Viele Unternehmen organisieren Excel-Dateien für Budgets, Anwesenheitslisten, Projektpläne, Bestandsverwaltung usw. als Vorlagen. Wenn diese Dateien einheitlich in das XLTM-Makrovorlagenformat geändert werden müssen, ist das Speichern jeder einzelnen Datei sehr ineffizient. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool in Excel-Tools die Option „Excel in Xltm konvertieren" auswählen, mehrere Tabellendateien im Batch importieren, die Warteliste überprüfen und die Konvertierung abschließen, um die Verwaltung von Vorlagendateien zu standardisieren.
In der vorlagenbasierten Büroumgebung sind Excel-Dateien oft nicht nur gewöhnliche Tabellen, sondern können auch als Standardberichte, Prozessformulare, Budgetvorlagen, Verkaufsverfolgungsvorlagen usw. dienen. Wenn diese Dateien Makros unterstützen oder im makrofähigen Vorlagenformat gespeichert werden müssen, besteht eine häufige Anforderung darin, die ursprünglichen XLSX-Tabellen stapelweise in XLTM-Dateien zu konvertieren.
Wenn im Team viele fertige Vorlagen vorhanden sind, kostet es viel Zeit, jede Excel-Datei einzeln zu öffnen und im XLTM-Format zu speichern. Problematischer ist, dass Dateinamen ähnlich sein können und man beim Konvertieren leicht eine Datei übersieht oder die konvertierte Datei am falschen Ort speichert. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Bürosoftware, die auf die Stapelverarbeitung von Dokumenten und Tabellendateien ausgerichtet ist und Benutzern hilft, repetitive Arbeit zu reduzieren. Im Folgenden wird anhand einer Reihe von Excel-Vorlagendateien gezeigt, wie man die Stapelkonvertierung von XLSX nach XLTM durchführt.
Anwendungsszenario: Gewöhnliche Excel-Tabellen in makrofähige Vorlagen umwandeln
Das XLTM-Format wird üblicherweise für makrofähige Excel-Vorlagen verwendet. Der Unterschied zu gewöhnlichem XLSX besteht darin, dass XLTM eher für Vorlagen gedacht ist und für die Verwaltung von Vorlagendateien mit Makro-Inhalten verwendet werden kann. Für Büroteams, die ein einheitliches Vorlagenformat benötigen, kann die Stapelkonvertierung repetitive Vorgänge erheblich reduzieren.
Die folgenden Szenarien eignen sich für die Stapelkonvertierung:
- Die Finanzabteilung muss Jahresberichte, Spesenabrechnungen, Monatsbudgets und andere Tabellen als Vorlagen aufbereiten;
- Die Verwaltungsabteilung muss Dateien wie Mitarbeiteranwesenheit und Personalinformationserfassungsbögen in ein einheitliches Vorlagenformat bringen;
- Projektmanager müssen Projektpläne und Fortschrittsverfolgungstabellen stapelweise in XLTM konvertieren;
- Lager- oder Betriebsteams müssen Tabellen für Bestandsverwaltung und Verkaufsverfolgung standardisiert archivieren;
- Mehrere Excel-Dateien müssen in die gleiche Erweiterung konvertiert werden, um Auslassungen beim manuellen Speichern unter zu vermeiden.
Das größte Merkmal dieser Art von Arbeit ist die hohe Anzahl von Dateien, sich wiederholende Arbeitsschritte und die Anforderung konsistenter Ergebnisse. Mit einem Stapelverarbeitungstool können manuelle, repetitive Klicks in einen einmaligen Import und eine einheitliche Verarbeitung umgewandelt werden.
Effektvorschau: Status der Excel-Dateien vor der Konvertierung
Im Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass sich auf dem Desktop oder im Ordner mehrere Excel-Tabellendateien mit der Dateierweiterung .xlsx befinden. Die Dateinamen umfassen Annual_Report_Template, Employee_Attendance_Template, Inventory_Management_Template, Monthly_Budget_Template, Project_Plan_Template, Marketing_Strategy_Template, Expense_Report_Template und Sales_Tracker_Template, offensichtlich eine Reihe von Bürovorlagen für verschiedene Zwecke.
Obwohl diese Dateien alle Excel-Tabellen sind, liegen sie noch nicht im XLTM-Format vor. Wenn sie später als makrofähige Vorlagen gespeichert werden sollen, ist eine Formatkonvertierung erforderlich. Die manuelle Verarbeitung dieser 8 Dateien erfordert bereits viele sich wiederholende Vorgänge; bei noch mehr Dateien in der Praxis wird das Effizienzproblem noch deutlicher.
Effektvorschau: Status der XLTM-Dateien nach der Konvertierung
Im Screenshot nach der Verarbeitung wird als Dateierweiterung derselben Dateireihe .xltm angezeigt. Der Hauptteil der Dateinamen behält weiterhin die ursprüngliche Geschäftsbedeutung, z. B. Annual_Report_Template.xltm, Employee_Attendance_Template.xltm, Project_Plan_Template.xltm, Sales_Tracker_Template.xltm usw. Dies stellt sicher, dass der Zweck jeder Vorlage nach der Konvertierung weiterhin leicht erkennbar ist.
Vom Ergebnis her ist das Ziel der Stapelkonvertierung sehr klar: nicht das Umbenennen von Dateien, sondern die einheitliche Konvertierung des Excel-Dateiformats in XLTM. Für Teams, die Vorlagen archivieren, Standardvorlagen verteilen oder Makrovorlagen vorbereiten müssen, ist dieses Ergebnis für die nachfolgende Verwaltung besser geeignet.
Arbeitsschritt 1: In der Software die Funktion „Excel in XLTM konvertieren“ finden
Wählen Sie nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool zunächst in der linken Navigation die Excel-Tools aus. Unter dieser Kategorie sind die Funktionen zur Excel-Dateiverarbeitung zusammengefasst. Der Screenshot zeigt mehrere Konvertierungsoptionen auf der Tool-Seite, darunter Excel in JPG-Bild, Excel in Docx, Excel in PDF, Excel in Csv, Excel in Xls, Excel in Xlsx, Excel in Xlsm, Excel in Xltx, Excel in Xltm usw.
Da das Ziel die stapelweise Erzeugung von XLTM-Dateien ist, muss auf „Excel in Xltm konvertieren“ geklickt werden. Im Screenshot ist diese Karte hervorgehoben, der Beschreibungstext lautet „Konvertiert Excel-Dateien stapelweise in das XLTM-Format“, was genau der Anforderung dieses Artikels entspricht.
Ziel des Vorgangs: Auswahl des richtigen Ausgabeformats unter den vielen Excel-Stapelkonvertierungsfunktionen, um letztendlich XLTM-Dateien zu erhalten.
Erwartetes Ergebnis: Aufruf der Funktionsseite „Excel in Xltm konvertieren“, bereit zum Hinzufügen der zu konvertierenden Dateien.
Arbeitsschritt 2: Stapelimport der zu verarbeitenden XLSX-Dateien
Auf der Funktionsseite sehen Sie oben zwei Haupteinstiegspunkte: „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Wenn die Dateien an verschiedenen Orten verstreut sind, können Sie „Dateien hinzufügen“ verwenden und nach Bedarf auswählen; wenn alle zu verarbeitenden Tabellen im selben Verzeichnis liegen, ist „Dateien aus Ordner importieren“ effizienter.
Im Beispiel-Screenshot hat die Seite 8 Excel-Dateien importiert. Die Liste zeigt Informationen wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum und Änderungsdatum jeder Datei. Anhand dieser Felder kann der Benutzer bestätigen, dass es sich tatsächlich um die Zieldateien handelt. Bei der Stapelverarbeitung ist die Überprüfung der Liste sehr wichtig, da die nachfolgende Verarbeitung auf dieser Liste basiert.
Ziel des Vorgangs: Die zu konvertierenden Excel-Vorlagendateien zentral zur Aufgabenliste hinzufügen.
Erwartetes Ergebnis: Alle zu konvertierenden Dateien erscheinen in der Liste, die Gesamtzahl der Datensätze entspricht der tatsächlichen Anzahl der zu verarbeitenden Dateien.
Arbeitsschritt 3: Überprüfung vor der Konvertierung anhand von Name, Pfad und Erweiterung
Nach dem Importieren der Dateien empfiehlt es sich nicht, sofort zum nächsten Schritt überzugehen. Überprüfen Sie zunächst Name, Pfad und Erweiterung in der Liste. Der Name hilft Ihnen zu bestätigen, ob alle Geschäftsvorlagen enthalten sind; der Pfad kann verhindern, dass versehentlich gleichnamige Dateien aus anderen Ordnern importiert werden; die Erweiterung bestätigt, dass es sich beim aktuellen Verarbeitungsobjekt um eine Excel-Tabellendatei handelt.
Im Screenshot zeigt die Spalte „Erweiterung“ xlsx an, der Pfad verweist auf denselben Testordner, was bedeutet, dass diese Dateireihe aus einer einheitlichen Quelle stammt und sich leicht zentral konvertieren lässt. Wenn ein Eintrag nicht zu dieser Aufgabe gehört, kann er über die Bedienspalte rechts gelöscht werden. Bei falschem Importumfang kann auch „Leeren“ zum erneuten Auswählen verwendet werden.
Ziel des Vorgangs: Reduzierung des Risikos von Fehlverarbeitungen bei der Stapelkonvertierung, Sicherstellung kontrollierbarer nachfolgender Ausgabeergebnisse.
Erwartetes Ergebnis: Die Liste der zu verarbeitenden Dateien ist klar, präzise und enthält nur die Excel-Dateien, die in XLTM konvertiert werden sollen.
Arbeitsschritt 4: Auf „Weiter“ klicken und Ausgabeort festlegen
Klicken Sie nach Bestätigung der korrekten Liste auf die Schaltfläche „Weiter“ unten. Der Prozesshinweis auf der Seite zeigt, dass die nachfolgenden Schritte das Festlegen des Speicherorts und den Start der Verarbeitung umfassen. Das Festlegen des Speicherorts dient dazu, zu bestimmen, wohin die konvertierten XLTM-Dateien ausgegeben werden. Die tatsächliche Benutzeroberfläche kann je nach Softwareversion unterschiedliche Speicheroptionen anzeigen; der Benutzer wählt einfach entsprechend den Anweisungen auf der Benutzeroberfläche aus.
Es wird empfohlen, das Ausgabeverzeichnis nicht zu sehr zu verteilen. Eine sicherere Vorgehensweise ist es, einen speziellen Ordner für diese Konvertierung zu erstellen, z. B. „XLTM-Vorlagenausgabe“, „Konvertierte Dateien“ oder „xltm_result“. So können Quelldateien und Ergebnisdateien getrennt verwaltet werden, was den Vergleich und die Überprüfung erleichtert und auch das spätere Versenden an Kollegen vereinfacht.
Ziel des Vorgangs: Festlegen des Speicherpfads für die Konvertierungsergebnisse, um sicherzustellen, dass die Dateien nach Abschluss der Konvertierung schnell gefunden werden können.
Erwartetes Ergebnis: Die Software speichert den Ausgabeort, der Benutzer kann mit der Phase „Verarbeitung starten“ fortfahren.
Arbeitsschritt 5: Stapelkonvertierung starten und Ergebnisse überprüfen
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gelangen Sie zum Schritt „Verarbeitung starten“. Starten Sie die Verarbeitung nach Bestätigung, die Software konvertiert die Excel-Dateien nacheinander gemäß der Liste. Im Vergleich zum manuellen „Speichern unter“ liegt der Vorteil der Stapelverarbeitung darin, dass der Benutzer nicht jede Datei einzeln öffnen und auch nicht wiederholt dasselbe Format auswählen muss.
Nach Abschluss der Verarbeitung wechseln Sie zum Speicherort und überprüfen die Ausgabedateien. Laut dem Screenshot nach der Verarbeitung sind die ursprünglichen XLSX-Dateien nun XLTM-Dateien. Es wird empfohlen, mindestens zwei Dinge zu überprüfen: Erstens, ob die Anzahl der Dateien mit der Datensatzanzahl in der Importliste übereinstimmt; zweitens, ob die Dateierweiterung durchgängig .xltm ist. Bei sehr vielen Dateien können Sie stichprobenartig einige Dateien öffnen und prüfen, bevor Sie sie archivieren oder verteilen.
Ziel des Vorgangs: Abschluss der Stapelformatkonvertierung von XLSX nach XLTM.
Erwartetes Ergebnis: Erhalt einer Reihe von XLTM-Dateien, die für die Vorlagenverwaltung verwendet werden können.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Ist Stapelkonvertierung gleichbedeutend mit stapelweiser Änderung der Dateierweiterung?
Nein. Die Konvertierung von Office-Dateiformaten sollte mit einem Konvertierungstool erfolgen und nicht durch einfaches Ändern der Dateierweiterung. Eine bloße Änderung der Erweiterung kann dazu führen, dass die Datei nicht richtig erkannt oder geöffnet werden kann. Die Funktion „Excel in Xltm konvertieren“ dient dazu, XLTM-Dateien gemäß dem Formatkonvertierungsprozess auszugeben.
2. Geht der Dateiname vor der Konvertierung verloren?
Anhand des Ergebnis-Screenshots behalten die konvertierten Dateien den Hauptteil des ursprünglichen Dateinamens bei, nur die Erweiterung wird zu .xltm. Dies ist förderlich, um die Konsistenz der Vorlagenbenennung beizubehalten. Dennoch wird empfohlen, die Ausgabeergebnisse in der Praxis zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Benennung den Teamkonventionen entspricht.
3. Warum wird der Import aus einem Ordner empfohlen?
Wenn sich alle Dateien in einem einzigen Verzeichnis befinden, kann der Import aus einem Ordner Mehrfachauswahlen reduzieren und eignet sich besonders für die gleichzeitige Verarbeitung dutzender Dateien. Die 8 Einträge im Screenshot sind eine typische Aufgabenliste für die Stapelverarbeitung.
4. Muss Excel vor der Konvertierung geschlossen werden?
Es wird empfohlen, alle derzeit bearbeiteten oder geöffneten relevanten Excel-Dateien zu schließen. Wenn eine Datei belegt ist, kann dies das Lesen oder Speichern beeinträchtigen. Das Schließen der Dateien vor der Stapelverarbeitung hilft, ungewöhnliche Situationen zu reduzieren.
5. Können auch XLS, XLSM, XLTX usw. in XLTM konvertiert werden?
Der Screenshot in diesem Artikel demonstriert die Konvertierung von XLSX-Dateien in XLTM. Der Name des Software-Einstiegspunkts lautet „Excel in Xltm konvertieren“, was darauf hinweist, dass er auf die Konvertierung von Excel-Dateiformaten ausgerichtet ist. Falls tatsächlich andere Excel-Formate wie XLS, XLSM, XLTX verarbeitet werden müssen, wird empfohlen, nach dem Import den Support-Status anhand der Softwarehinweise und der tatsächlichen Verarbeitungsergebnisse zu überprüfen.
Fazit: Stapelverarbeitung macht die Excel-Vorlagenkonvertierung effizienter
Die stapelweise Konvertierung mehrerer Excel-Vorlagendateien in XLTM ist ein typisches Bedürfnis der Büroautomatisierung. Die Schwierigkeit liegt nicht in der Konvertierung einzelner Dateien, sondern in der hohen Anzahl von Dateien, den sich wiederholenden Schritten und der Notwendigkeit einheitlicher Ergebnisse. HeSoft Doc Batch Tool verbindet über die Funktion „Excel in Xltm konvertieren“ in der Kategorie Excel-Tools das Hinzufügen von Dateien, den Import aus Ordnern, die Überprüfung der Datensätze, das Festlegen des Speicherorts und den Start der Verarbeitung zu einem vollständigen Workflow, der sich für Benutzer eignet, die häufig mit Tabellenvorlagen arbeiten.
Wenn Sie gerade Excel-Vorlagen wie Budgettabellen, Anwesenheitslisten, Bestandsverwaltungstabellen, Projektpläne oder Verkaufsverfolgungstabellen aufbereiten, empfiehlt es sich, die Quelldateien zunächst in einem Ordner zu sammeln und dann die Stapelkonvertierungsfunktion für die einmalige Verarbeitung zu nutzen. Dies reduziert die Zeit für manuelles Speichern unter und sorgt dafür, dass die ausgegebenen XLTM-Dateien einheitlicher und übersichtlicher sind, was die Effizienz der Dokumentenverwaltung erhöht.