Excel-Platzhalter-Tutorial für Stapelersetzung: Mit regulären Ausdrücken mehrere xlsx-Dateien gleichzeitig ändern

Wenn in mehreren Excel-Arbeitsmappen identische Nummern, Codes oder Schlüsselwörter vorkommen, ist das Öffnen der Dateien zum Suchen und Ersetzen nicht nur zeitaufwendig, sondern es kann auch leicht etwas übersehen werden. Dieser Artikel zeigt am Beispiel der Stapeländerung von CCN-Nummern und CBSA-Codes in Krankenhäusern, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere xlsx-Dateien importieren, über „Text mit Formel unscharf suchen“ Platzhalter und reguläre Ausdrücke festlegen und für verschiedene Übereinstimmungsregeln jeweils eigene Ersetzungsinhalte angeben. Mit dem im Artikel beschriebenen Ablauf können Sie Zelltexte in mehreren Arbeitsmappen in einem Durchgang bearbeiten und wiederholte Arbeitsschritte reduzieren. Gleichzeitig lassen sich durch den Vorher-nachher-Vergleich, die Zuordnung der Regeln und Sicherungsempfehlungen Genauigkeit und Kontrollierbarkeit der Stapelersetzung verbessern.

Wenn Dutzende oder sogar Hunderte von Excel-Arbeitsmappen Nummern, Produktcodes, Regionscodes oder Schlüsselwörter mit festem Format enthalten, die geändert werden müssen, entsteht bei der Verwendung der in Excel integrierten Suchen-und-Ersetzen-Funktion zur Einzelbearbeitung eine große Menge an Wiederholungsarbeit. Insbesondere wenn die Zielinhalte nicht vollständig identisch sind, sondern ein gemeinsames Format aufweisen – etwa alle sechsstelligen Nummern, die mit 030 beginnen, oder alle fünfstelligen Codes, die mit 46 beginnen –, kann eine gewöhnliche exakte Suche schwer alle Fälle auf einmal abdecken, und manuelles Filtern führt leicht zu übersehenen Änderungen.

Das Problem, das dieser Artikel lösen soll, ist: Wie lassen sich mit Platzhaltern und regulären Ausdrücken gleichzeitig Zellinhalte suchen und ersetzen, die bestimmten Regeln entsprechen, und zwar über mehrere xlsx-Dateien hinweg? Die in den Beispielen verwendete Bürosoftware ist HeSoft Doc Batch Tool . Sie ist als Werkzeug für die Stapelverarbeitung von Bürodokumenten wie Word, Excel, PowerPoint und PDF positioniert. In diesem Fall wird die darin enthaltene Funktion „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“ verwendet, mehrere Excel-Dateien werden demselben Auftrag hinzugefügt und die Stapelersetzung anschließend über eine formelbasierte unscharfe Suche abgeschlossen.

1. Anwendbare Szenarien: Welche Excel-Inhalte eignen sich für die Stapelersetzung mit Platzhaltern

Die exakte Suche eignet sich für die Verarbeitung vollständig identischer Texte, etwa das Ersetzen aller Vorkommen von „alter Firmenname“ durch „neuer Firmenname“. In realen Geschäftsdaten weisen viele zu verarbeitende Inhalte jedoch nur dieselbe Struktur auf, während die konkreten Zeichen nicht vollständig übereinstimmen. In solchen Fällen eignen sich unscharfe Regeln in Form von Platzhaltern oder regulären Ausdrücken besser.

Häufige Anwendungsfälle sind:

• Stapelersetzung von Mitarbeiternummern, Kundennummern, Krankenhausnummern oder Projektnummern mit demselben Präfix;
• einheitliche Migration von Regionscodes, Abteilungscodes und Klassifizierungscodes in mehreren Excel-Berichten;
• beim Erstellen von Daten für den externen Versand die einheitliche Ersetzung von Nummern eines bestimmten Formats durch Testwerte oder maskierte Werte;
• mehrere xlsx-Arbeitsmappen, die ein altes Codierungsschema verwenden und nach einer Regel in neue Platzhaltercodes geändert werden müssen;
• Vorlagen, Monatsberichte, Journale und Archivtabellen in großer Zahl, bei denen eine dateiübergreifende Suche und Ersetzung in einem Durchgang erforderlich ist.

Im Vergleich zum einzelnen Öffnen von Excel-Dateien liegt der Wert der Stapelverarbeitung nicht nur in der Einsparung von Klicks, sondern auch darin, dass für alle Dateien dieselben Suchbedingungen verwendet werden können. Bei Aufgaben mit klar definierten Regeln und einer großen Anzahl von Dateien trägt diese Vorgehensweise stärker dazu bei, einheitliche Ergebnisse zu gewährleisten.

2. Vorschau auf das Ergebnis: Was sich vor und nach der Verarbeitung verändert hat

1. Excel-Daten vor der Verarbeitung

Das Arbeitsblatt vor der Verarbeitung enthält Felder wie Hospital CCN, Hospital Name, CBSA und CBSA Name. Im Screenshot enthält die Spalte Hospital CCN sechsstellige Nummern, die mit 030 beginnen, etwa 030006, 030010, 030011 und 030064; in der Spalte CBSA erscheinen fortlaufend fünfstellige Codes, die mit 46 beginnen, etwa 46060. Die roten Pfeile kennzeichnen die beiden Datenbereiche, die in diesem Fall stapelweise verarbeitet werden sollen.

Die konkreten Endziffern dieser Nummern sind unterschiedlich, sodass keine einzelne vollständige Zeichenfolge für eine exakte Ersetzung eingegeben werden kann. Sie weisen jedoch ein stabiles Format auf: Die eine Gruppe besteht aus „030 plus drei Ziffern“, die andere aus „46 plus drei Ziffern“. Daher lassen sich jeweils eigene Regeln für die unscharfe Suche erstellen.

2. Excel-Daten nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Verarbeitung wurden die Hospital-CCN-Nummern, die der Regel für den Beginn mit 030 entsprachen, einheitlich durch 111111 ersetzt; die CBSA-Codes, die der Regel für den Beginn mit 46 entsprachen, wurden einheitlich durch 22222 ersetzt. Im Screenshot zeigt der gelb markierte Bereich deutlich das Ersetzungsergebnis, während Inhalte, die nicht den Regeln entsprechen, wie 010039, 010052 und 29300, unverändert bleiben.

Das zeigt, dass die Regeln nicht eine ganze Spalte unterschiedslos überschreiben, sondern Zelltexte suchen, die dem Ausdruck entsprechen, und anschließend die Ersetzung ausführen. In der Praxis sollte dennoch zunächst mit einer Kopie getestet werden, um zu bestätigen, dass der Abdeckungsbereich des Ausdrucks den Erwartungen entspricht, bevor die offiziellen Dateien verarbeitet werden.

3. Vorgehensweise: Stapelweises Suchen und Ersetzen in mehreren Excel-Dateien

Schritt 1: Die Funktion zum Suchen und Ersetzen von Excel-Schlüsselwörtern öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Excel-Tools“. In der Hauptoberfläche werden mehrere Excel-Stapelverarbeitungsfunktionen angezeigt. Suchen Sie die Funktion „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“ und klicken Sie darauf. Die Beschreibung dieser Funktion lautet, dass Schlüsselwörter im Inhalt von Excel-Dateien stapelweise gesucht und ersetzt werden, was der dateiübergreifenden Ersetzungsaufgabe dieses Falls entspricht.

Der Zweck dieses Schritts besteht darin, in die spezielle Aufgabe zum Ersetzen von Excel-Inhalten zu gelangen, anstatt die Dateinamenersetzung oder andere Dokumentwerkzeuge zu verwenden. Nach dem Aufruf führt die Oberfläche in der Reihenfolge „Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten“ durch den Ablauf.

Schritt 2: Die mehreren zu verarbeitenden xlsx-Arbeitsmappen hinzufügen

Auf der Seite „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ können Sie über „Datei hinzufügen“ Arbeitsmappen einzeln auswählen oder über „Dateien aus Ordner importieren“ Dateien aus demselben Verzeichnis gesammelt hinzufügen. Im Beispiel wurden einmalig die drei Dateien product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx und test.xlsx hinzugefügt. Die Liste zeigt gleichzeitig Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

Prüfen Sie nach dem Hinzufügen zunächst die Anzahl der Dateien und die Pfade, um zu vermeiden, dass Arbeitsmappen, die nicht geändert werden müssen, in den Auftrag aufgenommen werden. Falls eine Datei falsch ausgewählt wurde, kann sie über die Löschaktion rechts in der Liste entfernt werden. Falls eine erneute Auswahl erforderlich ist, kann auch die Schaltfläche „Leeren“ auf der Seite verwendet werden. Klicken Sie nach Bestätigung der Dateiliste auf „Weiter“.

Schritt 3: Verarbeitungsbereich und Zelltyp festlegen

Legen Sie auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ zunächst den Excel-Verarbeitungsbereich fest. Im Beispiel ist „Zelltext“ ausgewählt, weil geändert werden sollen die Nummern in den Zellen des Arbeitsblatts und nicht die Namen der Arbeitsblatt-Sheets oder Texte auf Formen.

Die Seite bietet außerdem Bedingungen für Arbeitsblattnamen, Bedingungen für Zellspaltennamen, den Formeltyp der Zelle, die Verarbeitungsweise für Zellen mit Formeln sowie Datentyp-Optionen. Im Beispiel bleiben die Bedingungen für Arbeitsblattnamen und Spaltennamen deaktiviert, was bedeutet, dass kein bestimmtes Sheet und keine bestimmte Spalte zusätzlich eingeschränkt wird. Als Formeltyp ist „Keine Einschränkung“ ausgewählt; als zu verarbeitender Zell-Datentyp ist „Text“ angekreuzt. Diese Einstellungen sollten an die tatsächlichen Dateien angepasst und nicht mechanisch übernommen werden.

Wenn beispielsweise nur Textnummern verarbeitet werden sollen, sollte vorrangig auf Text eingeschränkt werden. Falls die Nummern in der ursprünglichen Arbeitsmappe als Zahlen gespeichert sind, muss die Auswahl anhand des tatsächlichen Datentyps neu beurteilt werden. Bei Zellen mit Formeln ist außerdem zwischen dem berechneten Wert der Formel und dem Formelausdruck zu unterscheiden, um nicht das falsche Ersetzungsobjekt zu wählen.

Schritt 4: Formelbasierte unscharfe Suche auswählen und Ausdrücke eintragen

Stellen Sie im Bereich „Schlüsselwortoptionen festlegen“ die Suchmethode von „Text exakt suchen“ auf „Text per Formel unscharf suchen“ um. Im Screenshot sind in der Suchliste zwei Regeln eingetragen:

1. 030\d{3}: steht für die Suche nach Text, bei dem auf 030 unmittelbar drei Ziffern folgen, beispielsweise 030006, 030010 und 030148;
2. 46\d{3}: steht für die Suche nach Text, bei dem auf 46 unmittelbar drei Ziffern folgen, beispielsweise 46060.

In der rechten Liste „Schlüsselwörter nach dem Ersetzen“ sind in denselben Zeilennummern 111111 und 22222 eingetragen. Das bedeutet: Die erste Suchregel entspricht dem ersten Ersetzungsinhalt, die zweite Suchregel dem zweiten Ersetzungsinhalt.

Dies ist der wichtigste Schritt des gesamten Vorgangs. Die Reihenfolge der linken und rechten Liste muss übereinstimmen, andernfalls könnten CCN-Nummern fälschlich durch den Zielwert der CBSA ersetzt werden. Im Screenshot ist „Groß-/Kleinschreibung ignorieren“ nicht aktiviert. Da in diesem Beispiel Ziffern verarbeitet werden, hat die Option keinen Einfluss auf das Ergebnis. Wenn die Regeln englische Buchstaben enthalten, sollte je nach fachlicher Anforderung entschieden werden, ob sie aktiviert wird.

Schritt 5: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Klicken Sie nach Bestätigung der Regeln auf „Weiter“, um zum Abschnitt „Speicherort festlegen“ zu gelangen. Um die Nachprüfung zu erleichtern und die Originaldaten zu schützen, wird empfohlen, die Ergebnisse in einem separaten neuen Verzeichnis zu speichern und nicht das einzige Original ohne Sicherung direkt zu überschreiben. Fahren Sie nach Abschluss der Speicherorteinstellung mit „Verarbeitung starten“ fort und führen Sie den Auftrag gemäß den Hinweisen der Oberfläche aus.

Prüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung mindestens eine Ausgabearbeitsmappe stichprobenartig: Suchen Sie, ob 111111 und 22222 bereits aufgetreten sind, und prüfen Sie zugleich, ob Nummern, die ursprünglich nicht den Regeln für 030 oder 46 entsprachen, unverändert geblieben sind. Bei einer großen Anzahl von Auftragsdateien können außerdem verschiedene Arbeitsmappen anhand der Dateiliste stichprobenartig abgeglichen werden.

4. Wie Ausdrücke und Ersetzungslisten einander zugeordnet werden sollten

Stapelregeln verwenden üblicherweise eine zeilenweise Zuordnung. Der Suchinhalt der ersten Zeile entspricht dem Ersetzungsinhalt der ersten Zeile, die zweite Zeile der zweiten Zeile und so weiter. Daher wird beim Erfassen mehrerer Regeln empfohlen, die Zuordnung „Suchregel – Ersetzungsergebnis“ zunächst in einem externen Text zu ordnen und anschließend in die Softwareoberfläche zu kopieren, um die Wahrscheinlichkeit von Verschiebungen zu verringern.

\d steht für eine Ziffer, und {3} bedeutet, dass das vorangehende Ziffernmuster dreimal hintereinander auftritt. Daher trifft 030\d{3} auf 030 plus drei Ziffern zu. Der Ausdruck darf hier nicht vereinfacht so verstanden werden, dass nur die drei Zeichen „030“ gesucht werden; er beschreibt ein vollständiges Format.

Wenn die tatsächliche Stellenzahl der Nummern abweicht, sollte die Regel entsprechend angepasst und zunächst mit einer kleinen Anzahl von Testdateien überprüft werden. Ist ein Ausdruck zu breit gefasst, kann er Daten treffen, die nicht geändert werden sollen; ist er zu eng gefasst, können Zielinhalte übersehen werden.

5. Häufige Fragen und Hinweise

1. Warum werden manche gleich aussehenden Nummern nicht ersetzt

Prüfen Sie zunächst den tatsächlichen Datentyp der Zelle. Inhalte, die in Excel als Zahlen angezeigt werden, können Text, numerische Werte oder Ergebnisse aus Formeln sein. In den Verarbeitungseinstellungen des Screenshots ist nur Text angekreuzt, daher werden Nicht-Text-Typen möglicherweise nicht auf dieselbe Weise verarbeitet. Prüfen Sie außerdem, ob vor oder nach der Nummer Leerzeichen stehen, ob führende Nullen von Excel entfernt wurden und ob die Stellenzahl dem Ausdruck entspricht.

2. Kann nur ein bestimmtes Arbeitsblatt oder eine bestimmte Spalte verarbeitet werden

In der Oberfläche sind die beiden Schalter „Der Name des Arbeitsblatts muss diese Bedingung erfüllen“ und „Der Spaltenname der Zelle muss diese Bedingung erfüllen“ sichtbar. Wenn die Aufgabe eine Eingrenzung des Bereichs erfordert, kann die Einschränkung über die auf der Seite angebotenen Bedingungseinstellungen vorgenommen werden. Falls Sie mit der Bedingungssyntax nicht vertraut sind, wird empfohlen, zunächst in einer kopierten Datei zu testen.

3. Warum geraten mehrere Regeln bei der Ersetzung durcheinander

Die häufigste Ursache ist, dass die Zeilennummern der linken und rechten Liste nicht eindeutig einander zugeordnet sind. Nach dem Hinzufügen, Löschen oder Anpassen von Regeln sollte jede Zeile erneut überprüft werden. Prüfen Sie nicht nur die Ausdrücke selbst, sondern auch die jeweils zugehörigen Ersetzungstexte.

4. Warum wird empfohlen, in ein neues Verzeichnis zu speichern

Eine Stapelaufgabe betrifft mehrere Dateien. Ist eine Regel fehlerhaft, weitet sich auch der Umfang der Nacharbeit aus. Wenn die Originaldateien erhalten bleiben und die Ergebnisse in ein neues Verzeichnis ausgegeben werden, lassen sich Unterschiede vor und nach der Verarbeitung leichter vergleichen, und die Regeln können bei erkannten Problemen bequemer neu konfiguriert werden.

5. Kann dies direkt für Produktivdaten verwendet werden

Es wird empfohlen, zunächst ein oder zwei repräsentative Arbeitsmappen zu kopieren und einen Test in kleinem Umfang durchzuführen. Erst wenn bestätigt ist, dass Trefferzahl, Ersetzungsergebnisse, Formeln und Formatierung keine Auffälligkeiten aufweisen, sollten alle Dateien hinzugefügt werden. Bei Finanz-, Medizin-, Kunden- und Projektdaten sind außerdem die Datenverwaltungs- und Freigabeanforderungen der jeweiligen Organisation einzuhalten.

6. Zusammenfassung

Mit der Funktion „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“ von HeSoft Doc Batch Tool können mehrere xlsx-Arbeitsmappen in denselben Verarbeitungsauftrag aufgenommen und mithilfe der formelbasierten unscharfen Textsuche Nummern mit gemeinsamem Format erkannt werden. In diesem Beispiel wurden durch die beiden Regeln 030\d{3} und 46\d{3} unterschiedliche Nummern jeweils durch 111111 und 22222 ersetzt, wodurch wiederholte Bearbeitungen Datei für Datei und Arbeitsblatt für Arbeitsblatt vermieden wurden.

Wenn Sie mehrere Excel-Journale, Geschäftsberichte oder Daten für den externen Versand verarbeiten, sollten Sie zunächst Dateien sichern, eine kleine Stichprobe zum Validieren der Ausdrücke auswählen und anschließend alle Arbeitsmappen stapelweise importieren. Nachdem Verarbeitungsbereich, Datentyp und Regelzuordnung korrekt eingerichtet sind, lässt sich die Excel-Stapelersetzung mit Platzhaltern stabiler durchführen, wodurch Wiederholungsarbeit reduziert und die Effizienz der Dateiverarbeitung erhöht wird.