Wenn eine große Anzahl von Excel-Tabellen in einem Ordner einheitlich in das XLTM-Format konvertiert werden muss, ist das Öffnen und Speichern unter einer anderen Datei nicht nur zeitaufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie mit der Funktion "Excel in Xltm konvertieren" in Excel-Tools mehrere XLSX-Tabellendateien auf einmal importiert und gemäß dem Workflow stapelweise konvertiert werden können, geeignet für Büroszenarien wie Vorlagenarchivierung, Verteilung von Standardberichten und Vorbereitung von Makrovorlagen.
Im Büroalltag organisieren viele Teams häufig Excel-Dateien wie Jahresberichtsvorlagen, Anwesenheitsvorlagen, Lagerverwaltungsvorlagen, Budgetvorlagen und Verkaufsverfolgungsvorlagen als Vorlagendateien. Wenn diese Dateien ursprünglich in normalen Excel-Tabellenformaten wie xlsx oder xls vorliegen und später im XLTM-Format gespeichert werden müssen, um sie als makrofähige Excel-Vorlagen zu verwalten, kostet das manuelle Öffnen jeder Datei, Klicken auf Speichern unter, Auswählen des Formats und Bestätigen des Speicherns viel Zeit.
Besonders wenn die Anzahl der Dateien groß ist, die Dateinamen lang sind und sie sich im selben Projektordner befinden, sind wiederholte Vorgänge nicht nur ineffizient, sondern führen auch leicht zu Problemen wie fehlenden Konvertierungen, falschen Konvertierungen und unübersichtlichen Speicherpfaden. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Software zur Stapelverarbeitung von Dokumenten für Büroszenarien. Ihr Kernwert besteht darin, Benutzern die Stapelverarbeitung von Dateien zu ermöglichen und wiederholte Arbeit zu reduzieren. Dieser Artikel befasst sich mit der Anforderung, viele Excel-Tabellendateien stapelweise in das Xltm-Format zu konvertieren, und erläutert den gesamten Prozess von der Auswahl des Werkzeugs über den Import der Dateien bis zum Start der Verarbeitung anhand von Screenshots.
Anwendungsszenarien: Wann ist die Stapelkonvertierung von Excel in XLTM erforderlich?
XLTM ist das makrofähige Vorlagenformat von Excel und eignet sich für Bürodateien, bei denen die Vorlagenstruktur erhalten bleiben und Makrofunktionen unterstützt werden sollen. Im Vergleich zu normalen xlsx-Dateien ist xltm besser geeignet, um als wiederverwendbare Vorlage an Teammitglieder verteilt zu werden. Zum Beispiel muss die Finanzabteilung möglicherweise monatliche Budgettabellen einheitlich in wiederverwendbare Vorlagen konvertieren; die Verwaltungsabteilung muss möglicherweise Mitarbeiter-Anwesenheitstabellen als Standardvorlagen organisieren; das Verkaufsteam muss möglicherweise Verkaufsverfolgungstabellen als makrofähige Vorlagendateien freigeben.
Wenn es nur ein oder zwei Dateien gibt, kann die Konvertierung auch mit der integrierten Funktion „Speichern unter“ von Excel durchgeführt werden. Wenn jedoch Dutzende oder sogar Hunderte von Excel-Dateien verarbeitet werden müssen, steigen die Kosten für die manuelle Konvertierung erheblich. Jede Datei muss geöffnet, das Laden abgewartet, das Format ausgewählt, gespeichert und geschlossen werden. Der gesamte Prozess kann leicht unterbrochen werden und es ist nicht einfach, den Bearbeitungsfortschritt zu überprüfen.
Daher eignet sich die Stapelkonvertierung von Excel in XLTM besser für folgende Szenarien:
- Wenn mehrere xlsx-Tabellen einheitlich in das xltm-Vorlagenformat konvertiert werden müssen;
- Wenn interne Berichtsvorlagen, Budgetvorlagen, Anwesenheitsvorlagen und Projektplanvorlagen des Unternehmens organisiert werden müssen;
- Wenn die Formatkonvertierung abgeschlossen werden muss, ohne Excel-Dateien einzeln zu öffnen;
- Wenn ein einheitliches Ausgabeformat für mehrere Dateien beibehalten werden muss, um die spätere Archivierung und Verteilung zu erleichtern;
- Wenn Sie Bürosoftware zur Stapelverarbeitung von Dateien nutzen möchten, um wiederholte Klicks und manuelle Bestätigungen zu reduzieren.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung handelte es sich um normale Excel-Tabellendateien
Auf dem Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass sich im Ordner mehrere Excel-Tabellendateien befinden, mit Dateinamen wie Annual_Report_Template.xlsx, Employee_Attendance_Template.xlsx, Inventory_Management_Template.xlsx, Monthly_Budget_Template.xlsx, Project_Plan_Template.xlsx, Marketing_Strategy_Template.xlsx, Expense_Report_Template.xlsx, Sales_Tracker_Template.xlsx usw. Die Erweiterungen dieser Dateien werden als xlsx angezeigt, was darauf hinweist, dass es sich derzeit um normale Excel-Arbeitsmappen handelt.
Wenn diese Dateien einzeln konvertiert werden, muss der Benutzer den Vorgang „Speichern unter“ mehrfach wiederholen. Je mehr Dateien vorhanden sind, desto leichter kann es bei manuellen Vorgängen zu Auslassungen kommen. Daher ist es geeignet, ein Stapelverarbeitungswerkzeug zu verwenden, um diese Excel-Dateien auf einmal zu importieren.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung einheitlich in das XLTM-Format geändert
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass dieselben Dateien nun die Erweiterung xltm tragen, z. B. Annual_Report_Template.xltm, Employee_Attendance_Template.xltm, Expense_Report_Template.xltm, Inventory_Management_Template.xltm, Monthly_Budget_Template.xltm, Project_Plan_Template.xltm, Sales_Tracker_Template.xltm usw. Der Hauptteil der Dateinamen bleibt im Wesentlichen unverändert, die Hauptänderung ist die Konvertierung des Dateiformats von xlsx in xltm.
Dieses Ergebnis ist für die vorlagenbasierte Verwaltung sehr nützlich. Benutzer können weiterhin den Zweck jeder Vorlage anhand des ursprünglichen Dateinamens identifizieren und erhalten gleichzeitig ein einheitliches XLTM-Format, das die spätere Verteilung oder Speicherung als makrofähige Vorlage erleichtert.
Schritt 1: Rufen Sie die Excel-Werkzeuge auf und wählen Sie „Excel in Xltm konvertieren“
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie in der Funktionsnavigation auf der linken Seite mehrere Kategorien wie Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge, Textwerkzeuge, Bildwerkzeuge usw. Da die aktuelle Anforderung die Verarbeitung von Excel-Tabellendateien ist, müssen Sie zuerst die Kategorie Excel-Werkzeuge aufrufen.
Auf der Seite der Excel-Werkzeuge listet die Software in Kartenform mehrere Excel-bezogene Stapelverarbeitungsfunktionen auf, wie z. B. Excel in JPG-Bild konvertieren, Excel in Docx konvertieren, Excel in PDF konvertieren, Excel in Xls konvertieren, Excel in Xlsx konvertieren, Excel in Xlsm konvertieren, Excel in Xltx konvertieren usw. Die im Screenshot markierte Funktion ist „Excel in Xltm konvertieren“, was darauf hinweist, dass dies der Einstiegspunkt ist, um Excel-Dateien stapelweise in das Xltm-Format zu konvertieren.
Zweck des Vorgangs: Finden Sie die richtige Konvertierungsfunktion und vermeiden Sie die Auswahl anderer Formatkonvertierungswerkzeuge wie PDF, Bild, Xlsx, Xlsm usw.
Erwartetes Ergebnis: Nach dem Klicken auf „Excel in Xltm konvertieren“ gelangen Sie auf die Verarbeitungsseite dieser Funktion und beginnen mit dem Hinzufügen der zu konvertierenden Excel-Dateien.
Schritt 2: Fügen Sie die zu konvertierenden Excel-Dateien hinzu
Nachdem Sie die Seite „Excel in Xltm konvertieren“ aufgerufen haben, wird oben auf der Benutzeroberfläche der Name der aktuellen Funktion angezeigt, zusammen mit Schaltflächen zum Hinzufügen von Dateien, Importieren von Dateien aus einem Ordner, Leeren, Mehr usw. In der Mitte der Seite befindet sich die Dateidatensatzliste. Der Prozessbereich zeigt an, dass Sie sich derzeit in Schritt 1 befinden: „Wählen Sie die zu verarbeitenden Datensätze aus“. Dieses Design ist für die Stapelverarbeitung geeignet, da Benutzer zuerst alle zu konvertierenden Dateien zentral importieren und dann einheitlich zum nächsten Schritt übergehen können.
Wenn die Anzahl der zu konvertierenden Dateien gering ist, können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken und manuell eine oder mehrere Excel-Dateien auswählen. Wenn alle Excel-Dateien im selben Ordner gesammelt sind, können Sie auf „Aus Ordner importieren“ klicken, was für den Stapelimport besser geeignet ist. Im Screenshot wurden bereits 8 Datensätze importiert. Die Liste zeigt Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktionen an. Die Spalte Erweiterung zeigt xlsx an, was darauf hinweist, dass es sich bei den aktuell importierten Dateien um normale Excel-Arbeitsmappen handelt.
Zweck des Vorgangs: Fügen Sie alle Excel-Dateien, die in xltm konvertiert werden müssen, auf einmal zur Verarbeitungsliste hinzu, um eine einheitliche Verarbeitung zu ermöglichen.
Erwartetes Ergebnis: Alle zu verarbeitenden Datensätze werden in der Dateiliste angezeigt und die Anzahl der Datensätze ist unten sichtbar. Zum Beispiel zeigt die Zusammenfassung im Screenshot 8 Datensätze an, was bedeutet, dass die Stapelkonvertierung von 8 Excel-Dateien vorbereitet ist.
Schritt 3: Überprüfen Sie die Dateiliste und bestätigen Sie, dass keine Auslassungen oder falschen Auswahlen vorliegen
Vor der Stapelkonvertierung wird empfohlen, den Inhalt der Liste zu überprüfen. Denn der Vorteil einer Stapelverarbeitungssoftware liegt darin, mehrere Dateien gleichzeitig zu verarbeiten, aber die Voraussetzung ist, dass der importierte Dateibereich korrekt ist. Benutzer sollten sich besonders auf die Spalten Name, Pfad und Erweiterung konzentrieren. Anhand des Namens wird bestätigt, ob es sich um die diesmal zu konvertierende Vorlagendatei handelt; anhand des Pfads wird bestätigt, ob die Datei aus dem richtigen Ordner stammt; anhand der Erweiterung wird bestätigt, ob der Dateityp den Erwartungen entspricht.
Im Screenshot-Beispiel befinden sich die importierten Dateien alle im selben Testordner, die Erweiterungen sind alle xlsx und die Namen stimmen mit den Vorlagendateien im vorherigen Screenshot überein. Wenn festgestellt wird, dass eine Datei nicht verarbeitet werden muss, kann sie mit der Löschaktion auf der rechten Seite der Liste entfernt werden. Wenn ein Importfehler festgestellt wird, kann die Schaltfläche Leeren verwendet werden, um Dateien erneut hinzuzufügen.
Zweck des Vorgangs: Führen Sie vor der eigentlichen Konvertierung eine Überprüfung durch, um das Risiko von Fehlbedienungen durch die Stapelverarbeitung zu reduzieren.
Erwartetes Ergebnis: In der Liste verbleiben nur die Excel-Dateien, die in XLTM konvertiert werden müssen, und die Anzahl stimmt mit den Erwartungen des Benutzers überein.
Schritt 4: Klicken Sie auf „Weiter“ und legen Sie den Speicherort fest
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Dateiliste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Weiter“. Der Fortschrittsbalken der Benutzeroberfläche zeigt an, dass Schritt 2 das Festlegen des Speicherorts ist, was bedeutet, dass die Software den Benutzer anleitet, den Speicherort oder die Ausgabeoption für die konvertierten Dateien auszuwählen. Da der Screenshot keine spezifischen Optionen für den Speicherort zeigt, sollte der tatsächliche Vorgang den Anweisungen auf der Softwareoberfläche folgen.
Bei der Stapelkonvertierung von Excel in XLTM ist der Speicherort sehr wichtig. Es wird empfohlen, einen leicht erkennbaren Ausgabeordner auszuwählen, z. B. einen neuen Ordner mit dem Namen „xltm-Ausgabe“ oder „Konvertiert“ neben dem ursprünglichen Ordner zu erstellen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass eine Vermischung von Quelldateien und konvertierten Dateien vermieden wird und die spätere Überprüfung der Konvertierungsergebnisse erleichtert wird.
Zweck des Vorgangs: Bestimmen Sie, wo die xltm-Dateien gespeichert werden, um zu vermeiden, dass die Dateien nach Abschluss der Konvertierung nicht gefunden werden.
Erwartetes Ergebnis: Die Software wechselt in den Schritt zur Festlegung des Speicherorts, der Benutzer vervollständigt die Einstellung des Ausgabepfads gemäß den Anweisungen auf der Benutzeroberfläche und fährt dann mit dem Schritt zum Starten der Verarbeitung fort.
Schritt 5: Starten Sie die Verarbeitung und zeigen Sie die Konvertierungsergebnisse an
Nach Abschluss der Speicherort-Einstellungen wechselt der Prozess zu Schritt 3: Verarbeitung starten. Der Benutzer bestätigt die Einstellungen und führt dann die Konvertierung aus. Während der Stapelverarbeitung verarbeitet die Software die Excel-Dateien gemäß der Importliste nacheinander und gibt sie im Xltm-Format aus.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie den Ausgabeordner öffnen, um die Ergebnisse anzuzeigen. Laut dem Screenshot nach der Verarbeitung hat sich die Dateierweiterung von xlsx in xltm geändert, während der Hauptteil des Dateinamens weiterhin den ursprünglichen Vorlagennamen behält. Auf diese Weise kann der Benutzer sowohl die Dateibenennungskonventionen beibehalten als auch eine einheitliche Formatierung erreichen.
Zweck des Vorgangs: Lassen Sie die Software die Stapelkonvertierung automatisch durchführen, um die manuelle Einzelkonvertierung per „Speichern unter“ zu ersetzen.
Erwartetes Ergebnis: Sie erhalten eine Reihe von Excel-Vorlagendateien mit der Erweiterung .xltm.
Häufige Fragen und wichtige Hinweise
1. Was ist der Unterschied zwischen Xltm und Xlsx?
xlsx ist das übliche Excel-Arbeitsmappenformat und eignet sich für die Speicherung normaler Tabellendaten. xltm ist das makrofähige Excel-Vorlagenformat, das für Dateien geeignet ist, die als Vorlage dienen und Makros unterstützen sollen. Die Stapelkonvertierung von xlsx in xltm wird normalerweise für die vorlagenbasierte Verwaltung, die Standardisierung von Berichten und die Vorbereitung automatisierter Büroabläufe verwendet.
2. Ist eine Sicherung der Originaldateien vor der Konvertierung erforderlich?
Es wird empfohlen, die ursprünglichen Excel-Dateien beizubehalten. Obwohl bei der Stapelkonvertierung normalerweise neue Dateiformate ausgegeben werden, ist es eine gute Büropraxis, die Quelldateien zu sichern, bevor eine umfangreiche Dateiverarbeitung durchgeführt wird. Insbesondere bei wichtigen Daten wie Finanzen, Projekten, Lagerbeständen und Anwesenheit sollte zuerst die Sicherheit der Quelldateien gewährleistet sein.
3. Können Dateien konvertiert werden, während sie in Excel geöffnet sind?
Wenn eine Datei gerade von Excel oder einem anderen Programm verwendet wird, kann dies das Lesen oder Schreiben beeinträchtigen. Es wird empfohlen, die entsprechenden geöffneten Excel-Dateien vor der Konvertierung zu schließen, um einen reibungslosen Abschluss der Stapelverarbeitung sicherzustellen.
4. Kann ich einen ganzen Ordner importieren?
Der Screenshot zeigt die Schaltfläche „Aus Ordner importieren“, die sich für das Hinzufügen von Excel-Dateien aus demselben Verzeichnis zur Stapelliste eignet. Bei einer großen Anzahl von Dateien ist dies effizienter als das einzelne Hinzufügen über „Dateien hinzufügen“.
5. Wie kann nach der Konvertierung überprüft werden, ob sie erfolgreich war?
Die direkteste Methode besteht darin, zu überprüfen, ob die Dateierweiterungen im Ausgabeordner .xltm lauten, und einige Dateien stichprobenartig zu öffnen, um zu sehen, ob sie normal funktionieren. Sie können auch die Anzahl der Dateien mit der vor der Verarbeitung vergleichen, um zu bestätigen, ob die Anzahl der konvertierten Dateien übereinstimmt.
Zusammenfassung: Mit Bürosoftware Excel stapelweise in XLTM konvertieren und wiederholtes „Speichern unter“ reduzieren
Die Stapelkonvertierung vieler Excel-Tabellendateien in das Xltm-Format löst im Wesentlichen das Problem der sich wiederholenden und fehleranfälligen Verarbeitung von Bürodateien. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Benutzer in den Excel-Werkzeugen „Excel in Xltm konvertieren“ auswählen, Dateien stapelweise hinzufügen oder aus einem Ordner importieren, die Datensätze überprüfen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.
Im Vergleich zum manuellen Öffnen von Excel und einzelnen Speichern unter eignet sich die Stapelverarbeitung besser für Büroszenarien mit vielen Dateien, einheitlichen Formatanforderungen und zentraler Archivierung. Es wird empfohlen, den Quellordner vor der Verarbeitung zu organisieren, die Dateiliste während der Verarbeitung zu überprüfen und das Ausgabeergebnis nach der Verarbeitung zu prüfen. Auf diese Weise können Aufgaben wie die Konvertierung von xlsx in xltm und die Stapelkonvertierung von Excel-Vorlagen stabiler durchgeführt werden, wodurch Zeit von sich wiederholenden Klicks freigesetzt wird, die für wirklich beurteilende und analytische Arbeit genutzt werden kann.