Angesichts einer großen Anzahl von Excel-Dateien, die in das Xltm-Format konvertiert werden müssen, ist das manuelle Speichern unter ineffizient und fehleranfällig. Dieser Artikel erklärt anhand von Vorher-Nachher-Bearbeitungen und Screenshots der Softwarebedienung, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Stapelkonvertierung mehrerer Excel-Tabellen durchführen können, einschließlich der Auswahl von Excel zu Xltm, dem Hinzufügen von Dateien, dem Importieren aus Ordnern, der Überprüfung von Datensätzen, der Festlegung des Speicherorts und dem Start der Verarbeitung, geeignet für die Stapelorganisation von Bürovorlagen.
Viele Benutzer sind auf folgende Situation gestoßen: In einem Ordner befindet sich eine Reihe von Excel-Tabellen, die ursprünglich im xlsx-Format vorlagen, später jedoch als makrofähige Vorlagen verwendet werden sollen und daher einheitlich in xltm konvertiert werden müssen. Die Konvertierung einzelner Dateien ist nicht kompliziert – öffnen Sie Excel und speichern Sie sie unter. Handelt es sich jedoch um Dutzende Vorlagendateien, wie Jahresberichte, Mitarbeiteranwesenheit, Lagerverwaltung, Spesenabrechnungen, Monatsbudgets, Projektpläne, Verkaufsverfolgung usw., wird die Konvertierung einzeln zu einer repetitiven, zeitaufwändigen und fehleranfälligen Arbeit.
Der Wert von Bürosoftware liegt nicht nur im Öffnen und Bearbeiten von Dateien, sondern vor allem darin, die Verarbeitungseffizienz der Benutzer zu verbessern. Die Positionierung von HeSoft Doc Batch Tool ist genau die dokumentenbezogene Stapelverarbeitung und eignet sich für diese Art von einheitlichen Formatkonvertierungsaufgaben. Im Folgenden wird anhand der Reihenfolge der Screenshots erläutert, wie mehrere Excel-Tabellendateien stapelweise in das Xltm-Format konvertiert werden.
Anwendungsszenario: Viele Excel-Dateien müssen einheitlich als Xltm ausgegeben werden
Xltm ist das makrofähige Vorlagenformat von Excel und eignet sich für Dateien, die vorlagenbasiert wiederverwendet werden sollen und Makrofunktionen unterstützen. Für unternehmensinterne Standardformulare und Berichtsvorlagen ist ein einheitliches Format vorteilhaft für die spätere Verwaltung. Beispielsweise können Finanzmitarbeiter Budgetvorlagen und Spesenabrechnungsvorlagen als xltm strukturieren, Verwaltungsmitarbeiter können Anwesenheitsvorlagen einheitlich konvertieren und Projektteams können Projektplanvorlagen in dasselbe Format umwandeln.
Bei einer großen Anzahl von Dateien ist die Stapelkonvertierung besser geeignet als das manuelle Speichern unter. Sie kann die folgenden Probleme reduzieren:
- Zeitverschwendung durch wiederholtes Öffnen und Schließen von Excel-Dateien;
- Falsche Auswahl des Dateityps beim manuellen Speichern;
- Uneinheitlicher Speicherort der Dateien nach der Konvertierung;
- Übersehen von Dateien bei einer großen Anzahl;
- Schwierigkeiten, schnell festzustellen, welche Dateien bereits konvertiert wurden.
Wenn Ihr Ziel daher die Konvertierung mehrerer Excel-Dateien in Xltm, die stapelweise Konvertierung von xlsx in makrofähige Vorlagen oder die stapelweise Organisation von Excel-Vorlagendateien ist, können Sie sich an der Methode in diesem Artikel orientieren.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung handelt es sich um xlsx-Dateien
Der Screenshot vor der Verarbeitung zeigt eine Gruppe normaler Excel-Dateien, alle mit der Erweiterung .xlsx. Es ist ersichtlich, dass die Dateinamen verschiedene Bürovorlagentypen abdecken, z. B. Annual_Report_Template.xlsx, Employee_Attendance_Template.xlsx, Inventory_Management_Template.xlsx, Monthly_Budget_Template.xlsx, Project_Plan_Template.xlsx, Marketing_Strategy_Template.xlsx, Expense_Report_Template.xlsx und Sales_Tracker_Template.xlsx.
Diese Dateien erfüllen dem Namen nach bereits einen Vorlagenzweck, liegen jedoch noch im xlsx-Format vor. Sollen sie einheitlich als makrofähige Vorlage verteilt oder archiviert werden, ist eine Konvertierung in xltm erforderlich. Der Screenshot markiert mit einem roten Rahmen und Pfeil die xlsx-Erweiterung und unterstreicht den Formatzustand vor der Konvertierung.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung wurden die Dateien in xltm umgewandelt
Im Screenshot nach der Verarbeitung wird dieselbe Dateigruppe nun mit der Erweiterung .xltm angezeigt. Der Hauptteil der Dateinamen hat sich nicht wesentlich geändert und behält die ursprünglichen Bezeichnungen wie Annual_Report_Template, Employee_Attendance_Template, Inventory_Management_Template, Monthly_Budget_Template usw. bei. Dies zeigt, dass das Ergebnis der Stapelkonvertierung den Gewohnheiten der Bürodateiverwaltung entspricht: Die Formatkonvertierung wird abgeschlossen und gleichzeitig die ursprüngliche Benennung zur Identifikation beibehalten.
In der Praxis können die nach der Verarbeitung erhaltenen xltm-Dateien zentral in eine Vorlagenbibliothek aufgenommen oder an Teammitglieder gesendet werden. Im Vergleich zu verstreuten Dateien unterschiedlichen Formats sind die vereinheitlichten Vorlagen einfacher zu pflegen.
Schritt 1: Kategorie Excel-Tools öffnen
Auf der linken Seite der Hauptoberfläche von HeSoft Doc Batch Tool sind verschiedene Werkzeugkategorien zu sehen. Das diesmalige Verarbeitungsobjekt sind Excel-Tabellen, daher sollte auf Excel-Tools geklickt werden. Im Screenshot ist die linke Seite Excel-Tools hervorgehoben, was anzeigt, dass der Benutzer bereits den Funktionsbereich für Excel-Dateien betreten hat.
Nach dem Aufruf zeigt der rechte Funktionsbereich verschiedene Stapelkonvertierungsmöglichkeiten für Excel an, einschließlich Konvertierung in Bild, PDF, Docx, Csv, Xls, Xlsx, Xlsm, Xltx, Xltm, Txt, HTML-Webseite, Numbers-Tabelle, Json, XML usw. Unterschiedliche Funktionen entsprechen unterschiedlichen Ausgabeformaten; die Auswahl ist anhand des Zielformats zu treffen.
Zweck des Vorgangs: Die richtige Dateityp-Werkzeugkategorie aufrufen, um zu vermeiden, dass in Word-, PDF- oder Bildtools nach Excel-Formatkonvertierungsfunktionen gesucht wird.
Erwartetes Ergebnis: Die Liste der Excel-bezogenen Stapelverarbeitungsfunktionen wird angezeigt.
Schritt 2: Funktion Excel in Xltm konvertieren auswählen
Suchen Sie in der Liste der Excel-Tools nach Excel in Xltm konvertieren. Im Screenshot ist diese Funktionskarte markiert und zeigt an, dass sie zur stapelweisen Konvertierung von Excel-Dateien in das Xltm-Format dient. Es ist zu beachten, dass Xltm ähnliche Formatnamen wie Xlsm, Xltx, Xlsx hat, sich aber im Verwendungszweck unterscheidet. Wenn das Ziel ein makrofähiges Vorlagenformat ist, sollte Xltm anstelle von Xlsm oder Xltx gewählt werden.
Zweck des Vorgangs: Das Ausgabeformat Xltm festlegen und sicherstellen, dass die Software die richtige Stapelkonvertierungsaufgabe startet.
Erwartetes Ergebnis: Nach dem Klicken gelangt man zur Aufgabenseite Excel in Xltm konvertieren.
Schritt 3: Dateien hinzufügen oder aus Ordner importieren
Nach dem Aufrufen der Aufgabenseite bietet der obere Bereich der Benutzeroberfläche zwei Schaltflächen: Dateien hinzufügen und Aus Ordner importieren. Für wenige Dateien ist Dateien hinzufügen direkter; für viele Dateien, insbesondere wenn alle bereits im selben Verzeichnis liegen, ist Aus Ordner importieren effizienter.
Im Screenshot hat der Benutzer bereits 8 Excel-Dateien in die Liste importiert. Jede Zeile der Liste repräsentiert eine zu verarbeitende Datei und zeigt Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktion an. Der Zusammenfassungsbereich unten zeigt die Anzahl der Datensätze (8) an, was eine schnelle Bestätigung der importierten Menge ermöglicht.
Zweck des Vorgangs: Alle in xltm zu konvertierenden Excel-Tabellen in die Stapelverarbeitungswarteschlange aufnehmen.
Erwartetes Ergebnis: Die zu verarbeitenden Dateien werden vollständig in der Liste angezeigt, die Software ist bereit für den nächsten Schritt.
Schritt 4: Zu verarbeitende Datensätze überprüfen, um Stapelfehler zu vermeiden
Die Überprüfung vor der Stapelverarbeitung ist entscheidend. Da das Stapelwerkzeug Vorgänge einheitlich gemäß der Liste ausführt, könnten versehentlich importierte Dateien, die nicht konvertiert werden sollen, ebenfalls verarbeitet werden. Es wird daher empfohlen, vor dem nächsten Schritt besonders drei Informationen zu prüfen.
Erstens: Den Namen prüfen. Bestätigen, ob Annual_Report_Template.xlsx, Employee_Attendance_Template.xlsx, Expense_Report_Template.xlsx usw. allesamt Vorlagen sind, die diesmal konvertiert werden müssen. Zweitens: Den Pfad prüfen. Der Screenshot zeigt den Pfad C:\Benutzer\Administrator\Desktop\Testordner 4, was anzeigt, dass diese Dateien aus demselben Ordner stammen. Drittens: Die Erweiterung prüfen. Die Erweiterungsspalte im Screenshot zeigt xlsx an, was dem Beispiel xlsx nach xltm entspricht.
Sollte eine bestimmte Zeile nicht verarbeitet werden müssen, kann der Datensatz über die Aktionsspalte rechts gelöscht werden. Falls das Gesamtergebnis des Imports nicht korrekt ist, kann die Schaltfläche Leeren verwendet werden, um die Dateien erneut hinzuzufügen. So kann das Risiko vor Beginn der Konvertierung kontrolliert werden.
Zweck des Vorgangs: Den Dateiumfang als genau bestätigen und vermeiden, dass irrelevante Dateien konvertiert werden.
Erwartetes Ergebnis: In der Liste sind nur die Excel-Dateien enthalten, die als Xltm ausgegeben werden müssen.
Schritt 5: Einstellungen zum Speicherort aufrufen
Nach Bestätigung der Dateiliste klicken Sie unten auf Nächster Schritt. Der Ablaufbalken im Screenshot zeigt, dass die Aufgabe in drei Phasen unterteilt ist: Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Nach Abschluss der Listenüberprüfung sollte die Phase Speicherort festlegen aufgerufen werden.
Der Speicherort legt fest, wohin die konvertierten xltm-Dateien ausgegeben werden. Zur besseren Verwaltung wird empfohlen, nicht willkürlich ein temporäres Verzeichnis zu wählen, sondern einen eindeutigen Ausgabeordner zu erstellen, z. B. Xltm-Konvertierungsergebnis, Makrovorlagen-Ausgabe oder Excel_Vorlage_Xltm. So kann man die konvertierten Dateien auch später bei Bedarf schnell wiederfinden.
Zweck des Vorgangs: Ein einheitliches Ausgabeverzeichnis für das Stapelkonvertierungsergebnis festlegen.
Erwartetes Ergebnis: Die Einstellung des Speicherorts ist abgeschlossen, Vorbereitung für den Verarbeitungsstart ist getroffen.
Schritt 6: Verarbeitung starten und Ausgabedateien prüfen
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, erfolgt der Schritt Verarbeitung starten. Nachdem der Benutzer bestätigt hat, dass Aufgabenliste und Speicherort korrekt sind, kann die Software die Stapelkonvertierung ausführen. Die Software konvertiert die Excel-Dateien basierend auf den importierten Datensätzen in das Xltm-Format. Dieser Prozess ersetzt den wiederholten Ablauf des manuellen Öffnens jeder Datei, des Speicherns unter xltm und des Schließens.
Nach Abschluss der Konvertierung öffnen Sie den Ausgabeordner, um das Ergebnis zu prüfen. Dies kann unter drei Aspekten erfolgen: Stimmt die Anzahl der Dateien mit der Datensatzanzahl überein? Ist die Erweiterung .xltm? Kann der Hauptteil des Dateinamens immer noch der ursprünglichen Vorlagenbezeichnung zugeordnet werden? Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass das Konvertierungsergebnis den Erwartungen entspricht.
Zweck des Vorgangs: Die stapelweise Ausgabe mehrerer Excel-Dateien in das Xltm-Format abschließen.
Erwartetes Ergebnis: Eine Reihe einheitlich formatierter xltm-Vorlagendateien erhalten.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Warum kann die Dateiendung nicht einfach direkt in xltm geändert werden?
Das direkte Ändern der Dateiendung ist keine echte Dateiformatkonvertierung und kann dazu führen, dass die Datei nicht ordnungsgemäß geöffnet oder erkannt wird. Die korrekte Vorgehensweise ist die Verwendung der Konvertierungsfunktion zur Ausgabe des Zielformats. Die hier gezeigte Funktion Excel in Xltm konvertieren ist ein Stapelverarbeitungsprozess für die Formatkonvertierung.
2. Müssen die Dateien vor der Stapelkonvertierung organisiert werden?
Eine vorherige Organisation wird empfohlen. Platzieren Sie die zu konvertierenden Excel-Dateien in demselben Ordner, dies kann mit der Funktion Aus Ordner importieren kombiniert werden und reduziert das Risiko von Auslassungen. Dateien, die nicht konvertiert werden sollen, sollten besser nicht im selben Verzeichnis gemischt werden, um versehentlichen Import zu vermeiden.
3. Was passiert mit den Quelldateien nach der Konvertierung?
Die Screenshots zeigen hauptsächlich die Änderung des Dateiformats vor und nach der Konvertierung, nicht die Strategie zur Handhabung der Quelldateien. Im tatsächlichen Betrieb sollten die Einstellungen für den Speicherort und das Ausgabeergebnis der Software maßgeblich sein. Zur Sicherheit wird empfohlen, vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung der Quelldateien aufzubewahren.
4. Beeinträchtigen zu lange Dateinamen die Erkennung?
In der Liste werden Name und Pfad angezeigt, auch bei längeren Dateinamen ist eine Überprüfung anhand der Liste möglich. Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, die Ausgabedateien zu prüfen und sicherzustellen, dass der Hauptteil des Namens weiterhin klar erkennbar ist.
5. Gibt es Empfehlungen für die Verarbeitung einer sehr großen Anzahl von Dateien?
Bei sehr vielen Dateien wird die Verarbeitung in Stapeln empfohlen, z. B. aufgeteilt nach Abteilung, Projekt oder Monat in Ordner. Dies erleichtert die Überprüfung der Datensatzanzahl und die Kontrolle des Konvertierungsergebnisses nach Abschluss der Verarbeitung.
Fazit: Stapelkonvertierung in Xltm spart Zeit bei der Excel-Vorlagenorganisation
Die stapelweise Konvertierung mehrerer Excel-Tabellen in Xltm ist eine typische, stark repetitive Büroaufgabe. Mit HeSoft Doc Batch Tool kann die Funktion Excel in Xltm konvertieren innerhalb der Excel-Tools verwendet werden, um Dateiimport, Listenüberprüfung, Speicherortfestlegung und Verarbeitungsstart zu verknüpfen und so den Zeitaufwand für das einzelne Speichern unter zu reduzieren.
Wenn Sie eine große Anzahl von xlsx-Tabellen, Excel-Vorlagendateien oder makrofähige Vorlagendateien verarbeiten, wird empfohlen, bevorzugt die Stapelverarbeitung zu nutzen. Organisieren Sie zuerst den Quellordner, importieren Sie die Dateien dann stapelweise aus der Software, überprüfen Sie sie auf Richtigkeit und geben Sie sie einheitlich als xltm aus. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern macht auch die Vorlagenarchivierung standardisierter und reduziert die durch manuelle Operationen verursachten Auslassungen und Fehler.