Wenn Unternehmen eine große Anzahl von xlsx-Tabellen einheitlich in das xltm-Vorlagenformat konvertieren müssen, ist das Öffnen und Speichern unter in Excel nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für das Übersehen von Dateien. Dieser Artikel nimmt HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel und zeigt, wie Sie mit der Funktion "Excel in Xltm konvertieren" im Excel-Tool mehrere Tabellendateien stapelweise importieren und die Formatkonvertierung durchführen können. Dies eignet sich für Szenarien wie die Archivierung von Vorlagen, die Verteilung von Makrovorlagen und die Standardisierung von Berichten.
Im Büroalltag verwenden viele Teams Excel-Dateien wie Jahresberichte, Budgettabellen, Anwesenheitslisten, Bestandstabellen und Projektpläne immer wieder als Vorlagen. Wenn diese Dateien ursprünglich im XLSX-Format vorliegen und später einheitlich in das XLTM-Format umgewandelt werden sollen, tritt ein typisches Problem auf: Bei einer großen Anzahl von Dateien ist das manuelle Öffnen, „Speichern unter“, Auswählen des Formats und Bestätigen des Speichervorgangs zeitaufwendig und führt leicht zu Situationen, in denen die Konvertierung übersehen wird, das falsche Verzeichnis gewählt wird oder die Dateinamen inkonsistent sind.
Dieser Artikel löst genau das Problem, „viele Excel-Tabellendateien stapelweise in das XLTM-Format zu konvertieren“. Anhand von Screenshots verwenden wir die Excel-Stapelkonvertierungsfunktion der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “, um mehrere .XLSX-Tabellen auf einmal in .XLTM-Dateien zu konvertieren. Der gesamte Prozess eignet sich für Büroszenarien, in denen Dateien stapelweise verarbeitet, wiederholte Arbeit reduziert und die Effizienz der Dokumentenkonvertierung gesteigert werden soll.
Anwendbare Szenarien: In welchen Fällen ist eine Stapelkonvertierung von XLSX zu XLTM erforderlich?
XLTM ist das makrofähige Vorlagenformat von Excel und wird häufig zum Speichern von Arbeitsmappenvorlagen mit Makros, Automatisierungsskripten oder Vorlagenstrukturen verwendet. Obwohl nicht alle XLSX-Dateien Makros enthalten, verlangen viele Teams bei der einheitlichen Vorlagenverwaltung, der späteren Weiterverarbeitung oder der Stapelgenerierung von Geschäftsvorlagen, dass gewöhnliche Excel-Arbeitsmappen einheitlich in das XLTM-Format konvertiert werden, um sie später als Vorlagendateien zu verteilen oder zu pflegen.
Beispielsweise kann die Personalabteilung mehrere Mitarbeiteranwesenheitsvorlagen haben, die Finanzabteilung monatliche Budgetvorlagen und Spesenabrechnungsvorlagen, das Projektmanagement-Team Projektplanvorlagen und das Vertriebsteam Vertriebsverfolgungsvorlagen. Wenn diese Dateien alle im selben Ordner verstreut sind, ist die einzeln Konvertierung sehr ineffizient. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie diese Excel-Dateien stapelweise zur Aufgabenliste hinzufügen und dann einheitlich in das Zielformat konvertieren.
Aus Sicht des Long-Tail-Bedarfs eignet sich die Methode in diesem Artikel nicht nur für die Konvertierung von XLSX zu XLTM, sondern auch zum Verständnis des Grundgedankens der Stapelkonvertierung von Excel-Dateien, z. B. für stapelweise Büroanforderungen wie Excel zu XLS, Excel zu XLSM, Excel zu XLTX, Excel zu PDF, Excel zu CSV usw. Der Unterschied liegt lediglich in der gewählten Konvertierungsfunktion, während die Logik des Stapelimports, der Bestätigung der Dateiliste und des nächsten Verarbeitungsschritts grundsätzlich gleich ist.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung XLSX-Dateien, nach der Verarbeitung XLTM-Dateien
Betrachten wir zunächst den Zustand der Dateien vor der Verarbeitung. Der Screenshot zeigt mehrere Excel-Tabellendateien in einem Ordner, z. B. Annual_Report_Template.xlsx, Employee_Attendance_Template.xlsx, Inventory_Management_Template.xlsx, Monthly_Budget_Template.xlsx, Project_Plan_Template.xlsx, Marketing_Strategy_Template.xlsx, Expense_Report_Template.xlsx, Sales_Tracker_Template.xlsx usw. Die rote Markierung hebt hervor, dass die aktuelle Erweiterung dieser Dateien XLSX ist.
Wenn die Anzahl solcher Dateien gering ist, ist die manuelle Bearbeitung noch akzeptabel; hat man jedoch Dutzende oder Hunderte von Tabellenvorlagen, nimmt das einzeln „Speichern unter“ als XLTM viel Zeit in Anspruch. Noch problematischer ist, dass manuelle Vorgänge aufgrund von Ermüdung leicht dazu führen, dass einige Dateien nicht konvertiert oder im falschen Ordner ausgegeben werden.
Betrachten wir nun das Ergebnis nach der Verarbeitung. Im Screenshot wurde dieselbe Gruppe von Dateien in die Erweiterung .XLTM geändert, z. B. Annual_Report_Template.xltm, Employee_Attendance_Template.xltm, Project_Plan_Template.xltm, Sales_Tracker_Template.xltm usw. Der Hauptteil der Dateinamen bleibt gleich, die Erweiterung wurde von XLSX in XLTM geändert, was zeigt, dass die Stapelkonvertierung abgeschlossen ist.
Der Wert dieser Verarbeitungsweise liegt darin, dass der Benutzer Excel nicht wiederholt öffnen und den „Speichern unter“-Vorgang ausführen muss. Man muss nur einmal die zu verarbeitenden Dateien auswählen, und die Software kann die Formatkonvertierung als Stapelaufgabe durchführen, sodass eine große Anzahl von Tabellendateien schnell ein einheitliches XLTM-Vorlagenformat erhält.
Bedienungsschritte: Verwenden von HeSoft Doc Batch Tool zur Stapelkonvertierung von Excel zu XLTM
Im Folgenden wird anhand der tatsächlichen Reihenfolge der Oberfläche in den Screenshots erklärt, wie der Vorgang abgeschlossen wird. Es ist zu beachten, dass es je nach Version geringfügige Unterschiede in der Oberfläche geben kann, der Kernprozess ist jedoch in der Regel: Aufrufen des Excel-Tools, Auswahl von „Excel zu XLTM konvertieren“, Hinzufügen der zu verarbeitenden Dateien, Bestätigen der Liste und anschließende Angabe von Speicherort und Verarbeitungsschritten.
Schritt 1: Öffnen der Software und Aufrufen des Excel-Tools
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie im linken Navigationsbereich mehrere Tool-Kategorien, darunter Startseite, Aufgabenablauf, Alle Tools, Dateiname, Ordnername, Dateien organisieren, Word-Tool, Excel-Tool, PowerPoint-Tool, PDF-Tool, Text-Tool, Bild-Tool usw. Da die aktuelle Aufgabe die Verarbeitung von Excel-Tabellendateien ist, müssen Sie links auf „Excel-Tool“ klicken.
Nach dem Aufrufen des Excel-Tools werden auf der rechten Seite verschiedene stapelweise Funktionen rund um Excel angezeigt, z. B. Bilder aus Excel-Zellen exportieren, Excel in JPG-Bilder konvertieren, Excel in DOCX konvertieren, Excel in PDF konvertieren, Excel in XLS konvertieren, Excel in XLSX konvertieren, Excel in XLSM konvertieren, Excel in XLTX konvertieren usw. Im Screenshot ist mit einem roten Rahmen „13. Excel in XLTM konvertieren“ markiert, das ist die Funktion, die diesmal verwendet werden soll.
Ziel dieses Schrittes ist es, in der Tool-Liste der Bürosoftware den richtigen Konvertierungseinstieg zu finden. Das erwartete Ergebnis ist das Aufrufen der Aufgabenseite „Excel in XLTM konvertieren“ als Vorbereitung für das spätere stapelweise Hinzufügen von Dateien.
Schritt 2: Auswahl der Funktion „Excel in XLTM konvertieren“
Klicken Sie in den Karten der Excel-Tool-Funktionen auf „Excel in XLTM konvertieren“. Wie der Screenshot zeigt, lautet die Beschreibung der Funktion „Konvertiert Excel-Dateien stapelweise in das XLTM-Format“. Dies zeigt, dass die Software nicht nur einzelne Dateien verarbeitet, sondern für stapelweise Dokumentenkonvertierungsaufgaben konzipiert ist und sich für die gleichzeitige Verarbeitung mehrerer Excel-Dateien eignet.
Nach dem Aufrufen der Funktionsseite zeigt der Seitentitel „Excel in XLTM konvertieren“ an, und der Ablaufbereich zeigt drei Phasen: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Dieser Ablaufhinweis ist sehr wichtig, er zeigt, dass für diese Aufgabe zunächst die zu konvertierenden Dateien zur Liste hinzugefügt, dann der Ausgabeort konfiguriert und schließlich die Konvertierung ausgeführt werden müssen.
Schritt 3: Dateien hinzufügen oder Dateien aus Ordner importieren
Oben auf der Seite „Excel in XLTM konvertieren“ sehen Sie die beiden Hauptschaltflächen „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Sie eignen sich für verschiedene Stapelimport-Methoden: Wenn die zu konvertierenden Excel-Dateien an verschiedenen Orten verstreut sind, können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken, um sie einzeln oder per Mehrfachauswahl hinzuzufügen; wenn sich alle zu konvertierenden Dateien bereits im selben Ordner befinden, ist es besser, auf „Dateien aus Ordner importieren“ zu klicken, um die Excel-Dateien im Ordner auf einmal in die Aufgabenliste zu importieren.
Im Screenshot wurden bereits 8 Datensätze in die Tabellenliste importiert, darunter Annual_Report_Template.xlsx, Employee_Attendance_Template.xlsx, Expense_Report_Template.xlsx, Inventory_Management_Template.xlsx, Marketing_Strategy_Template.xlsx, Monthly_Budget_Template.xlsx, Project_Plan_Template.xlsx, Sales_Tracker_Template.xlsx usw. Die Liste zeigt außerdem Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und eine Aktionsspalte an, um dem Benutzer die Bestätigung zu erleichtern, ob jede Datei korrekt hinzugefügt wurde.
Ziel dieses Schrittes ist es, alle Excel-Dateien, die von XLSX in XLTM konvertiert werden sollen, zur Stapelverarbeitungswarteschlange hinzuzufügen. Das erwartete Ergebnis ist, dass die zu konvertierenden Dateien in der Liste erscheinen und die Anzahl der Datensätze unten angezeigt wird. Beispielsweise zeigt der untere Teil des Screenshots „Datensatzanzahl: 8“ an, was bedeutet, dass derzeit 8 Excel-Dateien auf die Verarbeitung warten.
Schritt 4: Überprüfen der Dateiliste, um falsche oder fehlende Auswahl zu vermeiden
Bei der Stapelverarbeitung von Dateien ist die Bestätigung der Liste eine der wichtigsten Vorbereitungen. Es wird empfohlen, drei Arten von Informationen zu überprüfen: Erstens, ob die Namensspalte alle diesmal zu konvertierenden Excel-Dateien enthält; zweitens, ob die Pfadspalte auf den/die richtigen Ordner verweist; drittens, ob die Erweiterungsspalte den Erwartungen entspricht. Im Screenshot zeigt die Erweiterungsspalte XLSX an, was bedeutet, dass diese Dateien derzeit tatsächlich die zu konvertierenden Excel-Arbeitsmappen sind.
Wenn Sie feststellen, dass eine bestimmte Datei nicht an der Konvertierung teilnehmen sollte, können Sie das Löschsymbol in der Aktionsspalte verwenden, um sie aus der Liste zu entfernen; wenn Sie einen falschen Import bemerken, können Sie auch die Schaltfläche „Leeren“ oben verwenden, um die aktuelle Liste zu löschen und dann erneut hinzuzufügen. So können Fehlbedienungen vor der offiziellen Verarbeitung reduziert und vermieden werden, dass irrelevante Dateien in XLTM konvertiert werden.
Ziel dieses Schrittes ist die Überprüfung vor Beginn der Stapelkonvertierung. Das erwartete Ergebnis ist eine saubere und genaue Aufgabenliste, die nur die Excel-Dateien enthält, die in das XLTM-Format konvertiert werden müssen.
Schritt 5: Klicken Sie auf „Weiter“, um die Speicherorteinstellungen aufzurufen
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Dateiliste korrekt ist, klicken Sie auf „Weiter“ unten auf der Seite. Wie der Ablaufbalken zeigt, ist der erste Schritt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, der zweite „Speicherort festlegen“ und der dritte „Verarbeitung starten“. Nach dem Klicken auf „Weiter“ wechselt die Software daher zu den Einstellungen für den Speicherort.
Obwohl der Screenshot nicht die spezifischen Optionen der Speicherort-Seite zeigt, kann man aus der Bezeichnung des Ablaufs vernünftig schließen, dass dieser Schritt dazu dient, festzulegen, wohin die konvertierten XLTM-Dateien gespeichert werden. In der Praxis wird empfohlen, einen leicht identifizierbaren Ausgabeordner zu wählen, z. B. „XLTM Konvertierungsergebnisse“, „Excel-Vorlagenausgabe“ oder ein projektspezifisches Verzeichnis. Dies erleichtert den Vergleich der Dateien vor und nach der Verarbeitung und verhindert, dass neue Dateien mit den Quelldateien vermischt werden, was zu organisatorischem Chaos führen kann.
Ziel dieses Schrittes ist es, den Speicherort für die Batch-Konvertierungsergebnisse festzulegen. Das erwartete Ergebnis ist, dass die Software weiß, in welches Verzeichnis die verarbeiteten XLTM-Dateien ausgegeben werden sollen.
Schritt 6: Verarbeitung starten und Konvertierungsergebnisse ansehen
Nach Abschluss der Speicherorteinstellungen folgen Sie weiter dem Seitenablauf und gelangen zu „Verarbeitung starten“. Nach Abschluss der Verarbeitung öffnen Sie das Ausgabeverzeichnis, um die Ergebnisse einzusehen. Aus den Ergebnis-Screenshots vorher und nachher ist ersichtlich, dass die ursprünglichen .XLSX-Dateien stapelweise in .XLTM-Dateien konvertiert wurden, wobei der Hauptteil der Dateinamen gleich geblieben ist und sich nur die Erweiterung geändert hat.
Für Batch-Büroszenarien kann dieser Schritt erheblich Zeit sparen. Angenommen, es gäbe 100 Excel-Vorlagendateien, könnte die manuelle Konvertierung das hundertfache Wiederholen der Aktionen Öffnen, Speichern unter, Format wählen, Speichern erfordern; mit einem Batch-Verarbeitungstool müssen die Dateien nur importiert, der Speicherort festgelegt und die Verarbeitung gestartet werden, was die sich wiederholende Arbeit drastisch reduziert.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Werden Inhalte von Dateien nach der Konvertierung von XLSX zu XLTM zu einer Vorlagenstruktur?
Der Kern der Batch-Konvertierung besteht darin, das Speicherformat der Excel-Datei zu ändern, sodass die Ausgabedatei eine Vorlagendatei mit der Erweiterung XLTM wird. Sicherheitshalber empfiehlt es sich, nach Abschluss der Konvertierung stichprobenartig einige Ergebnisdateien zu überprüfen, um festzustellen, ob Tabelleninhalte, Anzahl der Arbeitsblätter, Formeln, Formatierungen usw. den Erwartungen entsprechen. Enthält die Originaldatei Makros, externe Verknüpfungen oder spezielle Plugins, wird ebenfalls eine Überprüfung vor der Verwendung im realen Geschäftsbetrieb empfohlen.
2. Kann ein ganzer Ordner auf einmal importiert werden?
Wie der Screenshot zeigt, bietet die Software eine Schaltfläche „Dateien aus Ordner importieren“. Wenn die zu konvertierenden Dateien sich also in einem Ordner konzentrieren, können sie auf diese Weise stapelweise importiert werden. Das ist effizienter als das einzeln Auswählen von Dateien und eignet sich besonders für Batch-Verarbeitungsszenarien wie Vorlagenbibliotheken, Berichtsordner, Projektunterlagenverzeichnisse usw.
3. Was ist zu tun, wenn nach dem Import von Dateien eine falsche Auswahl getroffen wurde?
Wurde nur eine einzelne Datei falsch ausgewählt, kann sie über das Löschsymbol in der Aktionsspalte rechts in der Liste entfernt werden; ist die gesamte Liste falsch, klicken Sie oben auf „Leeren“ und importieren Sie erneut. Die Liste vor der Batch-Konvertierung zu bereinigen, ist ein wichtiger Schritt, um Fehlverarbeitungen zu vermeiden.
4. Ist vor der Konvertierung eine Sicherung der Quelldateien erforderlich?
Es wird empfohlen, die ursprünglichen XLSX-Dateien aufzubewahren, insbesondere bei wichtigen Finanzberichten, Personaldaten, Geschäftsvorlagen oder historischen Archivdateien. Die Batch-Konvertierung kann zwar die Effizienz steigern, aber gute Gewohnheiten bei der Dateisicherung können das Risiko von Fehlbedienungen verringern. Eine sichere Vorgehensweise ist es, die Ausgabeergebnisse in einem neuen Ordner zu speichern und den Quellordner unverändert zu lassen.
5. Beeinträchtigt es die Verarbeitung, wenn Dateinamen englische Wörter oder Unterstriche enthalten?
Wie die Beispiele im Screenshot zeigen, enthalten die Dateinamen englische Wörter und Unterstriche, z. B. Annual_Report_Template.xlsx, Monthly_Budget_Template.xlsx usw., und die Software kann sie normal erkennen und zur Liste hinzufügen. In der Praxis wird dennoch empfohlen, die Dateinamen klar und standardisiert zu halten und übermäßig lange oder schwer identifizierbare Benennungen zu vermeiden.
Fazit: Mit einem Batch-Verarbeitungstool ist die Konvertierung von Excel zu XLTM effizienter
Der Kernwert der stapelweisen Konvertierung von Excel-Dateien in das XLTM-Format liegt nicht nur im „Ändern der Erweiterung“, sondern darin, eine Vielzahl sich wiederholender Bürovorgänge in einer einzigen Batch-Aufgabe zu bündeln. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Benutzer im Excel-Tool „Excel in XLTM konvertieren“ auswählen, dann über „Dateien hinzufügen“ oder „Dateien aus Ordner importieren“ mehrere XLSX-Tabellen zur Liste hinzufügen, nach Bestätigung der Korrektheit den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.
Für Teams, die Vorlagenbibliotheken pflegen, Berichtsformate vereinheitlichen, Projektunterlagen organisieren oder Excel-Vorlagen stapelweise verteilen müssen, kann diese Methode den Zeitaufwand für manuelles „Speichern unter“ erheblich reduzieren und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von vergessenen Konvertierungen und Fehlspeicherungen senken. Es wird empfohlen, vor der Konvertierung die Quelldateien in einem Ordner zu sammeln, die Ordnerimport-Methode für das stapelweise Hinzufügen zu verwenden und die konvertierten XLTM-Dateien zur einfacheren Überprüfung und Archivierung in ein separates Verzeichnis auszugeben.