbezeichnungen bei der Dokumentenanonymisierung. Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung liegt der Vorteil der Stapelverarbeitung darin, dass die Regel nur einmal festgelegt werden muss und die Software sie anschließend automatisch auf alle Dateien anwendet.
Vor der Verarbeitung sehen Sie, dass es sich bei den hier zu bearbeitenden Dateien um 4 PDF-Dateien handelt. Die Anzahl der Dateien ist zwar nicht besonders hoch, zeigt aber bereits den Wert der Stapelverarbeitung; wenn die Anzahl der Dateien auf Dutzende oder Hunderte anwächst, wird die Zeitersparnis noch deutlicher.
Vorschau vor der Verarbeitung: Schlüsselwörter werden noch auf der PDF-Seite angezeigt
Öffnet man die PDF vor der Verarbeitung, wird auf der Seite „April 13, 2017“ angezeigt. Dieses Mal sollen die beiden Schlüsselwörter „April“ und „2017“ entfernt werden, die im Screenshot bereits rot markiert sind. Wichtig ist hier: Wir möchten nicht die gesamte Datumszeile löschen und weder die Überschrift, die Berichtsnummer noch den Stempel auf der Seite beeinträchtigen, sondern nur die angegebenen Wörter verschwinden lassen.
Müsste diese Anforderung manuell erfüllt werden, müsste zunächst in jeder PDF nach den Schlüsselwörtern gesucht werden, dann zur entsprechenden Seite navigiert und anschließend bearbeitet oder abgedeckt werden. Für wenige Dateien mag das noch akzeptabel sein, aber bei einer großen Anzahl von PDFs sind die Schritte zu repetitiv. Durch die Verwendung des Suchen-und-Ersetzen-Stapellöschvorgangs können diese sich wiederholenden Aktionen in eine einmalige Regeleinstellung umgewandelt werden.
Vorschau nach der Verarbeitung: Angegebene Schlüsselwörter wurden stapelweise entfernt
Nach Abschluss der Verarbeitung sieht man beim Betrachten der PDF-Seite, dass „April“ und „2017“ nicht mehr angezeigt werden. An den ursprünglichen Positionen sind leere Bereiche entstanden, während „13,“ erhalten bleibt. Dieses Ergebnis zeigt, dass die Software nicht den gesamten Textabschnitt gelöscht hat, sondern die Löschung gemäß der festgelegten Schlüsselwortliste durchgeführt hat.
Für Personen, die PDF-Texte präzise bereinigen müssen, ist diese Verarbeitungsweise flexibler als das direkte Löschen von Seiten und effizienter als die manuelle Bearbeitung jeder einzelnen Datei. Solange die Schlüsselwörter genau festgelegt sind, kann dieselbe Regel auf alle importierten PDF-Dateien angewendet werden.
Arbeitsschritt 1: Kategorie PDF-Tools öffnen
Starten Sie zunächst HeSoft Doc Batch Tool . Auf der linken Seite der Hauptoberfläche sehen Sie mehrere Werkzeugkategorien, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da es sich bei den Verarbeitungsobjekten diesmal um PDF-Dateien handelt, wählen Sie PDF-Tools.
Nachdem Sie die PDF-Tools aufgerufen haben, suchen und klicken Sie auf Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in PDF. Im Screenshot sehen Sie, dass sich diese Funktion an erster Stelle der PDF-Tool-Liste befindet und der Beschreibungstext auf „Stapelweises Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in PDF-Dateiinhalten“ verweist. Dies ist genau der Einstiegspunkt, um PDF-Schlüsselwörter zu löschen.
Arbeitsschritt 2: Mehrere PDFs zur Verarbeitungsliste hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt die Oberfläche den aktuellen Aufgabennamen „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in PDF“ und führt Schritt für Schritt durch die Bedienung. Schritt 1 ist die Auswahl der zu verarbeitenden Einträge. Oben rechts befinden sich Aktionsschaltflächen wie Dateien hinzufügen, Dateien aus Ordner importieren, Leeren und Mehr.
Wenn Sie die zu verarbeitenden PDFs bereits im selben Ordner gesammelt haben, empfiehlt sich die Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren“, um Zeit bei der Einzelauswahl zu sparen. Möchten Sie nur einige wenige, verstreute PDFs verarbeiten, können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken. Nach dem Import zeigt die Liste Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum usw. zur Überprüfung an.
Im Screenshot wurden bereits die vier Dateien 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf importiert, alle mit der Erweiterung pdf, und die Zusammenfassung unten zeigt die Anzahl von 4 Einträgen an. Nachdem Sie die Dateien überprüft haben, klicken Sie unten auf Weiter, um zu den Einstellungen der Verarbeitungsoptionen zu gelangen.
Arbeitsschritt 3: Exakte Suche wählen und zu entfernende Schlüsselwörter eintragen
In Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen festlegen“ legen Sie zuerst die Suchmethode fest. Im Beispiel wird Exakte Textsuche gewählt, geeignet für die Bearbeitung eindeutiger Schlüsselwörter wie feste Daten, feste Nummern oder feste Namen. Wenn Ihre Schlüsselwörter eindeutige Texte sind, ist die exakte Suche in der Regel besser steuerbar.
Tragen Sie dann in der Liste der zu suchenden Schlüsselwörter auf der linken Seite zeilenweise die zu löschenden Inhalte ein. Im Beispiel wurden zwei Zeilen eingetragen: April und 2017. Rechts befindet sich die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter, die in diesem Beispiel leer bleibt. Die Oberfläche zeigt den Hinweis „Keine Eingabe bedeutet Löschen“. Das bedeutet: Solange Sie keinen Ersatzinhalt eintragen, löscht die Software die übereinstimmenden Schlüsselwörter aus der linken Liste.
Dieser Schritt erfordert besondere Sorgfalt. Da die Stapelverarbeitung auf alle importierten Dateien angewendet wird, könnten zu kurz oder zu allgemein formulierte Schlüsselwörter Inhalte löschen, die nicht gelöscht werden sollen. Ein einzelner Buchstabe oder eine häufige Zahl könnte beispielsweise eine zu große Treffermenge erzeugen. Es wird dringend empfohlen, möglichst ganze Wörter, vollständige Nummern oder eindeutige Daten als Schlüsselwörter zu verwenden.
Arbeitsschritt 4: Ausgabeort festlegen und PDF-Verarbeitung starten
Nachdem die Schlüsselwörter festgelegt sind, klicken Sie auf Weiter. Der obere Ablauf zeigt, dass noch die beiden Phasen Speicherort festlegen und Verarbeitung starten folgen. Beim Festlegen des Speicherorts empfiehlt es sich, ein neues Ausgabeverzeichnis zu wählen, um die PDFs mit den gelöschten Schlüsselwörtern dort zu speichern. So können Original- und bearbeitete Dateien getrennt werden, was Vergleich und Backup erleichtert.
In der Phase „Verarbeitung starten“ verarbeitet die Software nun jede PDF-Datei aus der Liste stapelweise und ersetzt die Inhalte in der „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ durch nichts. Nach Abschluss der Verarbeitung öffnen Sie die PDFs im Ausgabeverzeichnis, um das Ergebnis zu überprüfen. Es wird empfohlen, mindestens die erste und letzte Datei sowie typische Seiten, die die Ziel-Schlüsselwörter enthielten, zu prüfen, um sicherzustellen, dass der Löscheffekt der Erwartung entspricht.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Was ist der Unterschied zwischen dieser Methode und einer weißen Überdeckung in PDF?
Die Methode in diesem Artikel basiert auf Suchen und Ersetzen, wobei angegebene Schlüsselwörter durch nichts ersetzt werden. Überdecken bedeutet meist, eine Form oder ein Bild über die Seite zu legen. Die Ansätze sind unterschiedlich. Für durchsuchbare Texte eignet sich die Schlüsselwortersetzung besser für die einheitliche Stapelverarbeitung.
2. Bedeutet eine leere Ersetzungsliste definitiv Löschen?
Gemäß dem Hinweis im Screenshot bedeutet „Keine Eingabe bedeutet Löschen“. Wenn das Ziel also die Löschung von Text ist, lassen Sie die Liste für die zu ersetzenden Schlüsselwörter auf der rechten Seite einfach leer.
3. Kann man chinesische Schlüsselwörter löschen?
Der Funktionsname lautet „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in PDF“, das Beispiel verwendet Englisch und Zahlen. Für konkrete Schlüsselwörter wie Chinesisch, Englisch, Zahlen etc. sollte im praktischen Betrieb die Voraussetzung sein, dass der PDF-Text erkannt und abgeglichen werden kann. Es wird empfohlen, zunächst mit einer Datei zu testen.
4. Wie vermeidet man versehentliches Löschen?
Erstens: Schlüsselwörter vollständig ausschreiben, nicht zu kurz. Zweitens: Zuerst mit wenigen Dateien testen. Drittens: In einen neuen Ordner ausgeben, Original-PDFs nicht überschreiben. Viertens: Nach der Verarbeitung Stichproben kontrollieren. Die Effizienz der Stapelverarbeitung ist hoch, daher ist es umso wichtiger, die Regeln vor Beginn zu bestätigen.
5. Was tun bei Unterschieden in der Groß-/Kleinschreibung der zu löschenden Wörter?
Auf der Einstellungsseite ist die Option „Groß-/Kleinschreibung ignorieren“ zu sehen. Wenn dasselbe englische Wort in Ihrem PDF in unterschiedlicher Schreibweise vorkommt, können Sie diese Option je nach Bedarf aktivieren; wenn Sie nur die exakt gleiche Schreibweise löschen möchten, lassen Sie die Option für eine genaue Übereinstimmung deaktiviert.
6. Ist vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung erforderlich?
Eine Sicherung wird empfohlen. Obwohl die Festlegung des Speicherorts die Ausgabe in ein neues Verzeichnis ermöglicht, ist es besonders vor der Bearbeitung wichtiger Dateien stets die sicherere Vorgehensweise, die Original-PDFs aufzubewahren.
Zusammenfassung
Um Textinhalte aus mehreren PDFs einheitlich zu löschen, müssen Sie nicht jede Datei einzeln öffnen und manuell bearbeiten. Mithilfe von HeSoft Doc Batch Tool können Sie über die Funktion „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in PDF“ die zu entfernenden Schlüsselwörter in eine Liste schreiben und den Ersetzungsinhalt leer lassen, um so angegebene Texte stapelweise aus PDFs zu löschen.
Der Vorteil dieses Arbeitsablaufs liegt in seiner klaren Struktur, Eignung für Stapelverarbeitung und einfachen Überprüfbarkeit der Ergebnisse: PDFs importieren, Schlüsselwörter festlegen, Speicherort wählen und schließlich die Verarbeitung starten. Für Büroanwender, die häufig PDF-Berichte, Verträge, Informationspakete oder Bekanntmachungsdokumente bearbeiten, kann die Übergabe wiederkehrender Textbereinigungsaufgaben an ein Stapelverarbeitungstool die Zeit für manuelle Suche und Änderung jeder einzelnen Datei erheblich reduzieren. Wenn Sie das nächste Mal PDF-Schlüsselwörter stapelweise entfernen müssen, empfiehlt es sich, zuerst die Dateien und die Schlüsselwortliste zusammenzustellen und dann gemäß den Schritten in diesem Artikel zu testen und die Stapelausführung durchzuführen.